Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2003

i nhập tiếp theo các số còn lại. 2) Hiệu chỉnh - Khi nhập xong công thức, ta muốn tiến hành hiệu chỉnh lại thì nhập kép chuột vào công thức cần hiệu chỉnh. - Di chuyển công thức và định dạng giống nhƣ một Autoshap. BÀI TẬP 6 05432 x
 40 BÀI 7: MAIL MERGE (TRỘN THƢ) I) GIỚI THIỆU: Trong thực tế chúng ta gặp rất nhiều trƣờng hợp văn bản có cùng nội dung chung nhƣng khác nhau về một số thông tin nào đó . Chẳng hạn nhƣ thiệp mời sinh nhật, thƣ mời họp, Thƣ báo kết quả, vv… Giả sử ta là ngƣời nhập văn bản mời những ngƣời đó. Ta làm bằng cách nào? Nhập 100,1000 lá thƣ cho mỗi ngƣời? Không! công cụ Mail Merge sẽ giúp ta giải quyết vấn đề đó. Chỉ cần nhập, làm một số thao tác thôi ta sẽ Merge (trộn) thƣ đƣợc cho nhiều ngƣời. Bƣớc 1: Mở một tập tin mới, lập danh sách những thông tin liên quan tới những ngƣời đƣợc gởi. Ví dụ: Họ tên Ngày Sinh Nơi Sinh Điểm Kết Quả Phạm Đức Cƣờng 12/07/185 Nha Trang 4.5 Hỏng Lê Thị Thắm 15/04/1988 Đồng Nai 8 Đậu Nguyễn An Bình 09/09/1986 Sài Gòn 4 Hỏng Hàn Thái Vân 12/12/1988 Huế 7 Đậu Bƣớc 2: Lƣu lại với tên nào đó giả sử là "D:\ danhsachsv"  Đóng Tập tin lại. Bƣớc 3: Mở một tập tin mới Tạo văn bản chứa nội dung chung là Ví dụ: Tạo mẫu sau: CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƢỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc VĂN THƢ LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG II Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 Thông Báo Trƣờng Cao Đẳng Văn thƣ Lƣu trữ Trung ƣơng II Thông báo kết quả thi cho: Thí sinh: Ngày Sinh: Nơi Sinh: Điểm: Kết Quả: Nhà trƣờng sẽ giải quyết khiếu nai, Chấm phúc khảo vào ngày …. mọi thắc mắc xin liên hệ số điện thoại:  08.8952372 Trung tâm tuyển sinh Trƣờng Cao Đẳng Văn Thƣ Lƣu Trữ TW II 
 41 Bƣớc 4: Vào Menu  View  ToolBar Mail Merge Màn hình xuất hiện: Bƣớc 5:  Chọn công cụ Open Data source: Tìm tới đƣờng dẫn danh sách mà ta đã tạo. ở bài này là "D:\danhsachsv". Màn hình xuất hiện 1) Chọn để lấy tập tin danh sách ta đã tạo Chọn đƣờng dẫn để danh sách Chọn danh sách 2) Chọn Open 3) Chọn Insert Merge fields ( nơi chứa các cột mà ta cần chèn ) 
 42 Sau khi chèn đƣợc cột rồi ta nhấn Close  lại đặt con trỏ tại vị trí cần chèn  chọn lại biểu tƣợng lặp lại nhƣ bƣớc trên. Bƣớc 6: Tiến hành trộn  nhấn tổ hợp phím Alt + Shifl + N hoặc chọn biểu tƣợng Trên thanh Mail Merge xuất hiện hộp thoại: + All: Trộn tất cả + Current record: Trộn mẩu tin hiện tại + Form… To: Trộn từ trang nào tới trang nào Chọn một trong 3 hình thức nhấn  OK 4) Chọn Cột cần chèn 5) Chọn InSert CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƢỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc VĂN THƢ LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG II Tp. Hồ Chí Minh, ngày 03 tháng 5 năm 2007 Thông Báo Trƣờng Cao Đẳng Văn thƣ Lƣu trữ Trung ƣơng II Thông báo kết quả thi cho: Thí sinh: > Ngày Sinh: > Nơi Sinh:> Điểm:. Kết Quả:> Nhà trƣờng sẽ giải quyết khiếu nai, Chấm phúc khảo vào ngày 14/02/2008 mọi thắc mắc xin liên hệ số điện thoại:  0984.814.797 hoặc 0938.398.997 Trung tâm tuyển sinh Trƣờng Cao Đẳng Văn Thƣ Lƣu Trữ TW II 4) Chọn cột cần chèn 5) Chọn Insert 
