Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 6: Quản lý tích hợp dự án hệ thống thông tin

phần (tiếp) Sự toàn vẹn đường cơ sở đo lường hiệu năng ra sao sẽ được duy trì Nhu cầu và Kỹ thuật giao tiếp của các bên liên quan Các đánh giá quản lý cốt lõi đối với nội dung, phạm vi và thời gian để tạo điều kiện giải quyết các vấn đề mở và cấp phát các quyết định … Đường cơ sở Đường cơ sở thời gian biểu Đường cơ sở thực thi chi phí giá thành Đường cơ sở phạm vi 	(Ba đường cơ sở trên kết hợp thành đường cơ sở đo hiệu năng) Đường cơ sở phạm vi Phát biểu phạm vi dự án Cấu trúc phân rã công việc Từ điển cấu trúc phân rã công việc * QT phát triển KHQL DA: Sơ đồ Nhận xét Có 4 đầu vào, 1 kỹ thuật và 1 đầu ra 4 đầu vào của quy trình là thành phẩm từ nhiều quy trình liên quan Chỉ một đầu ra là Kế hoạch quản lý DA Liên quan tới rất nhiều quy trình: Tính quan trọng của KHQLDA * ĐV PT KH QL DA ĐV1: Tuyên bố DA Như quy trình trước ĐV2: Kết quả từ các quy trình lập KH Có nhiều quy trình lập kế hoạch mà đầu ra của chúng là đầu vào của quy trình này Mọi cập nhật kế hoạch thành phần hoặc đường cơ sở đều cần cập nhật kế hoạch quản lý dự án ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Tiêu chuẩn Chính phủ hoặc ngành Hệ thống thông tin quản lý dự án: các bộ công cụ tự động hóa như lập lịch, quản lý cấu hình, thu thập và cung cấp thông tin… Cấu trúc và văn hóa của tổ chức Hạ tầng Quản lý nhân sự * ĐV 4: Tài sản quy trình tổ chức ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức Hướng dẫn chuẩn, hướng dẫn công việc, chiến lược đánh giá đề xuất, chiến lược đo lường hiệu năng Mấu kế hoạch quản lý dự án Các tiêu chuẩn và chiến lược tạo thành quy trình chuẩn trong tổ chức đảm bảo nhu cầu riêng của DA Các hướng dẫn và yêu cầu đóng DA như các chiến lược đánh giá và tiếp nhận sản phẩm Các thủ tục điều khiển thay đổi bao gồm các bước là các chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục chính thức của công ty và bất cứ văn bản DA nào được biến đổi và cách thức biến đổi Hồ sơ các dự án trước đây: phạm vi, chi phí, tiến độ, đường cơ sở đo lường hiệu năng… Thông tin lịch sử và CS tri thức bài học kinh nghiệm CS tri thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản và đường cơ sở của mọi chuẩn, chính sách , thủ tục và các tài liệu khác của công ty * PT KHQL DA: Kỹ thuật và Đầu ra Kỹ thuật: Nguồn ý kiến chuyên gia được dùng để Đối sánh sự phù hợp quá trình với mục tiêu DA Phát triển các chi tiết kỹ thuật và quản lý đưa vào trong KHQLDA Xác định nguồn và các mức độ kỹ năng cần có để hoàn thành công việc của DA Định nghĩa mức độ quản lý cấu hình áp dụng cho DA Xác định các tài liệu DA là chủ thể được hình thức hóa thay đổi quá trình điều khiển Đầu ra: Kế hoạch quản lý dự án Đã được giới thiệu * 4. Quy trình Định hướng & QL thực hiện DA Thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đạt được mục tiêu của dự án: Thực hiện hành động để hoàn thành mục tiêu dự án Tạo thành phẩm dự án Chọn nhân sự, đào tạo, quản lý các thành viên đội DA tới dự án Thu nhận, quản lý, sử dụng nguồn tài nguyên gồm có vật liệu, công cụ, thiết bị và cơ sở vật chất Thi hành các phương pháp và tiêu chuẩn đã được lên kế hoạch Thiết lập và quản lý các kênh thông tin DA: nội bộ và ra bên ngoài * Quy trình Định hướng & QL thực hiện DA Nội dung (tiếp) Sinh dữ liệu DA: chi phí, tiến độ, tiến độ kỹ thuật và chất lượng, trạng thái để tạo điều kiện dự báo Đặt vấn đề thay đổi yêu cầu và làm phù hợp các yêu cầu thay đổi