Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Kết thúc dự án - Nguyễn Thị Đức Nguyên

 viên nhờ sự phân quyền và cung cấp đủ
nguồn lực
 Truyền thông hai chiều một cách hiệu quả (effective two
way communication) là nhân tố quan trọng dẫn đến sự
thành công của dự án.
 Truyền thông là quá trình 2 chiều
 Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm
bảo luồng thông tin giữa nhà quản lý dự án với tổ dự án
và với khách hàng. 10
Nhà quản 
lý dự án
Tổ dự án, 
khách hàng
Mục tiêu, yêu cầu
Phản hồi về quy trình, 
kết quả
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 6
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
 Yêu cầu thêm của khách hàng
 Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên của họ để tiếp
nhận và vận hành dự án
 Khảo sát nhu cầu để thích nghi và điều chỉnh các quy trình
và các hệ thống vận hành
 Lập kế hoạch cho sự gia tăng NVL thô khác nhau hay
hoặc dự trữ sản phẩm
 Lập kế hoạch quảng cáo hoặc bán sản phẩm sẽ có của
dự án
 Nhu cầu thêm của nhà QLDA
 Lập kế hoạch tái phân công nhân viên
 Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự
 Tập hợp tất cả thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ
các bài học và kinh nghiệm thu được từ dự án 11
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
Hướng giải quyết:
Tổ chức những cuộc họp thường xuyên hơn
 để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up)
Mở rộng sự tham dự bao gồm
 Tất cả các thành viên của tổ dự án (càng lúc càng ít dần)
 Mời nhân sự phía khách hàng: Nhân viên của khách hàng có liên 
quan đến các công việc còn tồn đọng/sai sót
Tại những cuộc họp này: Cho phép cuộc họp xem xét những 
vấn đề chi tiết hơn mà trước đó không được xem xét, đề cập 
đến.
Phải có cuộc họp riêng giữa nhà quản lý dự án và tổ dự án
 Tổ chức những cuộc họp cùng với nhóm để thảo luận các vấn đề trong 
nhóm: tái phân công, thay đổi nhiệm vụ các thành viên
12
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7
4. QUẢN LÝ THÔNG TIN
13
QUẢN LÝ THÔNG TIN
Vấn đề đặt ra trong giai đoạn này là chúng ta cần những thông
tin gì và tại sao lại cần nó?
Trong giai đoạn này: những yếu tố cần lưu ý trong quá trình 
quản lý thông tin:
 Hầu như tiền bạc đã được tiêu dùng và phân bổ
 Đa số các kết quả đã được hình thành
 Đa số các nguồn lực đã được sử dụng
Trả lời câu hỏi trên là:
Những thông tin cần trong giai đoạn cuối dự án:
 Xác định các công việc còn tồn đọng
 Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả
 Tạo ra một tài liệu về dự án
 Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra 14
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8
QUẢN LÝ THÔNG TIN
 Hoạt động quản lý thông tin nhằm
 Hoàn thành dự án
 Đảm bảo khách hàng có thể quản lý một cách 
hiệu quả sự vận hành và bảo trì các thành quả 
dự án
 Thực hiện sự kiểm toán và thẩm định sau dự 
án
15
HOÀN THÀNH DỰ ÁN
 Để hoàn thành dự án (project completion) cần xác 
định:
 Những gì đã thực hiện?
 Những gì chưa hoàn tất, còn phải được thực 
hiện?
Muốn trả lời các câu hỏi này phải dựa vào:
 Nguồn tham khảo
• Bản tiêu chuẩn & các đặc trưng của dự án
• Hệ thống kiểm soát sự thay đổi trong quá trình thực 
hiện dự án.
• Who, what, why của các sự thay đổi này
 Who: Ai là người chịu trách nhiệm?
 What: Cái gì thay đổi? 
