Bài giảng Quản lý dự án (Mới)

Vòng đời/chu kỳ dự ánBốn giai đoạn(phase) của dự án/vòng đời dự án/chu kỳ dự án (Project life cycle)Xác định&Tổ chức (Define)Hoạch định (Plan)Thực hiện (Execute)Kết thúc(Close up)(Ghép giai đoạn 1+2=khởi đầu DA -Innitiation)4 Giai đoạn liên tục nhau, được phân cách bỡi các điểm “ra quyết định”PROJECT LIFE CYCLEXác địnhDEFINEHoạch địnhPLANThực hiệnEXECUTEKết thúcCLOSE OUTKhởi đầuINITIATION PHASEPROJECT MODEL ( vs PROJECT MANAGEMENT MODEL)Trien khaiIMPLEMENTATION PHASEKết thúcTERMINATION PHASEChu kỳ hoạt động của một dự ánProject Life CycleFIGURE 1.1Chức năng quản lý dự ánBa chức năng quản lý dự án (Project Management functions)Định nghĩa dự án (Project definition)Hoạch định dự án (Project planning)Kiểm soát dự án (Project control)Nhà QLDA phải thực hiện:(1) xác định mục đích, mục tiêu,.. (2) tổng hợp các chi tiết hoạt động để đạt mục tiêu,.. và (3) đảm bảo mọi họat động đi về hướng về mục tiêuChức năng quản lý dự ánKhi dự án đang tiếp diễn, dù ở giai đoạn nào, nhà QLDA đều phải sử dụng thời gian hàng ngày của mình để: định nghĩa, hoạch định, và kiểm soát dự án ( lặp lại)Các chức năng mang tính liên hoàn:hoạch định  điều chỉnh định nghĩakiểm soát điều chỉnh hoạch định  điều chỉnh định nghĩaPlanningBudgettngAllocatingResourcesSchedulingRisk ManagementKiểm soát/Điều khiển dự án (Project control)Là một trong 3 chức năng chính của QLDA,bao gồm:Giám sát : (project monotoring):So sánh/Đo lường( progress measurement)Điều chỉnh (corrective action) Truyền thông: (Communication)Kiểm soát dự án (Project control)Theo Eric Verzuh (Fast Forward MBA)Đảm bảo mọi họat động đi về hướng về mục tiêu, bao gồm:Đo lường tiến độ( progress measurement)Truyền thông: (Communication)Điều chỉnh (Corrective action)Kết thúc dự ánGhi chú: Đo lường tiến độ =Giám sát + So sánhTheo Mantel- Meredith -Shafer -Sutton:2 chuc nang: Monotoring va Controllingla mat doi dien cua: selection va planningKiểm soát/Điều khiển Dự ánControlling the Project:	Kiểm soát- Kiểm tra-Điều khiểnÝ nghĩa:	không phải là “ra lệnh” (command) bằng quyền lực!	giống như điều khiển con tàu: liên tục điều chỉnh hải trình, mang tàu vào cảng.	 Bao cao1: Hien nay, DAbi tre tien do 2 tuanBi vuot chi phi 10.000$Bao cao 2: Khi duoc ban giao, DA seBi tre tien do 3 tuanBi vuot chi phi 15.000$Can du bao tuong lai!Giới thiệuTại sao cần phải duy trì sự kiểm sóat?Để đảm bảo con tàu đi đúng hướngCạm bẩy của báo cáo quá lạc quanGiới thiệu (tt)	Nhà Quản lý cần:Giám sát lịch trìnhKiểm tra ngân sáchKiểm tra chất lượngXử lý các vấn đề̀ con ngườiTruyền thông giữa các bộ phận	 Kiểm soát/Điều khiển dự ánKiểm soát dự ánViệc kiểm soát dự án ngày càng quan trọng khi thời điểm kết thúc càng gần kề? (Đ/S)Càng gần thời điểm kết thúc, bạn càng ít khả năng thay đổi thời gian và chi phí. cần kiểm soát ngay từ đầu.Nhà quản lý dự án giỏi?tìm thấy vấn đề sớm và xử lý kịp thời. Hoạch định:không phải sự kiện một lầnPhiên bản 1Kế hoạch ngân sáchPhiên bản 2Kế hoạch Phân bổngân sáchPhiên bản 3Kế hoạch Điều khiểnPhiên bản 4Hoạch định tiếp tụcPhiên bản 5 Kế hoạch cuối cùngTạo dòng ngân sáchDự án đươc chấp thuậnBắt đầu thực hiệnDự án sắp Hoàn thànhDự án Hoàn thànhKiểm soát dự án (Project control)Giám sát: (project monotoring):thu thập số liệu, thông tin, sử dụng kế hoạch ngân sách, kết quả kiểm tra chất lượng, và các điểm mốc để “đo lường tiến độSo sánh/Đo lường dự án ( progress measurement) : So sánh số liệu thu thập với kế hoạch. Những bài học, kinh nghiệm..