Trình diễn báo cáo bằng PowerPoint

; Page number: 
 Cho phép in số trang trên mỗi trang in. 
; Footer: 
Cho phép in dòng tiêu đề cuối trang (footer) mà ta đã nhập vào hộp văn bản 
bên dưới. 
Ghi chú: Khung Preview bên phải cho ta xem trước hình dạng trước khi in ra của các thuộc 
tính thiếp lập. 
B3. Nhấp nút Apply to All để áp dụng các thuộc tính vừa hiệu chỉnh cho tất cả các slide trong 
bài trình diễn và đóng hộp thoại. 
4. Chuyển bài trình diễn qua Word để in ấn 
Do có một số hạn chế khi in ấn trong PowerPoint nên chúng ta có thể chuyển bài trình diễn 
sang phần mềm Microsoft Word để in ấn. Ta thực hiện các bước sau: 
B1. Vào thực đơn File, chọn Send To và chọn Microsoft Word… như hình 5.8. 
Hình 5.8. Mở hộp thoại Write-Up 
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 5. In các trình diễn 
Thanh Phong 81 Microsoft PowerPoint 
Chờ một lát hộp thoại Write-Up hiện ra như hình 5.9. 
Hình 5.9. Hộp thoại Write-Up 
Trong khung Page layout in Microsoft Word chứa các tùy chọn về cách bố trí bài trình diễn 
trong Word. 
~ Notes Next to Slide: Các ghi chú (notes) của slide sẽ xuất hiện phía bên 
phải của slide khi xuất sang Word. 
~ Blank Lines Next to Slides: Bên phải của mỗi slide sẽ có thêm các đường kẽ 
ngang cho khán giả ghi chú thêm khi nghe báo cáo. 
~ Notes Below Slides: Ghi chú (notes) cho slide sẽ xuất hiện bên dưới mỗi 
slide. 
~ Blank Lines Below Slides: Các đường kẽ ngang sẽ được thêm vào bên dưới mỗi 
slide. 
~ Outline Only: Chỉ xuất qua Word dàn bài của bài trình diễn. 
Trong khung Add slide to Microsoft Word document có 2 tùy chọn. 
~ Paste: Nếu chọn tùy chọn này, bài trình diễn được xuất qua Word, nếu sau 
này có chỉnh sửa nội dung bài trình diễn bên PowerPoint thì các hiệu 
chỉnh sẽ không được cập nhật qua Word. 
~ Paste link: Nếu chọn, nội dung bài trình diễn xuất qua Word sẽ được cập nhật 
mỗi khi ta thay đổi nội dung bài trình diễn bên PowerPoint. 
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 6. Trình diễn & các kỹ thuật trình diễn 
Thanh Phong 82 Microsoft PowerPoint 
Bàøi 6. Trình Diễãn & Cáùc Kỹõ Thuậät Trình Diễãn 
 Trước khi thực hiện một cuộc trình diễn ta cần duyệt lại tất cả các nội dung trong bài 
trình diễn và thiết kế trình diễn. 
1. Thiết kế một cuộc trình diễn 
Các bước thiết kế trình diễn như sau: 
B1. Vào thực đơn Slide Show, Set Up Show để mở hộp thoại Set Up Show như hình 6.1. 
Hình 6.1. Hộp thoại Set Up Show 
B2. Chọn một trong các tùy chọn sau trong vùng Show type: 
~ Presented by a speaker (full screen) – Đây là tùy chọn mặc định cho việc trình diễn. Nó cho 
phép thực hiện trình diễn trên toàn màn hình. (Xem minh họa hình 6.2) 
Hình 6.2. Trình diễn toàn màn hình bởi diễn giả 
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 6. Trình diễn & các kỹ thuật trình diễn 
Thanh Phong 83 Microsoft PowerPoint 
~ Browse by an individual (window) – (Trình diễn bởi từng người theo từng cửa sổ) Tùy chọn 
này cho phép mỗi khán giả có thể tự điều kiển việc trình diễn của PowerPoint theo nhu cầu 
riêng của mình. (Xem hình minh họa 6.3). 
