Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 4: Các quy trình quản lý dự án và khởi động, lập kế hoạch dự án

t biết các tài nguyên của công ty và tương tác với quản lý tài khoản Giải pháp này đảm bảo một chuyển giao hiệu quả: QL dự án đồng ý với đề xuất, có thể điều hướng nó và chấp nhận nội dung kỹ thuật của nó mà sẽ được thi hành trong suốt dự án. * Pha xác định và quyết định (Go/not go) Chuẩn bị một đề xuất dự án cho một cuộc đấu thầu là một đầu tư to lớn mà cần phải đánh giá cẩn thận trước khi tham dự, Đánh giá như vậy là nhằm vào các quá trình thuộc pha xác định dự án: các nội dung của chúng phản ánh – dù ở mức khái quát hơn – những gì của pha lập kế hoạch tiếp theo (“Khởi động và lập kế hoạch”) Quyết định đi tới việc chuẩn bị đề xuất hoặc tới từ bỏ (“quyết định Go/No Go”) đựa trên kết quả các phân tích như vậy và mọi khía cạnh thi hành dự án Quản lý tài khoản	> Quản lý chất lượng Quản lý đấu thầu	> mọi mức thực hiện khác có liên quan Quyết định Go khởi sự pha sau đây, nhằm vào Chuẩn bị đề xuất bằng tổ chức và lập kế hoạch dự án Bắt đầu hoạt động thiết kế (trong trường hợp đấu thầu thành công)	 * Tổ chức dự án Từ chuẩn bị đề xuất, tổ chức dự án cho phép Loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chưa rõ ràng Nâng cao tính hiệu quả của các hành động thi hành Đạt được hiểu biết tốt hơn về các mục tiêu của dự án Cung cấp một điểm khởi đầu để theo dõi và điều khiển công việc đã thi hành Trả lời các câu hỏi Vì sao dự án là cần thiết ? Mục tiêu của dự án là gì ? Cái gì nên được thi hành ? Cái gì đã sẵn có ?/ Điểm bắt đầu từ cái gì ? Phân bố (chuyển giao) được làm ra theo cách thức nào ? Ai sẽ tạo ra phân bố ?	Bao nhiêu thời gian cho dự án ? Kết quả của việc tổ chức và lập kế hoạch dự án hội tụ vào phân bố chính của pha này: Bản tuyên bố dự án khởi thủy * Hậu quả của một tổ chức dự án không đầy đủ Thiếu một tổ chức và lập kế hoạch đầy đủ sẽ ngăn cản đạt tới mục tiêu dự án theo các mẫu điển hình Khởi động dự án (project kick-off) Hăng hái khởi động (Initial enthussiasm) Vỡ mộng (disenchantment) Hốn độn (chaos) Nghiên cứu điều sai trái (Research of guilty) Sự trừng phạt vô tội (Punisshment of innocents) Sự thỏa mãn của người ngoài cuộc (Rewarding of non participants) Xác định nhu cầu … * 3. Lập kế hoạch dự án: nguyên lý Kiến thức và hiểu biết tốt hơn về hoạt động của dự án trước khi thực hiện chúng cho phép lập kế hoạch chi tiết cho hầu hết công việc thực hiện Lập kế hoạch không đầy đủ dẫn đến nhu cầu cần nhiều thời gian và tài nguyên thực hiện cùng một hành động và quản lý các thay đổi ưu thế phía sau Càng nhiều hoạt động không chính xác và ngầm định thì càng nhiều thông tin cầm đến để đảm bảo sự thi hành hiệu quả. * Ranh giới của dự án Nhóm quy trình khởi tạo gồm hai quy trình: Phát triển tuyên bố dự án và Xác định nhà đầu tư khi bắt đầu một dự án mới /một pha mới của một dự án. Tuyên bố dự án Bao gồm: (i) Xác định phạm vi ban đầu; (ii) Cam kết nguồn lực ban đầu về tài chính; (iii) Xác định các nhà đầu tư: những người (bên trong/bên ngoài)có tương tác và ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án; (iv)Người quản lý dự án; (v) Ký xác nhận của các bên liên quan * Hai quy trình khởi động dự án: Vào - Ra Hai quy trình khởi động dự án: Đầu vào và đầu ra” Trên: Quy trình phát triển tuyên bố dự án Dưới: Quy trình xác định nhà đầu tư * Hai quy trình khởi động dự án: Đầu vào và đầu ra” Trên: Quy