Điều chỉnh (corrective action)- giải quyết vấn đề: sửa đổi nhằm đạt đến yêu cầu đề raĐánh giá dự án (Project evaluation)Nhận định dự án một cách khách quanViệc thực hiện dự ánTính hiệu quả &hợp lý liên tục của chiến lượcThiết kế dự ánTính bền vững của dự ánBài học và kinh nghiêm(gần giống với việc kết thúc dự án)̀Đánh giá nhu cầuĐánh giá phê chuẩnĐánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳĐánh giá tiếp theoKiểm soát Xác định Hoạch định Thực hiện Kết thúc2 - 5 - 10 năm sau Mục đích Mục tiêu Thiết kế DA WBS Lập kế hoạch tài chính Thời gian biểu DA Nhân sự và tổ chức Kỹ thuật/ hậu cần Giám sát/ kiểm traCác hoạt động và kết quả ĐG tiến độ và việc thực hiện Giải quyết vấn đề Giao tiếpChuyển giao/ bàn giaoKhoá sổThanh toánĐánh giá tác độngBài học rút raĐánh giá giữa kỳHình: Vòng đời dự án và các chức năng kiểm soát, đánh giá DAĐánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)Các tiêu chí đánh giá (evaluation criteria)Với các dự án thông thường (routine)Tính hiệu năng (Efficiency) (đáp ứng thời gian và chi phí(khác với hiệu quả-Effectiveness hoặc thành quả-Performance, liên quan đến khách hàng)Sự thỏa mãn/ảnh hưởng đến khách hàng	Đặc điểm kỹ thuật & vận hành	Đáp ứng nhu cầu K.hàng (trừu tượng hơn.)Tính kinh doanh (Business)	Dự án hướng ngoại (external): thành công thương mại, thi phần	 Dự án hướng nội (internal) : tăng năng suất, giảm thời gianTriển vọng tương lai (Future potential): có mặt trên thị trường, phát triển công nghệ mớiĐánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)	Các tiêu chí đánh giá (tt)Với các dự án không thông thường (nonroutine), xét thêm 2 tiêu chí:Đóng góp của D.A cho các mục tiêu (objectives) và mục đích (goals) của tổ chức.( dù mục tiêu có thể không được nêu ra rõ ràng)Đóng góp của D.A cho mục tiêu của các thành viên D.A	(Các chi tiết khác: xét điểm mạnh, điểm yếu của dự ánvà một số yếu tố khác như sử dụng được kỹ năng, cải tiến sử dung D.A trong tổ chức)Kiểm tra và giám sátKiểm tra ngân sáchĐánh giá mức độ chi tiêu vs. mục tiêu Kiểm tra chất lượngQui trình làm việc có thích hợp?Điểm mốc định kỳcông việc có theo đúng lịch trìnhNhà quản lý DA = Bộ cảm biến nhiệt độ!Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch và chất lượngĐiều chỉnh lại lịch biểu thời gianTìm thêm nhân viên mớiMua hay thuê thiết bị vả phần mềm tốt hơnTăng kinh phí và thời gianHợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việcCác hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch và chất lượng(tt)Tập chung cho các công việc trên đường găngLàm thêm giờHạn chế nghỉ phépKhen thưởng/phê bìnhĐào tạo huấn luyện nhân viênXem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tinCác hoạt động điều chỉnhKhi kinh phí dự án có nguy cơ tăngHạ thấp yêu cầu sản phẩmGiảm nhân viênDùng thiết bị rẻ tiềnRút bớt thời gian huấn luyệnHợp lý hoá: giảm các chi phí không cần thiếtCác hoạt động điều chỉnhKhi chất lượng công việc/sản phẩm giảmTăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩmThuê thêm tư vấnTập trung vào những khâu quan trọngKiểm tra chéoHuấn luyện đào tạo nhân viênThưởng phạtKiểm tra Giới thiệuKiểm soát (đánh giá/đo lường) chi phí theo phương pháp truyền thống.Kiểm soát (đánh giá/đo lường) chi phí theo phương pháp giá trị thu đuợc.