Hướng dẫn khảo sát hiện trạng của các hệ thống thông tin quản lý - Phần 2

i 
đa các giải pháp. Sau đó sẽ đem ra so sánh, kiểm tra tính khả thi để chọn ra giải 
pháp tối ưu.
Một số tiêu chuẩn so sánh đánh giá
+ Mức tự động hoá : có nhiều mức khác nhau
 Mức thấp (tổ chức lại các hoạt động thủ công): Không tự động hoá và chỉ 
cần tổ chức lại hệ thống
 Mức trung bình (tự động hoá một phần) có máy tính trợ giúp nhưng không 
đảo lộn cơ cấu tổ chức: Tự động hoá từng bộ phận, chức năng hay một số 
lĩnh vực của hệ thống.
 Mức cao: Tự động hoá toàn bộ hệ thống, thay đổi toàn diện cơ cấu tổ chức 
và phương thức làm việc
- Hình thức xử lý :
+ Xử lý theo mẻ (theo lô) : Thông tin được tích luỹ lại và xử lý một cách định kỳ. 
Mỗi lần xử lý toàn bộ hay một phần dữ liệu đã tích luỹ được.
+ Xử lý trực tuyến (on line) : Dữ liệu được xử lý liên tục, ngay lập tức. Khối 
lượng dữ liệu để xử lý không lớn lắm và yêu cầu có sự xử lý liên tục.
- Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi:
+ Chi phí bỏ ra và lợi ích thu về
+ Khả thi về kỹ thuật
+ Khả thi về kinh tế
+ Khả thi về nghiệp vụ
- Lựa chọn cân nhắc tính khả thi. 
Ví dụ: Hệ cung ứng vật tư
- Yếu kém
+ Thiếu vắng: Không có sẵn kho hàng chứa các hàng thường sử dụng trong nhà 
máy => Khi phân xưởng yêu cầu không thể có hàng ngay. Bộ phận nhận phát 
hàng còn thiếu việc quản lý kho=>Gây khó khăn cho việc nhận phát hàng
+ Sự kém hiệu quả : 
19
 Cách viết đơn hàng do phải tập hợp phân loại nhiều vật tư đã làm chậm quy 
trình xử lý. 
 Cất giữ thông tin về phân xưởng cần mặt hàng nào ở tệp đơn hàng và việc 
chuyển giao thông tin ở trên giấy tờ. 
 Tệp đơn hàng không chuyển giao được cho hệ thống phát hàng phải đưa ra 
giấy tờ để đối chiếu giữa hoá đơn và hàng nhận về.
 Quản lý của nhà máy khá phân tán gây nhiều sai sót, phí tổn cao: khâu đối 
chiếu thủ công
- Mục tiêu của hệ thống mới: 
+ Thêm cho nhà máy một kho hàng thông dụng. Thêm chức năng quản lý kho 
hàng nâng cao việc quản lý hàng hoá, tăng tốc độ giao hàng và nhận hàng.
+ Khắc phục hai điều kém hiệu quả bằng cách tổ chức lại để rút ngắn quy trình 
giải quyết một dự trù hàng hoá. Tự động hoá khâu đối chiếu thủ công tăng tốc độ, 
giảm sai sót.
+ Nhằm tổ chức lại để theo dõi thực hiện đơn hàng chặt chẽ
- Phác hoạ giải quyết
+ Giải pháp 1: Bỏ hai hệ thống trên máy tính đưa nhiệm vụ về trung tâm máy tính 
giải quyết toàn bộ
+ Giải pháp 2: Tạo mới các kênh liên lạc giữa 2 máy tính (Không khả thi về kỹ 
thuật vì 2 máy tính có thể không tương thích)
+ Giải pháp 3: Viết thêm một hệ thống đối chiếu hệ thống này nhận thông tin từ 
hệ đặt hàng và phát hàng đưa ra bán. Danh sách phát hàng cùng những thông tin 
không trùng khớp giữa hoá đơn và hàng về.
