Tài liệu Tin học đại cương

i liệu có sẵn. 
Đối với ví dụ này, chúng ta sử 
dụng tài liệu hiện hành nên sẽ chọn Use 
the current document. 
Chọn Next: Select Recipients. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 214 
Bước 3 Chọn một trong các tùy chọn của 
mục Select Recipients để xác định dữ 
liệu nguồn. 
- Use an existing list: sử dụng tập 
tin dữ liệu có sẵn. 
- Select from Outlook contacts: 
lấy từ sổ địa chỉ của trình quản lý 
thư Outlook. 
 - Type a new list: tạo danh sách 
mới. 
 Nếu chúng ta đã tạo sẵn tập tin dữ liệu, ta sẽ chọn Use an exiting list và 
Browse để mở tập tin đó. 
 Nếu chưa có tập tin dữ liệu 
nguồn, ta cũng có thể chọn Type a new 
list và Create để tạo mới. 
Trong hộp thoại New Address 
List có cung cấp sẵn một số trường 
thông dụng như First Name, Last 
Name,… 
- Để thêm mẩu tin mới sử dụng nút 
New Entry. 
- Để xóa mẩu tin hiện hành sử dụng 
nút Delete Entry. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 215 
- Để tìm một mẩu tin sử dụng nút Find Entry. 
- Để lọc và sắp xếp các mẩu tin sử dụng nút Filter and Sort. 
- Để tùy biến các trường theo nhu cầu, sử dụng nút Customize. Trong hộp thoại 
Customize Address List, dùng các nút Add, Delete, … để tạo các trường mong 
muốn. 
Ví dụ: chúng ta sẽ tùy biến các trường để nhập liệu cho ví dụ trên. Click nút 
Customize trong hộp thoại New Address List, hộp thoại Customize Address List sẽ mở 
ra, sử dụng các nút lệnh trên hộp thoại này để được các tên trường như mong muốn 
(các tên trường này chính là dòng tiêu đề đầu tiên của bảng). 
- Add: thêm trường mới, gõ tên trường vào hộp thoại Add Field, OK. 
- Delete: xóa trường đang chọn. 
- Rename: đổi tên trường đang chọn. 
- Move up: chuyển trường đang được chọn lên trên một vị trí. 
- Move down: chuyển trường đang được chọn xuống dưới một vị trí. 
Sau khi đã tùy biến tên trường như mong muốn, chúng ta sẽ tiến hành nhập liệu. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 216 
Nhập liệu xong nhấn Close, word sẽ yêu cầu bạn lưu dữ liệu này dưới dạng 
Office Address List (là một tập tin cơ sở dữ liệu access). 
 Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ sổ địa chỉ của trình quản lý email Outlook 
(trong trường hợp sử dụng Mail Merge cho mục đích gởi email). 
Sau khi xác định dữ liệu nguồn, bảng dữ liệu Mail Merge Recipients hiển thị, 
bạn có thể chọn hoặc bỏ các mẫu tin bằng cách chọn checkbox tương ứng. 
Chức năng các nút lệnh trong hộp thoại Mail Merge Recipients 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 217 
- Select All: chọn tất cả các mẩu tin. 
- Clear All: hủy chọn tất cả các mẩu tin. 
- Refresh: cập nhật mới danh sách sau khi có hiệu chỉnh. 
- Find: tìm mẩu tin. 
- Edit: cập nhật mẩu tin. 
- Validate: kiểm tra địa chỉ, zip code có hợp lệ không. 
Nhấn OK khi hoàn tất. 
Quan sát trên task pane bạn sẽ thấy dưới tên tập tin dữ liệu hiện hành là các tùy 
chọn: 
- Select a different list: chọn tập tin dữ liệu khác. 
- Edit recipient list: hiệu chỉnh bảng dữ liệu hiện hành. 
 Hoàn tất bước 3, chọn Next: 
Write your letter. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 218 
Bước 4 Bạn có thể chỉnh sửa nội dung tập 
tin chính, thêm các trường vào tài liệu 
hiện hành: 
- Address block: địa chỉ người 
nhận. 
- Greeting line: lời chào. 
- Postal bar code: mã vạch. 
- More items: lấy từ dữ liệu 
nguồn. 
