Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Tổ chức - Trần Nhật Minh

sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới đã tuyên bố như vậy. “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển, nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. 
Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”. 
Xây dựng cơ cấu tổ chức 
Khái niệm 
Các tiêu chuẩn hình thành các bộ phận 
Các mô hình tổ chức 
Khái niệm cơ cấu tổ chức 
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp bậc nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung. 
Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 
Mục tiêu, chiến lược phát triển của tổ chức 
Quy mô hoạt động 
Đặc điểm hoạt động 
Môi trường hoạt động 
Khả năng và nguồn lực 
Hình thành các bộ phận 
Các tiêu chuẩn hình thành các bộ phận: 
Theo tầm hạn quản trị 
Theo số lượng nhân viên. 
Theo thời gian làm việc. 
Theo lãnh thổ 
Theo sản phẩm 
Theo khách hàng 
Theo quy trình, thiết bị 
Các mô hình bộ máy tổ chức 
Cấu trúc trực tuyến 
Cấu trúc chức năng 
Cấu trúc phân ngành 
Hỗn hợp trực tuyến – chức năng 
Cơ cấu ma trận (theo dự án) 
Cơ cấu trực tuyến 
Ưu điểm 
Khuyết điểm 
Gọn nhẹ, linh hoạt 
Chi phí quản lý thấp 
Kiểm soát, điều chỉnh dễ dàng 
Đảm bảo chế độ 1 quản lý cấp trên 
Chế độ trách nhiệm rõ ràng 
Lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện 
Nhà quản trị phải làm nhiều công việc 
Tình trạng quá tải công việc của nhà quản trị 
Hợp tác giữa các bộ phận khó khăn 
Dễ lãnh đạo theo cách gia trưởng 
Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp 
Quan hệ thiết lập chủ yếu theo chiều dọc 
Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến 
GĐ 
PGĐ SX 
PX 1 
PX2 
PGĐ KD 
CH1 
CH2 
Cơ cấu chức năng 
Giám đốc 
PGĐ SX 
PX1 
PX2 
P.Kế hoạch 
P.Tài chính 
P.Nhân sự 
PGĐ KD 
CH1 
CH2 
Ưu điểm 
Khuyết điểm 
Sử dụng được các chuyên gia giỏi 
Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện (chuyên môn hóa công việc) 
Đơn giản hóa đào tạo và huấn luyện 
Dễ kiểm soát 
Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy 
Tầm nhìn của các bộ phận hạn chế 
Chế độ trách nhiệm không rõ ràng 
Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn 
Khó xác định trách nhiệm 
Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng 
Không theo tuyến 
Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến 
Mỗi cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp 
Trực tuyến – chức năng 
Ưu điểm 
Khuyết điểm 
Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng 
Tạo điều kiện phát triển 
Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn 
Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng 
Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến và chức năng 
Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến 
Các nhà quản trị trực tuyến có toàn quyền trong đơn vị phụ trách 
Giám đốc 
PGĐ SX 
PX1 
PX2 
P.Kế hoạch 
P.Tài chính 
P.Nhân sự 
PGĐ KD 
CH1 
CH2 
Cơ cấu ma trận 
Ưu điểm 
Khuyết điểm 
Tổ chức linh động 
Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả 
Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động 
Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng 
Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận 
Đ òi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn 
Phạm vi sử dụng còn hạn chế 
Giám đốc 
KD 
SX 
Tài chính 
Marketing 
Quản lý dự án 1 
Quản lý dự án 2 
Quản lý dự án 3 
Cho phép thực hiện cùng lúc nhiều dự án 
Ngoài lãnh đạo chức năng (trực tuyến), còn có lãnh đạo theo dự án 
Mỗi nhân viên chức năng (tuyến) gắn với dự án 
Khi dự án hoàn thành, nhân viên trở về vị trí cũ 
Tổ chức công việcTổ chức nhân sự 
Tổ chức, thiết kế công việc 
Yêu cầu: 
Chia công việc thành nhiều công việc đơn giản hơn 
Có khả năng tự động hóa công việc 
Yêu cầu ít kỹ năng, chuyên môn hơn 
Nâng cao chất lượng công việc 
Tiết kiệm chi phí 
Những phương pháp phổ biến: 
Chuyên môn hóa công việc 
Xoay vòng công việc (luân chuyển) 
Mở rộng công việc 
Làm phong phú công việc 
Tổ, đội làm việc 
Quy trình thiết kế công việc 
Xác định mục tiêu, nội dung công việc 
Thu thập thông tin, phân tích công việc 
Thiết kế và phân chia công việc 
Xây dựng các phương án tổ chức, bố trí và thực hiện công việc 
Lựa chọn phương án 
Tổ chức thực hiện và điều chỉnh cho phù hợp 
Đánh giá và hoàn thiện thiết kế công việc 
Tổ chức nhân sự 
Cơ sở của hoạt động tổ chức nhân sự: 
Chức năng, quyền hạn của các bộ phận, vị trí 
Nhu cầu của công việc từ sự phát triển của tổ chức 
Trình độ, năng lực, kỹ năng, phẩm chất, tính cách  của ứng viên 
Phong cách quản trị 
Cơ cấu tổ chức 
Văn hóa tổ chức,  
Tổ chức nhân sự 
Nguyên tắc: 
Tuyển chọn, đào tạo, bố trí nhân sự theo yêu cầu khách quan của công việc 
Bố trí đúng người, đúng việc 
Kết hợp, hỗ trợ những mặt mạnh, yếu của các nhân sự 
Bảo đảm tính kế thừa 
Kết hợp quyền hạn và trách nhiệm 
Tạo điều kiện phát triển nhân sự 
Xây dựng môi trường làm việc phù hợp,  
Nội dung 
Các công việc chủ yếu của hoạt động tổ chức nhân sự: 
Dự báo nhu cầu về nhân sự 
Hoạch định và tuyển chọn nhân sự 
Đào tạo, huấn luyện nhân sự 
Lựa chọn, đề bạt nhân sự 
Đánh giá nhân sự 
“Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái công ty này” – ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới đã tuyên bố như vậy. “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển, nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy”. 
Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”. 
Bạn nghĩ gì về vị trí của ông Minh? Và nghĩ gì về quan điểm của ông ta? 
Bạn có cho rằng ý kiến của cô Lan là đúng hay không? Giải thích? 
Điều gì sẽ xảy ra nếu một công ty không có một sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác? 
Những thông tin quan trọng từ tình huống 
Mục tiêu của hoạt động quản trị, các chức năng QT 
Vai trò của nhà quản trị 
Mục tiêu của chức năng tổ chức 
Văn hóa tổ chức 
“Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái công ty này” – ông Minh vị chủ tịch và là người sáng lập công ty quần áo may sẵn, nhà sản xuất complê may sẵn và áo khoác thể thao cho nam giới đã tuyên bố như vậy. “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển , nơi tôi muốn tất cả những người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ . Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mỗi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy . Tôi không muốn bất kỳ người nào với ý nghĩa như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu mã tốt, chi phí thấp . Chúng ta không cần phải là General Motors với sơ đồ tổ chức rắc rối của họ và tôi cũng không bao giờ muốn chúng ta như vậy ”. 
Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên cô Lan, phụ trách sản xuất thì cho rằng: “Quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi công việc của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và việc mô tả vị trí công tác , tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được”. 
Môi trường hoạt động 
Văn hóa tổ chức 
Vấn đề chính cần giải quyết