Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Vũ Trọng Phong

 Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Cần chú ý:
- Số định danh của sơ đồ là số của xử lý được phân rã, 
ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0.
- Cần bảo toàn các nội dung dữ liệu vào ra giữa các
mức:
+ không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát
+ không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết
- Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu, sơ đồ cần bổ sung 
thêm từ điển dữ liệu để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ
liệu được chia nhỏ.
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 190
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Ví dụ:
A
A
B
X
X
Level n
Level 
n+1
X
a) Balancing (cân bằng)
A, B
A
B
X
Level n
Level 
n+1
b) Splitting (chia nhỏ)
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 191
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu:
Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa 
vào sơ đồ phân rã chức năng kinh doanh BFD trên 
nguyên tắc:
- mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, 
- mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, 
- các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 
1…
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 192
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Ví dụ: Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức 
năng “Quản lý tín dụng” (Slide 40), ta vẽ được sơ đồ ngữ
cảnh:
ND trả lời (về
tiền vay, tiền 
trả)
Tiền trả
Tiền vay
Đơn vay
Khách 
hàng
0
Quản lý 
tín dụng
Khách 
hàng
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 193
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Từ sơ đồ ngữ cảnh → Sơ đồ DFD-0
Nội dung 
trả lời
Tiền còn nợ
Thông tin 
đối chiếu
Thông tin
tiền vay
Tiền trảTiền vayĐơn vay
Khách hàng
1.0
Cho vay
Khách hàng
2.0
Thu nợ
Khách hàng D1 Sổ nợ
ND trả lời
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 194
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Xử lý 1.0 →
Sơ đồ DFD-1.0
Hóa đơn 
tiền vay
Đơn đã
kiểm tra
Nội dung 
trả lời
Tiền vayThông tin 
tiền vay
Đơn đã duyệt
Đơn vay
Khách hàng
1.1
Nhận đơn
1.2
Duyệt vay
Khách hàngD1 Sổ nợ
1.3
Trả lời
1.4
Ghi sổ nợ
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 195
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Xử lý 2.0 →
Sơ đồ DFD-
2.0
Tiền 
còn nợ
Thông tin 
đối chiếu
Thông tin nợ
ngoài hạn
Thông tin nợ
trong hạn
Nợ trong 
hạn
Nợ ngoài 
hạn
Tiền trả
Khách hàng
2.1
nh Xác đị
kỳ hạn
2.3
lý ngoài Xử
hạnD1 Sổ nợ
2.4
Ghi sổ nợ
2.2
trong h n
Xử lý 
ạ
ND trả lời
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 196
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Lưu ý: tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc 
mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý nhất định.
Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường 
không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý. 
Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ
sung cho các xử lý trong DFD:
- ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language) 
- cây quyết định (Decision Tree) 
- bảng quyết định (Decision Table) 
- từ điển dữ liệu (Data Dictionary).
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 197
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
- Là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống. 
- Các phần chính:
♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ
thống
♦ Mục lục
♦ Lời giới thiệu 
♦ Nội dung báo cáo
♦ Kết luận
♦ Phụ lục
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 198
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
♦ Mục lục: 
♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, 
giới hạn của người viết đối với mục đích đã chọn, phương 
pháp và cách tiếp cận.
♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đề
đặt ra và các kết quả thu được.
♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của 
quá trình phân tích hệ thống.
♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng 
biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu…
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 199
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
Nội dung chính của báo cáo
+ Phương pháp luận phân tích HTTT
+ Phân tích chức năng trong HTTT
+ Sơ đồ chức năng công việc
+ Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, 
điều tra theo bảng câu hỏi…
+ Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ
thống
+ Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống 
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
 Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống
 Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho
uỷ ban chỉ đạo để quyết định chấp thuận hay không chấp
nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn
thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể
được tiếp tục phát triển hay ngừng lại.
 Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một tổng quan
về cách thức làm việc của hệ thống, việc thiết kế này
càng kỹ cho phép ta càng nhận rõ những vấn đề như
tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội
bộ hoặc những vấn đề khác.
Thiết kế sơ bộ
 Trình bày phạm vi hệ thống
 Các yêu cầu của hệ thống
 - Kế xuất
 - Dữ liệu
 Phƣơng thức xử lý
 Nhập liệu đầu vào
 Các chính sách trong doanh nghiệp
Yêu cầu về tài nguyên
 Trang bị phần mềm
 Trang bị phần cứng
 Các nguồn lực kinh tế
 Báo cáo cho lãnh đạo của doanh nghiệp
 Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới
chỉ mới được hình thành ở những đường nét cơ bản. 
Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sau khi thiết
kế sơ bộ sẽ được báo cáo lên cho các nhà quản lý trong
doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo còn bao gồm toàn
bộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, 
các chi tiết trong việc phân tích chi phí - lợi nhuận, các
chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các
khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay 
không nên thực hiện công việc tiếp theo. Báo cáo cũng
được gửi cho ban chỉ đạo hệ thống thông tin và các nhà
lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp.