Để chèn một trường vào tài liệu 
chính, đặt con trỏ tại điểm chèn rồi 
chọn mục tương ứng trên task pane 
(hoặc các nút lệnh tương ứng trên thanh 
công cụ Mail Merge). Các trường được 
chèn vào sẽ được đặt trong cặp dấu 
ngoặc, có dạng tương tự như <<Merge 
Field>>. 
 Ví dụ: tiếp tục ví dụ trên, ta đặt 
con trỏ tại vị trí cần chèn số hiệu giấy 
giới thiệu và click More items. Hộp 
thoại Insert Merge Field sẽ mở ra, ta 
chọn trường tương ứng là “Số”, click 
nút Insert. 
Tương tự cho các trường còn lại. 
 Sau khi chèn các trường cần thiết, tài liệu sẽ trông có dạng như sau: 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 219 
Sau đó nhấn Next: Review your letter. 
Bước 5 Bạn có thể xem lại tài liệu sau khi 
merge: 
- Dùng các nút > để di 
chuyển xem tài liệu theo từng 
mẩu tin, 
- Tìm theo mẩu tin bằng cách 
chọn Find a recipient. 
Tại bước này, bạn cũng có thể 
hiệu chỉnh dữ liệu bằng cách chọn Edit 
recipient list, hoặc loại bỏ nội dung thư 
merge của một mẩu tin cụ thể bằng nút 
Exclude this recipient. 
Khi đã vừa ý, chọn Next: 
Complete the merge. 
Bước 6 Đến bước này xem như đã hoàn 
tất. 
- Chọn Print để in tài liệu đã 
merge ra máy in. 
- Chọn Edit individual letters để 
hiệu chỉnh phần nội dung đã 
merge theo từng mẩu tin cụ thể. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 220 
6.4 TRACK CHANGE 
Trong một số trường hợp, bạn muốn lưu lại những gì bạn vừa sửa trên văn bản một 
cách rõ ràng, hoặc phân phối tài liệu mà vẫn muốn kiểm soát những thay đổi của nội dung 
so với bản gốc, … thì tiện ích Track Change của Word sẽ giúp ích rất nhiều. Khi bạn yêu 
cầu Track Change, Word sẽ đánh dấu mọi sự thay đổi nội dung trên văn bản để bạn theo 
dõi. 
6.4.1 Thanh công cụ Reviewing 
Thanh công cụ Reviewing giúp bạn duyệt tài liệu có sử dụng chức năng track change. 
Để bật / tắt thanh công cụ Reviewing, bạn có thể vào menu View \ Toolbars \ Reviewing. 
Hộp thả Display for Review cho phép chọn lựa giữa 4 chế 
độ xem: 
- Final Showing Markup: hiển thị văn bản sau khi hiệu 
chỉnh cùng các nội dung được đánh dấu. 
- Final: hiển thị văn bản sau khi hiệu chỉnh. 
- Original Showing Markup: hiển thị văn bản ban đầu 
cùng các nội dung được đánh dấu. 
- Original: hiển thị văn bản ban đầu. 
Chọn hiển thị các biểu tượng khi duyệt tài liệu 
Xem phần hiệu chỉnh trước đó. 
Xem phần hiệu chỉnh kế tiếp. 
Chấp nhận phần hiệu chỉnh được chọn. 
Từ chối phần hiệu chỉnh, xóa lời bình. 
Chèn lời bình. 
Tô highlight cho nội dung được chọn. 
Bật / tắt chức năng track change. 
Mở cửa sổ Reviewing. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 221 
6.4.2 Sử dụng chức năng Track Change 
¾ Trước hết, bạn phải kích hoạt chức năng Track Changes bằng một trong các cách 
sau: 
ƒ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E. 
ƒ Vào menu Tools \ Track Changes. 
ƒ Double-click biểu tượng TRK trên thanh trạng thái 
ƒ Nhấn nút trên thanh công cụ Reviewing. 
Sau khi được kích hoạt, biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ sáng: 
¾ Khi tài liệu được hiệu chỉnh thì các quá trình thay đổi chỉnh sửa văn bản nguồn sẽ 
được đánh dấu lại. Tài liệu được xem ở các chế độ khác nhau như Normal View, 
Print Layout View,… sẽ được hiển thị hơi khác nhau. 
