Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 3: Hoạt động kế toán thương mại trên phần mềm chuyên dụng

ệp vụ 2a: Ngày 09/02/2018, mua một máy photocopy của công ty TNHH Thanh Long. Công ty đã thanh toán tiền bằng tài khoản VNĐ, ngân hàng Á Châu. Chi phí vận chuyển máy về công ty do người bán chịu. 
Máy photocopy Canon IR 2530 	SL: 1 ĐG: 31.190.000 (VND/cái) 
Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn TL/18T , số HĐ: 0002387, ngày 09/02/2018, thuế GTGT 10%. 
Thông tin về tài sản: Tài sản có thời gian sử dụng 5 năm, ngày bắt đầu đưa vào sử dụng là 09/02/2018. Tài sản sử dụng cho phòng hành chính. 
Nghiệp vụ 2b: Ngày 28/02/2017, kế toán TSCĐ ghi nhận chi phí khấu hao tháng 02/2017 
TH 3. THANH LÝ TSCĐ – KHẤU HAO TSCĐ 
Nghiệp vụ 3b: Ngày 31/03/2018, kế toán TSCĐ ghi nhận chi phí khấu hao tháng 03/2018 
Nghiệp vụ 3a: Do máy phát điện không đáp ứng yêu cầu công việc nên công ty XYZ quyết định bán thanh lý máy này. Ngày 20/03/2018, công ty TNHH Hạnh Phúc đồng ý mua lại máy phát điện này. Giá mua theo hợp đồng ký kết là 42.900.000 đồng (Đã bao gồm thuế GTGT). Công ty TNHH Hạnh Phúc đã chuyển khoản thanh toán tiền mua hàng vào tài khoản VNĐ, ngân hàng Vietcombank. 
Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn AB/18T , số HĐ: 0000005, ngày 20/03/2018, thuế GTGT 10% 
47 
Bài tập 
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel báo cáo: 
 Sổ tài sản cố định 
 Thẻ Tài sản cố định 
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,đặt tên: CT_XYZ_TSCĐ.zip 
Tài sản cố định 
- Thiết lập danh mục một TSCĐ 
 Khai báo nguyên giá (tăng giá trị) TSCĐ, phương pháp và thời hạn khấu hao 
 Khấu hao TSCĐ qua một vài kì 
 Thanh lý TSCĐ 
 Các báo cáo về tình hình của TSCĐ 
Yêu cầu : tìm hiểu phân hệ và thao diễn cơ bản 
Tự đánh giá 
Phân loại các chức năng trong phân hệ TSCĐ theo mô hình I-P-O ? 
Những “Ai” tham gia vào quy trình mua sắm TSCĐ? 
Các chứng từ gì phát sinh khi mua sắm và thanh lý TSCĐ? 
Kế toán bán hàng vàcông nợ phải thu 
50 
Quy trình 
51 
52 
53 
Các chức năng thuộc về: 
 Nhập liệu đầu vào	 (Input)	? 
 Xử lý	 (Process)	? 
 Kết xuất báo cáo đầu ra (Output)	? 
Thực hành trên phần mềm 
54 
Chọn thời gian làm việc – kì kế toán! 
55 
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC 
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX 
Kì kế toán: QUÝ 
Ngày hạch toán (nên đặt) : 31/03/20XX 
56 
Quy trình bán hàng 
 Bán hàng thu tiền ngay – xuất kèm hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sau 
Tình huống 1. 
57 
Ngày 26/02/20XX: bán hàng cho khách hàng KH001 ; HĐ 000000 2 , m ẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 ; số Seri AB/11T – thuế VAT: 10%. Bên mua hàng thanh toán ngay bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng (TK ngân hàng Đông Á 0105860411). 	 
	SL(KG)	ĐG(VNĐ/KG)	 
HH04	1.000	15.000 
HH05	1.000	25.000 
Lưu ý 
	 Tách rời nghiệp vụ xuất hóa đơn và nghiệp vụ lập chứng từ bán hàng để đáp ứng các trường hợp: 
- NVBH lập hóa đơn trước, cuối ngày kế toán mới lập ch ứ ng từ bán hàng ; 
- Trong tháng , khách hàng mua hàng nhiều lần, cuối tháng mới yêu cầu xuất hóa đơn ; 
- Trong ngày lập chứng từ bán hàng nhưng khách hàng không lấy hóa đơn, cuối ngày tổng hợp lại lập 1 hóa đơn tổng hợp . 
58 
59 
Quy trình bán hàng 
 Lập báo giá gửi khách hàng – nhận đơn đặt hàng từ khách hàng – chuyển hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn 
 Khách hàng trả lại hàng 
Tình huống 2. 
