Kế toán sửa chữa tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

THÔNG BÁO KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ* SỐ 1-2012 65 
KẾ TOÁN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 
GVC. ThS. Phạm Đình Văn 
Phó tr ởng Phòng Tài chính - Kế toán, tr ng i học X y d ng Miền Trung 
Tóm tắt: Chế độ kế toán hành chính s nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/Q -
BTC và các quy định bổ sung, sửa đổi Chế độ kế toán hành chính s nghiệp ban hành theo 
Thông t số 185/2010/TT-BTC đã quy định, h ớng dẫn nguyên tắc, nội dung và ph ơng pháp 
kế toán sửa chữa tài sản cố định (TSC ) trong các đơn vị hành chính s nghiệp. Các quy định 
trên đã t ơng đối rõ ràng đối với những ng i làm công tác kế toán. Tuy nhiên, do các đơn vị 
hành chính s nghiệp có những đặc điểm khác với các đơn vị sản xuất kinh doanh, đó là: Các 
đơn vị hành chính s nghiệp đ ợc trang trải các chi phí ho t động và th c hiện nhiệm vụ chính 
trị đ ợc giao bằng nguồn kinh phí từ ng n sách Nhà n ớc hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc 
không bồi hoàn tr c tiếp. iều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng d 
toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức 
của Nhà n ớc. Vì vậy, nhằm n ng cao hiệu quả của công tác kế toán sửa chữa TSC trong các 
đơn vị hành chính s nghiệp cần hệ thống hóa và làm rõ một số vấn đề chủ yếu sau: 
1. Phân loại sửa chữa lớn TSCĐ trong 
đơn vị HCSN 
Cũng nh các doanh nghiệp sản xuất 
kinh doanh, công tác sửa chữa TSC trong 
đơn vị hành chính s nghiệp cũng đ ợc chia 
thành 2 lo i: sửa chữa th ng xuyên và sửa 
chữa lớn. 
- Sửa chữa thường xuyên: Là ho t 
động sửa chữa nhỏ, ho t động bảo trì, bảo 
d ỡng theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo 
cho TSC ho t động bình th ng. Công 
việc sửa chữa đ ợc tiến hành th ng xuyên, 
th i gian sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa 
th ng phát sinh không lớn. 
- Sửa chữa lớn: Mang tính chất khôi 
phục hoặc n ng cấp, cải t o khi TSC bị h 
hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật nhằm 
n ng cao năng l c ho t động của TSC . 
Th i gian tiến hành sửa chữa lớn th ng dài, 
chi phí sửa chữa phát sinh nhiều, do vậy đơn 
vị phải lập kế ho ch, d toán theo từng công 
trình sửa chữa lớn. 
Nếu căn cứ vào ph ơng thức tiến hành 
sửa chữa TSC , thì đơn vị hành chính s 
nghiệp có thể tiến hành sửa chữa tài sản cố 
định theo 2 ph ơng thức: T làm và thuê 
ngoài. 
- Phương thức tự làm: ơn vị phải chi 
ra các chi phí sửa chữa TSC nh : Chi phí 
vật liệu, phụ tùng, nh n công 
- Phương thức thuê ngoài: ơn vị tổ 
chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu hoặc 
giao thầu sửa chữa và ký hợp đồng sửa chữa 
với các đơn vị trúng thầu hoặc nhận thầu 
theo đúng quy định của pháp luật và quy 
trình sửa chữa tài sản do đơn vị ban hành. 
Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSC là cơ sở 
để đơn vị quản lý, kiểm tra và thanh quyết 
toán công tác sửa chữa TSC . 
2. Kế toán sửa chữa thƣờng xuyên 
Sửa chữa th ng xuyên là ho t động 
sửa chữa nhỏ, bảo trì bảo d ỡng theo yêu 
cầu kỹ thuật, công việc sửa chữa có thể do 
THÔNG BÁO KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ* SỐ 1-2012 66 
đơn vị t làm hoặc thuê ngoài sửa chữa. Chi 
phí sửa chữa th ng xuyên khi phát sinh 
đ ợc h ch toán thẳng vào chi phí của đơn vị, 
tùy thuộc vào TSC đang phục vụ cho 
mục đích gì. 
Nợ TK 661- Chi ho t động (Nếu 
TSC dùng cho ho t động HCSN) 
Nợ TK 662- Chi d án (Nếu TSC 
dùng cho ho t động d án) 
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD 
(Nếu TSC dùng cho ho t đông SXKD) 
Có TK 111, 112, 152, 331 
3. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ 
 ối với sửa chữa lớn, do chi phí 
sửa chữa phát sinh lớn, th i gian sửa 
chữa dài hơn nhiều so với sửa chữa 
th ng xuyên, công tác sửa chữa lớn 
TSC của đơn vị có thể tiến hành 
theo ph ơng thức t làm hay giao 
thầu. H ch toán chi phí sửa chữa lớn 
TSC phải đ ợc theo dõi chi tiết đ ợc 
theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng 
công tác sửa chữa lớn TSC trên TK 241 - 
Xây d ng cơ bản dở dang (chi tiết TK 
2413 - Sửa chữa lớn TSC ). 
 - Theo ph ơng thức t làm, khi phát sinh 
chi phí sửa chữa lớn TSC , căn cứ vào các 
chứng từ có liên quan, ghi: 
Nợ TK 241 (2413 - Sửa chữa lớn 
TSC ) 
 Có TK 111, 112, 331 
 Có TK 461, 462, 465 
 ồng th i ghi Có TK 008 hoặc có TK 
009 (Nếu rút d toán chi ho t động, ch ơng 
trình, d án để chi sửa chữa lớn). 
 - Theo ph ơng thức giao thầu sửa chữa 
lớn, kế toán phải phản ánh số tiền phải trả 
cho ng i nhận thầu về khối l ợng sửa chữa 
lớn hoàn thành do bên nhận thầu bàn giáo và 
đ ợc chấp nhận thanh toán, ghi: 
Nợ TK 241 (2413 - Sửa chữa lớn 
TSC ) 
 Có TK 331 (3311 - Phải trả ng i 
cung cấp) 
 - Tr ng hợp sửa chữa lớn TSC thuộc 
nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay 
để dùng cho ho t động SXKD hàng hoá, 
dịch vụ, ghi: 
Nợ TK 241 (2413- Sửa chữa lớn 
TSC ) 
Nợ TK 311 (3113 - Thuế GTGT đ ợc 
khấu trừ) (Nếu có) 
 Có TK 111, 112, 331 
 - Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành 
kế toán phải tính toán giá thành th c tế của 
từng công trình sửa chữa để quyết toán số 
chi phí này theo nguồn kinh phí dùng để sửa 
chữa lớn, ghi: 
Nợ TK 661- Chi ho t động (Nếu 
TSC dùng cho ho t động HCSN) 
Nợ TK 662- Chi d án (Nếu TSC 
dùng cho ho t động d án) 
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD 
(Nếu TSC dùng cho ho t đông SXKD) 
Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn 
TSC ) 
- Nếu chi phí sửa chữa lớn TSC 
dùng cho ho t động SXKD th c tế phát sinh 
lớn phải ph n bổ dần, khi công tác sửa chữa 
lớn hoàn thành, ghi: 
Nợ TK 643 - Chi phí trả tr ớc 
 Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn 
TSC ) 
 - ịnh kỳ, khi ph n bổ chi phí sửa chữa 
lớn vào chi ho t động hoặc chi phí SXKD, 
ghi: 
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD 
 Có TK 643- Chi phí trả tr ớc 
THÔNG BÁO KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ* SỐ 1-2012 67 
4. Kế toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ 
 Tr ng hợp sửa chữa lớn cải t o n ng 
cấp làm tăng năng l c hoặc kéo dài th i gian 
sử dụng của TSC , thì toàn bộ chi phí cải 
t o, n ng cấp TSC sau khi đã hoàn thành 
phải ghi tăng nguyên giá TSC : 
Nợ TK 211, 213 
 Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn 
TSC ) 
Căn cứ vào nguồn kinh phí dùng cho 
ho t động cải t o,n ng cấp TSC , đồng th i 
ghi: 
Nợ TK 661- Chi ho t động (Nếu 
TSC dùng cho ho t động HCSN) 
Nợ TK 662- Chi d án (Nếu TSC 
dùng cho ho t động d án) 
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD 
(Nếu TSC dùng cho ho t đông SXKD) 
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình 
thành TSC 
5. Kế toán công tác sửa chữa lớn bằng 
nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm đ 
hoàn thành nhƣng chƣa bàn giao thanh 
quyết toán công trình 
 5.1. Hạch toán năm báo cáo: 
Căn cứ vào bảng xác nhận giá trị khối 
l ợng sửa chữa lớn hoàn thành đến ngày 
31/12, kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” để phản 
ánh giá trị khối l ợng công tác sửa chữa lớn 
hoàn thành liên quan đến số kinh phí ho t 
động đ ợc ng n sách nhà n ớc cấp cho công 
tác sửa chữa lớn trong năm đ ợc quyết toán 
vào chi ho t động của năm báo cáo, ghi: 
Nợ TK 661 - Chi ho t động (6612 - 
Năm nay) 
Có TK 337 - Kinh phí đã quyết toán 
chuyển năm sau (3372 - Giá trị khối l ợng 
SCL hoàn thành). 
 5.2. Hạch toán năm sau: 
 ối với giá trị khối l ợng công tác 
sửa chữa lớn hoàn thành đã quyết toán vào 
kinh phí năm tr ớc, khi công tác sửa chữa 
lớn hoàn thành bàn giao đ a vào sử dụng, 
căn cứ biên bản giao nhận TSC sửa chữa 
lớn hoàn thành, ghi: 
+ Nợ TK 661 - Chi ho t động (Phần quyết 
toán năm nay) 
+ Nợ TK 337- Kinh phí đã quyết toán chuyển 
năm sau (3372 - Giá trị khối l ợng SCL hoàn 
thành) (Phần đã quyết toán năm tr ớc) 
+ Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn TSC )./. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
[1]. Bộ Tài chính, Quyết định số 19/2006/Q -BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tr ởng Bộ 
Tài chính v/v ban hành Chế độ kế toán HCSN. 
[2]. Bộ Tài chính, Thông t số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính 
v/v h ớng dẫn, sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số 
19/2006/Q -BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tr ởng Bộ Tài chính.