được chấp nhận vào phạm vi, kế hoạch và môi trường DA Quản lý rủi ro và thi hành các hành động ứng phó rủi ro Quản lý người bán hàng và nhà cung cấp Thu thập tài liệu và bài học kinh nghiệm và thi hành cải tiến quy trình đã được phê duyệt Chủ thể Người quản lý dự án và đội quản lý dự án: dẫn dắt thực hiện các hoạt động được lên kế hoạch, quản lý giao diện kỹ thuật và tổ chức Quy trình này bị ảnh hưởng trực tiếp từ miền ứng dụng của DA Thành phẩm được sản xuất như đầu ra được thực hiện khi hoàn thành các công việc được lên kế hoạch và lập lịch Thông tin hiệu năng công việc được tập hợp như một phần thực hiện dự án * Định hướng & QL thực hiện DA Nội dung với thay đổi được chấp nhận Hành động hiệu chỉnh: Hướng dẫn bằng văn bản thực hiện công việc DA đưa hiệu năng tương lai kỳ vọng công việc DA theo tuyến kế hoạch QLDA Hành động phòng ngừa: Hướng dẫn bằng văn bản để tiến hành các công việc giảm thiểu xác suất hậu quả tiêu cực từ rủi ro DA Sửa chữa khiếm khuyết: Định danh văn bản hóa chính thức một khiếm khuyết trong một thành phần DA với đề xuất hoặc sửa chữa khiếm khuyết hoặc thay thế thành phần * Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vào ĐV1: Kế hoạch quản lý DA Đã được giới thiệu ĐV2: Yêu cầu thay đổi được phê duyệt Là một phần của quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng Một cập nhật trạng thái điều khiển thay đổi chỉ ra một số thay đổi được phê duyệt, một số khác thì không Đội DA lập lịch thi hành yêu cầu thay đổi được chấp nhận Yêu cầu thay đổi được phê duyệt: mở rộng/thu hẹp phạm vi DA ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Văn hóa, cấu trúc tổ chức công ty hoặc khách hàng Hạ tầng (hiện có) Quản lý nhân sự (hướng dẫn thuê/sa thải, đánh giá hiệu suất nhân viên, hồ sơ đào tạo) Dung sai rủi ro các bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án * Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vào ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức Hướng dẫn chuẩn và hướng dẫn công việc Yêu cầu truyền thông xác định phương tiện truyền thông, lưu giữ hồ sơ, yêu cầu an ninh cho phép Các thủ tục vấn đề và quản lý khiếm khuyết định nghĩa điều khiển vấn đề và khiếm khuyết, định danh và giải pháp vấn đề và khiếm khuyết, dò tìm mục hành động CSDL đo lường quá trình được dùng để thu thập và tạo các dữ liệu đo lường sẵn có đối với quá trình và sản phẩm Hồ sơ từ các dự án trước đây CSDL quản lý vấn đề và lỗi chứa trạng thái, thông tin điều khiển vấn đề và lỗi trong lịch sử, giải pháp vấn đề và lỗi, các kết quả của mục hành động * Định hướng & QL thực hiện DA: Kỹ thuật KT1: Ý kiến chuyên gia Các loại hình chuyên gia, tập trung vào đơn vị khác nội bộ công ty, nhà tư vấn, các bên liên quan (bao gồm nhà tài trợ và khách hàng), hội nghề nghiệp và kỹ thuật KT2: Hệ thống thông tin quản lý dự án một phần của yếu tố môi trường doanh nghiệp công cụ phần mềm lập lịch, hệ thống quản lý cấu hình, hệ thống thu thập và phân bố thông tin… * Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu ra ĐR1: Thành phẩm Thành phẩm được phê duyệt : sản phẩm, kết quả, năng lực thi hành dịch vụ … độc đáo và được kiểm chứng ĐR2: Thông tin hiệu suất công việc Tình trạng thành phẩm Tiến độ theo lập lịch Chi phí phát sinh ĐR3: Các yêu cầu thay đổi Thực hiện công việc DA: có vấn đề phát sinh dẫn tới thay đổi chính sách - thủ tục DA, phạm vị DA, chi phí và ngân sách, lịch dự án, chất lượng DA Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa; Sửa chữ khiếm khuyến; cập