Trình diễn điện tử Microsoft PowerPoint

ại vị trí kết nối, kích nút Screen Tip và 
sau đó gõ nội dung chú thích. 
Nếu bạn không xác định chú thích, thì đ−ờng dẫn hoặc URL của file đ−ợc sủ dụng. 
6. Kích OK. 
7. Để xem kết nối hoạt động ra sao, chuyển sang chế độ trình chiếu Slide Show. 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 62 
Tạo kết nối đến một slide xác định trong một tập tin PowerPoint khác 
1. Chọn đoạn văn hoặc đối t−ợng bạn muốn tạo kết nối. 
2. Kích nút Insert Hyperlink 
3. D−ới Link to, kích Existing File or Web Page. 
4. Định vị và chọn một tệp trình chiếu khác có slide mà bạn muốn kết nối. 
5. Kích Bookmark, và sau đó chọn tiêu đề của slide mà bạn muốn. 
6. Kích OK. 
8. Để ấn định chú thích khi bạn dừng chuột tại vị trí kết nối, kích nút Screen Tip và 
sau đó gõ nội dung chú thích. 
Nếu bạn không xác định chú thích, tiêu đề của slide đ−ợc sử dụng. 
7. Kích OK. 
Thiết lập trình diễn 
Tr−ớc khi trình chiếu, bạn cần thiết lập chế độ chuyển đổi từ trang này sang trang khác và 
các dạng kiểm soát trình chiếu nh− sau: 
Chuyển đổi giữa các trang: 
Mở trình đơn Slide Show \ Slide Transition... 
Chọn hiệu ứng chuyển đổi trang trong khung Effect. Trong khung này còn có 03 mục 
chọn về tốc độ chuyển đổi trang: 
Slow: chậm 
Medium: Trung bình 
Fast: nhanh 
Sau mỗi khi chọn lựa hiệu ứng sẽ đ−ợc chạy thử ngay trong khung Effect. 
Trong khung Advance có 02 lựa chọn: 
On Mouse Click: kích chuột tại vị trí bất kỳ để chuyển sang trang kế tiếp. 
Cửa sổ chọn kiểu chuyển đổi Slide 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 63 
Automatically After: tự động chuyển trang sau một thời gian xác định. Bạn xác lập thời 
gian ngay trong khung bên d−ới, thời gian hiệu ứng của các đối t−ợng trong trang. 
Thiết lập âm thanh đi kèm hiệu ứng trong khung Show. Công việc này cũng t−ơng tự nh− 
chọn âm thanh hiệu ứng cho các đối t−ợng khác, vẫn có thể chọn một âm thanh ngoài 
danh sách từ mục Other Sound trong khung này. 
Ngoài ra trong khung Sound còn có thể chọn đ−ợc Loop Until Next Sound (Lập lại cho 
đến khi có âm thanh kế tiếp). 
Sau khi thiết lập xong kích nút Apply để xác lập các thông số cho trang hiện hành hoặc 
Apply to All để xác lập các thông số vừa chọn cho tất cả trang trong tập tin 
Nếu màn hình của bạn đang ở chế độ Sorter bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy thông số thời gian 
của các trang. 
Thiết lập trình chiếu: 
Mở trình đơn Slide Show\ Set Up Show. 
Trong khung Slide của cửa sổ Set Up Show có các lựa chọn sau: 
All: trình chiếu tất cả các trang trong tập tin. 
From...to...: trình chiếu từ trang...đến trang... 
... 
Trong khung Advance có 02 lựa chọn: 
Manully: không chuyển đổi trang theo thời gian đe xác lập, chuyển đổi trang bằng trình 
đơn. 
Thiết lập trình chiếu 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 64 
ở chế độ này, sau khi trình chiếu xong, các hiệu ứng của các đối t−ợng trong trang hiện 
hành, màn hình sẽ dừng lại và hiển thị một nút mờ ở góc bên trái để bạn kích mở trình đơn 
kiểm soát. Trong trình đơn này có các mục sau: 
Next: sang trang kế tiếp. 
Previous: về trang tr−ớc 
Go \ By Tittle\...: để trang tuỳ chọn. 
... 
End Show: kết thúc trình chiếu. 
Using Timing, If Present: trình chiếu với thời gian trang đe đ−ợc thiết lập 
Trong khung Show Type có các lựa chọn sau: 
Presented By a Speaker (Full Screen): trình chiếu đầy màn hình 
Loop Continuouslly Until “ESC”: chạy lặp lại liên tục cho đến khi gõ phím ESC. 
Show without Animation: không trình chiếu hiệu ứng 
... 
Tuỳ từng mục đích mà bạn thiết lập các lựa chọn khác nhau. 
Sau khi thiết lập xong kích nút OK 
Để trình chiếu bạn nhấn phím F5 hoặc mở trình đơn Slide Show\ View Show để bắt đầu 
trình chiếu. 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 65 
L−u và đóng gói tập tin 
Chuẩn bị và trình diễn 
L−u thành tập tin để trình diễn (.pps) 
Khi thiết kế xong, để tiện sử dụng trong việc trình diễn, bạn nên l−u tập thành dạng 
PowerPoint Show nh− sau: 
Chọn File \ Save as 
Trong hộp thoại Save As, chọn dạng tập tin PowerPoint Show (.pps) trong khung Save as 
Type 
Sau đó kích nút Save 
Tập tin dạng .pps chính là tập tin bạn dùng để trình diễn, vì khi chạy tập tin này ban không 
cần mở lại PowerPoint. 
Để d−a ch−ơng trình đi trình diễn ở máy tính khác, bạn chỉ cần chép theo tập tin dạng .pps 
(máy tính trình diễn cần phải có sẵn ch−ơng trình MS. PowerPoint, nếu không bạn phải 
đóng gói tập tin - xem kế tiếp) 
Tạo biểu t−ợng cho tập tin: 
Để việc trình diễn có tính chuyên nghiệp, bạn nên tạo cho tập tin cần trình diễn một biểu 
t−ợng trên màn hình Windows, khi muốn trình diễn chỉ cần kích vào biểu t−ợng này là 
ch−ơng trình có thể bắt đầu ngay. Các b−ớc tạo biểu t−ợng nh− sau: 
Kích chuột phải tại khoảng trống màn hình Windows và chọn New\ Shortcut. 
Kích nút Browse và tìm chọn tên tập tin dạng.pps muốn trình chiếu (trong cửa sổ Browse 
bạn nhớ chọn mục All File trong khung File of Type để hiển thị tên tập tin dạng.pps).Kích 
chuột vào nút Next. 
L−u tập tin 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 66 
Nhập tên cho biểu t−ợng trong khung Select A Name for the Shortcut (nếu muốn đổi tên) 
sau đó kích chuột nút Finish. 
Biểu t−ợng vừa tạo sẽ hiển thị trên màn hình Windows, kích vào biểu t−ợng này để bắt đầu 
chạy ch−ơng trình. 
Chuyển tập tin thành Web 
Để dễ dàng chuyển tải những trang trình diễn của PowerPoint lên Internet bạn sẽ chuyển 
các trang này thành dạng trang Web (dạng .htm). 
Tr−ớc khi chuyển tập tin thành dạng Web bạn có thể xem các Slide d−ới dạng Web bằng 
cách chọn File\ Web Page Preview. 
Chuyển tập tin thành dạng Web 
Chọn File \ Save as. 
Trong hộp thoại File\ Save as, chọn dạng Web Page (*.htm, *.html) 
Click OK để bắt đầu chuyển đổi 
Khi chuyển đổi xong, ch−ơng trình sẽ tạo ra 02 phần chính: 
01 tập tin xxx.htm(xxx là tên tập tin PowerPoint bạn đe chuyển thành dang Web). Tập tin 
này giống trang chủ của một Website, mỗi lần cần chạy ch−ơng trình bạn chạy từ tập tin 
này 
01 th− mục nằm cùng th− mục chứa tập tin nói trên, th− mục naỳ chứa các thành phần cần 
thiết để chạy ch−ơng trình. 
Sử dụng tập tin.htm 
Tập tin dạng.htm thông th−ờng đ−ợc mở bằng các phần mềm trình duyệt Web nh− Internet 
Explorer, Nescape... 
Có thể mở tập tin bằng cách Click chuột và tên tập tin trong cửa sổ Window Explorer hoặc 
từ các phần mềm trình duyệt Web bình th−ờng. 
Tập tin PowerPoint hiển thị ở dạng Web cũng giống nh− thể hiện trong màn hình thiết kế 
của PowerPoint. Các thao tác trình duyệt các trang giống nh− các trang Web bình th−ờng. 
Để trình diễn các trang Web của PowerPoint trong môi tr−ờng Web bạn click nút Full 
Screen Slide Show ở góc phải d−ới màn hình trình duyệt Web, các trang Web sẽ trình diễn 
giống nh− trong PowerPoint. 
