Tự học Tin học

 lập này là ngầm 
định cho các tệp tài liệu sau của Word. 
- Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại. 
Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in: 
- Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in; 
- Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in; 
- Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in; 
- Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in; 
- Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu 
- Mục Header – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề đầu trang 
(Header); 
- Mục Footer – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề cuối trang 
(Footer); 
- Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết 
lập này. Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; 
This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang đặt điểm trỏ trở 
về cuối tài liệu; 
- Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập 
- Nhấn nút Default.. – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm 
định cho các tệp tài liệu sau của Word; 
- Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại. 
 3/ Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang 
 Có thể miêu tả vị trí của phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua 
hình sau: 
Mở mục chọn View | Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển 
ngay vào phần tiêu đề đầu (Header) 
Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện: 
Bạn có thể soạn thảo tiêu đề bằng cách gõ trực tiếp văn bản, rồi định 
dạng chúng. Bạn cũng có thể chèn các hình ảnh, đồ họa, bảng 
biểu,.. lên tiêu đề như là chèn lên tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể chèn 
thêm các thông tin khác nữa từ thanh công cụ Header and Footer 
như sau: 
 : 
Nút này cho phép chèn vào một số các thông 
tin tiêu đề của tệp tài liệu như là: 
 : Chèn Tác giả, trang, ngày; 
 : Chèn tên tác giả; 
 : Chèn tên máy tính tạo tệp tin; 
 : Chèn tên tệp tin cùng đường dẫn; 
 : Chèn tên tệp tin; 
 : Chèn ngày in văn bản gần nhất; 
 : Chèn thời điểm cuối sử văn bản; 
: Chèn trang thứ X của tổng số trang Y 
 : Chèn số thứ tự trang hiện tại; 
 : Chèn tổng số trang của tài liệu; 
 : Chèn ngày hiện tại; 
 : Chèn giờ hiện tại; 
 : Định dạng số trang; 
 : Chuyển đổi làm việc giữa Header và Footer; 
 : Đóng thanh tiêu đề lại. 
4/ Chèn số trang tự động 
Ngoài việc chèn số trang tự động bởi tính năng Header and Footer, 
bạn có thể chèn số trang tự động lên tiêu đề trang bằng cách mục 
chọn: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện: 
- Mục Position – chọn vị trí sẽ chèn số trang: Bottom of page chèn 
vào tiêu đề cuối; hoặc Top of page chèn vào tiêu đề đầu trang 
- Mục Aligment – dóng hàng cho số trang: Right- bên phải trang; 
Left – bên trái trang hoặc Center- ở giữa trang 
- Nếu chọn mục sẽ thực hiện đánh số trang đầu 
tiên, trái lại trang đầu tiên sẽ không được đánh số, chỉ đánh số từ 
trang thứ 2 trở đi 
- Mục Preview- để xem kết quả thiết lập trên trang tài liệu 
- Nhấn OK để hoàn tất công việc. 
5/ Xem tài liệu trước khi in 
Xem trước khi in (hay còn gọi Print preview) là việc rất quan trọng, 
đặc biệt đối với những người mới học word, chưa có nhiều các kỹ 
năng về in ấn. Qua màn hình Print Preview, bạn có thể quan sát 
trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. 
Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của 
mình để khi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn. 
Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo một trong hai 
cách: 
Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview 
Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard. 
Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện 
Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các 
trang tài liệu trước khi in 
Thanh công cụ Print Preview cung cấp các nút chức năng để làm 
việc trên màn hình Preview, đó là: 
: 
Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin trên màn hình 
Preview; 
 : 
Cho phép hiển thị hay không hiển thị thước kẻ (Rule) 
trên màn hình này; 
 : Chỉ hiển thị một trang tài liệu trên màn hình này; 
 : 
Có thể chọn n trang tài liệu cùng hiển thị trên cùng một 
màn hình này (n=1..6); 
 : 
Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thể sửa 
nội dung trực tiếp trên tài liệu; 
 : In tài liệu ra máy in; 
 : 
Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài 
liệu ban đầu. Bạn cũng có thể làm việc này khi nhấn 
phím ESC. 
6/ In ấn tài liệu 
Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản. 
Bước này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra máy in. Có nhiều cách 
cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn: 
Cách 1: Mở mục chọn File | Print.. 
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P 
Hộp thoại Print xuất hiện: 
- Hộp Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp 
máy tính bạn có nối tới nhiều máy in). Nút Properties cho phép bạn 
thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần 
- Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in: 
 - Chọn All – in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu 
 - Current page – chỉ in trang tài liệu đang chọn 
 - Pages – chỉ ra các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần 
in như sau: - 
Ví dụ: 
Chỉ in trang số 5: 5 
In từ trang 2 đến trang 10: 2-10 
In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15 
- Hộp Copies – chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in nhiều 
hơn 1 bản, hãy gõ số bản in vào đây; 
- Hộp Page per sheet để chỉ ra số trang tài liệu sẽ được in ra một 
trang giấy. Ngầm định là 1, tuy nhiên bạn có thể thiết lập nhiều hơn 
số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ sẽ rất bé. Cuối cùng nhấn 
nút OK để thực hiện việc in ấn. 