+ Giải pháp 4: Gộp hệ đặt hàng vào phát hàng hoặc ngược lại (Không khả thi về 
kỹ thuật và nghiệp vụ)
+ Giải pháp 5: Bổ xung việc quản lý kho vào hệ nhận phát hàng và thay thế đối 
chiếu thủ công bằng hệ thống tự động
20
- Lựa chọn giải pháp
Giải pháp1: 
+ Mức độ tự động hoá cao hệ thống cho phép cải thiện rõ rệt hiệu quả cung cấp 
hàng cho các phân xưởng. 
+ Độ rủi ro cao vì phải bỏ toàn bộ hệ thống cũ thay bằng hệ thống mới.
+ Không tận dụng được kết quả của hệ thống cũ đã có hai bộ phận được tự động 
hoá mặc dù chưa hoàn chỉnh. 
+ Chi phí quá lớn 
=> Không có tính khả thi về mặt nghiệp vụ và kinh tế
Giải pháp 5 :
+ Mức độ tự động hoá vừa phải có tác dụng nêu cao đáng kể hiệu quả cung cấp 
hàng. 
+ Tận dụng được kết quả của hệ thống cũ.
+ Độ rủi ro không lớn lắm có thể chấp nhận được. 
+ Chi phí ở mức cho phép. 
+ Tuy nhiên vệc xây dựng hệ thống mới dựa trên hệ thống cũ cũng đặt ra nhiều 
khó khăn
21
§¬n hµng
Dù trï tõ 
ph©n x­ëng
Giao hµng cho 
ph©n x­ëng
HÖ ®Æt hµng chØ lµm nhiÖm 
vô mua hµng
HÖ ph¸t hµng:
- Qu¶n lý dù trï
- Qu¶n lý kho
- NhËn hµng vµ ph¸t 
Ho¸ ®¬n
Tån 
kho
Yªu cÇu 
mua hµng
Ghi nhËn 
hµng vÒ
Hình 2.2.Sơ đồ hoạt động của hệ thống cung ứng vật tư
5. LẬP DỰ TRÙ VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN
5. 1. Hồ sơ về điều tra và xác lập giải pháp
- Tập hợp các kết quả điều tra
+ Hồ sơ đầu ra: Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì, mục đích 
dùng cho việc gì, thông tin được biểu diễn/đưa ra như thế nào, người sử dụng, tần 
suất, quản lý khi nào và ra sao
+ Hồ sơ đầu vào: Mô tả chức năng, mô tả các trường dữ liệu, quan hệ của nó với 
đầu ra.
+ Tài nguyên: Phần cứng, chuyên viên kỹ thuật, đội ngũ cán bộ sử dụng, nhu cầu 
huấn luyện.
- Các ý kiến phê phán đánh giá về
+ Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời , bảo trì.
+ Chi phí thu nhập
+ Chất lượng công việc
+ Độ tin cậy, tính mềm dẻo
+ Khả năng bình quân tối đa của hệ thống.
- Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn
5. 2. Dự trù về thiết bị
- Sơ bộ dự kiến :
+ Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài
+ Các dạng làm việc
+ Số lượng người dùng
+ Khối lượng thông tin cần thu thập
+ Khối lượng thông tin cần kiết xuất
- Thiết bị cần có :
+ Cấu hình của thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ trên mạng,..
+ Thiêt bị ngoại vi
+ Phần mềm
- Điều kiện mua và lắp đặt:
+ Tài chính
+ Giao hàng và lắp đặt
22
+ Huấn luyện người dùng
+ Bảo trì hệ thống
5. 3. Kế hoạch triển khai dự án
- Lập lịch : Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số các 
nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc 
(thời gian chi tiết và hợp lý) xác định các mốc thờì gian của dự án giúp cho công 
tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện
- Tiến độ triển khai dự án
+ Các giai đoạn triển khai dự án
+ Các kế hoạch lắp đặt
+ Các kế hoạch huấn luyện người dùng
+ Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ 
quan ngoài.
- Người phụ trách: chuyên gia về tin học, về quản lý
- Các nhân viên làm việc: các phân tích viên, lập trình viên, những người khai 
thác.
23
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG
1. MÔ HÌNH PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống. Để phân 
tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những 
nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và 
tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các 
chức năng đó. 
