Hệ thống hoạch định và quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp ERP

đã chủ động mời những nhà quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia như Pepsi, Coca-cola, Unilever, Nestle’, Sam sung…về làm việc, họ là những người có kinh nghiệm sử dụng thành thạo hệ thống ERP và đó là điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai.
Ở thời điểm khởi đầu, ban quản lý dự án dự định chạy song song hai chương trình cũ và mới nhưng sau đó để giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh, họ quyết định chạy độc lập.
Việc hoàn thành dự án ERP đã đưa GSG thành doanh nghiệp ngành giấy đầu tiên trong nước ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản trị với qui trình tiên tiến của thế giới. Hai yếu tốt mấu chốt để đem lại kết quả này là sự quyết tâm của Ban lãnh đạo, sự đồng lòng của đội ngũ nhân viêc, nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại và có hiện quả so với quy trình cũ vốn vừa nặng lề vừa phân tán.
Lợi ích mà ERP mang lại là khả năng quản trị thông tin đồng bộ, liên tục và cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời và minh bạch nhằm đáp ứng các yêu cầu của cổ đông và nhà đầu tư - yêu cầu lớn nhất đối với một công ty đại chúng mà GSG đang hướng tới. Thông qua việc triển khai ERP, GSG cũng hoàn thiện được nhiều quy trình sản xuất kinh doanh, giải quyết khâu quan trọng nhất là làm khách hàng hài lòng hơn với các đáp ứng nhanh chóng của mình. Đặc biệt, ý nghĩa cốt lõi của ERP thể hiện rất rõ là số người thừa hưởng thành quả cuối cùng lớn hơn rất nhiều, nhờ đó tạo ra công cụ quản lý sâu rộng và hiệu quả hơn.
Vinamilk nhận bàn giao hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam
	Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI). Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam tính đến hiện tại.
Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007. Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn. Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty.
Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính - kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
Các lý do thành công: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng; Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ. Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG. Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh.
3.3.2. Các doanh nghiệp ứng dụng thất bại
Kinh nghiệm triển khai ERP của SAVIMEX
	Savimex là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt trên 300 tỷ đồng. 
Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả. Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đồng nhưng đều thất bại.
Nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ.
	Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế. Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng và nhà máy Savimex.
Đồng thời, Savimex cũng quyết tâm thực hiện cải tiến quản lý DN theo ERP. Từ tháng 2/2004, công ty tổ chức nhiều cuộc họp phân tích và ra các qui định bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo, trưởng phòng xuống các đơn vị cơ sở nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức con người. Ba tháng đầu triển khai đã gây xáo trộn hoạt động bởi sự khác biệt giữa qui trình cũ và mới. 
Là đơn vị có niêm yết trên thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt động, Savimex phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng trục trặc số liệu. Khối lượng công việc tăng, công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm ngoài giờ cho nhân viên. Đây là giai đoạn hết sức khó khăn của Savimex. Công việc quá tải. Áp lực lên cấp lãnh đạo ngày càng nhiều. Khó khăn chỉ được giải tỏa sau khi kết xuất theo ERP giống với kết quả tính thủ công. Hai tháng sau đó, Savimex đã chấm dứt quản lý thủ công ở bộ phận mua hàng, bán hàng và quản lý tồn kho. Hiệu quả trước mắt khi ứng dụng ERP là thông tin tình hình sản xuất kinh doanh, các khoản công nợ, tiến độ hợp đồng mua, bán hàng, nhu cầu vật tư thực tế, giá thành sản phẩm… được cập nhật nhanh chóng.

KẾT LUẬN
Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả. Qua đó cần nhìn nhận những yếu kém mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ đó có những biện pháp khắc phục để có thể theo kịp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay. 
Một bài học được rút ra là việc vận dụng ERP vào quản lý không thể là chuyện một sớm một chiều mà nên vận dụng một cách hợp lý cho từng loại hình doanh nghiệp, tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể mà mỗi doanh nghiệp có những chiến lược và bước đi hợp lý. Cụ thể hơn là việc ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến “nguồn lực” thành “tài nguyên”. Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn "chuẩn hóa dữ liệu". Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP. Do đó cần phải thận trọng đưa ra kế hoạch thực hiện để không phải lập lại “vết xe đổ” của “ ngày hôm trước” để phát huy hệ thống này đúng với tính chất ưu việt của nó.
 Ngày nay trên thế giới đã ứng dụng ERP rộng rãi, do đó để tiếp cận gần với trình độ của thế giới thì việc cập nhật, học hỏi để đưa ERP vào sử dụng ở doanh nghiệp mình là một điều kiện cần để thành công lâu dài trong tương lai. 

PHỤ LỤC
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp .
Thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động của đội triển khai dự án. Dưới đây là một số nhân tố thành công chính được rút ra từ các doanh nghiệp triển khai ERP thành công:
1. Trước hết tập trung vào các quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu, không nên quá để ý vào vấn đề giải pháp, kỹ thuật
2. Tập trung đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo hiệu năng triển khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live.
3. Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án.
4. Cam kết của Ban lãnh đạo
5. Dành thời gian lập kế hoạch
6. Tập trung vào các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh…)
7. Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi
8. Hiểu rõ mục đích của ERP
Giải pháp cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
 	Phân tích doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, điểm yếu nằm ở quy trình quản trị quá chi tiết. Vì thiếu một lộ trình rõ ràng nên các doanh nghiệp chưa nhìn thấy rõ những tiện ích ERP mang lại sẽ tác động trực tiếp vào công việc gì hoặc nên đưa vào như thế nào. 
Doanh nghiệp ứng dụng ERP cần theo lộ trình ba bước: doanh nghiệp cần xác định dự án ERP sẽ tác động mình đến đâu, mục tiêu của nó là gì; đầu tư cơ sở hạ tầng; sau đó thiết lập nhóm cải tiến quy trình, chịu trách nhiệm ghi chép, nghiê cứu và cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh của mình. 
Theo các chuyên gia, nếu như doanh nghiệp không thực hiện được 3 bước trên, quá trình triển khai phần mềm sẽ vẫn còn manh mún, rời rạc, các yêu cầu dự án lại chỉ được nêu ra từ các phòng ban hoạt động cách biệt, không hướng đến một trục chuyển động chung

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Các tài liệu tham khảo:
Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Operations Management_Abraham Shtub
ERP A-Z Implementer’s Guide for success_Travis Anderegg
Các trang web tham khảo: