Xây dựng kế hoạch tho`i gian sơ đồ Gantt - Dương Đình Công

âng dụng để trình bày lịch của các hành động riêng lẻ, cũng như để trình bày diển biến của chương trình hay xác định các công việc nhằm hoàn thành một mục tiêu.
Nói chung sơ đồ Gantt là một công cụ để xây dựng kế hoạch và kiểm tra các chương trình, nó cho phép xác định các thời điểm trên kế hoạch và thực tế của mỗi hành động, cho phép hiển thị được tiến độ của chương trình, thường được dùng để làm lịch triển khai..
Sơ đồ Gantt thường bao gồm danh sách các hành động, thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu và chấm dứt, 
Ích lợi lớn nhất của sơ đồ Gantt là sự đơn giản, dể hiểu, dể thực hiện, dể thay đổi. Nhưng nó trình bày rất mơ hồ tính hệ thống của toàn bộ các hành động. Khi sử dụng sơ đồ Gantt cần chú ý: 
1) Sơ đồ Gantt không cho thấy mối tương tác qua lại giữ những hành động, do đó không cho thấy được mối quan hệ giữa các hành động với nhau 
2) Sơ đồ Gantt không thể trình bày hệ quả khi một hành động bị thực hiện trể so với kế hoạch chung của những hoạt động khác. 
3) Sơ đồ Gantt không thể hiện được mối liên quan trong việc thực hiện các hành động, do đó không thể phân tích một cách sâu xa về thời gian thực hiện tổng thể của dự án.
Tuy nhiên, từ 1900 cho đến nay sơ đồ Gantt đã được nghiên cứu cải biến rất nhiều, trong các chương trình vi tính như “Microsoft scheduler” đều giúp các nhà quản lý áp dụng kỷ thuật này.
Một số cải tiến khác như hành động lồng ghép, sự phối hợp giữa kỹ thuật PERT và sơ đồ Gantt.
2/ CÁCH VẼ 
2.1. Cấu trúc sơ đồ Gantt 
Sơ đồ Gantt nói chung có cấu trúc dưới dạng bảng có nhiều cột, nhiều hàng như sau:
Dòng trên cùng ghi tên chương trình hay dự án
Dòng tiếp theo, thời gian được ghi theo một đơn vị phù hợp với việc quản lý CT/DA như ngày, tuần, tháng... 
Cột dọc đầu tiên dùng để ghi tên hay số hiệu các hành động.
Tên chương trình/ dự án
Tên hành động
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
hđ a
hđ b
Trong bảng sơ đồ trên, tên của các hoạt động được ghi theo một thứ tự chọn lựa từ trên xuống.
Thời gian thực hiện được vẽ thành đường dài từ trái qua phải, khác với sơ đồ Pert, ở đây chiều dài tương ứng với thời gian thực thực hiện.
2.2. Danh sách các hành động và cách ghi : 
Trước hết muốn vẽ sơ đồ Gantt, phải lập được danh sách các hành động cần thiết và thời gian thực hiện cho mỗi hành động.
Nói chung, vẽ các hành động trên sơ đồ Gantt phải dựa vào thời gian bắt đầu và thời gian chấm dứt. 
Tên chương trình/ dự án
Tên hành động
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
hđ a
hđ b
hđ c
hđ d
hđ e
2.3. Các hành động :
Theo quy định của sơ đồ Gantt, các hành động được thể hiện bằng hình đường thẳng
	1 2
Khi hành động trên được thực hiện, mức độ thực hiện được trình bày trên sơ đồ bằng cách tô đậm đường thẳng nói trên phù hợp với khối lượng công việc đã hoàn thành, cụ thể như sau : 
VD thực hiện được 50% công việc
	1 2
	Với cách trình bày đơn giản như trên đã giúp cho nhà quản lý kiểm tra được tiến độ thực hiện một cách dễ dàng
3. CÁC CẢI TIẾN CỦA SƠ ĐỒ GANTT
3.1. Phối hợp các hành động có tính liên tục
Các hành động kế tiếp nhau và có liên quan chặt chẽ với nhau được vẽ chung với nhau trên cùng một dòng.