trình phát triển tuyên bố dự án Dưới: Quy trình xác định nhà đầu tư Đầu vào của lập kế hoạch dự án Đầu vào cần có để bắt đầu tổ chức và lập kế hoạch dự án có được từ các hoạt động được thực hiện trong pha xác định “Define” Các kế hoạch dự án khác: gồm các kế hoạch thực hiện và thời gian biểu từ các pha khác hoặc các dự án khác liên quan tới dự án hiện thời hoặc phát triển ảnh hướng trực tiếp/gián tiếp lên dự án đang lập kế hoạch Thông tin nền: Dữ liệu thực sự theo các hoạt động trược, tương tự với những cái được có trong lập kế hoạch, thời gian để thành thạo, kích cỡ kinh tế … Chính sách tổ chức: gồm mọi thứ về cấu trúc tổ chức ở đó dự án được thi hành (thông tin theo quá trình ra quyết định, chính sách điều khiển chất lượng, quản lý tài nguyên…) Các ràng buộc: mọi thứ hạn chế mà ảnh hướng tới dự án (ngân sách, thời gian, bên thứ ba…) trong đấu thầu, ràng buộc còn có ràng buộc với khách hàng và tình trạng/thao tác của các đối thủ đẻ chiến thắng đầu thầu Các giả định: gồm các yếu tố có tính xác suất bên ngoài tới điều khiển cấu trúc quản lý dự án , vì vậy, để lập kế hoạch chính xác cần quan tâm tính đúng/hiện thực (xuất hiện một sự kiện tác động tới thị phần, đưa ra một luật…) * Kết quả lập kế hoạch dự án: Tuyên bố dự án Tuyên bố dự án là kết quả của việc tổ chức và lập kế hoạch dự án khởi thủy Xác định các mục tiêu dự án Xác định phạm vị dự án Đánh giá các hoạt động Kế hoạch dự án chi tiết Xác định tổ chức dự án Ước tính chi phí và đưa ra các tiêu chí hiệu năng chủ yếu Phân tích rủi ro và lập kế hoạch cho sự không chắc chắn Xác định các thủ tục chất lượng Xác định các chuẩn và các thủ tục dự án Tuyên bố tổng hợp các đặc trưng dự án chính Phiên bản khởi thủy của nó trình bày một điểm chú dẫn cho theo dõi và điều khiển dự án sau này Tuyên bố cần được cập nhật liên tục phù hợp với tiến hóa/tiến độ dự án * Lập kế hoạch: Nhóm quy trình và liên quan * Đặc điểm của mục tiêu dự án Bước đầu tiên của lập kế hoạch dự án là xác định các mục tiêu của dự án Theo quy luật, một mục tiêu được định danh với một kết quả, một chủ đích, một hiệu suất buộc phải đạt được trong một thời gian định trước, vì vậy nó phải Cụ thể, không chung chung Không phức tạp nặng nê Đo được, hiện và thấm định được Thích hợp, thú vị Thực tế và thực hiện được Phù hợp với tài nguyên sẵn có Phù hợp với các kế hoạch, chính sách và các thù tục tổ chức * Xác định mục tiêu dự án Trình tự xác định mục tiêu và mục đích Đặt các câu hỏi Quan tâm đến: con người, quá trình và công nghệ Ứng viên mục tiêu -> mục tiêu thực sự -> khẳng định Nhóm mục tiêu thánh mục đích * Vấn đề quan trọng khi xác định mục tiêu dự án Câc mục tiêu dự án thường không độc lập lẫn nhau Tồn tại sự phụ thuộc giữa các mục tiêu, có thể hiện/ẩn Sự đạt được một mục tiêu có thể phụ thuộc vào sự đạt được của các mục tiêu khác 	 cần phải xác định độ ưu tiên giữa các mục tiêu để nhận ra các mục tiêu chiến lược Các vấn đề định kỳ khác khi xác định mục tiêu Các mục tiêu được xác định có thể không đảm bảo mọi nhà đầu tư dự án Thiếu sự thích nghi để thay đổi danh sách ưu tiên Thiếu thơi gian để xác định thấu đáo các mục tiêu dự án Xác định số lượng không đúng các mục tiêu dự án Văn bản hóa mục tiêu dự án không đúng * Quản lý dự án bằng mục tiêu MBO (Management by objective) là phương pháp luận cho quản lý và giám sát dự án nhằm tới sự chia sẻ và sắp xếp các mục tiêu giữa tổ chức và thành viên đội dự án Cho phép quản