Thủ thuật tạo file XML trong Word 2003

Thủ thuật tạo file XML 
trong Word 2003 
Quản trị mạng - Khi sử dụng XML, bạn có thể lưu trữ dữ 
liệu theo định dạng file mà nhiều phần mềm khác cũng hỗ 
trợ. Và file này không chỉ chứa dữ liệu mà còn chứa cả một 
bản mô tả tài liệu trong một file văn bản thuần. Do đó dữ 
kiệu này có thể tái sử dụng vì những ứng dụng có thể đọc 
văn bản thuần đều có thể đọc được dữ liệu. Nhưng nhiều 
người lại cho rằng Word không phải là công cụ thích hợp để 
chỉnh sửa file XML, nhưng những thủ thuật dưới đây sẽ 
giúp bạn chỉnh sửa file XML trên Word rất hiệu quả. 
1. Sử dụng mọi File Word 
Hầu hết mọi ứng dụng đều mặc định định dạng file trong hộp 
thoại Save và Open. Ví dụ, Word 2003 mặc định định dạng file 
là .doc. Nếu muốn mở một loại file khác với cài đặt mặc định 
bạn phải mở danh sách thả xuống của File Of Type, lựa chọn 
loại file sau đó để Word cập nhật danh sách. Bạn có thể rút ngắn 
công đoạn này nếu cài đặt mặc định cho Word hiển thị những 
file XML bằng cách lựa chọn mục All Word Documents trong 
danh sách File As Type. Sau đó, Word sẽ hiển thị file XML 
trong hộp danh sách Name, và những cài đặt này sẽ được lưu 
lại. 
2. Lưu với định dạng *.xml 
Theo mặc định, Word sẽ lưu file theo định dạng .doc. Nếu chỉ 
làm việc với file XML, bạn phải nhớ thay đổi cài đặt mỗi khi 
lưu file. Tuy nhiên có một cách giúp bạn không phải luôn ghi 
nhớ điều đó bằng cách cài đặt cho Word tự động lưu tài liệu 
dưới định dạng XML: 
 Vào menu Tool\ Options. 
 Chọn tab Save. 
 Trong danh sách thả xuống của Save Word File As, lựa 
chon định dạng của XML là *.xml. 
 Sau đó click OK. 
 3. Thay đổi thuộc tính 
Khi mở một tài liệu XML, Word sẽ hiển thị tag và nội dung, 
ngoài ra nó còn mở cửa sổ tác vụ XML Structure. Nhưng 
những thuộc tính này nằm ở đâu? Để xem các thuộc tính, bạn 
chỉ cần phải chuột lên một phần tử và lựa chọn Attributes, sau 
đó sẽ xuất hiện hộp thoại Attributes For Item. Để thay đổi giá 
trị, lựa chọn một thuộc tính trong danh sách Assigned 
Attributes và hiệu chỉnh giá trị trong hộp Value. 
Nếu phần tử này có nhiều giá trị, hộp thoại sẽ không chỉ ra giá 
trị đang cài đặt. Để tránh rắc rối, bạn nên lựa chọn trước phần tử 
cần cài đặt sau đó mới mở hộp thoại Attributes For Item. 
4. Tìm kiếm tùy chọn 
Word cho phép bạn kiểm soát các tác vụ trên file XML, nhưng 
rất khó tìm thấy những tùy chọn thực hiện cấu hình. Bạn có thể 
tìm những tùy chọn này theo cách phổ thông sau: 
 Vào menu Tool\ Template And Add-Ins. 
 Chọn tab XML Schema. 
 Click nút XML Options để mở hộp thoại XML Options. 
Ngoài ra có một cách đơn giản hơn để mở hộp thoại XML 
Options đó là click vào liên kết XML Options ở phần dưới 
cùng của cửa sổ tác vụ XML Structure. Nhưng cần nhớ rằng 
những tùy chọn này chỉ làm việc với tài liệu hiện thời. Bạn phải 
thiết lập lại chúng khi mở một file XML khác. 
5. Chỉnh sửa dễ dàng 
Nếu muốn chỉnh sửa nội dung hiện thời bạn không cần sử dụng 
đến tag, vì bạn có thể xóa nhầm tag. Để tắt bỏ tag trong khi 
chỉnh sửa, bỏ tùy chọn Show XML Tags In The 
Document trong cửa sổ tác vụ XML Structure. Bạn chỉ cần 
nhập giá trị mong muốn để thay đổi giá trị. Để xóa giá trị, bạn 
cần lựa chọn mọi tag từ tag đầu đến tag cuối. Nếu xóa một gía 
trị mà không xóa các tag của phần tử thì bạn sẽ tạo ra một phần 
tử rỗng. 
Hoặc bạn có thể chuyển đổi cài đặt tag ẩn hoặc hiện bằng cách 
ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+X. 
6. Hiển thị phần tử rỗng 
Tốt nhất bạn nên tránh tạo ra những phần tử rỗng, tuy nhiên 
cũng có những trường hợp ngoại lệ. Dù đã lựa chọn tùy 
chọn Show XML Tags In The Document, nhưng vì một số lỗi 
mà tag cũng không hiển thị được. Nếu muốn ẩn đi những tên 
phần tử nhưng vẫn muốn biết khi một phần tử bị rỗng, bạn hãy 
sử dụng trình giữ chỗ: 
 Vào menu Tools\ Templates And Add-Ins. 
 Chọn tab XML Schema. 
 Chọn tiếp XML Options. 
 Kiểm tra tùy chọn Show Placeholder Text For All 
Empty Elements trong danh sách tùy chọn AML View. 
 Sau đó Click OK hai lần. 