Hình 6.3. Trình diễn trong cửa sổ Window 
~ Browed at a kiosk (full screen) – (Trình diễn tại gian hàng) Tùy chọn này cho phép bạn tạo 
một trình diễn tự động thể hiện mà không cần phải có người điều khiển. Việc trình diễn sẽ tự 
động lặp đi lặp lại. 
; Loop continuously until ‘Esc’ – Chọn mục này nếu bạn muốn việc trình diễn được lặp lại 
liên tục cho đến khi nhấn phím Esc. 
; Show without narration – Chọn mục này để tạm thời tắt bất cứ giọng thuyết minh nào đi 
kèm. 
; Show without animation – Chọn mục này để tạm thời không cho trình diễn các slide hoạt 
hình đi kèm. 
; Show scrollbar – Chọn mục này nếu muốn xuất hiện một thanh cuốn ở cạnh bên phải của 
cửa sổ trình duyệt trong khi xem. 
B3. Trong mục Slides, ta xác định số slide muốn sử dụng trong trình diễn. Các tùy chọn gồm: 
~ All: Sử dụng tất cả các slide. 
~ From và To: Sử dụng một nhóm các slide liên tục nhau. 
~ Custom show: Cho phép chọn Custom show từ danh sách xổ xuống. Chỉ có hiệu lực khi đã 
có ít nhất một custom show trong trình diễn. 
B4. Chức năng Pen color chỉ có khi trình diễn ở chế độ ~ Presented by a speaker. Đây là 
chức năng bút đánh dấu khi trình diễn. 
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 6. Trình diễn & các kỹ thuật trình diễn 
Thanh Phong 84 Microsoft PowerPoint 
B5. Trong khung Advance Slides có hai tùy chọn: 
~ Manually: Điều khiển bằng cách nhấn phím hoặc nhấp chuột. 
~ Using Timing if present: Các slide sẽ được điều khiển theo thời gian. 
B6. Nhấp nút OK để đóng hộp thoại. 
2. Tạo một Custom Show 
Để tạo một Custom show theo các bước sau: 
B1. Vào thực đơn Slide Show, Custom Shows để mở hộp thoại Custom Shows như hình 
Hình 6.4. Hộp thoại Custom Shows 
B2. Nhấp vào nút New để mở hộp thoại Define Custom Show như hình 6.5. 
Hình 6.5. Hộp thoại Define Custom Show 
B3. Nhập tên cho Custom Show vào mục Slide show name. 
B4. Từ danh sách Slides in presentation, hãy chọn slide đầu tiên mà bạn muốn đưa vào 
custom show của mình. Sau đó nhấp nút Add>> để đưa slide đó vào khung Slides in custom 
show bên phải. 
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 6. Trình diễn & các kỹ thuật trình diễn 
Thanh Phong 85 Microsoft PowerPoint 
B5. Lặp lại bước 4 để đưa thêm các slide khác vào khung Slides in custom show. Để xóa bớt 
slide khỏi danh sách ở khung Slides in custom show, ta chọn slide đó và nhấp nút Remove. 
B6. Nhấp nút OK để lưu custom show và quay trở về hộp thoại Custom Shows. 
B7. Từ hộp thoại này, bạn có thể nhấp vào các nút Edit, Remove, hoặc Copy để chỉnh sửa, 
xóa, hoặc sao chép bất cứ một custom show nào được chọn. 
B8. Để xem trước custom show của mình, bạn hãy nhấp vào nút Show. Bạn sẽ được quan sát 
nó trong chế độ Slide Show. 
B9. Nhấp nút Close để đóng hộp thoại Custom Shows. 
3. Trình diễn 
Khi muốn trình diễn một bài trình diễn ta làm theo các cách sau: 
Cách 1. Mở tập tin trình diễn cần trình diễn, sau đó vào thực đơn Slide Show và chọn View 
Show. 
Cách 2. Mở tập tin trình diễn cần trình diễn, nhấp nút Slide Show ở góc dưới, bên trái của 
màn hình. 
Cách 3. Mở tập tin trình diễn cần trình diễn, nhấn phím tắt F5. 