lý dự án kiểu tiên phong (chủ động) hơn là kiểu phản ứng lại (bị động) Định hướng kết quả và nhấn mạnh hành động hướng đích Tập trung vào nâng cao hiệu quả cả ở mức cá nhân lần mức tổ chức Mô hình thao tác đòi hỏi Các mục tiêu chung của dự án nghiêng theo mỗi tài nguyên với các mức khác nhau Các mục tiêu được xác định có thể chịu ảnh hướng trực tiếp bới mỗi nguồn tài nguyên, một phụ thuộc hiệu năng thực sự Các mục tiêu được xác định được khai báo trước khi dự án được khởi động và là chia sẽ với mỗi tài nguyên và được tiếp nhận chính thức Một tập các quá trình chỉ tiêu hiệu năng và đo lường cốt lõi được xác định trước cho mỗi mục tiêu Một khung thời gian cho đạt được mục tiêu được xác định trước khi dự án bắt đầu * Tiếp cận thiết lập mục tiêu Tiếp cận truyền thống Từ trên xuống (top-down) thiết lập các mục tiêu ở cấp toàn tổ chức và sau đó phân tách chúng thành các mục tiêu con tại mỗi cấp độ trong tổ chức Hạn chế tiếp cận truyền thống Các mục tiêu được xác định có thể không đảm bảo mọi nhà đầu tư dự án Thiếu sự thích nghi để thay đổi danh sách ưu tiên Thiếu thơi gian để xác định thấu đáo các mục tiêu dự án Xác định số lượng không đúng các mục tiêu dự án Văn bản hóa mục tiêu dự án không đúng Sự khác biệt giữa hai tiếp cận Sự khác biệt giữa MBO và tiếp cận truyền thống là thay vì dùng mục đích để giám sát, MBO sử dụng chúng để tạo động mực cho nhân viên. * Hình ảnh tiếp cận truyền thống và MBO * MBO: Quá trình mà thông qua nó, mục tiêu cụ thể được thiết lập một cách kết hợp giữa toàn bộ tổ chức và các đơn vị trong nó; mục tiêu sau đó được dùng làm cơ sở để lập kế hoạch, để quản lý các hoạt động của tổ chức và để đánh giá và khen thưởng đóng góp Xác định phạm vi dự án Quá trình xác định phạm vi dự án thiết lập các ràng buộc cho thi hành dự án và định danh cách thức quản lý phạm vi suốt vòng đời dự án Đầu vào của xác định phạm vị dự án là Mô tả và các đặc trưng của sản phẩm sẽ thu được Các ràng buộc Các giả định Kết quả từ các kế hoạch dự án khác (dự án, thao tác phát triển công ty…) Thông tin nền Xác định phạm vị dự án là điểm bắt đầu của toàn bộ tổ chức và lập kế hoạch dự án, vì vậy: Nên kiểm tra và thống nhất với khách hàng trước khi quyết tiến hành lập kế hoạch hành động tiếp theo Điều bản chất là thu nhận được từ khách hàng một phê duyệt chính thức về phạm vị dự án (ngay trong tuyên bố dự án) trước khi dự án bắt đầu * Các chiều của phạm vi dự án Các phần tử ảnh hưởng tới nỗ lực cần có để thực thi dự án được nhóm lại theo 5 nhóm Lôgic: Các ràng buộc lôgic của dự án Tổ chức: Các đơn vị tổ chức tham gia vào dự án Thời gian: ràng buộc thời gian của dự án Phân bố: Các phân bố được tạo ra phù hợp với mục tiêu (tài liệu, phần mềm…) Tài chính: Chi phi thực hiện các công việc toàn bộ dự án (tài nguyên bên trong và bên ngoài) * Quan hệ phân bố - mục tiêu “Phân bố” Mọi thành phần, sản phẩm hoặc kết quả đo được, hiển và thẩm định được được hiện thực để hoàn thiện dự án hoặc một phần của nó Quan hệ phân bố - mục tiêu Mỗi mục tiêu phải đạt được với ít nhất một phân bố Mỗi phân bố phải liên dới với ít nhất một mục tiêu * Ảnh hưởng của một phạm vi không rõ ràng Xác định phạm vi dự án đúng đắn là có tính quyết định cho thành công của dự án. Ngược lại Công việc trở nên ngày càng rắc rối và không kiểm soát được Ước tính về chi phí và thời gian là không thực tế Chi phí thực sự và thời điểm kết thúc dự án không thể tiến đoán trước đủ tin cậy *