Bài giảng Công tác Kỹ sư - Chương VI: Soạn thảo văn bản hành chính

g nguyên tắc trên là tăng cưỜng 
tiềm năng của chính mình và của người khác. 
I- KHÁI NIỆM CHUNG: VĂN BẢN LÀ GÌ? 
 Biểu hiện đạo đức của người cung cấp thông tin 
– Sử dụng phương tiện trình bày chính xác 
– Trình bày ý tưởng bằng ngôn ngữ chuẩn xác và đơn giản 
– Thỏa mãn nhu cầu của người tiếp nhận 
– Chịu trách nhiệm về mức độ thấu hiểu thông điệp 
– Tôn trọng ý kiến của người khác khi trao đổi thông tin 
– Nỗ lực cải thiện khả năng trao đổi thông tin 
– Khuyến khích việc thực hiện đánh giá và nhận định chuyên 
môn 
II- PHÂN LOẠI 
1. Phân loại theo nội dung: 
 - Văn bản hành chính: là phương tiện của hoạt 
động giao tiếp giữa cá nhân, tập thể với nhau: giao 
tiếp gián tiếp 
 - Văn bản chuyên môn - KHKT: phương tiện truyền 
thông, chuyển giao, ghi chép các nội dung tương ứng 
 - Văn bản pháp lý 
 và nhiều loại khác 
II- PHÂN LOẠI: 
 VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
 - Thư từ 
- Thông báo sự vụ 
- Thông báo thông tin 
- Thư thông báo 
- Bản tổng hợp 
- Bản tường trình 
 (biên bản) 
VĂN BẢN KHOA HỌC KỸ THUẬT 
- Tiểu luận, Đồ án, Luận án 
- Bài báo kỹ thuật 
- Báo cáo thí nghiệm 
- Bản phát minh 
- Các bản nghiệm thu 
- Văn bản kinh tế kỹ thuật 
1. Phân loại theo nội dung (tiếp): 
 Một số loại văn bản 
II- PHÂN LOẠI: 
2. Phân loại theo tính chất quản lý: 
 - Cá nhân - Cơ quan, công ty 
 - Nội bộ - Ra ngoài đơn vị 
 - Từ trên xuống - Từ dưới lên 
 - Kỹ thuật - Quản lý (hành chính) 
III. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÁNH 
 YÊU CẦU CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÁNH: 
 - Nắm vững đường lối nhà nước, tuân thủ pháp luật. 
 - Phù hợp chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ (cần được 
tham chiếu khi viết Quyết định) 
 - Xác định phạm vi tác dụng 
 - Nội dung thiết thực, phương thức g/q rõ ràng – phù 
hợp, khả thi. 
 - Trình bày rõ ràng, đúng theo quy định của nhà nước. 
III. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÁNH 
 Bao gồm các bước: 
1. Xác định loại & nội dung VB 
2. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan 
3. Tiến hành soạn thảo VB, bảo đảm thể thức và kỹ thuật 
trình bày VB 
III. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÁNH 
1. Xác định loại & nội dung VB 
 Để chọn loại văn bản cho một công việc, ta phải: 
– Nghiên cứu đặc tính của mỗi văn bản. 
– Xác định tác dụng của văn bản. 
– Hướng nội dung văn bản vào nhu cầu của người nhận 
– Phải nắm rõ qui cách của văn bản 
CÁC CÂU HỎI: 
 Viết để làm gì? 
 Viết thế nào? 
 Viết cho ai? Người nhận cần biết điều gì? Trình độ người đọc văn 
bản? 
III. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÁNH 
2. Thu thập, xử lý thông tin: 
 a. Chọn lựa thông tin: đầy đủ, trung thực 
 - Theo mục đích của việc soạn thảo 
 - theo nhu cầu người đọc văn bản 
 b. Sắp xếp thông tin: 2 kiểu: 
- Theo thứ tự thời gian: (bản tường trình) 
- Theo chủ đề: tránh việc lập lại khi có nhiều ý kiến (biên bản) 
 Cách này có liên quan đến : 
 - Các ý tưởng được trình bày 
 - Các ý kiến được bảo vệ 
 - Các quyết định được thông qua 
 - Các điểm chưa thống nhất được cách giải quyết. 
III. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÁNH 
3. Tiến hành soạn thảo VB, bảo đảm thể thức và kỹ thuật 
trình bày VB 
 – Thể thức VB: tập hợp các thành phần cấu thành VB: 
 Quốc hiệu, tên CQ, tổ chức ban hành, địa danh, ngày tháng, 
năm ban hành, chức vụ, họ tên & chữ ký, nội dung 
 – Kỹ thuật trình bày VB: 
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, vị trí trình bày các thành phần 
thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ 
Mẫu trình bày công văn (đầu trang) 
Công văn: chỉ chung các văn bản của 1 đơn vị quản lý 
Đơn vị phát hành 
+ Cơ quan 
Quốc hiệu 
Mẫu trình bày công văn (cuối trang) 
Nhắc lại đề nghị + lời 
chào 
Chữ ký của 
người soạn 
Quản lý văn bản 
TÀI LIỆU THAM KHẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH: 
 Tài liệu Bồi dưỡng về Quản lý Hành chính Nhà 
nước (Chương trình chuyên viên), Học viện Hành 
chính Quốc gia, 2003. 
 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn 
bản, Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của liên 
Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ. 
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
1- THƯ TỪ - ĐƠN TỪ: 
Là phương tiện trao đổi thông tin (chính thức hay không chính thức) giữa các chủ 
thể (cá nhân, đơn vị) nhằm giải quyết một vấn đề. 
Hình thức thư từ thể hiện mối quan hệ giữa người gởi và người nhận. 
 Bố cục của kiểu thư từ như sau: 
 Người gởi: Nơi, thời gian: (viết thư) 
 Về việc: Người nhận: 
 Địa chỉ: 
 Lời xưng hô với người nhận (phần chào xã giao): 
 1. Tự giới thiệu 
 2. Điều gì khiến tôi viết lá thư này (nguyên nhân viết thư) 
 3. Hiện tại tôi cần gì (nội dung thư) 
 4. Trong tương lai tôi mong đợi gì ở người nhận thư từ? (chờ sự trả lời) 
 Câu chào xã giao khi kết thúc thư (chào hay cám ơn) 
 Ký tên 
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
1- THƯ TỪ - ĐƠN TỪ (tiếp): 
 – Thêm QUỐC HIỆU với văn bản chính thức hay liên quan đến công quyền 
 – Đơn vị phát hành: không có khi cá nhân phát hành. 
 – Tiêu đề: Viết chữ to, dùng để thay tóm tắt nội dung 
 Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP hay THƯ GIỚI THIỆU 
 – Cần ghi rõ địa chỉ, cách thức liên lạc trong phần tự giới thiệu. 
 – Cần có danh sách các tài liệu kèm theo, nếu có 
Tiêu đề văn bản 
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
2- THÔNG BÁO – QUYẾT ĐỊNH: 
 Là dạng văn bản ngắn gọn, thông báo một thông tin, yêu cầu hay quyết định 
chính thức của người có thẩm quyền đến cá nhân hay tập thể. 
 - Là dạng văn bản chính thức => tuân thủ chặc chẻ yêu cầu nội dung và hình 
thức của văn bản quản lý hành chính. 
 BỐ CỤC: 
 - Mở đầu: 
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
2- THÔNG BÁO – QUYẾT ĐỊNH: 
 BỐ CỤC (tiếp): 
 - Nội dung chính: 
 + Sơ lược lý do (thông báo) hay văn bản tham chiếu để ra quyết định 
 + Nội dung thông báo hay điều khoản quyết định 
 - Kết thúc: 
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
2- THÔNG BÁO – QUYẾT ĐỊNH (tiếp): 
ĐẶC ĐIỂM: 
 - Thông tin một chiều => càng cần chính xác, đầy đủ, rõ ràng 
 - diễn giải lý do để người đọc hiễu rõ sự việc (thông báo). 
 - Tham chiếu về quyền hạn người phát hành, phạm vi tác dụng cũng như tương 
quan với văn bản đã có. 
 - Chỉ có giá trị khi được ký bởi người có thẩm quyền 
 => ghi rõ chức vụ người ký 
 VÍ DỤ: 
 - Thông báo đóng cửa canteen 
 - Quyết định cử đi học nước ngoài  
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
3- BẢN TỔNG HỢP – TƯỜNG TRÌNH – BÁO CÁO – BIÊN BẢN: 
 Là các văn bản dùng cho lưu trữ hoặïc cung cấp thông tin về một vấn đề, sự 
việc cho lãnh đạo hay tập thể. 
