Hướng dẫn khảo sát hiện trạng của các hệ thống thông tin quản lý - Phần 3

n là "thanh toán" chứ 
không mang tên là "tiền" hay "sec". 
Bài tập: Xác định luồng dữ liệu của chức năng quản lý khách hàng và chức 
năng quản lý phương tiện trong hệ thống quản lý bến xe bài tập 1
c. Kho dữ liệu 
- Định nghĩa: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều chức 
năng sử dụng chúng.
- Cách đặt tên : danh từ + tính từ. Chỉ nội dung dữ liệu trong kho
- Biểu diễn : cặp đường thẳng song song chứa thông tin cần cất giữ
 Hoá đơn
Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu 
 Vào Ra Cập nhật
Ví dụ: Một người muốn tra cứu một danh sách giá cả: phải lấy thông tin từ 
kho dữ liệu danh sách giá cả (hình a), còn muốn sửa đổi giá cả thì luồng dữ liệu 
đi từ tiến trình tới kho dữ liệu (hình b). Để biểu thị việc kiểm tra giá cả mặt hàng 
và sửa đổi các giá không phù hợp thì dùng mũi tên hai chiều để biểu thị luồng 
dữ liệu từ tiến trình tới kho (hình c).
 Lªn gi¸ HiÖu chØnh KiÓm tra 
 ®¬n hµng gi¸ c¶ vµ söa ®æi gi¸ 
 Danh s¸ch gi¸ Danh s¸ch gi¸ Danh s¸ch gi¸ 
 H×nh a H×nh b H×nh c 
Bài tập: Xác định kho dữ liệu trong hệ thống quản lý bến xe 
d. Tác nhân ngoài
- Định nghĩa: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng 
có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ 
Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra 
 xử lý vừa cập nhật lại kho
chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới 
bên ngoài 
- Tên : Danh từ
- Biểu diễn : hình chữ nhật
Bài tập: Xác định tác nhân ngoài trong hệ thống quản lý bến xe 
 e. Tác nhân trong
- Là một chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng được 
trình bày ở một trang khác của mô hình. 
Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một số trang, thông tin truyền 
giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ kí hiệu này.
- Tên: động từ + bổ ngữ
- Biểu diễn:
Ví dụ: Vẽ mô hình luồng dữ liệu cho hệ thống quản lý bến xe
Kh¸ch hµng
Nhµ CC
§¬n hµng
QL kh¸ch hµng
Ph­¬ng tiÖn
QL ph­¬ng tiÖn
yªu
cÇu
KH
TT tr¶
lêi
Thanh
to¸n
VÐ b¸n
PhiÕu GH
Hµng
Ph­¬ng tiÖn
VÐ
2.4. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng dữ liệu
 Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra 
của nó. Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngược lại, 
tiến trình là không cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin 
Bán Bán 
Khách hàng Nhà cung cấp
Hình 3.7. Mô hình luồng dữ liệu cho hệ thống quản lý bến xe khách
đi qua nó.
 Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi 
tiến trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác 
nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại.
 Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ 
liệu đi ra.
 Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy 
không cần viết tên luồng. Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một 
phần kho thì lúc đó phải đặt tên cho luồng
 Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào. Đối tượng 
chỉ có cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)
 Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào 
thì chỉ có thể là tác nhân ngoài (đích)
 Không có các trường hợp sau
2.5. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu
- Bước 1: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)
Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu 
thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác 
nhân ngoài của hệ thống.
Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra 
của hệ thống
VD: Mô hình dữ liệu mức khung cảnh của hệ cung ứng vật tư
HÖ cung øng vËt t­Ph©n x­ëng Nhµ CC
Dù trï
PhiÕu ph¸t hµng
§¬n hµng
Ho¸ ®¬n +
PhiÕu giao hµng
b.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ 
nguyên với các luồng thông tin vào ra. 
- Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính 
bên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1.
- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức 
năng mức đỉnh.
