Bài giảng Quản lí dự án công nghệ thông tin - Bài 2: Kỹ năng trao đổi

viên)
Ông Khôi
Ông Hồng
30 phút
15 phút
15 phút
1. Tại sao cần xây dựng hệ thống LAN
Vấn đề: không thể dùng chung được
thông tin
Mục tiêu: dùng chung csdl
Giải pháp: 
a. Cài đặt LAN/WS ; b. Móc nối mọi csdl
Kế hoạch thực hiện:
a. Ước lượng ngân sách ; b. Lập lịch
2. Trình diễn WS ứng cử viên
3. Thảo luận và hỏi đáp
Trình 
bày 
chính
Tài liệu bài 
chiếu phát cho 
mọi người
Ô.Nguyễn Văn 
Ba
(Trưởng dự 
án)
10 phút1. Tự giới thiệu
2. Giải thích tình huống
3. Giải thích chủ định
4. Giải thích các giai đoạn
Giới 
thiệu
Ghi chúNgười 
trình bày
Thời 
gian
Loại
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 33
Chuẩn bị và diễn tập
Chuẩn bị tài liệu:
Vật tư trình bày ở các định dạng khác nhau
Chuẩn bị câu hỏi thường gặp (FAQ) và câu trả 
lời.
Kế hoạch 
nghiệp vụ 
và báo cáo
(Đọc tài liệu 
được yêu cầu)
Bản in bài 
trình bày
(Vật tư hỗ trợ)
Vật tư trực 
quan (máy 
chiếu v.v..)
(Phương tiện 
trực quan)
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 34
Chuẩn bị và diễn tập (t.)
Xác nhận điều kiện trình bày
Chuẩn bị và thời kì chuẩn bị
Vị trí trình bày và trang thiết bị
Các điều kiện khác
Diễn tập
Điều kiện về thời gian và vị trí trình bày
Ý kiến từ các khán giả
Điều chỉnh việc trình bày
– Thu xếp thời gian
– Giai đoạn chuyển tiếp
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 35
Trình bày bài nói có hiệu quả
Xác định bài nói tốt – tiếp cận cơ sở
Người hoàn toàn không quan tâm
a) Hãy bắt đầu bằng những điều dễ nghe
Người bắt đầu lắng nghe
b) Hãy giải thích theo cách dễ hiểu
Người đã hiểu đầy đủ
c) Hãy trình bày theo cách có hiệu quả
Người bị ảnh hưởng hoàn toàn
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 36
Điều làm phân tán khán giả
Nói quá nhanh, bỏ nhịp theo của khán giả
Dùng quá nhiều thuật ngữ kĩ thuật
Nói cho chính mình
Lạc đề
Quá nhiều ngôn ngữ thân thể, không đủ hình 
thức
Kém giao tiếp bằng mắt
Nói mà không tự tin hay không có sức mạnh
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 37
Các loại trình bày
Ba loại trình bày
Kĩ năng trình bày bằng lời
Ngôn ngữ thân thể
Cấu trúc và điều phối việc trình bày
- Định dạng trình 
bày (dữ liệu, đồ 
thị…)
- Hạ tầng rõ ràng
- Các điểm nhỏ rõ
- Chuyển chủ đề rõ
- Chủ đề hay (như tin tức 
mới v.v..)
Cấu trúc
- Cử chỉ (thụ 
động)
- Thái độ tương xứng- Chuyển động thân thể
- Tiếp xúc mắt
Ngôn ngữ 
thân thể
- Tốc độ lưu loát- Phát âm- Tốc độ và việc dừng
- Nói to
Nói
Hiệu quảDễ hiểuDễ nghe
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 38
Nói dễ nghe
Tốc độ và việc dừng
Trình bầy theo tốc độ nhất quán
Luôn dừng lại khi thay đổi sang chủ đề mới (hay đoạn 
mới)
Nói chậm lại khi giải thích các chủ đề khó
Việc nghe
Được ghi nhớ
Hiểu lời nói
Tiến trình ghi nhớ
Việc giải thích theo nhịp điệu chậm thường mang tính thuyết 
phục hơn và làm dễ nhớ chi tiết hơn cho thính giả 
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 39
Nói dễ nghe (tiếp)
Nói to
Đảm bảo mọi thính giả đều có thể nghe được rõ
Dùng microphone khi cần
Tránh dùng âm vực cao
Nhấn mạnh và lên xuống giọng
– Lôi kéo sự chú ý của thính giả
– Làn tăng lời nói hay chủ đề quan trọng
NhanhThấp/Tr. bìnhNói nhỏLôi kéo sự chú ý 
của thính giả
ChậmCaoNói toNhấn mạnh điểm 
quan trọng
Tốc độLên xuốngTo nhỏ
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 40
Nói dễ hiểu
Cấu trúc bài nói
Bài nói -- câu -- từ
Từ dễ hiểu:
Tránh dùng từ khó
Thuật ngữ kĩ thuật, viết tắt, tiếng nước ngoài phải 
hợp với mức độ hiểu biết của thính giả
Dùng tiếng lóng chỉ khi thích hợp
Dùng thuật ngữ/từ vựng đúng
Câu dễ hiểu:
Tránh câu dài
Tránh văn phạm khó
Dùng tiêu đề nhỏ và bắt câu hiệu quả
Phát âm:
Phát âm từng từ rõ ràng
Phát âm tách biệt từng từ
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 41
Kĩ thuật trình bày trực quan
Hiểu cách trình bày trực quan
Hệ thống 
hoá các 
kiểu dữ 
liệu và 
thông tin 
đa dạng
Hình 
dung
Chuyển thành đồ hoạ hay sơ đồ
Kí hiệu Từ khoá Minh hoạ
Hiểu biết cơ sở
Dẫn tới khái niệm, ưu tiên, so sánh, xu hướng v.v..