nhật tài liệu * Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu ra ĐR4: Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý lịch biếu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch quản lý nguốn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm Các đường cơ sở của DA ĐR5: Cập nhật tài liệu dự án Các tài liệu yêu cầu Nhật ký DA Đăng ký rủi ro Đăng ký các bên liên quan * 5. QT giám sát &điều khiển công việc DA theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ để đáp ứng các mục tiêu hiệu suất được xác định trong kế hoạch quản lý dự án Giám sát (Monitor) thực hiện trong suốt dự án. Thu thập, đo lường và phân phối thông tin hiệu năng; đánh giá độ đo và xu hướng để cải tiến quy trình; liên tục cung cấp thông tin cho đôi quản lý DA Điều khiển (Contrrol): xác định hành động sửa chữa hay phòng ngừa hoặc tái lập lịch và theo dõi hiệu năng công việc * QT giám sát &điều khiển công việc DA Nội dung So sánh hiệu năng DA trên thực tiễn với theo kế hoạch Đánh giá hiệu năng nhằm xác định: hành động hiệu chỉnh hoặc phòng ngừa được chỉ định và tư vấn các hành động này Xác định những rủi ro mới và phân tích, theo dõi và giám sát rủi ro dự án hiện thời để đảm bảo các rủi ro được xác định, tình trạng của chúng được báo cáo, và kế hoạch thích hợp ứng phó rủi ro đang được thực hiện Duy trì một cơ sở thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến sản phẩm DA và làm tài liệu về chúng Cung cấp thông tin hỗ trợ báo cáo tình trạng, đo lường tiến bộ, và dự báo Cung cấp các dự báo để cập nhật chi phí hiện tại và thông tin lịch trình hiện tại Giám sát thực hiện các thay đổi được phê duyệt khi chúng xảy ra * Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào ĐV1: Kế hoạch quản lý DA Như đã được giới thiệu ĐV2: Báo cáo hiệu năng báo cáo do đội dự án chuẩn bị chi tiết các hoạt động, thành quả, sự kiện quan trọng, vấn đề được xác định, và các bài toán Trạng thái hiện thời Thành quả đáng kể trong khoảng thời gian Các hành động được lập lịch Dự báo Các vấn đề * Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp Chuẩn chính phủ hoặc chuẩn ngành Hệ thống xác thực công việc của công ty\ Dung sai rủi ro các bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án ĐV4: Tài nguyên quy trình tổ chức Yêu cầu truyền thông trong tổ chức Thủ tục kiểm soát tài chính: báo cáo thời gian, mã số kế toán, đánh giá chi phí và giải ngân, và các quy định hợp chuẩn khác Thủ tục quản lý vấn đề và lỗi thủ tục kiểm soát rủi ro: phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất và tác động, và ma trận xác suất và tác động CSDL đo lường quá trình CSDL bài học kinh nghiệm * GS & ĐK công việc DA: Kỹ thuật & Đầu ra KT: Ý kiến chuyên gia Đã được giới thiệu ĐR1: Yêu cầu thay đổi Đã được giới thiệu ĐR2: Cập nhật kế hoạch quán lý DA Tập trung vào: Kế hoạch quản lý lich biểu, kế hoạch quản lý chi phí; Kế hoạch quản lý chất lượng; Đường cơ sở phạm vi; đường cơ sở lịch biểu; đường cơ sở hiệu năng chi phí ĐR3: Cập nhật tài liệu DA Các dự báo Báo cáo hiệu năng Nhật ký vấn đề … * 6. Điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng Giới thiệu xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi, phê duyệt những thay đổi và quản lý các thay đổi đối với các sản phẩm trung, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án * 7. Quy trình đóng DA/ pha DA Nội dung hoàn thiện tất cả các hoạt động trên tất cả các quá trình quản lý dự án chính thức hóa hoàn thành toàn bộ hoặc giai đoạn dự án. *