Microsoft Excel - Nguyễn Thắng Lợi

n. 

 Date: tăng theo kiểu ngày 

 Auto Fill: tự động điền. 

 Step value: b−ớc nhẩy. 

 Stop value: giá trị dừng. 
2. Lập công thức. 
- Các phép toán trong excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^). 
- Tr−ớc khi lập công thức bao giờ cũng phải nhập dấu =. 
- Trên một bảng dữ liệu ta chỉ việc lập công thức tại một hàng (th−ờng là hàng 
đầu tiên) sau đó copy công thức cho các hàng còn lại bằng cách trỏ chuột vào chấm 
d−ới phải của ô chứa công thức -> giữ nút chuột và kéo xuống (trong tr−ờng hợp 
bảng tính lớn gồm nhiều hàng, ta nháy đúp chuột vào chấm d−ới phải). 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 4
3. Kẻ bảng. 
- Bôi đen vùng dữ liệu cần kẻ -> Format -> Cells -> Border. 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 5
Bài 3: 
Toạ độ tuyệt đối 
Chèn hàng, cột, ô 
1. Toạ độ tuyệt đối. 
Trong các bài thực hành tr−ớc ta đã thấy là khi copy công thức thì toạ độ trong 
công thức thay đổi theo hàng hoặc cột. Muốn lấy cố định toạ độ trong công thức thì 
ngay sau khi chọn toạ độ ta phải ấn phím F4 (còn gọi là lấy toạ độ tuyệt đối). 
2. Chèn, xoá, ẩn hàng, cột. 
Bôi đen cột hặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) -> nháy 
phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng). 
 -> Delete Column (row): để xoá cột (hàng). 
 -> Hide : để ẩn. 
 -> UnHide : bỏ ẩn. 
3. Kiểu dữ liệu. 
Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau: 
 + Kiểu số: khi nhập nhập dữ liệu số vào cell -> số đ−ợc canh sang phải. 
 + Kiểu chữ (text): khi nhập nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu đ−ợc canh sang 
trái. 
 + Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu đ−ợc canh sang phải. 
* Chú ý: 
- Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là 
mm/dd/yy hay là dd/mm/yy. 
- Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại. 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 6
Bài 4: 
Định dạng cells 
sử dụng một số hàm đơn giản 
1. Định dạng dữ liệu cho cells. 
Bôi đen các ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells -> Number trong đó: 
+ Number: kiểu số. 
+ Currency: kiểu tiền tệ. 
+ Accounting: kiểu kế toán. 
+ Date: kiểu ngày. 
+ Time: kiểu giờ. 
+ Percentage: kiểu phần trăm. 
+ Fraction: kiểu phân số. 
+ Scientific: kiểu khoa học. 
+ Text: kiểu văn bản, chữ. 
+ Special: kiểu đặc biệt. 
+ Custom: lựa chọn kiểu. 
2. Ví dụ về một số định dạng. 
- Tr−ớc khi nhập tại một ô nào đó ta gõ dấu ‘ -> thành kiểu Text: 
‘99999 khác 99999 (kiểu Text không cộng, trừ, nhân ... đ−ợc). 
- Định dạng 
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 
Bôi đen các cell -> Format -> Cells -> Custom -> gõ vào ‘(0)’ d−ới dòng Type. 
- Định dạng giờ: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào ‘hh:mm:ss’ d−ới dòng Type. 
- Định dạng ngày: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào ‘mm/dd/yy’ hoặc 
‘dd/mm/yy’ hoặc ‘mm/dd/yyyy’ d−ới dòng Type. 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 7
Bài 5: 
Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel 
1. Các sử dụng hàm trong công thức. 
Tổng quát: 
= Tên hàm(đối số1,đối số2,...) 
+ Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel. 
+ Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không có đối số. 
+ Thông th−ờng excel ngầm định dấu phẩy ‘,’ để ngăn cách các đối trong hàm 
nh−ng khi dùng chuẩn là dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân 
thì dấu ngăn cách các đối trong hàm là dấu ‘;’. 
2. Hệ thống hàm. 
Hàm thống kê Statistical. 
+ Hàm xếp hạng - Rank. 
= Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu chuẩn) 
- Số cần xếp hạng: là toạ độ, địa chỉ của một ô nào đó. 
- Dãy cần so sánh: là toạ độ của một dãy các số so sánh để xếp hạng (sau khi 
chọn toạ độ của dãy này cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối). 
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : 
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất). 
 1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất). 
+ Hàm tính trung bình - Averge. 
= Average(Dãy cần tính). 
+ Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất - Min, Max. 
= Min(Dãy số) 
= Max(Dãy số) 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 8
Bài 6 
Hệ thống các hàm (Tiếp) 
Hàm Toán Học Và l−ợng giác - Math & Trig. 
+ Hàm tính tổng - Sum. 
= Sum(Dãy số). 
+ Hàm tính luỹ thừa - Power. 
= Power(Cơ số, Số mũ) 
vd: Power(2,3) = 8 
+ Hàm Lấy phần nguyên - Int. 
= Int(số) 
+ Hàm Lấy phần d− của phép chia - Mod. 
= Mod(Số bị chia, Số chia) 
vd: 
Mod(7,3) = 1; 
Mod(7,4) = 3. 
+ Hàm làm tròn số - Round. 
= Round(Số, số chữ số phần lẻ thập phân) 
vd: 
ROUND(2.15, 1) = 2.2 
ROUND(2.149, 1) = 2.1 
ROUND(-1.475, 2) = -1.48 
ROUND(21.5, -1) = 20 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 9
Bài 7 
Hệ thống các hàm (Tiếp) 
I. Hàm Logical. 
1. Hàm và, hoặc các điều kiện - And, Or, Not. 
= And(Biểu thức1, biểu thức2, ...) 