 43 BÀI 8: XỬ LÝ VĂN BẢN, TÌM KIẾM, THAY THẾ,AUTOCORRECT I) TẠO HEADER AND FOOTER (tiêu đề đầu và cuối) Thông thƣờng chúng ta hay tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho mỗi trang văn bản. và chúng ta thƣờng thấy tiêu đề đầu hay cuối mỗi trang văn bản có nội dung giống nhau. Nếu nhƣ ta không tạo Header and Footer thì việc đánh tiêu đề cho mỗi trang văn bản là rất mất thời gian. Vì vậy ta chỉ cần tạo Header and Footer cho một trang văn bản thôi những trang văn bản tiếp theo tự động phát sinh. Đó là mục đích sử dụng Header and Footer. 1) Cách tạo Bƣớc 1: Vào Menu View  Header and Footer Bƣớc : Nhập nội dung cho tiêu đề, chèn số trang, ngày giờ nếu cần vv… Close 2) Ngắt trang, Ngắt đoạn a) Ngắt trang: Trong window mặc dù đã có hình thức ngắt trang tự động mỗi khi hết trang. Nhƣng đôi khi chúng ta muốn ngắt trang tại một ví trí nào đó để đƣa đoạn văn bản có liên hệ với nhau vào cùng một trang ta phải tiến hành ngắt trang Bƣớc 1: Đặt con trỏ tại vị trí trƣớc văn bản cần cho sang trang mới Bƣớc 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter hay vào menu Insert  break nhƣ đã trình bày ở phần trƣớc b) Ngắt đoạn: Đồi khi chúng ta muốn không cần nhấn phím Enter nhƣng đoạn văn của chúng ta vẫn xuống dòng làm làm nhƣ sau: Bƣớc 1: Đặt con trỏ tại vị trí trƣớc văn bản cần cho sang dòng Bƣớc 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + Enter 3) Liên kết trang Bƣơc 1: Chọn từ hoặc hình ảnh làm kí tự đại diện Bƣớc 2: Vào Menu Insert  Hyperlink Vùng nhập Tiêu đề Chèn số trang Chèn tổng số trang Định dạng đánh số trang Chèn ngày Chèn giờ Chuyển qua lại giữa tiêu đề đầu và tiêu đề cuối 
 44 Bƣớc 3: Chọn chƣơng trình muốn liên kết nhấn Ok 4) Tạo các Stype Khi soạn thảo văn bản có nội dung dài, trong đó có những nội dung đƣợc định dạng giống nhau mà ta phải định dạng lặp đi lặp lại nhiều lần, vậy ta nên tạo ra một mẫu Styte để áp dụng cho tất cả nội dung giống nhau trong văn bản cách thực hiện: bƣớc 1: vào Menu format  Stypes and Forrmating  Chọn New Stype định dạng  Ok - Khi muốn lấy Styles mà ta đã định dạng Bƣớc 1: Chọn văn bản muốn định dạng Bƣớc 2: Trên thanh Formatting chọn công cụ Sau đó chọn tên Style mà ta đã đặt ở bƣớc 1 5) Tìm kiếm và thay thế: Bƣớc 1: Vào Menu Edit  Find hoặc nhấn (Ctrl + F) xuất hiện hộp thoại: Đặt tên cho Style Định dạng cho Style 
 45  Nhập từ cần tìm vào trong Find what  Find Next Bƣớc 2: Nếu tìm thấy hộp thoại xuất hiện: 6) Chức năng AutoCorect ( tự động đúng) Trong quá trình làm việc với văn bản, đôi khi có những đoạn văn bản có tính chất thƣờng lặp đi lặp lại, nếu chúng ta co chuẩn bị trƣớc thì đoạn văn bản sẽ đƣợc tạo ra rất nhanh mà không sợ nhầm lẫn. Đó là phƣơng pháp định nghĩa một đoạn văn bản Autocorect. Cách tạo: Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản cần định nghĩa Bƣớc 2: Vào Menu Tools  Autocorect Nhập từ cần thay thế Thay thế từ tìm thấy Thay thế tất cả 
 46 Bƣớc 3: Nhập kí tự đại diện trong hộp replace  Add Bƣớc 4: Để xuất hiện văn bản đã định nghĩa ,ta nhập kí tự đại diện mà đã thay thế nhấn phím khoảng trắng Space Bar. * Để xóa bỏ đoạn văn bản đã định nghĩa Vào Tools Autocorrect Option  trong hộp Replace nhập lại kí tự đại diện|  Delete Nhập lại kí tự đại diện 
 47 BÀI 9: ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN ẤN VĂN BẢN I) ĐỊNH DẠNG TRANG IN Mỗi khi ta tạo ra một tập tin mới, trong văn bản đã có quy định khổ giấy Letter . Nếu muốn qui định lại khổ giấy hay xoay trang giấy theo chiều ngang, dọc , canh lề văn bản. khi đó ta tiến hành định dạng trang in. 1) Cách dịnh dạng Vào Menu File  Page Setup xuất hiện hộp thoại Ở mục Margins: + Top: Canh lề trên trang in + Left: Canh lề bên trái + Right: Canh lề bên phải + Bottom: Canh lề dƣới + Gutter: khoảng cách chừa ra để đóng sách Ở Mục Orientation: Chọn hƣớng trang in + Porttrait :Ịn hƣớng giấy theo chiều đứng + LandScape : In hƣớng giấy theo chiều ngang Chọn lề trang in Hƣớng trang in 
 48 Ngăn Paper: Chọn khổ giấy. 2) In văn bản : a) Xem trƣớc khi in + Chọn chế độ hiển thị văn bản trên thanh Standard + Chọn biểu tƣợng trên thanh Standard  xem xong chọn Close để quay về b) Xác lập các thông số trƣớc khi in. Vào Menu File  Print xuất hiện hộp thoại: 
 49 Printer name: Chọn tên máy in Page range: Chọn phạm vi in văn bản - All: In tất cả các trang văn bản - Current Page: Chỉ in trang hiện hành - Page: In theo cách quy định + Dùng dấu "," để phân cách in các trang rời rạc. vd: 6,7,13 + Dùng dấu "-" để in trang liên tiếp. Ví dụ in từ trang 5 đến 9 nhập trong ô là : 5-9 Number of copies: Chọn để In thành nhiều bản. - Print: + Old Pages: In các trang lẻ . + Even Pages: In các trang chẵn BÀI TẬP 9 Chọn tên máy in 
 50 BÀI 10: CÁC PHÍM TẮT THƢỜNG SỬ DỤNG TRONG WORD. Nhấp phím Để Ctrl + S ___________________________ Lƣu tài liệu Ctr + X ___________________________ Lệnh cắt văn bản Ctr + C ________________________ Lệnh Coppy văn bản Ctr + V _____________ Dán các văn bản đã cắt hoặc coppy Ctr + Z _________________ Huỷ bỏ những thao tác đã làm Ctr + Y __________________________ Làm lại một tác vụ Ctr + U __________________________ Gạch chân văn bản Ctr + I __________________________ In nghiêng văn bản Ctr + B _____________________________ In đậm văn bản Ctr + A ___________________________ Chọn toàn tài liệu Ctr + L ___________________________ Canh trái văn bản Ctr + R __________________________ Canh phải văn bản Ctr + E __________________________ Canh giữa văn bản Ctr + N ________________________ Tạo một tập tin mới Ctr + O _____________________ Mở một tài liệu đã có sẵn Ctr + P ________________ Mở cửa sổ trƣớc khi in văn bản Ctr + M ________________________ Tăng khoảng Indent Ctr + Q _____________________ Đƣa thƣớc về Left indent Ctr + T _________________________________ Nhảy Tab Ctr + D _________________________ Mở hộp thoại Font Ctr + H,F,G ____________________ Tìm kiếm và thay thế Ctr + 2 ___________________ Tăng độ rộng giữa các dòng Ctr + ] ______________________ Tăng kích cỡ văn bản Ctr + [ ________________________ Giảm kích cỡ văn bản Ctr + Home _____________ Chuyển con trỏ về đầu tài liệu Ctr + End _______________ Chuyển con trỏ về cuối tài liệu Ctr + = ________________________ Đƣa chữ xuống ( X2) Ctr + Shift + = _________________ Đƣa chữ lên trên ( X2) Ctr + Shift + > _______ T ăng kích cỡ chữ mỗi lần 2 đơn vị Ctr + Shift + F ( và phím mũi tên) ________ Chọn Font chữ. Ctr + Shift + G _________ Hiện hộp thoại đếm từ, trangvv.. Ctr + Shift + L ______________ Chèn biểu tƣợng symbol Ctr + Stab ______________________ Nhảy Tab trong bảng End _____________________ chuyển con trỏ về cuối dòng Home ____________________ chuyển con trỏ về đầu dòng Shift + F3 _ Chuyển chữ thƣờng thành hoa và ngƣơc lạ0069 Alt + F ____________________________ Chọn Menu File Alt + E ____________________________ Chọn Menu Edit Alt + I ___________________________ Chọn Menu Insert Alt + O _________________________ Chọn Menu Format Alt + T ___________________________ Chọn Menu Tools Alt + A ___________________________ Chọn Menu Table Alt + W _______________________ Chọn Menu Window Alt + H _______________________ Chọn Menu Help