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 42
Kĩ thuật trình bày trực quan (t.)
Ích lợi của trình bày trực quan
1. Gây ấn tượng mạnh
2. Tóm tắt các điểm và ý chính 
3. Dễ hiểu
4. Hấp thu nhanh thông tin; ghi nhớ tốt hơn
5. Thay thế cho kinh nghiệm thực tại
Các dạng thức trình bày
1. Đồ thị (để hình dung dữ liệu và số)
2. Sơ đồ (để hình dung tình huống hay ý tưởng)
3. Các dạng khác (ảnh vẽ, ảnh chụp, minh hoạ)
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 43
Dùng nghệ thuật trực quan
Hướng dẫn cơ sở
Dùng cách tiếp cận khác nhau cho các thính 
giả khác nhau
Dùng sơ đồ thích hợp để hiểu nhanh
Thường xuyên nâng mối quan tâm lên
Thay thế cho kinh nghiệm thực tại
Dùng đúng khối lượng thông tin
Tránh nêu ra quá nhiều thông tin
Chỉ nêu ra cái gì cần thiết
Tránh nhiều chủ đề trên một trang
Dạng thức trực quan thích hợp: 
Mô tả lời Æ dạng thức dữ liệu Æ Đồ thị
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 44
Dùng nghệ thuật trực quan (t.)
Nâng cao hiệu quả trực quan
Phóng to
Gạch chân hay chọn font đặc biệt
Đặt vào ngoặc nhọn hay hộp
Đổi mầu font hay mầu nền
Quan sát chi tiết
Bảo đảm mọi tài liệu trình bày đều dễ thấy cho 
khán giả ở cuối
Trình bày theo định dạng dễ hiểu
Tránh nhiều sở thích cá nhân
Cố gắng khích động cảm xúc của khán giả chứ 
không chỉ đơn giản trưng bầy
Tránh dựa vào một công cụ trình bày
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 45
Quan hệ tương tác
1. Đọc phản ứng của khán giả
Không phản ứng với 
chuyện đùa
Nói chuyện với người khác
 Cười với chuyện đùa của 
bạn
Phản ứng tích cực với câu 
hỏi
Các dấu hiệu 
khác
Nói chuyện, nghỉ ngơi, chơi 
đùa, nằm lên bàn
Nhìn đồng hồ hay nhìn ra 
ngoài
 Nghiêng ra trước
Ghi chép thường xuyên
Gật đầu
Chuyển động
Không nhìn vào bạn
Không diễn đạt mặt
Luôn nhìn vào bạn
Mỉm cười trên khuôn mặt
Diễn tả mặt
Không cùng bạnCùng bạn
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 46
Những điểm lôi kéo chú ý
Trình bày nhiệt tình
Thể hiện bạn là người có thẩm quyền về chủ đề trình 
bày
Trích dẫn có thẩm quyền và định nghĩa thuật ngữ
Cho mọi người điều họ muốn
Dùng chuyện đời thực để làm bài trình bày sinh động và 
thuyết phục
Dùng kinh nghiệm chung làm cơ sở
Dùng so sánh và tương phản
Thay đổi nhịp độ trình bày (dừng lại hay phân phát tài 
liệu)
Đặt câu hỏi và cho thảo luận
Cho nghỉ có giải khát và bánh trái
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 47
Hỏi câu hỏi thích hợp
Mục đích đặt câu hỏi
1. Đảm bảo khán giả đang lắng nghe
2. Giúp khán giả hiểu tốt hơn
3. Kiểm tra nhịp độ và việc hiểu 
Dùng câu hỏi thích hợp
1. Tránh hỏi câu hỏi khó
2. Hỏi câu hỏi cho đa số người
3. Tránh hỏi mẹo hay hỏi xỏ
4. Mỗi lúc hỏi một câu
5. Luôn đáp ứng với câu trả lời và cho đánh giá tích cực
Các kiểu câu hỏi khác nhau
1. Đánh giá/So sánh
2. Phân loại hay đặt thứ tự
3. Ví dụ
4. Trích dẫn sự kiện hay kinh nghiệm
5. Ý kiến
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 48
Trả lời câu hỏi
Hướng dẫn cơ sở
1. Luôn tích cực với câu hỏi cũng như người hỏi
2. Tóm tắt cả câu hỏi và trả lời
3. Hỗ trợ câu trả lời bằng dữ liệu hay bằng cớ
4. Tôn trọng người hỏi và tránh đối đáp cá nhân
