Bài giảng Kế toán tài chính 3 - Chương 1: Chứng từ kế toán - Hoàng Huy Cường

ng cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người
mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị
phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu
người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
33
Lưu ý về lập hoá đơn
d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người
bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho
người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng
dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng
qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không
nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn
tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán
hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
34
Lưu ý về lập hoá đơn
18
• Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn
1. Bán hàng hoá, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000
đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người
mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn TH này,
người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê
phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá,
dịch vụ, giá trị hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký
người lập Bảng kê.
3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hoá đơn giá trị gia tăng
hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hoá, cung ứng dịch
vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và
giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy
định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hoá đơn này ghi là
“bán lẻ không giao hoá đơn”.
35
Lưu ý về lập hoá đơn
• Xử lý đối với hoá đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu
phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và
lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng
chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập
và giao cho người mua, người người bán và người mua
chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán
và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn
đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do
thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số
hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Lưu ý về lập hoá đơn
19
• Xử lý đối với hoá đơn đã lập
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao
hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê
khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua
phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai
sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá
đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán,
thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho
hoá đơn số, ký hiệu Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người
bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế
đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Lưu ý về lập hoá đơn
• Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy,
hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc
mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực
tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra
việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập
hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc
người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã
lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự
việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán
hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của
người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền),
Lưu ý về lập hoá đơn
20
• Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn
đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1
của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và
đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người
mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu
(nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy,
hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính
xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.
Lưu ý về lập hoá đơn
• Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn 
Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừ 
đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm 
nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế 
quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng 
hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm 
nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III 
nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là 
ngày 30/01 của năm sau
Lưu ý về lập hoá đơn
21
22
Ký duyệt chứng từ
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký 
chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh 
nghiệp ký duyệt;
• Quá trình ký, xét duyệt thường được trình bày 
dưới dạng lưu đồ
43
Nguồn: trang web công ty Misa 
Minh họa lưu đồ liên quan đến chi tiền
44
23
Nguyên tắc ký chứng từ
• Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký 
bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, 
bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi 
tiền phải ký theo từng liên. 
• Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống 
nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, 
trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải 
khớp với chữ ký các lần trước đó.
45
Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp)
• Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng 
Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ 
quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ 
quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp 
với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại 
ngân hàng. 
• Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống 
chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. 46
24
Nguyên tắc ký chứng từ (tiếp)
• Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký 
chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi 
chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ 
theo trách nhiệm của người ký.
• Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng 
Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù 
hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo 
kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 47
Ví dụ 4 
• Dựa vào lưu đồ chi tiền ở trên để giải thích:
1. Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu 
chi có thể giao cho ai thực hiện?
2. Kế toán thanh toán sẽ làm những công việc gì 
trước khi lập Phiếu chi?
3. Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế toán 
trưởng ký là có thể chi; cuối ngày trình Giám 
đốc ký sau. Theo bạn có được không?
4. Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, 
kế toán thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay 
khi nhập liệu xong không? 48
25
• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các 
chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế 
toán;
• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài 
chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối 
chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có 
liên quan;
• Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên 
chứng từ kế toán.
49
Kiểm tra chứng từ kế toán
• Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành 
vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về 
quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ 
chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất 
kho,) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh 
nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện 
hành. 
• Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng 
thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì 
người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải 
trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh 
sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 50
Kiểm tra chứng từ kế toán (tiếp)
26
• Hãy nêu nội dung cần kiểm tra liên quan đến chứng từ sau:
51
Ví dụ 5
• Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng
từ:
– Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;
– Phân loại chứng từ;
– Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán
trên chứng từ.
52
Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán
27
Bài tập thực hành 5
• Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển 
đến cho kế toán, bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ 
này
53
54
28
• Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán 
cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và 
lưu trữ theo quy định của Luật kế toán.
• Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những 
tài liệu đã được thanh lý.
55
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
• 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế 
toán và lập BCTC
• 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ 
kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo 
cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu 
kế toán... , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, 
tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp 
nhập ..., hồ sơ kiểm toán.
• Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu
56
Thời hạn lưu trữ chứng từ
29
• Nêu hồ sơ kế toán làm cơ sở để lập các chứng 
từ gốc sau:
– Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp
– Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng
– Phiếu thu tiền mặt
57
Bài tập thực hành 6
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 
Yêu cầu
Công tác tổ chức chừng từ
Danh mục chứng từ
58
30
Yêu cầu
• Tuân thủ các quy định pháp lý
• Phù hợp với đặc điểm của đơn vị
– Đáp ứng yêu cầu quản lý
– Phù hợp khả năng của đơn vị
59
• Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng
• Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ
• Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện 
đúng chế độ chứng từ kế toán
• Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển 
chứng từ
• Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán
• Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ
60
Công tác tổ chức chứng từ kế toán
31
• Danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo
Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC liên quan đến hoá đơn
bán hàng hoá và dịch vụ.
61
Danh mục chứng từ