Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Bản đầy đủ)

m kế toán thương phẩm cho nhiều đối tượng sử
dụng (Off-the-Shelf accounting software)
 Phần mềm kế toán viết theo yêu cầu (developing
accounting Software)
 Theo quy mô:
 Quy mô nhỏ
 Quy mô vừa
 Phần mềm ERP
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
163
Đặc điểm của PMKT thương phẩm
 Đặc điểm về cung cấp thông tin
 Đặc điểm về thu thập dữ liệu, xử lý
 Khả năng kiểm soát
 Khả năng tùy biến
 Khả năng tương thích với các phần mềm xử lý dữ
liệu
 Thời gian thiết lập, ứng dụng
 Chi phí thực hiện
 Nhà cung cấp
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
164
Đặc điểm hoạt động của PMKT
Sự kiện của 
quá trình 
SXKD
Chứng từ Nhập liệu
Nhập liệu các hoạt 
động liên quan
Các tập tin lưu 
trữ dữ liệu
Khai báo
Các đối tượng, nguồn lực (tài 
khoản, đối tượng chi tiết) và chính 
sách kế toán liên quan
Cập nhật, truy 
xuất thông tin 
theo yêu cầu
Thông 
tin theo 
yêu cầu
06-Jul-19
42
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
165
Kết cấu của 1 phần mềm kế toán
Danh mục (màn 
hình) nhập liệu
Danh mục khai báo: thông 
chi tiết
tin chứng từ, chính sách kế 
toán, tài khoản, đối tượng 
Chứng từ
Dữ liệu 
PMKT
Tìm kiếm, truy vấn 
thông tin
Phân quyền
Chức năng kiểm 
tra, ghi sổ
Danh mục báo 
cáo, sổ kế toán
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
166
Hình thức kế toán Máy
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
- BCTC
- BC quản trịMÁY VI TÍNH
CHỨNG TỪ 
KẾ TOÁN
BẢNG TH 
CHỨNG TỪ
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
167
Mục tiêu tiếp cận PMKT
 Am hiểu về kết cấu của PMKT
 Hiểu rõ cách thức thu nhập, xử lý dữ liệu của phần
mềm
 Xác định nội dung, thông tin báo cáo của phần mềm
cung cấp
 Đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của PMKT
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
168
 Tìm hiểu cách thức cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số, chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ hỗ trợ
 Thực hiện các công việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
06-Jul-19
43
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
169
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Yêu cầu về cấu hình
 Cách thức cài đặt chương trình
 Cách thức khởi tạo
 Cách thức kết nối dữ liệu
 Cách thức khởi động, kết thúc 
chương trình
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
170
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức
tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Khai báo thông tin chung, các chính 
sách
 Danh mục các đối tượng, tài khoản
 Nhập liệu số dư, các chứng từ phát 
sinh
 Cập nhật nghiệp vụ
 In và hiển thị các báo cáo liên quan
 Truy vấn thông tin: Truy xuất các 
thông tin cần thiết đáp ứng được yêu 
cầu thông tin.
 Sao lưu, thoát khỏi phân hệ/ chương 
trình
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
171
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Danh mục đối tượng chi tiết
 Danh mục tài khoản và mối quan 
hệ với đối tượng chi tiết
 Số dư ban đầu của tài khoản, các 
đối tượng chi tiết
 Danh mục nhập liệu chứng từ
 Thiết lập chi tiết màn hình nhập 
liệu
 Quản lý người dùng
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
172
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu
của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Xác định màn hình nhập liệu phù 
hợp
 Xác định nội dung dữ liệu. Lưu ý 
các dữ liệu bắt buộc: 
 Ngày, số chứng từ 
 Tài khoản, các đối tượng liên 
quan
 Giá trị
 Xem xét mối quan hệ giữa các 
nghiệp vụ 
 Ghi nhận nghiệp vụ
06-Jul-19
44
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
173
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử
dụng báo cáo cung
cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Định nghĩa thông tin trên báo cáo
 Truy xuất các báo cáo sẵn có
 Thay đổi, điều chỉnh, định dạng các 
báo cáo sẵn có
 Cách thức tạo báo cáo theo yêu cầu
 Truy xuất báo cáo ra các chương 
trình ứng dụng khác
 Tìm kiếm dữ liệu
 Chọn lọc thông tin
 Theo dõi quá trình xử lý dữ liệu 
(audit trail )
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
174
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Thực hiện các bút toán cuối kỳ
 Kiểm tra dữ liệu
 Khóa sổ, chuyển sổ
 Sao lưu dự phòng dữ liệu
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
175
 Tìm hiểu cách thức cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số, chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ hỗ trợ
 Thực hiện các công việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
176
Đánh giá PMKT
 Khả năng cung cấp thông tin
 Khả năng hoạt động của phần mềm (chính xác, ổn định)
 Khả năng kiểm soát (KS chung, KS ứng dụng)
 Khả năng hỗ trợ người sử dụng (hệ thống trợ giúp, giao diện
thân thiện )
 