Các cách trả lời khác nhau
1. Vì … do đó …
2. Hỏi ý kiến của người hỏi
3. Hỏi ý kiến của khán giả
4. Trả lời vào lúc cuối của trình bày
5. Tránh việc trả lời
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 49
Dùng ngôn ngữ thân thể
Tầm quan trọng của ngôn ngữ thân thể
Thông điệp mà khán giả nhận được: từ việc nói 
38%, từ thông tin 7%, từ thái độ (ngôn ngữ thân 
thể) 55%
Mục đích của ngôn ngữ thân thể
Cung cấp thông báo phụ
Nâng cao tác động trình bày
Khán giả thường nhận thông báo hay đánh giá 
người trình bày theo ngôn ngữ thân thể
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 50
Các kiểu ngôn ngữ thân thể
Cử chỉ và hành động
1. Thảnh thơi và thẳng lưng
2. Tìm chỗ tốt để đặt tay
3. Di chuyển tự nhiên giữa phương tiện 
trình bày và khán giả
Diễn đạt mặt và tiếp xúc mắt
1. Biểu lộ sự năng nổ và thái độ tích cực
2. Mỉm cười trên khuôn mặt
3. Tránh tiếp xúc mắt vào khán giả đặc 
biệt, luôn kiên định
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 51
Các ấn tượng bên ngoài
Trang phục thích hợp. Tránh một số điểm
Đứng một chân
Di chuyển tay không cần thiết
Gãi đầu, xoa mặt
Cho tay vào túi
Nói với đồ vật
Chơi với tài liệu trình bày
Bước vòng tròn
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 52
2.7 Động não tập thể 
Brainstorming - động não tập thể : là một hình thức 
họp đặc biệt nhằm xới lên vấn đề để chuẩn bị giải 
quyết
Các quy tắc chung như sau :
Mọi người nắm rõ vấn đề cần giải quyết
Chỉ phát biểu ý kiến tích cực : không chỉ trích bất cứ ý kiến 
nào đã nêu và khuyến khích mọi ý kiến
Có ý gì cứ nói ngay, không cần đào sâu hay dè dặt
Mọi ý kiến đều viết ra lớn để mọi người nhìn, suy nghĩ, kết 
hợp các ý đã nêu ra một cách tích cực, nảy ra ý mới
Cần hoà nhã vui vẻ, coi như một trò chơi
Các ý kiến đã nêu không thuộc về bất cứ ai
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 53
Động não tập thể (tiếp)
Vai trò người điều khiển rất quan trọng
Xác định rõ lúc đầu mục đích và luật chơi
Tham dự «loạn ý» vui vẻ như mọi người khác
Khách quan vô tư với mọi người, kể cả mình, và mọi ý
Đến một lúc nào đó thì tổ chức dần các ý kiến thành 
từng nhóm tương thích trong khi vẫn tiếp tục động não
Biết phát hiện và khen ngợi các ý kiến có tính tăng 
cường và bổ túc các ý đã có, biết hỏi kích thích
Biết lúc nên kết thúc
Cuối cùng cần tổng kết
Xác định các phương án
Đặt ra các câu hỏi cần bổ sung và phân công giải 
quyết
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 54
Động não tập thể (tiếp)
Bài tập 1
Có một viên gạch hình khối chữ nhật (ABCD) (A’B’C’D’); 
mà các góc, cạnh và mặt bằng đều rất hoàn hảo.
Có thêm một cái thước khắc cm đủ dài hơn viên gạch
Hãy tìm cách đo đường chéo D’B của viên gạch này với 
điều kiện chỉ được áp thước một lần để đo
D
A
C
B
D’
A’
C’
B’
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 55
Động não tập thể (tiếp)
Bài tập 2
Có một chiếc thuyền đang 
bồng bềnh trên hồ.
Trời đổ cơn giông dữ dội 
làm chìm chiếc thuyền.
Hỏi: mực nước trong hồ 
sau cơn giông như thế nào 
so với mực nước trước khi 
giông? Cao hơn hay thấp 
hơn?
12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 56
Lời giải việc đo gạch
D
A
C
B
D’
A
’ C’
B
’