Tên chương trình Thời gian: tháng
Tên hành động
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
hđ a+b+c
hđ d+e
hđ f
hđ g
Trong các đề cương nghiên cứu quớc tế hiện nay Sơ đờ GANTT được thực hiện bằng cách tơ đậm nguyên thời gian phải thực hiện
Tên chương trình Thời gian: tháng
Tên hành động
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
hđ a+b+c
hđ d+e
hđ f
hđ g
3.2. Sơ đồ gantt có điểm mốc
Các cột hay điểm mốc được ghi thêm trên hay dưới đườnh hành động đẻ lưu ý thực hiện một công việc nào đó, ví dụ như kiểm tra, giám sát.
Tên chương trình
Tên hành động
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
hđ a
hđ b
hđ c
hđ d
hđ e
4. KIỂM TRA TIẾN ĐỘ CHUƠNG TRÌNH
Như đã nói sơ đồ Gantt là một công cụ hữu hiệu để kiểm tra tiến độ thực hiện so với kế hoạch thời gian đã quy định. Trên sơ đồ các yêu cầu trên được thể hiện và nhìn thấy một cách rỏ ràng.
Ví dụ vào tháng 4, kiểm tra tiến độ thi công, qua quan sát sơ đồ Gantt ta có những nhận xét như sau.
 Thời điểm giám sát
Tên chương trình
Tên hành động
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
hđ a
hđ b
hđ c
hđ d
hđ e
Ví dụ : Hiện nay, đang ở trong tháng 4 và các hoạt động được nhận xét như sau :
Hành động a : Đã thực hiện xong 100% đúng như kế hoạch.
Hành động b : Đã thực hiện 85%, chậm, không chấm dứt đúng như tiến độ dự kiến 
Hành động c : Được thực hiện 70% công việc, nhanh hơn kế hoạch thời gian dự kiến,
Hành động d : Chưa có thể triển khai được vì hành động c chưa kết thúc, do đó hđ d sẽ bị trể hạn.
Hành động e : Chưa bắt đầu vì chưa đến lịch.
5. PHỐI HỢP PERT VÀ GANTT
Mặc dù PERT có nhiều lợi ích trong việc phân tích các laoại thời gian, các lề của các hành động, thời gian tới hạn  nhưng bản thân PERT lại mất hai lợi ích chính của Gantt 
Chiều dài của hành động không có ý nghiã và không trình bày được lượng thời gian.
Bản thân sơ đồ mạng không cho phép thấy được tiến độ của công việc.
Để có thể áp dụng một số các ưu điểm của Pert vào sơ đồ Gantt, có nghĩa là ta phải chuyễn đổi sơ đò mạng thành sơ đồ thanh. Tên các sự kiện đuôi đầu vẩn được giử nguyên để đảm bảo được tính chất lý luận của các hành động.
Ví dụ một dự án có 9 hành động, cụ thể như sau:
 Tên hành động	Thời gian thực hiện (ngày) 	
1-2	16 
2-5	15
1-3	20
4-5	03
5-6	12
1-6	30
	3-4	15
 	3-5	10
	4-6	16
Sơ đồ PERT đã được thực hiện với các hành động trên
5
2
 15 ngày
3
 16n. 10n. 3n. 12n
4
 ® 15n 
6
1
 20n. 16n.
 	 ¬ 
 30n. 
5.1.Cách chuyển qua GANTT từ PERT
5.1. 1.Lập lại danh sách các hành động
Các hành động được xếp lại thứ tự theo số của sự kiện đầu (chú ý sự kiện đầu là sự kiện chấm dứt của hành động). 
Sau đó, trong từng nhóm, các hành động lại được xếp lại thứ tự theo số của sự kiện đuôi, là SK bắt đầu của hành động.
Thực hành: Lên danh sách các hành động theo thứ tự tăng dần của số SK đầu, khi có hai hay nhiều hành động có cùng số SK đầu, ta lại phải xếp theo thứ tự tăng dần của số SK đuôi.
