Xây dựng kế hoạch hành động và nguồn lực cho đề án - Dương Đình Công

rõ ràng, chính xác các hành động, cũng như các biến số về nguồn lực (nhân lực, vật lực, kinh phí, thời gian), tuy nhiên còn phải nêu rõ cách làm, cách thực hiện hay chính xác hơn là phương pháp thực hiện cùng với các tiêu chuẩn chất lượng.
4.1. Tính chất quan trọng của bảng kế hoạch hành động.
Không có chương trình, dự án nào mà không có hành động;
Đây là hợp đồng lao động giữa người quản lý và người lao động
Xác lập được sự thống nhất giữa nhóm quản lý, cũng như tập thể người thực hiện;
Nêu rõ trách nhiệm, phương thức thực hiện cho mổi công việc
Xác định được nguồn lực: trang bị, kinh phí được phân bố cho người lao động;
Vì đây là phương tiện để xây dựng kế hoạch đánh giá.
Clark A campell đã đánh giá đây là gọi dây là “Xây dựng chương trình/ dự án” trên một trang giấy”.
4.2. Xây dựng Bảng Kế hoạch hành động và nguồn lực (BKHHĐ&NL)
Bảng “Kế hoạch hành động và Nguồn lực”được xây dựng theo mẫu như sau:
Trong bảng kế hoạch hành động và nguồn lực, hành động đầu tiên được thực hiện đầu tiên là hoạt động chung (thường là xây dưng kế hoạch triển khai, thông qua, xin va nhận kinh phí), sau đó là các mục tiêu chuyên biệt, được trình bày theo mẫu sau đây
Bảng KHHĐ&NL thường được xây dựng với 8 cột như trên. Đối với mỗi hành động cần được phân tích theo các cột:
Tên hành động
Tên cụ thể của những người thực hiện 
Nêu rỏ địa điểm thực hiện 
Thời gian thực hiện : thời gian bắt đầu và kết thúc
Tên người kiểm tra, giám sát 
Số lượng, chất lượng vật tư, trang bị phải có theo thời gian
Kinh phí cụ thể cho từng hành động nếu có
Cách làm
Chú ý: Bảng kế hoạch hành động và nguồn lực của dự án triển khai có ba điểm khác với BKHHĐ&NL của chương trình tổng thể:
Cột nhân sự ghi cụ thể tên người thực hiện, trong khi trong chương trình can thiệp tổng thể chỉ nêu số người/ngày công lao động.
Cột thời gian ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc, trong khi trong chương trình can thiệp tổng thể chỉ ghi thời gian cần có dđể hoàn thanh hành động
Cột cách làm chỉ có trong BKHHĐ&NL của Đề án triển khai.
 Bảng 2: Bảng kế hoạch hành động và nguồn lực
Tên hành động
Người thực hiện
T/ gian thực hiện
Địa điểm
Người giám sát
Vật tư cần
Kinh phí
Cách làm
1
2
3
4
5
6
 7
8
Hành động chung
Mục tiêu chuyên biệt 1
Mục tiêu chuyên biệt 2
 Bảng 3: Một bảng Kế hoạch hành động và Nguồn lực cụ thể
Tên hành động
Người thực hiện
Thời gian thực hiện
Đm
Người giám sát
Vật tư
Kinh phí 
Cách thực hiện
Hành động chuẩn bị chung
1. Lập KHTK
6 SV 
 Bs Huy 
04/01/012– 07/01/16
TTT
BS. Long 
Giấy bút (20tờ)
2.000 đ
Photo
3.000 đ
- Thảo luận để viết KHTK 
2. Trình, xin duyệt KHTK với UBND
SV. M.Khanh SV. P. Khanh Bs Huy 
09/01/012– 10/01/16
UBND 
Giấy bút (4tờ)
4.000 đ
- Thông qua TYT và trình duyệt KHTK tại UBND xã có các ban ngành liên quan.
3. Xin và nhận kinh phí
SV. Mi 
Bs Huy
14/01/012– 15/01/16
T
- Nêu được thực tế khó khăn, viết và in đơn để xin UBND hỗ trợ.
Bảng tổng hợp sẽ giúp người quản lý xác định nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian cần thiết cho mổi hành đông, mổi mục tiêu chuyên biệt và cho cả đề án can thiệp.