1.1. Định nghĩa
Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có 
thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm 
các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ 
thống.
Ví dụ:
1.2.Các thành phần 
a. Chức năng 
- Chức năng: là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều 
mức từ tổng hợp đến chi tiết.
- Cách đặt tên : Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ 
và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực 
thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. 
Chú ý: Tên các chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới 
thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin. Tên của chức năng là một câu ngắn 
giải thích đủ nghĩa của chức năng, sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ
QL ng­êi L§
Tr¶ c«ng L§
QL nh©n sù
QL thu chi
H¹ch to¸n
QL tµi chÝnh
QL thiÕt bÞ
QL nguyªn liÖu
QL vËt t­
QL ®¬n hµng
TiÕp thÞ
QL b¸n hµng
QL doanh nghiÖp
Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý doanh 
nghiệp
Ví dụ: Lấy đơn hàng, Mua hàng, Bảo trì kho...
- Biểu diễn: Hình chữ nhật
Bài tập : Xác định các chức năng trong hệ thống sau
Việc quản lý một bến xe khách bao gồm nhiều công việc: Quản lý khách hàng, 
quản lý trật tự bến bãi, quản lý phương tiện xe máy, quản lý nhân sự của bến xe. 
Trước mắt hệ thống tập trung quản lý khách hàng và phương tiện xe máy. Khách 
hàng có thể gửi yêu cầu xem thông tin hoặc đặt mua vé trực tiếp hay gián tiếp 
qua điện thoại. Khi nhận được yêu cầu, bến xe phải có thông tin trả lời khách 
hàng. Nếu khách hàng muốn đặt mua vé, hệ thống phải có khả năng tìm kiếm 
những điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng (loại xe, chỗ ngồi...) và thực hiện 
việc bán vé. 
Các phương tiện chuyên chở phải được quản lý chặt chẽ từ khi mới nhập về đến 
khi được thanh lý. Cụ thể khi kiểm tra thấy số lượng phương tiện không đủ đáp 
ứng yêu cầu của khách hàng, bến xe sẽ liên hệ với nhà cung cấp đặt mua xe mới. 
Nhà quản lý căn cứ vào các báo cáo về phương tiện để xem xét. Khi tình trạng 
một xe không đảm bảo chất lượng nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý xe tiến 
hành thanh lý. Công việc điều động xe được thực hiện khi có yêu cầu điều động 
xe từ nhà quản lý căn cứ vào báo cáo về vé đã bán. 
Hàng ngày các bộ phận phải có báo cáo cho người quản lý bến về tình trạng của 
xe, vé đã bán đồng thời nhận các chỉ thị về điều động xe, thanh lý và nhập mới 
xe.
b. Quan hệ phân cấp
- Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng 
con có quan hệ phân cấp với chức năng cha.
− Biểu diễn
Mô hình phân rã chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp.
Tên chức năng Mua hàng
Ví dụ:
TuyÓn nh©n viªn
§ ¨ ng th«ng b¸o tuyÓn ng­ê i
N hË n vµ xe m xÐ t hå s¬
T iÕ n hµ nh p háng vÊ n ho Æ c th i
B á c ¸c tr­êng hîp kh«ng tho ¶ m · n
G iao v iÖ c c ho ng­ê i lµm m íi
N hË n ng­ê i vµ o lµm viÖ c
Bài tập : Phân rã các chức năng trong hệ thống quản lý bến xe
1.3. Đặc điểm và mục đích của mô hình
Đặc điểm
 Cung cấp cách nhìn khái quát chức năng
 Dễ thành lập
 Gần gũi với sơ đồ tổ chức.
 Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng.
Mục đích
 Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích
 Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một 
cách trực tiếp khách quan. Cho phép phát hiện chức năng thiếu, 
trùng lặp
 Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát 
triển hệ thống.
1.4. Xây dựng mô hình
a. Nguyên tắc phân rã các chức năng
Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhận 
được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mức 
chi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp). Cách phân cho này phù hợp với sự 
Hình 3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng của công việc tuyển nhân viên