Hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo OpenOffice.org - Phần 9

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 38. Màn hình Preview xem trước khi in 
Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các 
trang
g tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản. 
Bước
ó nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn: 
oại Print xuất hiện: 
 tài liệu trước khi in; 
Thanh công cụ Page Preview cung cấp các nút chức năng để làm 
việc trên màn hình Preview. 
5.7 In ấn tài liệu 
Sau khi đã soạn thảo xon
 này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra máy in. 
C
Cách 1: Mở mục chọn File → Print.. 
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P 
Hộp th
 56 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 39. Hộp thoại Print 
- Hộp Print cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trườ ợp 
máy tính bạn c cho phép bạn 
thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần; 
 tài liệu đang chọn; 
ần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in 
ừ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15 
- Hộp Copies chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in bao 
nhiêu bản thì gõ số bản in vào đây; 
- Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn.
ng h
ó nối tới nhiều máy in). Nút Properties…
- Hộp Print range: cho phép thiết lập phạm vi các trang in; 
- Chọn All: in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu; 
- Selection: chỉ in trang
- Pages: chỉ ra các trang c
như sau: 
- 
Ví dụ: 
Chỉ in trang số 5: 5 
In từ trang 2 đến trang 10: 2-10 
In từ trang 2 đến trang 10; t
 57 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Chương 06 
TRỘN TÀI LIỆU 
6.1 Khái niệm về trộn tài liệu 
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản 
OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp 
ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của 
mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: 
Công ty MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng 
của mình. 
Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc 
Calc. Vậy phải làm như t
: 
hế nào? 
Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất 
nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 
6.2 Chuẩn bị dữ liệu 
Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau
Hình 40. Danh sách khách mời 
ên Microsoft Office Excel hoặc 
Open
6.3 Đ
ọn File → Wizards → Address Data 
Sourc
Hộp thoại Address Book Data Source Wizard xuất hiện. 
Bảng này phải được soạn tr
Office.org Calc. 
ăng ký nguồn dữ liệu 
Để đăng ký nguồn dữ liệu ch
e. 
 58 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 41. Lựa chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời 
 Chọn Other external data source, tiếp theo bấm Next. Hộp thoại 
sau xuất hiện 
Hình 42. Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời 
Chọn Settings hộp thoại sau xuất hiện. 
 59 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 43. Lựa chọn kiểu cơ sở dữ liệu 
Trong hộp Database type chọn Spreadsheet, bấm Next hộp thoại 
sau xuất hiện 
H
a danh sách khách mời. 
Bấm chuột vào Test Conection để kiểm tra kết nối, bấm Finish hộp thoại 
ình 44. Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu 
Bấm chuột vào Browse để chọn file chứ
 60 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
sau xuất hiện 
Hình 45. Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn 
Bấm vào Field Assignment nếu muốn chỉ định các trường sẽ được 
trộn trong thư mời. Bấm Next hộp thoại sau xuất hiện 
Hình 46. Đặt tên cơ sở dữ liệu 
Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn 
 61 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
thay đổi, bấm Finish để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu. 
6.4 Tạo nội dung thư mời 
Ví dụ cần soạn nội dung thư mời với nội dung như sau: 
Bước 1: Chọn File → New → Text Document. 
Bước 2: Hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký, chọn View 
→ Data sources 
Bước 3: Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng, như hình 
sau 
(hoặc bấm phím F4). 
Hình 47. Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu 
Bước 4: Bây giờ bạn có thể tạo nội dung thư mời với nội dung theo 
ý bạn. 
 62