 7. Tránh mất dữ liệu 
Quá trình chuyển đổi định dạng sẽ quyết định dữ liệu trong tài 
liệu Word. Nếu quá trình chuyển đổi không phù hợp với dữ liệu 
trong file bạn đang mở thì dữ liệu đó không hiển thị được trên 
file đó. Trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi giống như 
quá trình lọc dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng việc chuyển đổi 
để tạo ra một danh sách sản phẩm và giá cả. Một quá trình 
chuyển đổi khác có thể bao gồm tên sản phẩm, giá và thông tin 
mô tả sản phẩm. Thay vì mở file gốc và tự xóa dữ liệu không 
cần thiết, quá trình chuyển đổi sẽ tự động thực hiện những thao 
tác đó nếu áp dụng chuyển đổi khi bạn mở file gốc. 
Để mở một file áp dụng chuyển đổi, lựa chọn Open With 
Transform từ danh sách thả xuống của nút Open(trong hộp 
thoại Open). Ngoài ra bạn cũng có thể áp dụng chuyển đổi khi 
lưu file: Trong hộp thoại Save As, lựa chọn XML 
Document của tùy chọn File As Type, chọn tiếp tùy 
chọn Apply Transform, sau đó click nútTransform để lựa 
chọn loại chuyển đổi muốn sử dụng. 
Cần nhớ rằng, quá trình chuyển đổi không chỉ thay đổi file đang 
mở mà còn thay đổi cả tài liệu gốc trong Word. Nếu lưu file 
đang mở, những thay đổi cũng được lưu vào file gốc. Và nếu áp 
dụng chuyển đổi cho fila đang lưu, thì chuyển đổi này cũng 
được lưu vào file gốc. VÌ vậy để tránh mất dữ liệu hoặc thay đổi 
file gốc, hãy lưu những file chuyển đổi dưới một tên mới. 
8. Tải XML Reference Schemas 
Nếu muốn dùng Word để viết code tạo định dạng XML, bạn cần 
tải Office 2003 XML Reference Schemas haySystem Office 
2007: XML Schema Reference. Đây là những file trợ giúp làm 
việc với cấu trúc XML trong Word. Sau khi tải, mở những file 
.chm trong trình duyệt để xem và tham chiếu trong khi làm việc. 
Nếu cần chia sẻ file XML cho những người khác, bạn nên sử 
dụng Word 2003: XML Viewer. 
9. Tắt bỏ vùng tên 
Đôi khi những tên phần tử trong hộp thoại XML Structure rất 
dài và vô nghĩa vì bảng hiện thị vùng tên trong tên phần tử được 
cài đặt mặc định. 
Để loại bỏ vùng tên bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau: 
 Click liên kết XML Options phía dưới của cửa sổ tác 
vụ XML Structure. 
 Trong danh sách tùy chọn, lựa chọn tùy chọn Hide 
Namespace Alias In XML Structure. 
 Sau đó click OK. 
Sau đó cửa sổ tác vụ XML Structure trở thành: 
10. Chống xóa những phần tử của XML 
 Có thể một tài liệu XML sẽ có nhiều người tham gia chỉnh sửa. 
Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng một tính năng của tài 
liệu XML để bảo vệ những tag của XML trong khi cho phép 
những người khác chỉnh sửa nội dung hiện thời. Thực hiện các 
thao tác sau: 
 Lựa chọn tùy chọn Show XML Tags In The 
Document trong cửa sổ tác vụ XML Structure. 
 Chọn mục Protect Document trong menu Tool. 
 Lựa chọn tùy chọn Allow Only This Type Of Editing In 
The Document trong vùng Editing Restriction của cửa sổ tác 
vụ Protect Document. 
 Lựa chọn tiếp No Changes (Read Only – chỉ đọc). Đây là 
tùy chọn được cài đặt mặc định. 
 Trong tài liệu, lựa chọn những nội dung của một phần tử. 
 Sau đó chọn tùy chọn Everyone trong 
mục Exceptions của cửa sổ tác vụ Protect Document. Theo 
hình I. 
 Thực hiện lại bước 5 và 6 với mỗi tag XML chứa dữ liệu 
bạn cho phép người khác chỉnh sửa. 
 Sau đó click Yes, Start Enforcing Protection. 
 Để đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu, bạn nhập mật khẩu vào 
ô Password và Retype Password; để mã hóa tài liệu, click 
vào User Authentication. 
 Thực hiện xong click OK. 
11. Mở file XML trong Office 2007 
Những ứng dụng trong Office 2007 cũng sử dụng những 
file Office Open XML Format. Những file này sử dụng 
phương pháp nén ZIP. Nếu bạn muốn xem file Word, Excel hay 
Power Point (2007) dưới dạng tài liệu XML, thay đổi đuôi mở 
rộng của những file này thành ZIP, sau đó mở những file này 
trong Windows Explorer bạn sẽ thấy những folder sau: 
 Folder _rels chứa một file định dạng .rels lưu trữ thông 
tin về mối quan hệ giữa những mục trong gói ZIP. Đó là phương 
pháp Office 2007 tìm kiếm mọi thông tin cần thiết khi mở một 
tài liệu. 
 Folder chứa tài liệu chính lưu trữ những file đa phương 
tiện (hình ảnh, âm thanh, …) và file nội dung của tài liệu. Nó 
cũng lưu trữ nhiều loại phần tử của tài liệu như: cài đặt, chủ đề, 
và header. 
 File [Content_Types].xml chứa định nghĩa những loại nội 
dung. 
Sử dụng đuôi mở rộng ZIP, bạn có thể tìm hiểu rất nhanh về tài 
liệu. Nhưng bạn không nên thay đổi cấu trúc folder hay thay đổi 
tên file khi đang mở.