= Or(Biểu thức1, biểu thức2, ...) 
= Not(Điêu kiện) 
2. Hàm điều kiện - If. 
= If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) 
Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không 
thì value_if_false. 
- Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các 
điều kiện). 
- Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng. 
- Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if 
khác, gọi là hàm if lồng nhau). 
- Hàm if không đ−ợc lồng nhau quá 7 cấp. 
II. Các hàm về chuỗi ký tự. 
1. Hàm LEFT(). 
 Qui cách: Left(,n). 
 Hàm này cho một chuỗi ký tự trong từ bên trái và 
lấy ra n ký tự. 
2. Hàm RIGHT(). 
 Qui cách: Right(,n) 
 Cho kết quả nh− hàm Left() nh−ng từ bên phải. 
3. Hàm MID(). 
 Qui cách: Mid(,,n). 
 Hàm này cho kết quả là một dãy ký tự lấy ra trong , từ 
và lấy ra n ký tự. 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 10
Bài 8 
Hệ thống các hàm (Tiếp) 
Hàm tìm kiếm và tham chiếu - Lookup & Reference. 
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - Hlookup. 
Hlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu 
(hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị t−ơng ứng với mã đó. 
= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) 
- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã). 
- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ). 
- Row_index_num: số thứ tự của hàng, nơi lấy giá trị trả về. 
- Range_lookup nhận một trong hai giá trị: 
0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở hàng đầu tiên của 
bảng tham chiếu giống hệt nhau). 
1 : là tìm kiếm t−ơng đối (giá ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu phải 
đ−ợc Sắp xếp tăng dần). 
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - Vlookup. 
Vlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay 
còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị t−ơng ứng với mã đó. 
= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) 
- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã). 
- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ). 
- Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về. 
- Range_lookup nhận một trong hai giá trị: 
 0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở cột đầu tiên của 
bảng tham chiếu giống hệt nhau). 
 1 : là tìm kiếm t−ơng đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải 
đ−ợc Sắp xếp tăng dần). 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 11
Bài 9 
Lập biểu đồ, đồ thị 
Biểu đồ, đồ thị. 
+ Cách lập đơn giản: 
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ (nếu các cột dữ liệu không liên tiếp thì ấn 
Ctrl khi bôi đen) -> Nháy vào biểu t−ợng Chart Wizard hoặc vào menu Insert -> 
Chart -> xuất hiện bảng chọn -> chọn kiểu biểu đồ -> Next -> Gõ tiêu đề cho biểu 
đồ vào dòng Chart title -> Next -> Finish. 
+ Thêm, sửa kiểu biểu đồ: 
Nháy phải chuột vào khung của biểu đồ -> Chart Options trong đó: 
Title (tiêu đề). 
Legend (chú giải, chú thích). 
Data labels (nhãn của dữ liệu). 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 12
Bài 10 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
1.Sắp xếp dữ liệu. 
Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần sắp xếp (ở sort 
by) -> chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascending là tăng dần, Descending là giảm dẩn) 
+ Then by: trong tr−ờng hợp nếu trùng thì sắp xếp theo cột tiếp. 
+ Header row: Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột). 
+ No header row : Sắp xếp cả hàng đầu tiên. 
2. Lọc dữ liệu AutoFilter. 
Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuất hiện 
Tại dòng đầu tiên của bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn 
điều kiện để lọc. 
- Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác và in riêng. 
- Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp -> Data -> Filter -> Show All. 
- Muốn bỏ chế độ lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter. 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 13
Bài 11 
định dạng bảng tính, in dữ liệu 
1. Định dạng bảng. 
Vào menu File -> Page Setup -> 
+ Page (đặt trang). 
- Orientation: H−ớng trang (Portrait đặt dọc, Landscape đặt ngang). 
- Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh ‘adjust to’ tỷ lệ bao nhiêu phần trăm so với 
kích th−ớc bình th−ờng). 
+ Margins (đặt lề). 
- Center on page: Đặt bảng vào giữa trang giấy (horizontally theo chiều ngang, 
vertically theo chiều dọc). 
+ Header/Footer (tiêu đề đầu, cuối trang). 
Chọn Custom header hoặc Custom footer để nhập tiêu đề. 
Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 
 Trang 14
2. Đặt vùng in. 
Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area. 
Vào menu File -> Print Area -> Clear Print Area để huỷ việc thiết lập vùng in. 
3. In bảng. 
Vào menu File -> Print Preview để xem toàn bộ tr−ớc khi in. 
Vào menu File -> Print -> 
- All: in toàn bộ (tất cả các trang). 
- Pages; in từ trang ... đến trang ... 
- Number of copies: số bản in.