60 
2a. Ngày 24/02/20XX Cty ABC lập báo giá (BG00001) và gửi cho KH002 công ty Hoa Mộc Lan; thuế VAT 10% với chi tiết như sau: 
	 SL(KG)	ĐG(VNĐ/KG) 
HH04	 800	12.000 
HH05	 800	22.000	 
2b. Ngày 26/02/20XX căn cứ vào báo giá (BG00001) nhận được, khách hàng KH002 lập đơn đặt hàng và gửi Cty ABC với chi tiết đặt hàng như sau (đơn đặt hàng DDH00001, thuế VAT 10% ): 
	 SL(KG)	ĐG(VNĐ/KG) 
HH04	 800	12.000 
HH05	 800	22.000	 
* 
61 
2c. Ngày 27/02/20XX: Cty ABC chuyển hàng cho KH002 theo đơn hàng số DDH00001 ngày 26/01/2012; sau đó, xuất hóa đơn (chưa thu tiền khách hàng): 
	 SL(KG)	ĐG (VNĐ/KG)	 
HH04	 800	12.000 
HH05	 800	22.000 
Thuế VAT: 10%; HĐ GTGT 000000 3 , m ẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 , số Seri AB/11T; ngày 27/02/20XX 
Tình huống 2 (tt.) 
62 
3. Ngày 28/02/20XX: KH002 công ty Hoa Mộc Lan trả lại hàng cho Cty ABC theo HĐ trả hàng 0000 102 , m ẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 ; số Seri AC/11P – thuế VAT: 10% cho hàng mua trên HĐ GTGT 000000 3 ngày 27/02/20XX với chi tiết như sau: 
	 SL(KG)	ĐG I (VNĐ/KG)	 
HH04	 400	12.000 
HH05	 400	22.000	 
Tình huống 3. 
 Bán hàng chưa thu tiền – xuất kèm hóa đơn 
 Theo dõi công nợ – thu tiền từ khách hàng 
63 
Quy trình bán hàng 
64 
Ngày 10/03/20XX Cty ABC bán hàng cho KH001 – chưa thu tiền; xuất HĐ GTGT 000000 4 , m ẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 , số Seri AB/11T, thuế VAT: 10% 
	 SL(KG)	ĐG (VNĐ/KG)	 
HH04	 100	14.000	 
Tình huống 4. 
65 
5a. Ngày 01/03/20XX: KH002 thanh toán hết cho HĐ GTGT 000000 3 – ngày 27/02/20XX , và tiếp theo tình huống trả hàng ngày 28/02/20XX. 
Phương thức thanh toán: Tiền mặt. Do thanh toán sớm, nên KH002 được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%. 	 
5b. Ghi nhận thu tiền của khách hàng KH001 vào ngày 30/03/20XX – đối với HĐ GTGT 000000 4 ngày 10/03/20XX; từ phân hệ Quỹ (hay phân hệ Ngân hàng) . Giải thích ý nghĩa? 	 
Tình huống 5. 
Yêu cầu: 
	- Sử dụng báo cáo công nợ phải trả 
	- Ghi nhận thanh toán cho người bán	 
66 
Chức năng đối chiếu nghiệp vụ 
Đối chiếu: 
 Bán hàng – hóa đơn 
 Bán hàng – xuất kho 
 Hàng bán bị trả lại – nhập kho 
67 
Bài tập thực hành 
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel báo cáo: 
 Tổng hợp công nợ phải thu 
 Sổ chi tiết bán hàng 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_Bhang .zip 
68 
Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 04 – Kế toán bán hàng 
	Công ty TNHH TM XYZ 
Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình 
 AI ? 
 Chứng từ ? định khoản ? 
69 
Tự đánh giá 
Q uy trình bán hàng cơ bản bao gồm những bước nào ? 
Phân loại các chức năng trong phân hệ bán hàng theo mô hình I-P-O ? 
Những “ AI ” tham gia quy trình bán hàng và công nợ phải thu ? 
Kế toán vốn bằng tiền 
70 
Mô hình hoạt động 
71 
72 
Mô hình . 
73 
Mô hình . 
74 
75 
Chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền mặt: 
Phiếu thu 
Phiếu chi 
Bảng kiểm kê quỹ 
Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng 
Giấy đề nghị tạm ứng 
76 
Mô hình . 
77 
Mô hình . 