BμI 10 
Trộn tài liệu 
Khái niệm về trộn tài liệu 
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft 
Word là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân 
viên văn phòng rất nhiều trong việc in các danh sách của mình ra các 
phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: 
Lan là Bí thư chi đoàn lớp Q9A1, cô đang phải soạn thảo các giấy 
mời để gửi tới các bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ do 
Chi đoàn tổ chức. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một 
bảng Word (hoặc trên Excel) như sau: 
TT Họ tên Lớp 
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 
2 Thạch Hải Vân Q9A2 
3 Bùi Thị Ninh Q9A3 
4 Lê Quang Tám Q9A3 
5 Nguyễn Thị Hà Q9A4 
Lan phải làm như thế nào? 
Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp Lan đơn giản và rất nhanh 
chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 
Chuẩn bị dữ liệu 
Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau: 
TT Họ tên Lớp 
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 
2 Thạch Hải Vân Q9A2 
3 Bùi Thị Ninh Q9A3 
4 Lê Quang Tám Q9A3 
5 Nguyễn Thị Hà Q9A4 
Bảng này có thể được soạn trên Word, trên Excel hoặc một bảng 
trên Access, Foxpro. 
Soạn mẫu tài liệu trộn 
Soạn thảo một mẫu giấy mời như sau: 
Kích hoạt tính năng Mail merge 
Mở menu Tools | Mail Merge.. , Hộp thoại Mail Merge Helper xuất 
hiện: 
ở mục bấm chuột nút Creat và chọn mục Mailing 
Label, hộp thoại sau đây xuất hiện: 
Hãy chọn Active Window để tiếp tục: 
ở mục , nhấn chuột nút Get Data và chọn mục Open 
Data Source.., hộp thoại Open Data Source xuất hiện, bạn hãy 
chọn tệp chứa danh sách khác mời đã tạo rồi nhấn Open. 
Sau khi mở được tệp chứa danh sách khách mời, có thể nhấn Close 
để đóng hộp thoại Mail Merge Helper và sử dụng thanh công cụ 
Mail merger để chèn các trường tin cần thiết lên tài liệu: 
Nếu không thấy thanh công cụ Mail Merge xuất hiện trên màn hình, 
có thể hiển thị nó bằng cách chọn thực đơn View | Toolbars | Mail 
Merge. 
5.5 Chèn các trường tin lên tài liệu 
Để chèn một trường tin lên giấy mời, làm như sau: 
Bước 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu: đặt lên 
phần định chèn tên (nếu muốn chèn trường Họ tên) hoặc đặt điểm 
trỏ lên mục lớp (nếu muốn chèn trường Lớp); 
Bước 2: Trên thanh công cụ Mail merge nhấn nút Insert Merge 
Field, rồi chọn trường tin cần chèn lên tài liệu. 
Sau khi chèn đầy đủ các trường tin vào những vị trí hợp lý của chúng 
trên tài liệu, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo để tiến hành trộn 
ra các Giấy mời. 
5.6 Thực hiện trộn tài liệu 
Nhấn nút trên thanh công cụ Mail merge, hộp thoại tuỳ chọn 
trộn thư Merge xuất hiện: 
Có thể thiết lập thông số cho hộp thoại này như sau: 
- Mục Merge to: cho biết những giấy mời được tạo ra sẽ đặt ở đâu: 
New document- ở một tệp word mới; hoặc Printer – sẽ được in 
ngay ra máy in; 
- Mục Records to be merged: cho biết phạm vi các bản ghi sẽ được 
trộn ra: All- sẽ thực hiện trộn tất cả các bản ghi hoặc From: – hãy chỉ 
ra trộn từ bản ghi nào đến To: bản ghi nào? 
- Cuối cùng nhấn nút Merge để thực hiện trộn ra các Giấy mời như 
đã thiết lập. 
 5.7 Thanh công cụ Mail merge 
Thanh công cụ Mail Merge cung cấp các nút chức năng giúp bạn 
làm viẹc nhanh chóng và thuận tiên trong quá trình trộn tài liệu trên 
word. 
: 
Để chèn một trường tin (cột) từ danh sách lên tài 
liệu trộn; 
 : 
Để chuyển đến vị trí các tài liệu sau khi đã trộn 
được; 
 : 
Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tục 
những thiết lập ở mục 5.4; 
 : 
Để kiểm tra xem có một lỗi nào trong quá trình thiết 
lập các thông tin trộn tài liệu hay không? 
 : 
Thực hiện trộn tài liệu và đưa các kết quả ra một 
tệp Word mới; 
 : Thực hiện trộn tài liệu và in luôn kết quả ra máy in; 
 : 
Mở hộp thoại thiết lập các thông tin trước khi trộn 
thư Merge. 
Bài tập chương 5 
1. Nêu các bước cần thiết để trộn tài liệu word từ một bảng dữ liệu có 
sẵn trên một tệp word khác? 
2. Tạo một danh sách điểm học sinh của một lớp (15 học sinh) bao 
gồm các cột: Họ tên, Lớp, Tin học đại cương, Thuật toán lập trình, 
Triết học, ĐTB, Xếp loại. Tiếp theo sử dụng tính năng Mail merge 
trộn ra các phiếu điểm như sau để gửi tới phụ huynh học sinh: 
3. Tạo danh sách kết quả thi tuyển (10 thí sinh) bao gồm 8 cột thông 
tin: SBD, Họ tên, Ngày sinh, Địa chỉ, Điểm môn1, Điểm môn 2, Điểm 
môn 3, Kết quả xét tuyển. Tiếp theo sử dụng tính năng Mail merge để 
tạo và in ra các Giấy báo kết quả thi tuyển gửi tới từng thí sinh.