Lập dự án và quản lý dự án bằng Microsoft Project

 quá tải theo các chỉ tiêu: 
thời gian (phút, giây, giờ,..). 
+ Clear leveling values before leveling: xoá các giá trị đã cân đối trước khi thực hiện 
cân đối lại tài nguyên. 
¾ Leveling range for ... : phạm vi cân đối tài nguyên. 
¾ Resolvings overallocations: các giải pháp cho những tài nguyên quá tải. 
Hình 4.13 
Như vậy, trong phần 4, đã trình bày các dạng kết xuất của quản lý dự án như: 
¾ Sơ đồ ngang (Gantt Chart) 
¾ Sơ đồ mạng lưới (Pert) 
¾ Sơ đồ lịch (Calendar) 
¾ Biểu đồ tài nguyên 
Cũng như các công việc liên quan đến theo dõi dự án là cập nhật tiến độ và 
cân đối tài nguyên.
5. Hiệu chỉnh và in xuất 
5.1. Hiệu chỉnh và in các báo cáo chuẩn có trong Microsoft Project 
Bước 1: Menu View→ Reports→ hộp thoại Reports→ chọn mẫu báo cáo. 
Hình 5.1 
Trong đó: 
¾ Overview: Các báo cáo tổng quan. 
¾ Current Activities: Các báo cáo về tình trạng hiện thời của các công tác dự án. 
¾ Cost: Báo cáo tài chính. 
¾ Assignment: Báo cáo phân bổ tài nguyên. 
¾ Workload: Báo cáo về thực hiện công tác và sử dụng tài nguyên. 
¾ Custom: Báo cáo được lập bởi người sử dụng; ví dụ như báo cáo công tác 
găng, công tác mốc, tổng quan dự án, ngân sách và lưu thông tiền tệ 
của dự án, 
Bước 2: Sau khi chọn mẫu báo cáo click chuột vào Select →chọn kiểu trình bày báo cáo. 
 Chọn Select để hoàn tất. 
 Hình 5.2: Các mẫu báo cáo tổng quan 
Bước 3: Định dạng trang in 
¾ Menu File→ Print Preview hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ ngang. 
¾ Chọn Page Setup để thiết lập thông tin cần thiết cho trang in. 
Hình 5.3 
Trong hộp thoại Page Setup cho phép thiết lập các thông số: 
¾ Page: đặt tỉ lệ và khổ giấy trang in. 
¾ Margins: căn lề trang in. 
¾ Header: tiêu đề đầu trên trang in. 
¾ Footer: tiêu đề đầu dưới trang in. 
¾ Legend: các biểu tượng chú giả cho trang in. 
¾ View: lựa chọn vùng dữ liệu cần in. 
Các nút chức năng khác: 
¾ Print Preview: quan sát trước khi in. 
¾ Options: lựa chọn lại máy in và khổ giấy. 
¾ Print: ra lệnh in. 
Các chức năng trên cũng tương tự như hầu hết các phần mềm trong MS Office khác 
 Hình 5.4: Ví dụ một trang in báo cáo chi phí (Cash flow) 
5.2. Hiệu chỉnh và in biểu đồ 
¾ Một số loại biểu đồ thường dùng khi in ấn: biểu đồ ngang, sơ đồ mạng, các loại biểu đồ 
tài nguyên. 
¾ Trước khi thực hiện in các biểu đồ cần thiết lập các thông số cho phù hợp như: cách thể 
hiện biểu đồ, thang thời gian, các thông số khác, 
 Hình 5.5: Trang in biểu đồ phân bố nhân công 
6. VÍ DỤ 
VD1: Một xí nghiệp lập dự án chế tạo một sản phẩm mới. Những công việc của dự án và trình 
tự tiến hành được liệt kê thành bảng dưới đây: 
Công 
việc 
Nội dung công việc Công việc 
đứng trước 
Thời khoảng 
(ngày) 
A 
B 
C 
D 
E 
F 
G 
H 
I 
J 
Thiết kế sản phẩm 
Khảo sát thị trường 
Thiết kế công nghệ sản xuất 
Thiết kế mẫu mã sản phẩm 
Làm sách chào hàng 
Chiết tính giá thành 
Kiểm tra chất lượng sản phẩm 
Chuẩn bị các điểm tiêu thụ 
Tường trình giá cả và nhu cầu 
Viết báo cáo dự án 
- 
- 
A 
A 
A 
C 
D 
B,E 
H 
F, G, I 
5 
2 
4 
4 
3 
1 
4 
5 
2 
3 
Yêu cầu: 
a) Lập sơ đồ mạng cho dự án. 
b) Xác định đường găng. 
c) Tính thời gian hoàn thành dự án. 
1. GIẢI 
Cách 1: Tính bằng tay. 
- Sơ đồ mạng: 
- Đường găng là đường A-E-H-I-J. 