4.3. Kế hoạch dự trù và phân phối nguồn lực 
Từ Bảng Kế hoạch hành động và nguồn lực chính nói trên có thể xây dựng được các bảng kế hoạch cụ thể vầ nhân sự, trang thiết bị, kinh phí dưới đây
4.3.1. Nhân lực: 
Trong Bảng kế hoạch hành động nguồn lực của kế hoạch triển khai không nêu tổng số nhân sự mà phải xác định người thực hiện hành động đó là ai, tên gì, làm cụ thể việc gì. 
Ngoài ra còn trình bày sơ đồ tổ chức của đơn vị thực hiện, trong đó có ghi tên tổ chức, tên người phụ trách. 
Dựa vào bảng kế hoạch hành động và nguồn lực trên, xây dựng “bảng phân công nhân sự”: ai có trách nhiệm, nhiệm vụ gì? cụ thể như sau: 
 Bảng 4: Bảng kế hoạch nhân sự 
STT
Tên họ
Chức vụ
Nhiệm vụ được phân công
Ghi chú
1
2
3
4.3.2. Vật lực: 
Từ nhu cầu vật tư của mổi hành động được ghi trong bảng kế hoạch hành động, tổng hợp lại thành “Bảng dự trù và phân phối nhu cầu vật tư, trang thiết bị”.
Chú ý các vật tư được ghi được tổng hợp thành một danh sách để người phụ trách hậu cần có thể mua được hay mượn tạm sử dụng; sau đó sẽ cấp phát lại cho người thực hiện.
Xác định rỏ các trang thiết bị, vật tư được ai huy động, nua sắm, sử dụng ... Liệt kê danh mục, số lượng các loại trang thiết bị , vật dụng cần có cụ thể như sau
 Bảng 5: Kế hoạch vật tư, trang thiết bị 
STT
Tên vật tư
Đơn vị
Số lượng
Ghi chú
4.3.3. Tài lực: 
Sau khi kinh phí được duyệt, cần xây dựng bảng dự chi hay bảng phân bố kinh phí cho mỗi hành động, sau đó xây dựng bảng tổng kinh phí cho cả kế hoạch, đế án.
Sau khi thực hiện xong đề án, trong phần báo cáo kết quả, cũng phải làm lại bảng kinh phí đã sủ dụng như là để thanh quyết toán và nhất là để rút kinh nghiệm.
 	Bảng 6: Bảng dự trù và phân phối kinh phí
Công việc hành động
Tiền công
Thiết bị
Vật tư
Huấn luyện
Khác
Tổng
1
2
3
4
5
Tổngcộng
Bảng 7: Bảng phân phối kinh phí	
Mục chi
Đơn vị
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú
1
2
3
4
5
4.3.4.. Kế hoạch hành động theo thời gian 
Do thời gian cũng được xem như là nguồn lực nên được trình bày ở đây. Từ cột thời gian trong bảng kế hoạch hành động, thực hiện sơ đế Gantt
Bảng 8: Sơ đồ GANTT lịch thực hiện các hành động
Hành động
Tuần 1
Tuần 2
Tuần 3
Tuần 4
Tuần 5
Tuần 6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Tên hoạt động hay hành động có thể được ghi vào cột hành động hay chỉ ghi số thứ tự nhưng trước đó phải có danh sách các hành động và đã có số thứ tự.
(Xem bài kế hoạch thời gian).
LỢI ÍCH CỦA KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Kế hoạch hành động hỗ trợ quản lý, điều hành đề án
Do đã tham gia để xác định các hành động cần thiết nên mọi thành viên đều biết nội dung cần phải làm, ai làm gì, làm tại đâu và cách làm đã được thống nhất, do đó tạo điều kiện cho việc điều hành, thực hiện đề án.
Mọi thành viên đều biết minh sẽ phải làm gì, lúc nào, tại đâu, nhận kinh phí bao nhiêu, vật tư nào để thực hiện.
Sơ đồ Gantt còn giúp cho mọi người xác định tiến độ, chung của đề án, hay riêng cho công việc của mình.
Kế hoạch hành động hỗ trợ lượng giá
Kế hoạch hành động nêu trên sẽ giúp cho việc lượng giá sau khi kết thúc chương trình, cụ thể như sau:
 5.2.1.Về các hành động
Các hành động có được thực hiện theo kế hoạch không?