VD: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ cung ứng vật tư
§Æt hµng
Ph©n x­ëng
Nhµ CC
Dù trï
PhiÕu ph¸t
hµng
§¬n hµng
PhiÕu giao
hµng
Ph¸t hµng
§èi chiÕu
Tr¶ tiÒn PhiÕu thanh
to¸n
§¬n hµngd/s
®¬n hµng
ho¸ ®¬n kh«ng khíp
Ho¸ ®¬n
§i¹
chØ
ph¸t
hµng
Hµng
Hình 3.9. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ cung ứng vật tư
c.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới 2)
- ở mức này thực hiện phân rã đối với mỗi chức năng của mức đỉnh.
- Khi thực hiện mức phân rã này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân rã chức 
năng để xác định các chức năng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu.
Hình 3.8. Mô hình dữ liệu mức khung cảnh của hệ cung ứng vật tư
- Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết
- Khi phân rã các chức năng phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở 
chức năng mức cao phải có mặt trong các chức năng mức thấp hơn và ngược 
lại.
*Chú ý: 
- Các kho dữ liệu không xuất hiện ở DFD mức khung cảnh.
- Nên đánh số các chức năng theo sự phân cấp.
- Các kho dữ liệu, các tác nhân ngoài có thể xuất hiện nhiều lần.
- Số mức phụ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống.
Ví dụ: Mô hình luồng dữ liệu của hệ thống cung ứng vật tư mức dưới đỉnh 
của
+ Chức năng 1 (đặt hàng)
Ph©n x­ëng
Nhµ CC
Chän nhµ CC
Lµm §H
CËp nhËt KQ thùc
hiÖn §H
§¬n hµng
§¬n hµng
Nhµ CC
Dù trï
Th«ng tin
NCC
Dù trï
Tr¶ tiÒn
b¶ng ghi tr¶
tiÒn
+ Chức năng 2
+ Chức năng 3
2.6. Chuyển từ mô hình luồng dữ liệu vật lý sang mô hình luồng dữ liệu logic
 Trong thực tế người ta thấy tạo ra một mô hình DFD cho hệ thống thực 
dưới dạng vật lý không có lợi:
Tốn nhiều thời gian và tiêu tốn nguồn tài nguyên phát triển dự án 
một cách không cần thiết. Có thể xem quá trình này là việc sao chép 
công việc của kỹ thuật viên điều tra, sao chép tất cả những gì đang 
thực hiện hiện tại.
3.10. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Đặt hàng
Khi tạo ra mô hình thì phải tạo ra những điều chỉnh tượng trưng cho 
nó, xử lý nó như mô hình logic, kết quả là hệ thống mới chỉ đơn 
thuần là tin học hoá hệ thống cũ với rất nhiều lỗi mà cái ta cần cuối 
cùng là mô hình DFD logic. 
 Mô hình logic loại những ràng buộc, các yếu tố vật lý, nó chỉ quan tâm 
chức năng nào là cần cho hệ thống và thông tin nào là cần để thực hiện 
cho chức năng đó.
 Các yếu tố vật lý cần loại bỏ:
 Các phương tiện, phương thức: tự động, thủ công, bàn phím, màn 
hình,..
 Các giá mang thông tin: các tệp, chứng từ
 Các chức năng xử lý gắn với các công cụ hay cách thức cài đặt cụ 
thể
 Tiến hành các loại bỏ và chỉnh đốn lại cấu trúc. Loại bỏ: loại bỏ các ngôn 
từ, hình vẽ biểu diễn các phương tiện, giá mang tin,.. giữ lại các chức 
năng và nội dung thông tin
* Chú ý:
+ Nên xây dựng mô hình logic cần có bằng cách điều chỉnh mô hình logic 
thực tại.
+ Không có sự phân chia rõ rệt giữa logic và vật lý. Mô hình càng phân rã ở 
mức thấp thì càng thêm nhiều yếu tố vật lý. 
+ Càng giữ cho mô hình của mình được logic nhiều nhất khi đi sâu vào chi 
tiết càng tốt.