Xuất tập tin 
Tạo thành tập tin ảnh: 
Có thể chuyển các Slide trong PowerPoint thành các tập tin ảnh bằng cách sau: 
Chọn File\ Save as 
Chọn dạng tập tin ảnh trong khung Save as Type 
Các dạng tập tin ảnh có thể xuất hiện nh−: .bmp, .tif, .gif,... 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 67 
Sau khi click chuột vào nút OK, ch−ơng trình sẽ hỏi: Bạn có muốn chuyển các Slide thành 
dạng ảnh hay không ? Nếu đồng ý, click chuột vào nút Yes. Chỉ chuyển Slide hiện hành 
thành dạng ảnh, Click chuột vào nút No 
Nếu bạn chọn Yes, PowerPoint sẽ tạo ra một th− mục cótên trùng với tên của tập tin, và 
các tập tin ảnh vừa tạo sẽ đ−ợc l−u trong đó 
In các Slide 
Chọn File\ Print hoặc click chuột vào biểu t−ợng Print trên thanh ToolBar 
Trong hộp thoại Print, chọn loại máy in trong khung Name 
Chọn Properties để thiết lập trang in 
Trong khung Print Range, chọn All (in tất cả), Current Slide (in trang hiện hành), Slide 
(nhập số các Slide muốn in) 
Chọn dạng in trong khung Print What: Slide (in trang thiết kế), Notes Page (chỉ in ghi 
chú), Outline View (chỉ in các nội dung tóm tắt bên khung trái) 
Click chuột vào mục Grayscale nếu muốn in trắng đen. 
... 
Sau khi chọn xong, click OK để bắt đầu in. 
In các Slide 
Phũng Đào to và CGCN - Vin CNTT- Trung tõm KHKTCNQS 
 68 
Sử dụng e-mail để gửi tài liệu 
trong Microsoft PowerPoint 
Để gửi một tài liệu vào e-mail trực tiếp từ PowerPoint, đơn giản bạn chỉ cần kích vào nút 
E-mail . Một thông báo (message) xuất hiện cho phép bạn gửi tài liệu PowerPoint bằng 
một trong hai cách sau: 
Gửi một bản sao chép một slide đơn: Khi bạn gửi một bản sao chép của một slide trong e-
mail, slide đ−ợc gửi đi d−ới dạng HTML là phần chính của message. Ng−ời nhận th− có 
thể xem slide của bạn trong các ch−ơng trình e-mail mà có thể đọc các thông báo e-mail 
d−ới dạng HTML. Ng−ời nhận th− không cần cài PowerPoint trên máy của họ để xem 
slide, dù vậy thì vẫn có một vài yêu cầu về hệ thống cho việc xem slide cũng nh− là gửi, 
định h−ớng, hay gửi một slide hoặc toàn bộ dữ liệu. Khi bạn gửi bản sao chép của một 
Slide, thì message header đ−ợc hiển thị trong PowerPoint để cho phép bạn nhập địa chỉ và 
các lựa chọn khác. 
Sau khi gửi slide , message header đóng lại và trở về màn hình soạn thảo PowerPoint. 
Danh sách ng−ời nhận, cùng với các lựa chọn và cách tập tin đính kèm đ−ợc ghi cùng với 
tài liệu. Nếu bạn gửi lại slide, các thông tin cũ sẽ đ−ợc hiển thị lại trong phần message 
header. Điều này rất hữu ích nếu bạn gửi các cập nhật định kỳ của slide cho những ng−ời 
nhận đó. 
Nếu ng−ời nhận đan sử dụng Micrrosoft Office 97 hoặc sớm hơn, tốt hơn hết là nên gửi 
slide nh− là một thành phần đính kèm trong một e-mail message. Nếu bạn gửi slide nh− là 
một thân của message, thì các định dạng sẽ bị mất đi. 
Gửi tài liệu trong e-mail có thể không làm việc thông qua cổng mail điện tử. 
Gửi bản sao của toàn bộ tài liệu: Khi gửi toàn bộ tài liệu, bạn phải gửi nó nh− một 
tập tin đính kèm trong một e-mail message. Bạn cũng có thể muốn làm điều này khi 
ng−ời nhận không có ch−ơng trình e-mail t−ơng thích HTML. Để xem tài liệu đính 
kèm bạn gửi, ng−ời nhận cần có PowerPoint 97 hoặc các phiên bản mới hơn.