 – BẢN TỔNG HỢP: tập hợp thông tin về 1 vấn đề 
 Ví dụ: Bản tổng hợp giá cả nông sản trong tháng 
 – TƯỜNG TRÌNH: nhân vật trong cuộc báo cáo sự việc (Giaỉ trình) 
 Ví dụ: Tường trình của lớp trưởng về việc lớp không họp đúng ngày 
 – BÁO CÁO: thông báo chi tiết sự việc + đánh giá, đề nghị 
 Ví dụ: Báo cáo của GVCN về việc lớp không họp đúng ngày 
 – BIÊN BẢN: Ghi nhận chính xác một sự việc, buổi họp để tường trình cấp 
trên hay lưu lại làm bằng. 
ĐẶC ĐIỂM CHUNG: 
 Chính xác - khách quan - đầy đủ số liệu - rõ ràng 
IV. ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ DẠNG VĂN BẢN: 
3- BẢN TỔNG HỢP – TƯỜNG TRÌNH – BÁO CÁO – BIÊN BẢN: 
 BỐ CỤC: 
 - Mở đầu: các phần của văn bản quản lý hành chính 
 - Thân: Hai cách trình bày: 
 + Theo vấn đề (báo cáo – bảng tổng hợp): 
 Từ tổng quát -> chi tiết (từng phần) 
 mỗi phần: giới thiệu – nội dung – đánh giá (chuyên gia/tác giả) 
 đánh giá, kết luận chung 
 + Theo diễn tiến (báo cáo, tường trình, biên bản): 
 lúc nào – ai – làm gì/ nói gì – kết quả 
 - Kết: các phần của văn bản quản lý hành chính 
 - Phụ lục, các tài liệu kèm theo (nếu có) 
 LÀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH => cần có THÔNG QUA hay XÁC NHẬN 
 các thông tin liên quan của CÁC CẤP CÓ THẨM QUYỀN 
Ví dụ: NỘI DUNG CỦA BÁO CÁO THUYẾT TRÌNH 
 Bao gồm: 
 1. Trang đầu: 
 Tên đề tài, tên – mã số sinh viên, nhĩm, lớp của người báo cáo 
 Thời gian, địa điểm thực hiện (tháng, năm) 
 2. Từ trang 2 trở đi: 
 - Tĩm tắt nội dung (50 – 100 chữ), các lưu ý khi sử dụng (đọc) bài báo cáo 
 - Mục lục 
 - Danh sách các chữ viết tắt, ký hiệu (nếu cĩ), danh sách các hình vẽ (nếu 
cần) 
 - Nội dung báo cáo, là phần chính của báo cáo. Được trình bày theo chương 
mục, cần cĩ chương giới thiệu (mở đầu), kết luận (kết). Khối lượng tối 
thiểu 5 trang. 
 - Tài liệu tham khảo (sách, bài báo, internet): (ghi theo quy định) 
 + Tài liệu cĩ thể gởi kèm theo báo cáo nếu kích thước bé. 
Ví dụ: BIÊN BẢN THUYẾT TRÌNH 
Bao gồm các mục sau: 
1. Thơng tin về người viết BB 
2. Thơng tin về buổi thuyết trình: 
 - Nhĩm thuyết trình, đề tài, thời gian, địa điểm 
 - Thành phần tham dự 
3. Diễn biến: 
 a. Phần thuyết trình: ai giới thiệu nội dung gì. 
 Cĩ thể ghi một số nội dung hay sự kiện nếu thấy nổi bật, cần ghi lại 
 b. Phần các nhĩm nhận xét bài thuyết trình: 
 Cần ghi ý chính các nhận xét 
 c. Phần thảo luận: 
 - ghi tĩm tắt các câu hỏi và câu trả lời, tên nhĩm hỏi và tên nguời trả lời 
 d. Phần nhận xét của giảng viên: 
 - ghi tĩm tắt nhận xét của giảng viên 
4. Kết thúc: thời gian kết thúc 
5. Ký tên