2.7. Chuyển từ DFD của hệ thống cũ sang DFD của hệ thống mới.
 Giai đoạn này có ý nghĩa vô cùng quan trọng ảnh hưởng to lớn đến sự 
thành công của hệ thống mới.
 Trong giai đoạn này nhà quản lý và nhà phân tích phải hợp tác chặt chẽ để 
tìm cách hoà hợp cơ cấu tổ chức, nhận thức được vai trò của máy tính để 
thay đổi hệ thống cũ.
 Để chuyển từ DFD của hệ thống cũ sang DFD của hệ thống mới trước 
tiên phải xác định các mặt yếu kém cần cải tiến, thay đổi trong hệ thống 
cũ.
 Các yếu kém chủ yếu do sự thiếu vắng gây ra : thiếu vắng về cơ cấu tổ 
chức hợp lý, thiếu vắng các phương tiện hoạt động từ đó dẫn đến hiệu quả 
hoạt động thấp, chi phí hoạt động cao.
 Xem lại mô hình luồng dữ liệu 
+ Nếu thiếu vắng thì bổ xung
 + Nếu thừa thì loại bỏ 
+ Nếu thay đổi bắt đầu từ mức đỉnh
 Khoanh vùng vùng sẽ được thay đổi
 Giữ nguyên các luồng vào và luồng ra của vùng
 Xác định chức năng tổng quát của vùng
 Xoá bỏ mô hình luồng dữ liệu bên trong vùng được khoanh, lập lại 
các chức năng từ mức thấp nhất.
 Thành lập kho dữ liệu và luồng dữ liệu cần thiết.
 Sửa lại mô hình phân rã chức năng theo mô hình luồng dữ liệu.
 Kiểm tra lại các mô hình dữ liệu điều chỉnh lại cho hợp lý.
Ví dụ: Hệ cung ứng vật tư
- Nhược điểm : thiếu kho hàng thông dụng
+ Tốc độ chậm vì có khâu đối chiếu thủ công
+ Theo dõi thực hiện đơn hàng còn nhiều sai sót
+ Lãng phí do đối chiếu thủ công
-Sửa mô hình luồng dữ liệu
+ Bổ xung : Kho chứa vật tư
+ Sửa lại DFD của hệ thống
2.8. Hoàn chỉnh mô hình DFD
Khi đã hoàn thành sơ đồ luồng dữ liệu cần kiểm tra về tính đầy đủ và nhất 
quán của nó. Phải làm cho sơ đồ đơn giản, chính xác và logic nhất có thể được. 
Có thể xảy ra các tình huống sau nên tránh:
- Hiệu ứng mặt trời bừng sáng : Một chức năng có quá nhiều dòng vào ra.
Khắc phục : Gom nhóm hoặc phân rã tiếp một số chức năng chưa hợp lý.
VD:
- Thông tin đi qua một chức năng mà không bị thay đổi
VD :
Khắc phục xoá bỏ chức năng không biến đổi thông tin.
Xuất hiện một chức năng có các chức năng con không có liên quan về dữ 
liệu (không có dòng thông tin nội bộ gắn với nhau hoặc không sử dụng kho dữ 
liệu chung) => Phân bố sơ đồ phân rã chức năng chưa hợp lý cần xem xét lại.
Ví dụ
 Chú ý khi thay đổi mô hình luồng dữ liệu thì phải sửa lại mô hình phân rã 
chức năng cho phù hợp. 
Tác dụng
- Xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng
- Cho một thiết kế sơ bộ về thực hiện chức năng
- Là phương tiện giao tiếp giữa người phân tích thiết kế và người sử dụng
- Luôn có hai mức diễn tả vật lý và lôgíc. Mức vật lý trả lời câu hỏi như thế 
nào, mức lôgíc trả lời câu hỏi làm gì.
Đặt hàng
Ghi dự 
trù
dự trù/đơn hàng
dự trù dự trù
.1
.2
.3 .4
Kho 
1
1.1 1.2 1.3 1.4
1
2.1 2.2 2.3
2
QL