Giáo trình Tin học văn phòng - Phần 3: Chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel

 dữ liệu vừa xoá.
+ Nút Criteria: nhập điều kiện để tìm kiếm bản ghi; 
nút Form thực hiện tìm kiếm; Nút Find Next, Find 
Prev tiến, lùi một bản ghi. Nút Close: đóng cửa sổ 
Data Form;
◄1. Điền các thông tin vào hộp thoại 
Subtotal.
+ Chọn Data\Subtotals ... cửa sổ Subtotal xuất 
hiện.
Trong mục At each chang in chọn Den tu 
(trường cần tạo nhóm tổng hợp). Trong mục 
Use function chọn hàm count (hàm cần tính 
toán). Trong mục Add subtotal to chọn So 
ngay (những trường cần tính toán), chọn OK 
(hình vẽ -1). Kết quả tính toán được chỉ ra 
trên hình vẽ (2,3) sau:
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel32
Mặc định kết quả hiển thị như hình 2, Để xem thông tin tổng thể ta chọn mục số 2 ở góc trên
bên trái cửa sổ kết quả hiện ra như hình 3. Và thông tin tổng chung hiện ra khi ta chọn số 3.
Từ thông tin tổng thể ta thấy rằng trong mười khách thì khách đến từ Hà nội là nhiều nhất (4 
người, ở đây ta dùng hàm count để đếm), tiếp đó là khách đến từ Đà nẵng và Huế và khách
đến từ Saigon và Vinh là ít nhất. Thông tin này giúp cho người lãnh đạo điều chỉnh một số 
dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu của khách và tránh lãng phí.
5) Sử công cụ phân tích dữ liệu Pivot Table (PT)
Một yêu cầu khác của các bài toán thực tế là phân tích quan hệ giữa một thông số nào đó với 
nhiều thông số khác (xét một thông tin theo nhiều khía cạnh, hay quan hệ nhiều chiều). Qua đó 
làm bộc lộ rõ hơn ý nghĩa của thông tin. Ví dụ: thông tin số ngày lưu lại của các khách hàng ở 
ví dụ 2 mục III.1, ta có thể xét quan hệ giữa thông tin này với địa chỉ của khách đến. Quan hệ 
này cho ta biết thống kê về đặc điểm khách ở các địa phương như đa số khách đến khách sạn 
là từ Hà nội, tiếp theo là Huế, Đà nẵng, một số ít ở Sài gòn và Vinh. Và ta cũng có thể xét 
quan hệ khách ở địa phương với số ngày ở lại khách sạn, thông tin này cho biết chẳng hạn như
đa số khách Hà nội ở lại từ 5 đến 7 ngày hoặc số khách ở lại 10-15 ngày chủ yếu là khách Sài
gòn v.v.
◄ 3. Hiển thị thông tin tổng thể 
khi ta chọn số 2 ở góc trên bên
trái của cửa sổ.
2. Kết quả tổng hợp theo nhóm, cửa sổ hiển thị mặc định
▼
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel33
Đáp ứng yêu cầu phân tích này,Excel cung cấp công cụ PT, nó cho phép phân tích hoặc thống 
kê dữ liệu theo nhiều hướng khác nhau.
Một PT có bốn thành phần, mỗi thành phần chứa một trường trong bảng dữ liệu trong đó:
+ Trang (page): là đơn vị dữ liệu được phân tích, làm mục chính cho PT
+ Hàng (row): Hiển thị nội dung của trường được lựa chọn và làm những tiêu đề hàng
+ Cột (Column): Hiển thị nội dung của trường được lựa chọn và làm những tiêu đề cột
+ Dữ liệu (Data): Vùng kết quả đã được tính toán
Làm quen với cách phân tích số liệu bằng PT, ta xét hai ví dụ sau:
Ví dụ 1: Xét quan hệ số ngày khách ở lại Khách sạn với địa chỉ của khách hàng trong dữ liệu ở 
ví dụ 2 mục III. 1. Các bước thực hiện:
+ Mở file vidu2.xls
+ Đưa trỏ chuột đến vùng dữ liệu
+ Chọn Data\PivotTable report ...\cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 1 of 4 xuất hiện với câu 
hỏi “Where is the data that you want to analyze?” ta chọn “Microsoft Excel list or database” 
và nút lệnh Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 2 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where is the data that you
want to use?” ta điền vùng dữ liệu vào ô trắng có tiêu đề Range. Việc điền vùng dữ liệu thực 
hiện như bước 3 của ví dụ thuộc mục “sử dụng công cụ lọc cao cấp”. Sau đó chọn Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 3 of 4 xuất hiện. Bên phải cửa sổ có các nút tương ứng với 
các trường trong bảng dữ liệu. Ta dùng chuột rê từng nút mà ta quan tâm thả vào các phần 
khác nhau của PT. Ví dụ này ta phải đưa nút Ten vào phần trang (page), nút Den tu vào phần 
hàng (row) nút So ngay vào phần cột (Column) và nú Den tu vào phần dữ liệu (Data). Mặc 
định hàm count hiện trong nút Den tu thuộc phần dữ liệu.