Bảng 6.1. Các thao tác trong khi trình diễn 
Thao tác Phương pháp 
Đến slide kế tiếp Click phím trái của muose 
Nhấn phím Spacebar 
Nhấn phím N 
Nhấn phím mũi tên phải 
Nhấn phím mũi tên xuống 
Nhấn phím Page Down 
Nhấn phím Enter 
Quay lại slidde trước đó Nhấn phím Backspace 
Nhấn phím P 
Nhấn phím mũi tên trái 
Nhấn phím mũi tên lên 
Nhấn phím Page Up 
Đến một Slide nào đó Gõ số thứ tự của slide và nhấn phím Enter 
Bật/Tắt chế độ bôi đen màn hình Nhấn phím B 
Nhấn phím (,) 
Bật/ tắt chế độ làm trắng toàn màn 
hình 
Nhấn phím W 
Nhấn phím (,) 
Hiển thị/giấu nút mũi tên (ở góc 
dưới bên trái màn hình) 
Nhấn phím A 
Nhấn phím (=) 
Dừng/tiếp tục trình diễn Nhấn phím S 
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 6. Trình diễn & các kỹ thuật trình diễn 
Thanh Phong 86 Microsoft PowerPoint 
Nhấn phím (+) 
Kết thúc trình diễn Nhấn phím Esc 
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Break 
Nhấn phím (-) 
Xoá những nét vẽ trên màn hình Nhấn phím E 
Đến một slide ẩn Nhấn phím H 
Sử dụng thời lượng mới Nhấn phím T 
Sử dụng thời lượng đã ấn định ban 
đầu 
Nhấn phím O 
Quay về điểm khởi đầu của trình 
diễn 
Nhấn cả hai phím chuột cùng lúc trong khoảng 2 
giây 
Kích hoạt bút đánh dấu Nhấn tổ hợp phím Ctrl +P 
Kích hoạt con trỏ mouse hình mũi 
tên 
Nhấn phím Ctrl+A 
Giấu con trỏ muose và nút mũi tên Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H 
Tự động hiển thị / giấu con trỏ 
muose 
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U 
1Soạn thảo một báo cáo hiệu quả
trên máy tính
Trình bài một cấu trúc điển hình cho một 
báo cáo trên máy tính hiệu quả
Thiết kế
• Màu nền sậm và màu chữ sáng
– Màu trắng hoặc vàng trên nền đen, xanh 
sậm hoặc xám sậm
– Tối đa sự tương phản
• Tránh dùng các bĩng mờ
• Tránh kẻ khung, đường viền
2Kiểu chữ
• Dùng kích thước chữ lớn
– >36 point cho tiêu đề, >32 point cho các 
đầu mục lớn
– 24 point cho các mục nhỏ nhất
Dịng này dùng cở chữ 24 point
• Nên dùng các kiểu chữ sau
– Arial, Helvetica, Tahoma, Impact, Verdana, 
Vni-Helve, Vni-Times, .VniTimes,.VniHelve
• Khơng dùng ALL CAPS (Tất cả chữ HOA)
Văn bản
• Dùng một chủ đề trên một slide
• Dùng tiêu đề slide để làm nổi bật
– Các nội dung chi tiết sẽ trình bày
– Giới hạn nội dung từ 5-7 dịng
3Biểu đồ
0
100
200
300
1998 1999 2000 2001
Year
N
um
be
r 
of
 A
bs
tr
ac
ts
Poster Oral Total
Bảng biểu
402530 phút
201215 phút
Số slide 
tối đa
Số slide 
tối ưu
Thời gian
trình bày
4Hình ảnh
Kích thước bài báo cáo
• Số slide trình bày giới hạn bởi thời gian
– Qui tắc chung là 1 slide/ phút
– Dùng 20 slides cho một báo cáo trong 15
phút là rất khĩ trình bày hết ý tưởng
• Kích thước tập tin giới hạn thời gian tải 
lên máy
– Tập tin nên giới hạn ở 15 MB
5Định dạng tập tin
• Tập tin nên được định dạng sao cho 
Power Point 2000 cĩ thể đọc được đúng nội 
dung, tránh lưu ở các định dạng quá mới.
• Tập tin nên chuyển sang định dạng của 
Power Point 2000 nếu chạy trên Office 2000.
• Tất cả fonts, hình, bảng, và biểu đồ phải 
được nhúng vào PowerPoint, tránh dùng link