1
J
I
F
G
D
H
E
C
B
A
87
6
5
4
3
2
- Thời gian của dự án hoàn thành là: 
Tg = 5+3+5+2+3 = 18 ngày. 
Cách 2: Dùng Microsoft Project phần màu đỏ (in đậm) thể hiện đường găng 
Bước 1: Trên cửa sổ Gantt Chart nhập: 
¾ Công việc theo thứ tự ở cột Task Name. 
¾ Thời gian thực hiện tương ứng Công việc ở cột Duration. 
¾ Công tác đi trước tương ứng Công việc ở cột Predecessors. 
Kết quả trên màn hình: 
Bước 2: Chọn cửa sổ Network diagram để xem sơ đồ mạng 
Bước 3: Tìm đường găng - có các cách như sau: 
¾ Trên sơ đồ mạng cửa sổ Network diagram có chỉ rõ đường găng: phần màu đỏ (như hình 
trên). 
¾ Hoặc trên cửa sổ nhập liệu Gantt Chart tìm đường găng dự án bằng cách: Project→ 
Filtered for→ Critical. 
¾ Hoặc Menu Format→ GanttChartWizad hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ 
ngang →chọn Next cửa sổ GanttChartWizad Step 2: chọn Critical path→ Finish→ 
Format It→ Exit Wizard.(phần màu đỏ thể hiện đường găng) 
Î Tính thời gian: dựa vào sơ đồ ngang có thể tính được thời gian là 18 ngày. 
BÀI TẬP 
BT 1 
Một xí nghiệp lập dự án chế tạo một phân đoạn vách. Những công việc của dự án và trình tự tiến 
hành được liệt kê thành bảng dưới đây: 
Công 
việc 
Nội dung công việc Công việc 
đứng trước 
Thời khoảng 
(giờ) 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
Hàn đính tôn bao 
Chế tạo xương 
Chế tạo các chi tiết phụ (mã, viền) 
Vạch dấu trên tôn bao 
Lắp và hàn xương 
Lắp và hàn các chi tiết phụ 
Hàn đường tôn bao 
Nắng thẳng phân đoạn 
Vạch dấu và cắt theo kích thước 
Kiểm tra và nghiệm thu 
Bảo quản và lưu kho 
- 
- 
2 
1 
2,4 
3,4 
5,6 
6,7 
8 
9 
10 
0.5 
1.5 
1 
0.5 
2 
1 
1 
1 
0.5 
1 
1 
Yêu cầu: 
a) Lập sơ đồ mạng cho dự án. 
b) Xác định đường găng. 
c) Tính thời gian hoàn thành dự án. 
Î Giải bằng Microsoft Project được kết quả như sau: 
 Sơ đồ ngang 
 Sơ đồ mạng 
(phần màu đỏ thể hiện đường găng của dự án.) 
BT 2 
Một xí nghiệp lập dự án đóng mới một chiếc tàu vỏ gỗ. Những công việc của dự án và trình tự 
tiến hành được liệt kê thành bảng dưới đây: 
Công 
việc 
Nội dung công việc Công việc 
đứng trước 
Thời khoảng 
(ngày) 
Tài nguyên 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
12 
13 
14 
15 
16 
17 
18 
19 
20 
21 
22 
23 
24 
25 
26 
Nhận hợp đồng 
Chuẩn bị vật tư 
Chuẩn bị bãi đóng 
Chế tạo các tấm ván gỗ 
Chế tạo các chi tiết khung xương 
Chế tạo các chi tiết phụ (mã, 
viền) 
Đặt ky đáy lên triền đóng 
Lắp đặt 2 tấm kề ky 2 bên 
Lắp đặt các tấm đáy 
Lắp đặt các tấm ván hông 
Lắp các tấm mạn đến nửa mạn 
Đặt đà ngang đáy 
Lắp sườn 
Lắp thanh đỡ đầu xà ngang boong 
Lắp xà ngang boong 
Lắp ván boong,mạn 
Lắp các chi tiết phụ 
Gia công mép ván để xảm 
Xảm kín nước 
Thử kín nước và xử lý kín nước 
Lắp các trang thiết bị 
Sơn 
Hạ thuỷ 
Thử tàu 
Hoàn thiện trang thiết bị 
Bàn giao 
- 
1 
1 
2 
2 
2 
3,4 
7 
8 
9 
10 
5,11 
12 
13 
14 
15 
6,16 
16 
18 
19 
20 
21 
22 
23 
24 
25 
0 
3 
2 
3 
4 
3 
1 
0.5 
1 
1 
1.5 
2 
2.5 
0.5 
2 
3 
1 
3 
1 
2 
3 
1 
0.5 
1 
1 
0 
NC 
 NC 
 NC, gối đỡ 
NC,gỗ, đồ nghề 
NC,gỗ, đồ nghề 
NC,gỗ, đồ nghề 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề, đinh 
NC, đồ nghề 
NC, đồ nghề, X 
NC, vôi, xăng,.X 
NC, đồ nghề, bulong, 
máy móc, ống, 
NC, sơn, cọ 
NC, tời, cáp,puly 
NC, -xăng, dầu 
NC, đồ nghề, tb điện 
NC 
Ghi chú: NC: nhân công 
 X: các vật liệu để xảm ( hắcín, chai, dây đai,..) 
 Tb điện: thiết bị điện ( dây, bóng đèn,) 
 đồ nghề: cưa, phấn vạch, đục, vít, mỏ lếch,  
Yêu cầu: 
1. Lập sơ đồ ngang 
2. Xác định đường găng. 
3. Tính thời gian hoàn thành dự án. 
4. Lập các biểu đồ sử dụng tài nguyên. 
5. Lập các báo cáo, báo biểu. 
Tóm lược về lập dự án và quản lý dự án bằng Microsoft Project 
1. Nhập thông tin ban đầu dự án (hộp thoại Project Information) 
− Ngày tháng bắt đầu và kết thúc dự án. 
− Chọn ngày thiết lập dự án hiện thời. 
2. Nhập tên và thời khoảng công tác 
− Nhập trên cửa sồ Gantt Chart. 
− Tạo công tác (task), công tác tóm lược (summary task) và công tác phụ thuộc (sub task). 
− Chọn mức ưu tiên cho các công tác. 
− Gán các ràng buộc cho các công tác nếu có. 
− Cách ẩn và hiện công tác tóm lược. 
3. Tạo liên kết giữa các công tác theo các cách 
− Dùng Link Task. 
− Hộp thoại Task Information. 
− Thao tác kéo thả. 
− Chọn kiều liên kết công tác. 
− Xác lập các ràng buộc liên kết công tác. 
4. Tạo bảng tài nguyên cho dự án bằng cửa sổ Resource Sheet 
− Nhập tên, kiểu tài nguyên, nhãn, nhóm, đơn vị. 
− Nhập giá chuẩn, giá ngoài giờ, phí sử dụng tài nguyên. 
− Chọn lịch tài nguyên. 
5. Phân bổ tài nguyên bằng 
− Hộp thoại Assign Resource. 
− Hộp thoại Task Information. 
− Hộp thoại Task Form. 
6. Quan sát dự án dưới dạng Gantt Chart, Network diagram. 
− Biểu đồ ngang Gantt Chart 
ƒ Thay đổi và thiết lập thang thời khoảng cho phù hợp. 
ƒ Thay đổi các cách thể hiện liên kết công tác. 
ƒ Định dạng màu sắc, phong chữ thông thể hiện trên thanh thời khoảng. 
− Sơ đồ mạng Network Diagram 
ƒ Chọn hộp công tác mẫu cần thể hiện. 
ƒ Định dạng màu sắc, kiểu nét, các thông số khác cho hộp công tác. 
ƒ Chọn kiểu thể hiện sơ đồ mạng theo ngày, tuần, tháng. 
7. Sử dụng công cụ Gantt Chart Wizard 
− Kiểu biểu đồ chuẩn Standard. 
− Kiểu tìm và thể hiện đường găng Critical Path. 
− Kiểu dự án cơ sở Baseline. 
− Các kiểu biểu đồ thiết lập khác. 
8. Thiết lập lịch trình của dự án và tài nguyên. 
− Tạo lịch theo kiểu mong muốn. 
− Thay đổi giờ làm việc, ngày làm việc, ngày nghỉ. 
− Thay đổi lịch các tài nguyên của dự án. 
9. Quan sát biểu đồ sử dụng tài nguyên của dự án 
− Biểu đồ đơn vị tính. 
− Biểu đồ công việc và tích luỹ công việc. 
− Biểu đồ quá tải, biểu đồ phần trăm sử dụng và các biểu đồ khác. 
− Thay đổi kiểu thể hiện biểu đồ. 
10. Lưu và xoá dự án cơ sở Baseline. 
11. Quan sát việc sử dụng tài nguyên phân bổ cho các công tác qua cử sổ Usage 
Resource. 
12. Quan sát các công tác được phân bổ bởi những tài nguyên nào qua cửa sổ Task 
Usage. 
13. Câp nhật tiến độ các công tác của dự án theo tiến độ thực tế 
− Cập nhật cho từng công tác. 
− Cập nhật cho toàn bộ dự án. 
14. Quan sát biểu đồ tiến độ thực tế so với biểu đồ tiến độ cơ sở thông qua cửa sổ 
Tracking Gantt. 
15. Tạo các bảng quan sát bởi người sử dụng 
16. Quan sát và sửa đổi các báo biểu chuẩn của chương trình. 
17. Thiết lập các báo biểu do người sử dụng. 
18. Thiết lập các trang in 
− Thay đổi dịnh dạng của trang in theo khổ giấy, vùng nhìn, 
− Căn lề, thể hiện Header và Footer.