Ví dụ: 
Bạn đang có một tài liệu với nội dung ban đầu là: 
Hãy bật chức năng Track Change, sau đó hiệu chỉnh một vài nội dung: 
ƒ Xóa chữ “học”: 
Ở dạng Print Layout View, tài liệu trông có dạng như sau: 
Ở dạng Normal View, tài liệu trông có dạng như sau: 
ƒ Chèn thêm một số từ mới: 
ƒ Định dạng in đậm từ “Track Change” 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 222 
¾ Nếu không muốn hiệu chỉnh trực tiếp lên tài liệu, bạn có thể để lại ghi chú hay lời 
bình bằng chức năng Insert \ Comment (hoặc nút Insert Comment trên thanh công 
cụ Reviewing) 
¾ Bạn có thể thiết lập lại các tùy chọn cho Track Change nếu không thích cách hiển thị 
mặc định của Word. Dùng một trong các cách sau để định lại tùy chọn cho Track 
Change: 
ƒ Vào menu Tools \ Options, chọn thẻ Track Changes. 
ƒ Trên thanh công cụ Reviewing, chọn nút Show Æ Options. 
Mục Markup cho phép thiết lập lại cách đánh dấu các thao tác hiệu chỉnh như 
Insertions (chèn), Deletions (xóa), Formatting (định dạng), Changed lines (đánh dấu 
dòng), comment (chèn lời bình). 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 223 
Bạn có thể quy định màu cho từng loại thao tác hiệu chỉnh trong hộp thả Color 
tương ứng. Tuy nhiên, nếu có nhiều người chỉnh sửa trên cùng tài liệu thì nên chọn By 
Author, trường hợp này Word sẽ quy định màu khác nhau cho mỗi người. 
¾ Để Word phân biệt được giữa các người dùng, bạn phải xác nhận đúng thông tin về 
mình trong thẻ User Information của hộp thoại Options (Tools \ Options) trước khi 
bắt đầu việc hiệu chỉnh. 
Khi xem lại tài liệu, bạn muốn biết ai đã thay đổi phần nội dung nào thì chỉ cần mở 
cửa sổ Reviewing. 
Hoặc chỉ cần lướt chuột trên nội dung đó (hoặc vào balloon tương ứng), thông tin về 
người dùng sẽ được hiển thị. 
Tài liệu Tin học đại cương Bộ môn Tin học 
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003 Trang 224 
6.4.3 Duyệt tài liệu với thanh công cụ Reviewing: 
¾ Dùng các nút và để di chuyển giữa các phần nội dung hiệu chỉnh, lời bình. 
¾ Dùng nút để chấp nhận phần hiệu chỉnh đang duyệt. 
¾ Dùng nút để từ chối phần hiệu chỉnh đang duyệt, đồng thời xóa luôn lời bình 
trên phần nội dung đó (nếu có). 
¾ Dùng nút mở cửa sổ Reviewing khi duyệt tài liệu. Trong cửa sổ này, bạn có thể 
click chuột chọn phần hiệu chỉnh để chấp nhận hoặc từ chối một cách dễ dàng. 
¾ Nếu có quá nhiều nội dung hiệu chỉnh làm rối mắt, bạn có thể tắt bớt các balloon 
bằng cách vào nút Show Æ Balloon và chọn tùy chọn hiển thị balloon tương ứng: 
Always (luôn hiển thị), Never (ẩn hết tất cả), Only for Comment/Formatting (chỉ 
hiển thị cho lời bình, định dạng) 
¾ Nếu có nhiều người thao tác trên tài liệu, bạn có thể cho hiển thị hoặc ẩn nội dung 
hiệu chỉnh của từng người cụ thể bằng cách check chọn trong nút Show Æ 
Reviewers. 
¾ Nếu tài liệu gốc được phân phối cho nhiều người hiệu chỉnh, bạn muốn ghép các tài 
liệu này lại thành một để duyệt thì vào menu Tools \ Compare and Merge 
Documents, word cung cấp các tùy chọn ghép tài liệu sau: 
ƒ Merge 
ƒ Merge into current document 
ƒ Merge into new document