 Why: Tại sao thay đổi? 16
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9
HOÀN THÀNH DỰ ÁN
 Vấn đề liên quan đến công việc còn tồn đọng
 Thỏa thuận giữa nhà QLDA và khách hàng/chủ đầu tư
chương trình hoàn thành phần công việc còn tồn đọng
 Thiết lập những mục tiêu ưu tiên trong chương trình
 Khiến cho việc kết thúc dự án được quản lý tốt
và có thứ tự
 bảng kiểm tra quá trình kết thúc dự án
17
BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN
Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực hiện
1. Bản dự án chi tiết
A. Thiết lập những thay đổi về bản dự án chi tiết
B. Xem & duyệt lại bản chi tiết
2. Kế hoạch dự án
A. Ngày phân phát thực tế trên giấy tờ
B. Ngày hoàn thành thực tế trên giấy tờ
C. Tổ chức cuộc họp dự án cuối cùng
3. Tài chính
A. Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối cùng
B. Chuẩn bị & phân phát bản báo cáo tài chính cuối cùng
4. Các yêu cầu công việc & hợp đồng
A. Kết thúc tất cả yêu cầu công việc & hợp đồng
B. Chuẩn bị báo cáo của nhà thầu
5. Các hoạt động ở công trường
A. Kết thúc các hoạt động ở công trường
B. Chuyển nhượng trang thiết bị ở công trường
6. Nhân sự
A. Cập nhật các báo cáo nhân sự
B. Hoàn tất việc phân công lại
C. Tổ chức cuộc họp đội ngũ dự án lần cuối
7. Khách hàng
A. Hoàn tất sự bàn giao dự án
8. Tổng quát
A. Hoàn tất bản báo cáo dự án
18
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10
KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN
 Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post 
project audit)
 Mục tiêu của bản kiểm toán sau dự án
• Nhận ra tình trạng hiện tại của dự án
• Nhận ra những sai lầm tiềm ẩn của dự án
• Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoặc
hoạch định dự án hay không
19
KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN
 Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post
project audit)
 Mục tiêu kiểm toán đối với khách hàng
• Nhận dạng sự hoàn thành của kết quả dự án
• Nhận dạng những tồn đọng cần phải được thực hiện
• Lý do của những chi phí bị vượt quá
 Mục tiêu kiểm toán đối với nhà QLDA
• Xem xét chi phí hoạch định có đạt được không?
• Nhận dạng tính thích hợp của kỹ thuật quản lý dự án
• Nhận dạng những công việc sử dụng tài sản dự án 20
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11
KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN
 Kích thước, cấu trúc, trọng tâm của bản
báo cáo kiểm toán?
 Chi phí dự án
 Bản chất dự án
 Kết quả dự án
 Báo cáo kiểm toán không phải là báo cáo
kế toán chi phí
 Báo cáo là cơ sở cho hoạt động pháp lý giữa
khách hàng và nhà QLDA
 Là cơ sở cho các phê chuẩn/ước lượng tương lai
21
THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN
 Được thực hiện vì lý do công bằng hoặc sự hài 
lòng về kỹ thuật của bên thứ 3
 Ở những tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, 
thẩm định được thực hiện bởi một bộ phận độc 
lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao
 Xem xét toàn bộ dự án từ giai đoạn khái niệm 
đến 2-3 năm sau khi hoàn thành
 Đánh giá giai đoạn đề cương dự án
 Đánh giá sự quản lý & thực hiện dự án
 Đánh giá sự phù hợp với việc vận hành của khách hàng
 đánh giá sự đáng giá kết quả của dự án đã đạt so 
với những gì đã hoạch định 22
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12
THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN
 Giúp cải tiến sự thực hiện dự án về mặt 
tổ chức
 Ước lượng chi phí tốt hơn bởi dựa vào dự liệu 
quá khứ chính xác hơn
 Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi dữ liệu cho 
hoạch định và đánh giá rủi ro tốt hơn
 Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi công tác 
đánh giá và giám sát cẩn thận hơn
 Quản lý dự án tốt hơn bởi sử dụng công cụ tốt 
hơn và nhà quản lý có kinh nghiệm hơn
23
5. QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO 
QUYỀN LỰC
24
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC
 Bản chất là: 
 Chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án và 
người vận hành dự án
1. Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò của nhà 
quản lý dự án trở thành một trong những trọng 
tâm của giai đoạn chuyển đổi từ:
 Đạt được mục tiêu sang hoàn thành tất cả
 Giải quyết các vấn đề tổng thể sang hoàn thiện các chi tiết
 Thiết lập & duy trì quyền hành sang giao phó và chuyển 
giao quyền hành
25
QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC
 Những khó khăn trong giai đoạn này:
 Khách hàng gặp khó khăn khi chấp nhận một sự chuyển 
đổi căn bản trong hành vi nhà quản lý dự án
 Nhà QLDA cũng phải chịu đựng những khó khăn khi chấp 
nhận sự chuyển đổi đó
 Những hoạt động cần có
 Một buổi lễ chính thức biểu thị sự chuyển giao quyền 
hành
 Giới thiệu một vai trò mới của nhà QLDA – vai trò của nhà 
quản lý kết thúc dự án
 Điều kiện thành công
 Hoạt động chuyển giao được thực hiện với kỹ năng 
chuyên nghiệp
 Phản ánh bản chất thực tế của phần kết thúc dự án 26
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
Kết thúc dự án
Project Closure/Termination
• Kết thúc dự án không phải lúc nào cũng dễ dàng!
