Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 3: Thành phần dữ liệu mức quan niệm (Phần 3)

III.3. TỪ ÐIỂN DỮ LIỆU 
Mô hình thực thể - kết hợp cho ta một cái nhìn trực quan về những thành phần 
chính của dữ liệu. Từ điển dữ liệu vừa cho ta có cái nhìn chính xác vừa để kiểm chứng lại 
mô hình thực thể - kết hợp trên. Từ điển dữ liệu là hồ sơ mô tả chi tiết và tóm tắt tất các 
thành phần trong mô hình: các thực thể, các mối kết hợp, và thuộc tính, bảng mô tả các 
ràng buộc toàn vẹn và tầm ảnh hưởng của chúng. Nó gồm những hồ sơ sau: 
a. Bảng mô tả các thực thể theo khuôn mẫu: 
b. Bảng mô tả các mối kết hợp theo khuôn mẫu: 
c. Bảng mô tả các ràng buộc toàn vẹn (những ràng buộc không thể hiện được trên 
sơ đồ) theo khuôn mẫu: 
Ngoài những hồ sơ trên có thể cần thêm một số hồ sơ sau: 
d. Bảng tổng kết các thuộc tính: Sắp xếp tên thuộc tính theo thứ tự từ điển để sau 
này dễ tra cứu. 
e. Bảng tổng kết các thực thể và các mối kết hợp: gồm hai phần: 
- Phần 1: Danh sách tên các thực thể sắp theo thứ tự từ điển, cùng tổng số 
chiều dài và tổng số thể hiện. 
- Phần 2: Danh sách tên các các mối kết hợp sắp theo thứ tự từ điển, cùng tổng 
số chiều dài và tổng số thể hiện. 
III.4. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MỘT MÔ HÌNH THỰC THỂ - KẾT HỢP 
Các bước thực hiện: 
Bước 1: Phân hoạch dữ liệu thành các lĩnh vực. Tiêu chuẩn để phân hoạch thường 
căn cứ vào tính chất chức năng, nghiệp vụ của tổ chức. Các dữ liệu của lĩnh vực này 
thường ít liên quan đến dữ liệu của lĩnh vực kia. 
Thí dụ: Hệ thống kế toán có thể phân chia thành các phân hệ: 
- Thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 
- Mua - bán hàng hóa. 
- Nhập - xuất nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, công cụ sản xuất. 
- Sản xuất và bán sản phẩm. 
- Thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra. 
- Tài sản cố định. 
- Thanh toán - các loại công nợ. 
- Kết chuyển. 
- Tổng hợp. 
Có những tổ chức mà chức năng công việc của bộ phận này là kết quả của bộ phận 
kia mà nếu biết điều chỉnh chúng ta có thể cải tiến cơ cấu và quy trình quản lý để tổ chức 
hoạt động có hiệu quả hơn. 
Thí dụ : phân hệ các loại công nợ liên quan tới các phân hệ thu chi tiền mặt, tiền 
gửi ngân hàng, mua bán hàng hóa, thanh toán, 
Bước 2: Ðối với mỗi lĩnh vực xây dựng mô hình thực thể - kết hợp cho lĩnh vực đó, 
nghĩa là xác định các thuộc tính, thực thể, quan hệ, bản số của mỗi thực thể đối với mỗi 
mối kết hợp mà nó tham gia cùng các ràng buộc toàn vẹn giữa chúng mà các ràng buộc 
này không thể hiện được trong mô hình thực thể kết hợp. 
Bước 3: Tổng hợp các mô hình thực thể - kết hợp từ tất các lĩnh vực để có một mô 
hình tổng quát. Thường mỗi lĩnh vực có tính chất nghiệp vụ riêng, khi tổng hợp lại chúng 
có thể có những thực thể chung. 
Thí dụ: các phân hệ trong hệ thống kế toán luôn liên quan đến những lớp đối tượng 
chung như hệ thống tài khoản, khách hàng, nhân viên 
Mỗi hình thực thể_kết hợp cho một lĩnh vực thường do một nhóm xây dựng, cho 
nên có thể cùng một lớp đối tượng liên quan tới nhiều phân hệ, mỗi nhóm lại có định 
danh riêng. Vì vậy khi tổng hợp lại các nhóm phải thống nhất với nhau để có một cách 
quan niệm thống nhất. 
Do đó mà công việc của giai đoạn này bao gồm: 
- Xóa bỏ những từ đồng nghĩa và đa nghĩa: 
 Từ đồng nghĩa: 2 vật thể (object) mang 2 tên khác nhau, nhưng thực chất 
là như nhau. 
Ví dụ: thực thể "SINH VIÊN" và "HỌC VIÊN" hay "HỌC SINH", thuộc tính 
"ÐIỂM" và "KẾT QUẢ" môn thi. 
 Từ đa nghĩa: 2 vật thể khác nhau mang cùng một tên. 
Ví dụ: Trong trường Ðại học, khi sau này có phân biệt liên quan đến chức năng, 
cùng là "NHÂN VIÊN" nhưng sẽ không phân biệt được đó là "CÁN BỘ GIẢNG DẠY" 
hay "NHÂN VIÊN HÀNH CHÁNH". 
- Xây dựng ngữ vựng chung: Tạo danh mục tổng quát gồm các danh mục sau: 
 Danh mục các thuộc tính. 
 Danh mục các thực thể. 
 Danh mục các mối kết hợp 
Chú ý: Các thuộc tính, các thực thể, và các quan hệ được dịnh danh bằng các tên 
không thể trùng nhau và khi tổng hợp có thể xem một thực thể của một hình thực thể _ kết 
hợp này lại là mối kết hợp trong một mô hình thực thể _ kết hợp khác. 
Bước 4: Chuẩn hóa: Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa để có một mô hình hợp lý. 
Lưu ý khi chuẩn hoá không làm mất ngữ nghĩa bản chất của vấn đề trong thế giới thực. 
Ví dụ: trong vấn đề quản lý nhân sự, nếu cần quản lý thêm con của nhân viên thì cần 
quan tâm đến ngữ nghĩa của vấn đề: đó là con của nhân viên với người vợ hoặc người 
chồng nào vì mỗi nhân viên có thể chưa (thậm chí không) nhưng cũng có nhiều vợ (hoặc 
nhiều chồng). 
Bước 5: Hợp lệ hóa lần cuối: sau khi xây dựng xong mô hình phải trao đổi lại với 
những người lãnh đạo cơ quan và những người sử dụng, tức những người có trách nhiệm 
và những người có liên quan đến trong mô hình, cũng như với các đồng nghiệp, những 
nhà tin học khác. Những ý kiến của họ cần được phân tích và nếu thấy hợp lý thì phải 
điều chỉnh cho phù hợp. 
Thí dụ với vấn đề quản lý mua bán hàng đã được mô tả trong phần trước chúng ta 
có thể có mô hình thực thể - kết hợp như sau: