Bài giảng Quản lí dự án công nghệ thông tin - Bài 5: Theo dõi và kiểm soát dự án

Quản lí dự án
Công nghệ thông tin
5 - Theo dõi và kiểm soát dự án
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 2
4. Lập kế
hoạch dự án
5. Theo dõi và
Kiểm soát dự án
1. Tổng quan 2. Kĩ năng 
trao đổi
3. Tư duy chiến 
lược về dự án
Bản đồ bài giảng
6. Khoán ngoài 7. Quản lí thay đổi 
và kết thúc dự án
9.Quản lí dự
án Việt Nam 
8. Kĩ năng 
quản lí chung
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 3
5. Theo dõi và kiểm soát thực hiện 
dự án
1. Kiểm soát thực hiện 
dự án
2. Điều phối và theo 
dõi dự án
3. Kiểm soát vấn đề
4. Đánh giá việc hoàn 
thành qui trình
5. Báo cáo trạng thái 
dự án
6. Kiểm soát tiến độ
7. Kiểm soát nguồn lực
8. Quản lí tổ chức và 
nhân viên
9. Quản lí mua sắm
10. Kiểm soát chi tiêu
11. Kiểm soát chất lượng
12. Quản lí và kiểm soát rủi 
ro
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 4
5.1 Kiểm soát thực hiện dự án
Nêu sứ mệnh của người quản lí dự án: 
Phần lớn thời gian dự án là pha thực hiện, và phần lớn 
ngân sách được dùng cho pha này. Chính trong qui trình 
này mà sứ mệnh của người quản lí dự án được trông 
đợi nhất.
Kiểm soát thực hiện dự án: Ý tưởng cơ bản của 
quản lí dự án là xây dựng kế hoạch kĩ lưỡng và cố gắng 
thực hiện dự án như đã lập kế hoạch. Nếu không tiến 
hành được như kế hoạch thì phải điều tra nguyên nhân, 
tìm biện pháp khắc phục và thay đổi kế hoạch.
Thực hiện thay đổi bản kế hoạch: cần xem 
xét tính hợp lệ và hiệu quả của sự thay đổi
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 5
5.2 Điều phối và theo vết dự án
Hiểu hiện trạng dự án: nắm hiện trạng dự 
án, điều phối khi có dấu hiệu cái gì đó 
ngăn cản việc đạt tới mục tiêu và tìm ra 
nguyên nhân của trạng thái đó.
Các mục tiêu cần được điều phối: Tất cả 
các biến cố đều cần được điều phối, đặc 
biệt là chất lượng, lịch biểu, nguồn lực và 
chi phí cần được ưu tiên xem xét.
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 6
5.3 Kiểm soát vấn đề
Kiểm soát vấn đề trong dự án: Dự án bao 
giờ cũng bao gồm các vấn đề và không 
thể tránh được vấn đề. Cần tìm ra vấn đề 
thật sớm và có hành động thích hợp để 
giải quyết chúng.
Tạo ra bầu không khí cho vấn đề dễ được 
vạch ra: để dễ dàng tìm ra vấn đề trong 
các cuộc họp thường lệ và trong tiến trình 
đối thoại hàng ngày với thành viên tổ
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 7
5.3 Kiểm soát vấn đề (tiếp)
Thủ tục kiểm soát vấn đề từ bên ngoài dự 
án:
– Tập trung vào phía báo cáo về vấn đề
– Tập trung vào phía nhận báo cáo
– Phân tích và giải quyết vấn đề: thiết lập cơ 
chế từ trước, xác định mức độ tác động, xây 
dựng giải pháp
– Giải quyết và phản hồi: Thực hiện giải pháp, 
bào đảm mọi người có liên quan đều được 
thông báo
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 8
5.3 Kiểm soát vấn đề (tiếp)
Những vấn đề có thể trong dự án
– Chậm trễ trong xác định đặc tả yêu cầu và thiết kế
– Tăng tải việc bằng công việc trùng lắp
– Chậm trễ/ huỷ bỏ việc đưa ra gói phần mềm theo lịch.
– Thành viên bỏ dự án do sự khẩn cấp cá nhân
– Thiếu hành động của người kí hợp đồng
Hành động nhắc nhở
Đổi kế hoạch
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 9
5.4 Ước lượng hoàn thành pha
Họp kiểm điểm dự án: nhân các cơ hội
– Vào lúc đề xuất dự án
– Vào lúc bắt đầu dự án
– Vào lúc hoàn thành pha
– Vào lúc dự án kết thúc
– Trong trường hợp khẩn cấp (khi có vấn đề lớn)
Tổ chức họp hoàn thành pha
Ước lượng mục tiêu trong cuộc họp hoàn thành 
pha: tập giá trị đã lập kế hoạch, tất cả các mục 
cần được quản lí hay kiểm soát, tất cả các cái 
ra, phương pháp quản lí
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 10
5.5 Báo cáo trạng thái dự án
Hiểu trạng thái dự án: so sánh thực trạng với 
trạng thái đã lập kế hoạch, tiến hành hành động 
sửa chữa cần thiết:
– Nhận ra sai khác giữa hiệu năng hiện tại và kế hoạch 
về định tính và định lượng.