Đặc tả chi tiết
 Xác định các yêu cầu
 - Đặc tả chi tiết các kết xuất
 - Đặc tả chi tiết dữ liệu
 - Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào
 - Đặc tả chƣơng trình máy tính
 - Các thủ tục thủ công
 - Giao diện với ngƣời dùng
Đặc tả chi tiết
 Lựa chọn trang thiết bị
 - Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin
 - Lựa chọn ngƣời cung cấp
 - Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị
Đặc tả chi tiết
 Lựa chọn trang thiết bị
 - Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin
 - Lựa chọn ngƣời cung cấp
 - Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị
 Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp
 Kết thúc giai đoạn đặc tả chi tiết, đội thiết kế lập báo
cáo và gửi cho nhà quản lý. Nội dung báo cáo bao gồm
mô tả chi tiết về mục tiêu, phạm vi và các thành phần
cơ bản của hệ thống. Các tài liệu được thu thập hay
được tạo ra trong giai đoạn đặc tả chi tiết được đính
kèm là minh chứng cho những mô tả trong báo cáo.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và ban chỉ đạo hệ
thống thông tin xem xét, đánh giá thiết kế hệ thống
mới, đề nghị điều chỉnh hay yêu cầu thực hiện hệ
thống.
Kiểm toán viên và quá trình thiết kế hệ
thống
 Xem xét - đánh giá các đặc tả chi tiết
 - Báo cáo
 - Trình tự xử lý
 - Tập tin dữ liệu
 - Sự lựa chọn trang thiết bị
 Các Module kiểm toán
 Câu hỏi ôn tập chƣơng 5
1. Trình bày mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ
thống thông tin kế toán?
2. Trình bày các phương pháp thu thập thông tin?
3. Khái niệm và quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD?
4. Khái niệm và quy tắc vẽ sơ đồ luồng dữ liệu DFD?
5. Trình bày các bước tìm kiếm phần mềm phù hợp với
thống thông tin kế toán của doanh nghiệp?
CHƢƠNG 6
THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH
HỆ THỐNG THÔNG TIN 
KẾ TOÁN
THỰC HIỆN HỆ THỐNG
Tạo lập hệ thống
 - Tạo lập phần cứng
 - Tạo lập phần mềm
Huấn luyện
 Huấn luyện điều khiển hệ thống: là công việc khá
phức tạp đối với các hệ thống lớn, có nhiều trạm làm
việc và cấu hình hệ thống trải dải trong một không
gian rộng. Như hệ thống mạng máy ATM, hệ thống
mạng viễn thông … nối trực tiếp với các phần mềm
theo dõi tài khoản phải thu khách hàng. Hầu hết các
hệ thống thông tin kế toán khác việc huấn luyện hệ
thống là đơn giản vì hệ thống là những máy vi tính
dùng các hệ điều hành thông dụng mà hầu hêt những
người sử dụng là vận hành thành thạo.
 Huấn luyện sử dụng phần mềm: Với những kế toán
viên được đào tạo tố và nhiều kinh nghiệm, việc tiếp
cận một kế toán mới có thể rất dễ dàng, nhưng để vận
hành và thấu hiểu phần mềm kế toán mới không phải
là điều chắc chắn. Điều này cũng dễ hiểu như việc một
nhân viên kế toán ở môi trường xử lý thủ công chuyển
sang hệ thống xử lý bằng máy tính.
Chuyển đổi hệ thống
 Phƣơng pháp chuyển đổi
 a. Chuyển đổi trực tiếp
 b. Chuyển đổi từng phần
 c. Chuyển đổi song song
 d. Chuyển đổi từng bƣớc thí điểm
 Kiểm tra chuyển đổi
 Sau khi chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới,
việc kiểm tra dữ liệu đã chuyển đổi cần thiết được tiến
hành nhằm đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin của hệ
thống cũ đã chuyển đổi hệ thống mới đầy đủ, chính xác
và tương thích. Thông thường người ta sẽ đối chiếu
báo cáo mà hệ thống cũ. Tuy nhiên, với những báo cáo
mới mà hệ thống mới cũ không có, những người kiểm
soát phải chuẩn bị sẵn các báo cáo này để phục vụ công
việc kiểm tra.
VẬN HÀNH HỆ THỐNG
- Mục tiêu
Việc khai thác và sử dụng một hệ thống mới là
mục tiêu đương nhiên của kế toán viên, cũng
như những người sử dụng gián tiếp khác.
Thế nhưng cũng như các hệ thống khác, hệ
thống thông tin kế toán mới cũng sẽ trở nên
kém hiệu quả tỉ lệ thuận với thời gian sử dụng
hệ thống. Vì vậy, vận hành hệ thống cũng
nhắm đến mục tiêu duy trì hoạt động hiệu quả
của hệ thống.
 Kiểm soát
 Kiểm soát thực hiện thủ tục và các thay đổi hệ thống.
 Kiểm soát thực hiện thủ tục bao gồm kiểm soát tuân
thủ các thủ tục vận hành hệ thống, thực hiện các thao
tác nghiệp vụ theo trình tự của chuỗi nghiệp vụ. Ngoài
ra kiểm soát còn bao gồm các thủ tục nhằm bảo vệ, bảo
mật và bảo dưỡng hệ thống. Kiểm soát bảo vệ được
thực hiện nhằm ngăn chặn các rủi ro liên quan đến việc
hệ thống bị phá huỷ, bị đánh cắp.
 Câu hỏi ôn tập chƣơng 6
1. Trình bày các bước tạo lập phần mềm?
2. Trình bày các phương pháp chuyển đổi hệ thống? ưu
nhược điểm của từng phương pháp?
3. Trình bày mục tiêu và kiểm soát vận hành hệ thống?