 Tên Hđ 	Xếp theo thứ tự của SK đầu và SK đuôi sau đó
1-2	1-2
2-5	1-3
1-3	3-4
4-5	2-5
5-6	3-5
1-6	 	4-5
	3-4	1-6
	4-6
4-6	5-6
5.1.2. Vẽ khung sơ đồ Gantt
Có dòng thời gian ở trên, phù hợp với kế hoạch thời gian của hành động trên sơ đồ PERT.
Có tên các hành động theo thứ tự nêu trên ở cột dọc bên phải.
5.1.3. Vẽ các hành động
Vẽ hành động đầu tiên, làm sao cho giới hạn trái sát với thời điểm 0. Có chiều dài là 16 ngày, ghi tên hành đọâng ngay trên thanh biểu diển.
Tiếp tục vẽ các hành động khác, chú ý canh cho đúng các sự kiện đuôi với nhau.
Tiếp tục vẽ cho hết các hành động.
Sơ đồ Gantt này, mặc dầu hình thanh, nhưng nó vẩn có các giá trị như trên sơ đố mạng, cần nhớ các thanh có mối liên quan với nhau hay nối liền với nhau khi chúng có cùng chung số. Ví dụ thanh 3-5 nối liền với thanh 5-6. Điều này giúp cho việc xác định đường tới hạn.
Tên chương trình
Tên hành động
0
 5
 10
 15
 20
 25
 30
 35
40
 45
 50
 55
Hđ 1-2
1
2
Hđ 1-3
1
3
Hđ 3-4
3
4
Hđ 2-5
2
 5 
Hđ 3-5 
3
 5
Hđ 4-5
4-5
Hđ 1-6
1
 6
Hđ 4-6
4
 6
Hđ 5-6
 5
 6
	 : Đường tới hạn
 	 : Hành động tới hạn
Xác định đường tới hạn
Với kết quả của sơ đồ PERT ta có thể xác định được đường tới hạn và các hoạt động tới hạn. Vẽ đường tới hạn, thường bằng một màu khác để dể theo dỏi.
Xác định thời gian lề 
Trên sơ đồ Gantt, các hành động tới hạn không thể giao động gì cả. Có thể biết khả năng giao động của mỗi hành động khi phân tích những vị trí khác nhau của đuôi và đầu các hành động, bắt đầu từ các hành động cuối :
Hđ5-6 có thể di động 1 ngày qua bên phải, như vậy là nó có lề 
Hđ1-6 có lề lớn nhất vì có thể giao động trong 21 ngày và không đụng ai. 
Hđ4-5 chỉ có lề khi Hđ5-6 đã di chuyển về 1 tuần qua phía phải, như vậy nó có lề tổng cộng là 1 tuần với Hđ5-6 mà không có lề tự do.
Hđ3-5 có thể giao động đến Hđ 5-6, có lề 8n hay 9n khi Hđ5-6 di chuyển thêm 1 ngày về bên phải.Như vậy nó có lề TC là 9n, lề tự do là 8n.
Hđ2-5 cũng có lề TC là 8n và lề tự do là 7ngày.
Hđ1-3, Hđ3-4 không nhúc nhích được vì nằm trên đường tới hạn
Hđ1-2 chỉ có lề khi các hành động có liên quan với nó di chuyển, cụ thể ølà hai Hđ 2-5 và 5-6 (Hđ2-5 giao động trong 24-39n, Hđ5-6 trong 39-51n) khi đó Hđ1-2 có thể giao động 8 -24n. Do đó nó có lề TC nhưng không có lề tự do.
Ngoài ra còn có cách vẽ khác như vẽ liên tục các hoạt động nằm trên đường tới hạn thành một dòng ở trên, các dòng dưới vẽ các hành động kế tiếp, có chiều dài theo thời gian quy chiếu, và từ đó phân tích các thời gian lề.
Tính toán về nguồn lực
Trong quá trình theo dỏi giám sát, tức là đã biết công việc đang làm và kế hoạch dự kiến, người quản lý có thể tính được chi phí các nguồn lực ví dụ nhân lực, vật lực