78 
79 
Chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền gửi: 
Giấy báo Có 
Giấy báo Nợ 
Bản sao kê của ngân hàng (Sổ phụ) 
Ủy nhiệm thu 
Ủy nhiệm chi 
Séc chuyển khoản 
Thực hành trên phần mềm 
80 
Tạo tài khoản ngân hàng (nhắc lại) 
81 
Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng 	 
a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 
	Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ) 
b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 
	Diễn giải: TK ngân hàng Đông Á (TK Tiền USD) 
Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu 
Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM 
1. Phiếu thu 
82 
Lưu ý. thu nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt	 
1. Ngày 16/03/20XX: nhân viên Nguyễn Thị Hằng rút 40.000.000 từ tài khoản VNĐ, ngân hàng Đông Á về nhập quỹ tiền mặt. (Loại đối tượng – Nhân viên) 	 
Ai? Chứng từ liên quan? 
83 
Thủ quỹ thu / chi tiền 
TH: thu tiền mặt 
TH: chi tiền mặt 
2a. Ngày 28/03/20XX: nhân viên Nguyễn Thị Hằng xuất quỹ thanh toán tiền cho người bán NB009 5.000.000 – cho HĐ 0011745. 
2. Phiếu chi 
84 
2b. Ngày 30/03/20XX: nhân viên Lê Văn Hùng xuất quỹ tiền mặt 20.000.000 gửi vào tài khoản VNĐ của Công ty tại ngân hàng thương mại Á Châu ACB. (Loại đối tượng – Nhân viên) 	 
Ai? Chứng từ liên quan? 
3. Thu tiền gửi 
85 
3a. Ngày 31/01/20XX: KH001 công ty Trường Sơn chuyển vào tài khoản VND của Công ty tại ngân hàng thương mại Á Châu ACB để thanh toán thêm một phần số nợ đầu kì với số tiền là 25.000.000. Công ty đã nhận được giấy báo có từ ngân hàng Á Châu ACB.	 
3b. Theo hợp đồng bán hàng ký kết với khách hàng KH002 : 
- Ngày 15/0 4 /20 XX , công ty ABC giao hàng cho KH002 . KH002 sẽ phải trả trước 30% tiền hàng, 70% còn lại sẽ được thanh toán sau khi nhận được hàng ( g iá trị hợp đồng là 10 0.000.000đ) 
- Ngày 27 /0 3 /20 XX , KH002 chuyển khoản trả trước một phần tiền hàng cho công ty ABC qua TK ngân hàng ACB. 
4. Chi tiền gửi 
86 
Gợi ý: 
 Ghi nhận hóa đơn dịch vụ 
 + Tạo: NCC NB099 / Cty cấp nước Phú Hòa Tân 
	123 Cách Mạng Tháng Tám Q. Tân Bình TP. HCM 
	MST: 0313289816 
 + Tạo: DV_NUOC (tính chất - dịch vụ) 
 Thanh toán qua ngân hàng (TK ngân hàng ACB của Cty) 
4. Ngày 31/01/20XX công ty thanh toán tiền nước (NB099) tháng 01/20XX cho P. Kinh doanh bằng Ủy nhiệm chi từ tài khoản VNĐ tại ngân hàng thương mại Á Châu ACB với số tiền chưa thuế là 5.000.000, VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 1234567, ngày HĐ 25/01/20XX. 
87 
Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 05 – Kế toán vốn bằng tiền (TM và TGNH) 
	Công ty TNHH TM XYZ 
Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình 
 AI ? 
 Chứng từ ? định khoản ? 
88 
Bài tập thực hành 
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel báo cáo: 
 PH Quỹ / Sổ quỹ 
 PH Ngân hàng / Sổ tiền gửi 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_VBTien .zip 
Chứng từ với phát sinh trùng hạch toán 
89 
Vấn đề chứng từ trùng 
90 
Trong nhiều nghiệp vụ kế toán, có thể có hai chứng từ với sơ đồ hạch toán Nợ/Có trùng nhau 
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 
	 VD: nộp tiền mặt vào ngân hàng, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, chuyển tiền giữa các ngân hàng 
91 
Xử lý nhập liệu trên phần mềm kế toán  
Vấn đề chứng từ trùng 
 Chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B. Hỏi: chứng từ nào được lựa chọn để cập nhật? 
 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Hỏi: chứng từ nào được lựa chọn để cập nhật? 
92 
Tự đánh giá 
Phân loại các chức năng trong phân hệ Quỹ và phân hệ Ngân hàng theo mô hình I-P-O ? 
Trong trường hợp có phát sinh chứng từ trùng hạch toán liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Trình bày các phương án để khử chứng từ trùng ? 
Tóm lại 
93 
Bài đọc: 
	- Thông tư 103/2005/BTC 
 Kế toán mua hàng 
 Kế toán kho, TSCĐ 
 Kế toán bán hàng 
 Kế toán vốn bằng tiền 
Ứng dụng phần mềm kế toán để thực hiện các 
quy trình kế toán cơ bản: