Hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo OpenOffice.org - Phần 2

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 2. Hộp thoại Save As 
Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi 
tài liệu này bởi một tệp tin mới: 
Hãy xác định thư mục (Folder) nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ 
tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết 
thúc việc ghi nội dung tài liệu. 
Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả 
những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. 
Chú ý: Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên 
trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, 
hay những trục trặc của máy tính. 
1.5 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 
Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Writer được lưu trên đĩa dưới 
dạng tệp tin có phần mở rộng là .ODT. Để mở một tài liệu Writer đã có 
trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đâu: 
- Mở mục chọn File → Open. 
 7 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O. 
Hộp thoại Open xuất hiện: 
Hình 3. Hộp thoại Open 
Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp 
tài liệu, cuối cùng nhấn nút Open để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ được mở ra 
trên màn hình Writer. 
1.6 Thoát khỏi môi trường làm việc 
Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một 
trong các cách sau: 
- Mở mục chọn File → Exit 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4. 
 8 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Chương 02 
SOẠN THẢO VĂN BẢN 
2.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 
2.1.1 Nhập văn bản 
Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. 
Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn 
tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi 
lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu. 
a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt 
Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên 
máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode. Hiện nay có hai cách 
gõ tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh 
phía bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam. 
Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này 
là Unikey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần 
mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. 
Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng Unikey là khi 
bạn có thể gõ được tiếng Việt. Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ 
tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa để chuyển về chế 
độ gõ tiếng Việt. Qui tắc gõ tiếng Việt như sau: 
Ví dụ: 
Muốn gõ dòng: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” 
Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau: 
“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” 
b. Sử dụng bàn phím 
Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao 
tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là: 
- Các phím chữ a, b, c, .. ,z. 
 9 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
- Các phím số từ 0 đến 9. 
- Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }… 
- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu. 
- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ 
thường. 
- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản. 
- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab. 
- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách. 
- Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài 
liệu. 
- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về 
đầu hoặc cuối từng trang màn hình. 
- Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản. 
- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ. 
- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ. 
2.1.2 Thao tác trên khối văn bản 
Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản 
bao gồm: sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc 
độ soạn thảo văn bản. 
a. Sao chép 
Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ 
một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần 
phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn 
bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta 
sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo). Cách làm như sau: 
Bước 1: Bôi đen khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn 
bản bạn làm như sau: 
- Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn. 
hoặc 
 10 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
- Dùng các phím mũi tên ←↑→↓ kết hợp việc giữ phím Shift để 
chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến 
đó. 
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách: 
- Mở mục chọn Edit → Copy. 
hoặc 
- Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard. 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C. 
Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Bạn làm như sau: 
Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong 
các cách sau: 
- Mở mục chọn Edit → Paste. 
hoặc 
- Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard. 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V. 
Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. 
Bạn có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là 
dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất. 
b. Di chuyển khối văn bản 
Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn 
văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu 
muốn sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được 
xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp 
này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau: 
Cách 1: 
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển. 
Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau: 
 11 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
- Mở mục chọn Edit → Cut. 
hoặc 
- Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard. 
hoặc 
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X. 
Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm 
(Clipboard) của máy tính. 
Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở 
trên vào vị trí định trước. 
Cách 2: 
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển. 
Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị 
trí cần di chuyển đến. 
Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop). 
2.1.3 Thiết lập Tab 
Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. 
Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ 
giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng 
các cột. 
Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau: 
 STT Họ và tên Địa chỉ 
 1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn 
 2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du 
 3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi 
 4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi 
Các bước làm như sau: 
Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp 
thoại Tab như sau: 
 12 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Mở bảng chọn Format → Paragraph → Tabs.., hộp thoại Tabs 
xuất hiện: 
Hình 4. Hộp thoại Paragraph - Tabs 
- Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có 
khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay 
sau đây. Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 
cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8cm. Khi đó phải thiết lập các thông số này 
trên hộp thoại Tabs như sau: 
Mục Type chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT):Left căn lề 
dữ liệu bên trái cột, Right căn lề bên phải cột, Centered căn lề giữa cột, 
chọn Center. Chọn xong nhấn nút New. Tương tự lần lượt khai báo vị trí 
Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8). Đến khi hộp 
thoại Tab có dạng: 
 13