– Hệ thống trao đổi hiệu quả
– Hệ thống trao đổi hỗ trợ các báo cáo chính thức và 
không chính thức
Chia thời gian để nắm trạng thái dự án: Ngày, 
tuần, tháng
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 11
5.5 Báo cáo trạng thái dự án (t.)
Luồng thông tin
Rủi roRủi ro
Vấn đềVấn đề
Chủ đềChủ đề
Tài liệu 
quản lí 
thay đổi
Tài liệu 
quản lí 
thay đổi Kí sự Rủi roKí sự Rủi ro
Kí sự Vấn đềKí sự Vấn đề
Kí sự thay đổiKí sự thay đổi
Lịch dự ánLịch dự án
Ng. quản 
lí dự án Bộ nhớ
Bộ nhớ
Ng. QLDA
Lãnh đạo
Thành viên dự án
Báo cáo 
phân tích
Phân tích
Cập nhật
Chi phíChi phí
Tài liệu quản 
lí thời gian
Tài liệu quản 
lí thời gian
Lãnh đạo
Người 
QLDA
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 12
5.5 Báo cáo trạng thái dự án (t.)
Thông tin tuần từ các thành viên:
– Báo cáo hoạt động
– Báo cáo tiến độ
– Báo cáo thay đổi, vấn đề, rủi ro, hiện trạng 
từng tuần
Báo cáo cho cấp quản lí và người ngoài:
– Nội bộ: chi phí, chất lượng, cái nhìn tương lai
– Bên ngoài: chi phí, chất lượng, cái nhìn tương 
lai, trạng thái đáp ứng
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 13
5.6 Kiểm soát tiến độ
Hiểu trạng thái tiến độ: 
– Nhận báo cáo từ các thành viên về tiến độ
– Tổ chức họp thường lệ
– Nhận báo cáo viết
Mục đích của quản lí tiến độ:
– Hiểu trạng thái tiến độ so với kế hoạch
– Phát hiện vấn đề
– Xây dựng cách sửa chữa, giải quyết vấn đề
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 14
5.6 Kiểm soát tiến độ (tiếp)
Thủ tục kiểm soát tiến độ:
–Thu thập thông tin từ các thành viên
–So sánh trạng thái thực tại với kế hoạch
–Phân tích vấn đề và cập nhật danh sách 
vấn đề
–Tìm ra biện pháp
–Chuẩn bị tài liệu báo cáo và làm báo cáo
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 15
5.7 Kiểm soát nguồn lực
“Kiểm soát nguồn lực” là gì?
– Xác nhận liệu nguồn lực có sẵn như kế hoạch hay 
không trong thời gian nào đó về thời gian, chất lượng 
và số lượng. Nếu có vấn đề thì lấy biện pháp giải 
quyết.
Theo dõi trạng thái cam kết nguồn lực: hiểu tình 
trạng nguồn lực liệu. Bảo đảm nguồn lực luôn có sẵn
So sánh nguồn lực thực tại và kế hoạch: Phát 
hiện sai lệch, điều tra nguyên nhân, có biện pháp khắc 
phục
Thay đổi kế hoạch nguồn lực
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 16
5.8 Quản lí tổ chức và nhân viên
Năng lực của tổ dự án
Đặt mục tiêu của tổ và của các thành viên
Chia sẻ trạng thái dự án
Hiến chương tổ
– Mục tiêu của tổ cần đạt tới
– Vai trò và trách nhiệm của các thành viên
– Qui tắc họp và thảo luận
– Thủ tục quản lí và hành chính
Lí thuyết động cơ
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 17
5.9 Quản lí mua sắm
Thẩm tra khả năng khoán ngoài
Chọn công ti để đặt hàng
Các chuẩn đánh giá các đề án
Thương lượng đặt đơn hàng
Quản lí hợp đồng
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 18
5.10 Kiểm soát chi phí
Kiểm soát và theo dõi chi phí
So sánh chi phí thực và chi phí theo kế 
hoạch
Công cụ kiểm soát chi phí: giá trị kiếm 
được: ba nhân tố cơ sở
– Chi phí theo ngân sách của công việc theo lịch (BCWS)
– Chi phí theo ngân sách của công việc đã làm (BCWP)
– Chi phí thực của công việc đã làm (ACWP)
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 19
5.11 Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng của dự án: thoả mãn nhu cầu của dự án
Xác nhận chất lượng bằng kiểm điểm dự án
Các công cụ kiểm soát chất lượng khác
Đảm bảo chất lượng
Thông tin cơ sở
•Tài liệu kế hoạch 
quản lí chất lượng
•Kết quả đo quản lí 
chất lượng
•Chuẩn đo chất 
lượng
Nâng cao 
chất lượng
•Công cụ và kĩ thuật kế 
hoạch chất lượng
•Kiểm định chất lượng
Kĩ thuật Kết quả
12/19/2004 5-Theo dõi và kiểm soát dự án 20
5.12 Kiểm soát rủi ro
“Kiểm soát rủi ro” là gì? Thực hiện các biện 
pháp dự kiến, xây dựng kế hoạch quản lí rủi ro, 
thực hiện các biện pháp phòng ngừa
Quản lí rủi ro trong toàn dự án: nhận diện 
rủi ro, định lượng rủi ro, biện pháp phòng ngừa
Cập nhật và thay đổi quản lí rủi ro: Trong 
trường hợp khẩn cấp, tiến hành các biện pháp dự 
phòng, cập nhật và/hoặc thay đổi quản lí rủi ro. Báo cáo 
trạng thái rủi ro và thay đổi trong quản lí rủi ro với người 
có liên quan