Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Word 2007 - Lê Văn Hiếu
MỤC LỤC
PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 . 7
1. Tạo văn bản đầu tiên . 7
a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo . 7
b. Bắt đầu nhập liệu . 7
c. Những kí hiệu hỗ trợ . 8
d. Những dấu gạch chân trong văn bản . 9
e. Thay đổi canh lề trang văn bản . 10
f. Lưu tài liệu. 11
2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu . 12
a. Hiệu chỉnh tài liệu . 12
b. Di chuyển vòng quanh tài liệu . 13
c. Chọn và xóa nội dung . 13
d. Di chuyển văn bản . 14
e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện . 15
f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu . 15
3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt . 16
a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí . 16
b. Tạo các điểm nhấn . 17
c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style) . 18
d. Tạo danh sách . 18
e. Thêm hoặc bớt khoảng trống . 19
f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu . 20
PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI . 21
1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007 . 21
a. Làm quen với thanh Ribbon . 21
b. Có những gì trên thanh Ribbon? . 21
c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm . 22
d. Những Tab phụ . 22
e. Toolbar mini . 23
f. Thanh công cụ truy cập nhanh . 24
g. Ẩn tạm thời thanh Ribbon . 24
h. Sử dụng bàn phím . 25
2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 . 26
a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng . 26
b. Các lệnh được tổ chức như thế nào? . 26
c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết . 27
d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần . 28
e. Xem trước thay đổi trước khi chọn . 28
f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn . 29
g. Sử dụng độ phân giả màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của thanh
Ribbon . 29
PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG . 31
1. Sức mạnh của các biểu mẫu (Template) . 31
2. Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn . 31
3. Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có . 32
4. Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word . 32
5. Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến . 33
6. Khả năng đặc biệt của biểu mẫu . 34
7. Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau . 34
PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 . 36
1. Danh sách dạng số và ký hiệu . 36
a. Một danh sách đơn giản . 36
b. Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp . 36
c. Kết thúc một danh sách . 37
d. Ký hiệu hay chữ số . 38
e. Thay đổi ký hiệu cho danh sách . 38
f. Định dạng danh sách . 39
g. Làm việc với đoạn văn bản trong danh sách và dán danh sách . 40
PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI
LIỆU . 42
1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007. 42
a. Track Changes và Comments . 42
b. Xem các chỉnh sửa . 42
c. Thêm comment . 43
d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia review tài liệu . 44
e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hoặc ghi chú . 44
f. Chấp nhận hoặc từ chối comment (ghi chú) và thay đổi . 45
2. Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao. 46
a. Ẩn tạm thời những thay đổi . 46
b. Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi . 47
c. Ẩn những sự thay đổi không làm xóa comment và những cái bị điều chỉnh . 47
d. Kiểm tra comment và những hiệu chỉnh . 48
e. Chọn cách tạo track . 48
PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU . 50
1. Căn bản về Header và Footer . 50
a. Thêm vào số trang, ngày giờ . 50
b. Đánh dấu số trang . 50
c.Thêm vào ngày tháng hiện tại . 51
d. Thêm tên file và đường dẫn đến file . 51
e. Xóa bỏ header hoặc footer . 52
2. Header và Footer cho từng phần trong tài liệu . 52
a. Tạo ra nhiều loại header và footer trong cùng một tài liệu . 53
b.Tạo ra thành những phần khác nhau . 53
c. Cách phân chia từng section . 54
d. Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section . 54
e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên . 55
f. Header và Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ . 56
3. Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of contents - TOC) . 56
a. Cách làm việc với bảng mục lục tự động . 56
b. Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục . 57
c. Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu . 58
d. Cập nhật bảng mục lục. 58
e.Thay đổi bảng mục lục . 59
4. Điều chỉnh mục lục . 60
a.Thay đổi hình thức bảng mục lục . 60
b. Thiết kế lại bảng mục lục . 60
c. Thiết kế lại bảng mục lục . 61
d. Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục. 62
e. Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục . 62
f. Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục . 63
5. Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục . 63
a.Tạo Mục Lục bằng cách sử dụng các trường (field) . 63
b. Trường (field) là gì? . 64
c. Các công tắc trường . 65
d. Trường TC . 66
e. Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục . 67
f. Thêm trường TC vào bảng mục lục . 67
g. Tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu . 68
h. Cách cơ bản để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu . 68
i. Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu . 69
j. Table Identifier . 70
k. Bookmark . 70
PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT . 72
1. Mail Merge căn bản . 72
a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) . 72
b. Tài liệu chính . 72
c. Thông tin người nhận . 73
d. Bộ tài liệu khi hoàn tất . 73
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận . 74
a.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge . 74
b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận . 75
c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu . 75
d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge . 76
e. Tìm hiểu Merge field . 76
f. Thực hiện mail merge . 77
g. Mail Merge Wizard . 78
h. Cách tạo tài liệu chính cho mail merge . 78
i. Kết nối đến danh sách người nhận. 79
j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn . 79
k. Sắp xếp tài liệu chính . 80
l. Xem lại mail merge . 81
m. Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge . 82
n. Giới thiệu mail merges bằng cách sử dụng Ribbon . 82
PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN . 84
1. Giới thiệu thanh Ribbon . 84
a. Thanh Ribbon . 84
c. Có nhiều tính năng mới trong các chương trình sử dụng thanh Ribbon . 85
d. Các loại phím tắt . 86
2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập). 87
a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) . 87
b. Tìm hiểu thêm về Key Tip . 88
c. Di chuyển bằng phím mũi tên . 88
d. Phím TAB và thanh Ribbon . 89
e. Di chuyển bằng phím F6 . 89
f. Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? . 90
3. Hãy chú ý đến máy tính của bạn . 91
a. Các đe dọa an ninh . 92
b. Nguồn lây nhiễm . 93
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro . 93
d. Phần mềm chống Virus . 94
e. Một số thiết lập an ninh khác . 95
f. An toàn cho email . 95
m mũi tên để duyệt thanh Ribbon. Đầu tiên bạn cũng nhấn phím Alt để chọn thanh Ribbon làm tiêu điểm, sau đó dùng các phím mũi tên để di chuyển: Phím MŨI TÊN TRÁI và MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại giữa các Tab. Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ đây bạn có thể dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office). Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab đang kích hoạt và bạn có thể di chuyển tiệp trong đó bằng cách sử dùng phím mũi tên.. Một điểm tiến bộ so với phiên bản trước của Microsoft Office là bạn có thể di chuyển lên / xuống thay vì chỉ là trái / phải. d. Phím TAB và thanh Ribbon Bạn cũng có thể dùng phím TAB để di chuyển quanh thanh Ribbon. Sau khi nhấn Alt để chọn thanh Ribbon, bạn hãy nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua các nút lệnh theo từng nhóm tại Tab đang kích hoạt. Sau khi đi một vòng hết các lện trong Tab hiện tại, tiêu điểm sẽ được chuyển theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, các Tab và quay trở lại nhóm đầu tiên trong Tab hiện tại. Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hướng ngược lại. Khi đến được lệnh mà bạn muốn, hãy nhấn ENTER. e. Di chuyển bằng phím F6 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 90 Hình 1 Nhấn F6 trong Outlook chọn xoay vòng giữa các thư mục trong danh sách: các thư mục hoạt động, xem trước các bảng, và To Do Bar. Hình 2 Đang nhấn F6 trong Word chọn xoay vòng giữa các tài liệu, mở bất kỳ các bảng, thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ, và các giao diện. Bạn có thể đến được các vùng khác nhau của các cửa sổ chương trình bằng cách nhấn F6. Ví dụ trong Outlook, xem ở mục Mail, tiêu điểm di chuyển giữa các danh sách thư mục, mở thư mục, xem trước các bảng, và To Do Bar. Hình ảnh minh họa ở trên là hướng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook. Trong các giao diện của các chương trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vòng giữa tất cả các vùng của cửa sổ, bao gồm các bảng đang mở, thanh trạng thái và thanh Ribbon. Ví dụ, nếu muốn để phóng to tài liệu của bạn bạn hãy làm như sau: Nhấn F6 cho đến khi những tiêu điểm được hiển thị trên thanh trạng thái. Nhấn phím TAB hoặc mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu +. Bấm phím ENTER. f. Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? Nếu bạn từng làm việc với Mocrosoft Office trong nhiều năm và là một chuyên gia về phím tắt, bạn thuộc lòng tất cả các phím tắt. Có thể bạn sẽ bối rối khi tất cả trình đơn và phím tắt cũ đã biến mất. Thực ra, thanh Ribbon và phím tắt mới cần có một ít thời gian để bạn làm quen nhưng một khi đã nắm bắt được bạn sẽ đánh giá cao nó. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 91 Nếu bạn vẫn không hài lòng và muốn trở lại với các phím tắt cũ thì đây là câu trả lời: hầu hết phím tắt cũ đều vẫn hoạt động. Tuy nhiên bạn phải nhớ chính xác vì giờ đây không còn nơi nào trên màn hình nhắc bạn cần phải nhấn phím nào. Đây là cách hoạt động: Trong các phiên bản trước khi bạn nhấn Alt + E thì trình đơn Edit được mở lên và bạn nhấn tiếp các ký tự được gạch chân để truy cập các lệnh. Trong Office 2007 khi nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc các ký tự tắt khác) sẽ không có trình đơn nào mở ra. Thay vào đó, một thông điệp sẽ hiển thị cho bạn biết bạn đang dùng hệ thống phím tắt cũ. Nếu bạn nhớ tổ hợp phím tắt thì chỉ cần nhấn tiếp để thực hiện lệnh. Nếu bạn không nhớ, hãy nhấn Esc để hiển thị các Key Tip. 3. Hãy chú ý đến máy tính của bạn Có thể bạn không nhận ra nhưng máy tính của bạn đang bị đặt trong tầm ngắm. Không phải chỉ bạn mà tất cả máy tính khác cũng vậy. Có những người đang cố thâm nhập vào các máy tính nhằm tư lợi hoặc một mục đích nào đó. Bạn cần phải nhận thức được các đe dọa để bảo vệ máy tính của mình tốt hơn. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 92 a. Các đe dọa an ninh Có thể một số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng. Để bảo vệ máy tính của bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa trên là gì. Hầu hết các đe dọa an ninh được biết đến như một phần mềm hoặc một đoạn mã độc hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính của bạn mà bạn không hay biết gì. Đa số các phần mềm độ được thiết kế để tự nhân bản và lây nhiễm sang các file hoặc các máy tính khác. Một trong các cách lây nhiễm là gửi một e-mail có chứa mã độc dưới tên bạn tới các địa chỉ liên lạc trong máy tính của bạn. Những gì mã độc thực hiện trên máy của bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá hoại ra sao. Có thể nó chỉ tạo ra các thông điệp gây phiền toái hoặc thực sự gây tổn hại bằng cách xóa các dữ liệu và chương trình của bạn. Đây là một số định nghĩa về các phần mêm độc, dựa vào đó bạn sẽ biết mình đang phái đối mặt với cái gì: Virus Phần mềm hoặc đoạn mã có khả năng tự nhân bản. Một virus lây lan bằng cách đính kem nó vào một file hoặc chương trình khác. Worm Phần mềm nhân bản bằng cách tự gửi bản sao của nó qua mạng. Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 93 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân của bạn, hoặc chúng cũng có thể thay đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn. Thường máy tính bị nhiễm Spyware khi truy cập các trang web không đáng tin cậy. Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email. Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của bạn. Tin tốt là Outlook 2007 đã được tích hợp hệ thống chống Phishing. b. Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính của bạn bằng cách ẩn mình trong một thứ gì đó có vẻ vô hại. Chảng hạn như một file đính kèm trong email, một phần mềm tải từ Internet, một website mà bạn ghé qua, một file chia sẻ hoặc mạng máy tính, một đĩa mềm và thậm chí là một tài liệu Office. Cơ bản thì mọi thứ đến từ một máy tính khác đều tiềm ẩn rủi ro. Lưu ý Đôi khi các mã độc không ẩn mình và tấn công một cách công khai. Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn cũng nên cẩn thận khi ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang web giả mạo không trước khi điền thông tin. Ví dụ bạn phải chắc rằng mình đang ở trang web chính thức của ngân hàng bạn mở tài khoản chứ không phải ở một trang có giao diện giống nó. Một lưu ý khác là khi bạn lướt qua một trang web thực tế bạn đang tải về các file từ Server. Hãy chắc rằng trang web đó đáng tin cậy. c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro Cách cơ bản nhất để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính của bạn luôn cập nhật. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật - Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 94 cái mà giới truyền thông hay gọi là bản vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa mới xuất hiện. Các bản cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office. Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật cả Windows và office bằng cách ghé qua trang cập nhật của Microsoft. Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải về các bản cập nhật khi chúng được phát hành. Một khi đã thiết lập xong, chương trình sẽ luôn được tự động cập nhật. d. Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng nhất là sử dụng các chương trình chống Virus. Hãy cài đặt và cập nhật thường xuyên. Nếu máy tính của bạn nằm trong hệ thống mạng có thể người quản trị mạng sẽ thực hiện thay bạn điều đó. Các phần mềm chống Virus được thiết kế để phát hiện các Virus đã được nhận dạng. Vì virus mới không ngừng được phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 95 thường xuyên. Khi một virus mới xuất hiện trên thế giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung ra bản cập nhật trong vòng vài giờ sau khi nhận diện virus. e. Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết các ước bạn cần thự hiện để tăng cường an ninh hệ thống như sau: Cài chương trình diệt virus và spyware. Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt như "&" "%" "$"...). Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng f. An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus nhất là email và các file đính kèm. Đôi khi chỉ cần mở một email cũng có thể kích hoạt virus. Ngay cả khi đã cài đặt chương trình chống virus, một virus mới có thể xuất và nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thông tin về nó. Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm đặc biệt là khi người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên một người quen như nội dung không phù hợp), hoặc nếu tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 96 Lưu ý Outlook 2007 có các tính năng ẩn phòng chống virus trong file đính kèm. Ví dụ các loại file thường được dùng để phát tán virus sẽ tự động bị chặn . Ngoài ra nếu bạn vẫn lo lắng về là thông tin bạn nhận được có thể chứa virus thì vẫn có một số cách hiệu quả ngoài việc dùng phần mềm. Chẳng hạn bạn có thể gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email được gửi từ một kẻ mạo danh nào đó. Lưu ý Đừng bao giờ mở các email và file đính kèm đáng nghi trước khi bạn có thể xác minh thông tin người gửi. _The end_
File đính kèm:
Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Word 2007 - Lê Văn Hiếu.pdf