• Các công việc kêt thúc thường tẻ nhạt!
Summary。。。
Qui trình kết thúc dự án(KTDA)
 Các hoạt động chính của giai đoạn KTDA;
 Lập kế hoạch (kết thúc)- Developing a plan
 Tổ chức nhân sự _Staffing
 Truyền thông kế hoạch-communicating the plan
 Áp dụng kế hoạch –Implementing the plan
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
Lập kế hoạch (kết thúc)
Kế hoạch phải trả lời được các câu hỏi:
 WHAT: công việc gì cần thực hiện để kết 
thúc?
 WHO: ai chịu trách nhiệm?
 WHEN: khi nào bắt đầu và chấm dứt?
 HOW: bàn giao sản phẩm bằng cách nào?
Tổ chức nhân sự(TCNS)
• Nếu dự án không chấm dứt đột ngột thì
TCNS không phải là vấn đề lớn.
• Nếu dự án chấm dứt đột ngột, nên tìm người
khác kết thúc dự án.
• Nếu dự án kết thúc thành công, nên cho nhà
QLDA biết công tác (dự án) tiếp theo là gì để
gia tăng lòng nhiệt tình.
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
Truyền thông kế hoạch
Cần truyền thông kế hoạch sớm để các thành 
viên:
-Chuẩn bị tâm lý chấp nhận dự án sắp kết 
thúc
-Chuẩn bị di dời/thay đổi công việc làm
Lí tưởng nhất: thành viên biết trước công 
việc sắp tới là gì. Ngược lại, họ lo lăng 
thăm dò công việc tương lai nên lơ là công 
tác dự án, dẫn tới nguy cơ trễ hạn.
Áp dụng kế hoạch
 Liệt kê danh sách công việc cần kết thúc: có 5 
công việc chính:
1. Khách hàng chấp nhận sản phẩm
2. Khóa nguồn lực để chuyển cho dự án khác.
3. Tái phân công thành viên dự án.
4. Đóng các tài khoản và kiểm lại các hóa đơn đã được thanh toán hết chưa.
5. Đánh giá đội dự án,thành viên dự án, và nhà Quản 
lý DA
 Tổ chức lễ tổng kết, khen thưởng, và tiệc chia tay
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17
Tổng thể quá trình QLDA
Xây dựng phác 
thảo công việc
Công bố 
dự án
Danh sách 
công việc
Ước 
lượng
Lên lịch 
biểu
Lên ngân 
sách
Lập tài liệu dự án và 
hoạt động QLDA
Lập tổ dự 
án
Phân bổ tài 
nguyên
Xác định cách 
làm lại
Quản lý 
DA
Theo dõi và 
QL tiến độ
Phân tích 
khác biệt Lập KH lại?
Kết thúc 
DA Xác định sửa đổi cần thiết
Thực hiện 
sứa đổi
không
có
Xác 
định DA
Lập kế 
hoạch 
DA
Tổ 
chức 
DA
Kiểm 
soát DA
Kết thúc 
DA
Questions?
34