Sau khi đưa các nút vào những vị trí cần thiết của PT, ta chọn nút lệnh Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 4 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where do you want to put 
PivotTable?” Nếu ta chọn New worksheet thì Excel tạo một bảng tính mới để chứa dữ liệu 
▲ 
1. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel34
phân tích (ta nên sử dụng lựa chọn này), trường hợp còn lại chọn Existing worksheet thì phải 
chỉ ra vùng hiển thị vào ô trắng. Tiếp theo là chọn nút lệnh Finish để hoàn thành. Kết quả phân 
tích sẽ được hiện thị trong một bảng tính mới như hình sau:
Nhìn số liệu phân tích ta thấy: Khách từ Đà nẵng có 2 người, một người ở 1 ngày và một 
người ở 10 ngày; tương tự Hà nội có 4 người số ngày ở tương ứng là 1, 1, 1, 1; Huế 2 người số 
ngày ở là: 1, 10 tương tự cho Sài gòn và Vinh; Cột Grand Total chỉ tổng số người theo địa 
phương; Hàng Grand Total chỉ tổng số người theo số ngày ở lại Khách sạn. Các số liệu này
đặc biệt có ý nghĩa khi số lượng khách hàng lớn, ở nhiều địa phương khác nhau. Nó là những 
số liệu giá trị giúp cho người quản lý xem xét và kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan,
cũng như quá trình lập kế hoạch, chọn dịch vụ kinh doanh, định hướng phát triển cho công ty.
Ví dụ 2: Quản lý bán hàng
+ Vào bảng số liệu
+ Phân tích số liệu, chọn Data\PivotTable report ...\ bước 1 và 2 làm như ví dụ 1.
▲
2. Kết quả phân tích dữ liệu theo các bước ở trên
◄ 1. Nhập số liệu vào bảng
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel35
+ Bước ba thực hiện như hình vẽ dưới đây:
Kết quả phân tích được trình bày trên hình vẽ sau:
Nhìn vào số liệu phân tích được ta thấy: Trong các sản phẩm bán ra, doanh thu của Dày dép là
lớn nhất. Với mặt hàng này trong 3 cửa hàng thì Tràng tiền bán được nhiều nhất. Mặt khác, 
cửa hàng Hue bán Quần áo được nhiều nhất. Nhưng xét doanh thu của các cửa hàng thì Tràng
tiền có doanh thu chung lớn nhất. Trên cơ sở số liệu này, người bán hàng có thể lựa chọn mặt 
hàng, số lượng cho mỗi mặt hàng, phân tích năng lực của các cửa hàng khác, đề ra chính sách 
cạnh tranh hợp lý.
▲
2. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable
▲
3. Kết quả phân tích, có các cách hiển thị số liệu khác nhau: hiện kết quả chung, cho từng quý 
(từng tháng: Ba, Giêng và Hai).
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel36
IV. Sử dụng hiệu quả MS Excel
Như đã trình bày trong phần giáo trình “Hệ điều hành Windows”, một công việc trong Excel 
cũng có thể thực hiện bằng 3 cách: thứ nhất là thực hiện từ menu; thứ hai từ thanh công cụ (từ 
các biểu tượng) và thứ ba là từ các phím tắt. Thực hiện từ các menu là cách thực hiện chuẩn 
tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thực hiện từ các biểu tượng hoặc phím tắt lại nhanh hơn.