Hãy tìm hiểu và làm quen 1 số PMKT
 Quickbook
 SSPAccounting
 Ttsoft 1A
 
06-Jul-19
45
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.1. Tổ chức hệ thống 
177
Chu trình
Nội dung 
xử lý của kế 
toán
Phương 
thức xử lý
Nguồn 
nhân lực
Kiểm soát
Quản lý tập 
trung nguồn 
lực
Tách biệt 
các hoạt 
động 1 chu 
trình
Tách biệt khai 
báo, nhập liệu 
1 hoạt động
Bộ máy kế toán
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
178
Phân quyền cho bộ máy kế toán
Các hoạt động
Các chu trình
Khai báo Nhập liệu Cập nhật/ báo cáo
Xem Thêm Chỉnh sửa / xóa
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
179
Ma trận phân quyền truy cập
Nội dung KT trưởng NV 1 NV2 
Chu trình doanh thu X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh Sửa
Khai báo
+ Khách hàng X X X
+ Hàng hóa X X X
Nhập liệu/ Xử lý
+ Xuất kho X X T
+ Ghi nhận doanh thu X T X
+ Ghi nhận nợ phải thu X T X
+ Thu tiền X X X
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
180
Chuẩn hóa bộ máy kế toán
 Lập bảng mô tả công việc của từng phần hành kế
toán, bao gồm:
 Mục tiêu của phần hành, các công việc thường xuyên,
công việc định kỳ, các báo cáo cung cấp
 Lập bảng phân công công việc của từng cá nhân
Tên nhân viên Phần hành Nhiệm vụ chi tiết
Nhân viên 1 (nam)
.
06-Jul-19
46
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
181
Tổ chức nhập liệu chứng từ
 Xác định nội dung kế toán cần nhập liệu trong từng quá trình
của chu trình kinh doanh
 Xác định các yêu cầu dữ liệu của từng nội dung nhập liệu
 Xác định, tổ chức màn hình nhập liệu
 Lưu ý: Các nội dung kế toán có cùng yêu cầu dữ liệu, do
cùng 1 đối tượng thực hiện nên tổ chức nhập liệu chung 1
màn hình nhập liệu (VD: xuất kho và ghi nhận GVHB)
Nội dung Yêu cầu dữ liệu Tên màn hình Ghi chú
Ghi nhận xuất kho bán Số: PX0001
Đối tượng: Kho, kh 
TK nợ: 632
TK có: 1561, 157
Phiếu xuất
Ghi nhận GVHB
Tăng tiền gửi NH
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
182
Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán
 Căn cứ vào lưu đồ luân chuyển chứng từ (trong phần tổ
chức luân chuyển chứng từ) để xác định các chứng từ kế
toán nhận được cho từng quá trình kinh doanh
 Căn cứ vào phân công bộ máy kế toán để xác định đối
tượng nhận chứng từ và nội dung xử lý tương ứng
 Căn cứ vào tổ chức nhập liệu chứng từ để xác định màn
hình nhập liệu cho chứng từ
 Vẽ lưu đồ mô tả quá trình xử lý chứng từ trong phòng
kế toán cho từng quá trình của chu trình kinh doanh
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
183
Tổ chức hệ thống báo cáo
• Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp
• Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần)
• Cách thức lập (từ PM hay tự lập?)
• Hình thức (in ra hay không?)
• Đối tượng sử dụng báo cáo
Các chu trình
Báo cáo đánh giá các 
hoạt động
Bảng kê các hoạt động/ sự kiện 
trong kỳ
Phân tích hoạt động theo đối 
tượng/ nguồn lực liên quan
Báo cáo đánh giá các 
hoạt động
Bảng kê các hoạt động/ sự kiện 
trong kỳ
Phân tích hoạt động theo đối 
tượng/ nguồn lực liên quan
Chú ý đặc điểm 
của phần mềm
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
184
Báo cáo Nội dung Cách
thức lập
Thời gian 
lập
Hình
thức
Người lập BP sử
dụng
1. Chu trình doanh thu
a. Báo cáo các hoạt động
..
b. Báo cáo tình trạng
.
2. Chu trình chi phí
Báo cáo các hoạt động
Báo cáo tình trạng
06-Jul-19
47
HỆ THỐNG THÔNG TIN 
KẾ TOÁN
THE END
185