Có hành động nào không thực hiện vì dư?
Có hành động nào phải thực hiện thêm ví không được đề ra trong kế hoạch?
5.2.2.Về nhân sự:
Có đủ người không?
Dư ?, thiếu ?
Có sử dụng đúng năng suất lao động không?
Có khó khăn gì? Khắc phục ra sao?
5.2.3Về trang thiết bị, vật tư
Dư ?, thiếu ?
Không huy động kịp đúng tiến độ?
Có khó khăn gì? Khắc phục ra sao?
5.2.4.Về kinh phí
Dự trù kinh phí đủ không? hay dư?
Huy động kinh phí kịp thời không?
Có khó khăn gì? Khắc phục ra sao?
5.2.5.Về thời gian
Dựa trên sơ đồ Gantt, có nhận xét gì?
Hành độnmg nào trể, sớm?
Rút kinh nghiệm gì?
CÁC ĐIỂM CẦN LƯU Ý:
Không viết tên MTCB vào cột hành động.
Không viết tên các hành động vào cột cách làm.
Tên hành động là những hành động nhỏ, chứ không phải là giải pháp. VD: đối với MTCB: Tập huấn cho NVSKCD, việc mở lớp tập huấn không phải là hành động.
Hành động là một câu phải bắt đầu bằng từ hành động.
Tên hành động không quá lớn . VD. đối với MTCB: Tập huấn cho NVSKCĐ: hai hành động 1/ lập danh sách. 2/ mở lớp là quá lớn.
Danh sách các hành động thường hay thiếu hành động chính của MTCB. Ví dụ: cho MTCB tập huấn cho NVSKCĐ mà lại không có hành động tiến hành tập huấn.
Do thiếu thời gian nên sinh viên thường quên hành động lượng giá, tổng kết.
Trong cột người làm phải nêu tên cụ thể, là Ng Văn A,Lê Văn B
Cột cách làm là cột quan trọng của KH Hành động, do chỉ ra cách làm cho người thực hiện, do đó nên viết kỹ phần này, chú ý là viết cách làm sao để người thực hiện có thể làm một cách thống nhất và có hiệu quả mong muốn.
Tài liệu tham khảo
Bộ Y tế, Quản lý Dự án – Tài liệu đào tạo cho cán bộ y tế, 2011.
Marthew Batchelor; Quản lý dự án; Nhà xuất bàn Lao động 2010.
Đại học Quốc Gia Hà Nội. Giáo trình Quản lý Dự án. 
Harold Kerzner, Project management, John Wiley and sons, New York, 1997: 1180.
Meaning and Definition of Planning - Nepal Wireless Project. www.nepalwireless.com.np/~eprime/.../Unit-3-Planning.docShare
Bộ Y Tế, Tổ Chức Y Tế Thế Gíới, Qủan Lý Y Tế, Nhà Xuất bản Y học, Hà Nội 2001.
Remigio D. Mercado, Tài liệu về quản lý hệ thống Y Tế, Nhà Xuất bản Y học 1994.
Michael C. Thomsett, Cẩm nang về quản lý dự án, Trung tâm thông tin KHKT hóa chất, Hà Nội 1997: 252.
Maurice Hamon, Qủan lý theo dự án, Viện nghiên cứu quản lý kinh tế TW, Hà Nội 1996:188.
Vũ Công Tuấn, Qủan trị dự án, Nhà xuất bản Tp.HCM 1999:230.
Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông,, Quản lý thời gian và tiến độ của dự án đầu tư, Hà Nội 2006, 173.
CÂU HỎI THI
Hãy trình bày ba điểm khác biệt quan trọng nhất giữa chương trình và dự án
Hãy trình bày và cho ví dụ Kế hoạch hành động, nguồn lực được xây dựng dựa trên cơ sở nào và phương pháp gì?
Tại sao Bảng KH hành đông và nguồn lực của “chương trình” với của” Dự án hay Đề an triển khai”?.
Hãy trình bày thành phần và cách xây dựng sơ đồ Gantt
Tại sao trong bảng Kế hoạch hành động nguồn lưc của Dự án hay Đề án triển khai trình bày thời gian bắt đầu - kết thúc hay tên người cụ thể?