Phần này chúng tôi nêu ra một số các phím tắt giúp cho một số việc được thực hiện nhanh 
hơn. Các phím tắt khác, hay các chức năng nhằm sử dụng hiệu quả MS Excel ta có thể tham 
khảo bằng cách chọn menu: Help\Contents and Index;
1) Phím tắt của các phím chức năng (xem: Help\Contents and Index\Index\shortcut keys,
Microsoft Excel\learn about function keys in Microsoft Excel)
Tên
phím
Chức năng Shift + Ctrl + Alt + Alt+Shift+
F1 Hiển thị trợ giúp Trợ giúp trực 
tiếp “ What’s 
this”
Chèn thêm
một bảng 
tính mới
F2 Soạn thảo với ô 
đang kích hoạt
Soạn thảo ghi 
chú cho một 
ô
Lưu dữ liệu 
vào file với 
tên khác
Lưu dữ liệu 
vào file
F3 Gián tên của 
một vùng dữ 
liệu vào công
thức
Đưa một hàm
vào một biểu 
thức
Định nghĩa một 
tên cho vùng dữ 
liệu
F4 Lặp lại thao tác 
vừa thực hiện
Lặp lại tìm
kiếm vừa 
thực hiện
Đóng cửa sổ 
hiện tại
Thoát khỏi 
Excel
F5 Đưa con trỏ 
chuột đến một ô
nào đó
Hiển thị hộp 
thoại tìm
kiếm
Phục hồi kích 
thước cửa sổ 
(sau khi phóng
to hoặc thu nhỏ)
v.v...
F12 Lưu dữ liệu ra 
file với tên khác
Lưu dữ liệu 
vừa thay đổi 
vào file
Mở một file
2) Thực hiện các thao tác bằng thanh công cụ
▲
1. Thanh công cụ của MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel37
Để xem chức năng của một biểu tượng ta rê chuột đến nó sẽ xuất hiện dòng chú dẫn. Dựa vào
hướng dẫn này ta có thể thực hiện các công việc từ thanh công cụ. Ví dụ: ở hình 1, biểu tượng 
cái kéo là nút thực hiện chức năng cắt dữ liệu. Sau khi dữ liệu trong bảng tính được đánh dấu 
(bôi đen) thì việc dùng chuột chọn biểu tượng này tương đương với chọn menu: Edit\Cut hoặc 
ấn phím tắt Ctrl + X. Đối với các biểu tượng khác cách làm tương tự như vậy!
3) Thực hiện các thao tác với ô dữ liệu bằng cách chọn chuột phải
Trong khi soạn thảo bảng tính, ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc bằng cách nháy 
chuột phải.
Bài tập: 
1) Thực hiện các bài ví dụ dẫn ra trong giáo trình
2) In ví dụ trong phần sử dụng công cụ lọc cao cấp ra giấy
3) Mỗi học viên, tuỳ thuộc vào công việc của mình hãy xây dựng một bảng dữ liệu, thực hiện 
tính toán và báo cáo kết quả theo tháng hoặc quý hoặc năm.
4) Lặp lại một số ví dụ nhưng được thực hiện nhanh chóng bằng thanh công cụ, phím tắt.
◄ 2. Tại một ô dữ liệu khi nháy chuột phải ta có thể thực 
hiện nhanh chóng các công việc như trong menu thả 
xuống.
Cut, Copy, Paste: cắt, sao chep và dán dữ liệu; 
Insert, Delete: chèn hoặc xoá một ô
Clear Contents: xoá nội dung dữ liệu trong ô
Insert Comment: chèn vào ô một lời ghi chú
Format Cells: định dạng ô
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel38
Tài liệu tham khảo
[1].Sở KHCN & MT - Trung tâm CNTT nghệ an, Giáo trình tin học văn phòng, 2002
[2].Microsoft, Introducing Microsoft Windows 95, 1996
[3].Microsoft, Help topics: Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, 1996
[4].Bùi Thế Tâm, Giáo trình Windows - Word - Excel, 2001
[5].Phan Quốc Phô, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1999
[6].Trung tâm tin học SIC, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1996
[7].Ban chỉ đạo Ứng dụng và Phát triển CNTT tỉnh Hà Nam, Giáo trình tin học văn phòng,
2002
[8]. SCC/IBT, Chương trình tự học Windows, MS Word, MS Excel, 1998