Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Lê Văn Hiếu

êm các lệnh khác 
Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) ở góc phía dưới bên phải của một 
nhóm là nơi cung cấp thêm cho bạn những lựa chọn sẵn có của nhóm, nhưng mặc định 
thì Excel 2007 không hiển thị trên Ribbon. Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, 
ngay lúc đó sẽ có một hộp thoại hoặc bảng chứa tác vụ xuất hiện. Ví dụ, trong nhóm 
Font đã có tất cả các lệnh được sử dụng nhiều nhất để thực hiện các thay đổi: thay đổi 
font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới). 
Nhưng nếu muốn có nhiều lựa chọn hơn nữa, chẳng hạn như superscript, chỉ cần bấm 
vào nút hình mũi tên ở góc dưới bên phải của Font, bạn sẽ nhận được hộp thoại cung 
cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ. 
c. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn 
Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất như lệnh như 
tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… và danh mục lưu tạm các 
tập tin vừa mở trước đó. Nút lệnh Office thay cho menu File của phiên bản cũ. Thanh 
các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà cơ bản nhất. Người dùng có thể 
tùy biến thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các 
lệnh và bấm chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên thanh lệnh. 
d. Chuẩn XML 
Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên 
chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là 
XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích 
hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài 
liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. 
e. Hệ thống phím tắt trong Office 2007 
Ngoài cách sử dụng chuột để cuốn các thanh cuốn ngang, dọc, các phím mũi tên, 
trong Excel 2007, người dùng có thể dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển 
đến trong bảng tính một cách nhanh chóng hơn. 
Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh trong Excel 2007 
Nhấn phím Di chuyển 
→ hoặc Tab Sang ô bên phải 
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái 
↑ Lên dòng 
↓ Xuống dòng 
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành 
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: niemtin071@yahoo.com 55 
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet 
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình 
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình 
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình 
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình 
F5 Mở hộp thoại Go To 
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống 
End + ← hoặc Ctrl + 
 ← 
Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống 
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống 
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô 
trống 
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành 
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 
Đối với các Ribbon, bạn cũng có thể thao tác với phím nóng: 
Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt thanh Ribbon. 
Nhấn nhanh phím ALT một lần để truy cập các nhóm lệnh trên thanh như Home, 
Insert, … Bạn cũng có thể dùng các phím ← → ↑ ↓ để di chuyển trong thanh Ribbon, 
sau đó nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần. 
Nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc trên bảng 
tính. 
Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh một Workbook. 
2. An toàn thông tin 
Có thể bạn không nhận ra nhưng máy tính của bạn đang bị đặt trong tầm ngắm. Không 
phải chỉ bạn mà tất cả máy tính khác cũng vậy. Có những người đang cố thâm nhập 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: niemtin071@yahoo.com 56 
vào các máy tính nhằm tư lợi hoặc một mục đích nào đó. Bạn cần phải nhận thức được 
các đe dọa để bảo vệ máy tính của mình tốt hơn. 
a. Các đe dọa an ninh 
Có thể một số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, 
lừa đảo qua mạng. Để bảo vệ máy tính của bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa 
trên là gì. 
Hầu hết các đe dọa an ninh được biết đến như một phần mềm hoặc một đoạn mã độc 
hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính của 
bạn mà bạn không hay biết gì. Đa số các phần mềm độ được thiết kế để tự nhân bản 
và lây nhiễm sang các file hoặc các máy tính khác. Một trong các cách lây nhiễm là 
gửi một e-mail có chứa mã độc dưới tên bạn tới các địa chỉ liên lạc trong máy tính của 
bạn. 
Những gì mã độc thực hiện trên máy của bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá 
hoại ra sao. Có thể nó chỉ tạo ra các thông điệp gây phiền toái hoặc thực sự gây tổn hại 
bằng cách xóa các dữ liệu và chương trình của bạn. 
Đây là một số định nghĩa về các phần mêm độc, dựa vào đó bạn sẽ biết mình đang 
phái đối mặt với cái gì: 
Virus Phần mềm hoặc đoạn mã có khả năng tự nhân bản. Một virus lây lan bằng cách 
đính kem nó vào một file hoặc chương trình khác. 
Worm Phần mềm nhân bản bằng cách tự gửi bản sao của nó qua mạng. 
Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để 
mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. 
Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để 
mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: niemtin071@yahoo.com 57 
Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân của bạn, hoặc chúng cũng có thể thay 
đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn. Thường máy tính bị nhiễm 
Spyware khi truy cập các trang web không đáng tin cậy. 
Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email. 
Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của bạn. Tin tốt là Outlook 
2007 đã được tích hợp hệ thống chống Phishing. 
b. Nguồn lây nhiễm 
Các mã độc lây nhiễm vào máy tính của bạn bằng cách ẩn mình trong một thứ gì đó 
có vẻ vô hại. Chảng hạn như một file đính kèm trong email, một phần mềm tải từ 
Internet, một website mà bạn ghé qua, một file chia sẻ hoặc mạng máy tính, một đĩa 
mềm và thậm chí là một tài liệu Office. Cơ bản thì mọi thứ đến từ một máy tính khác 
đều tiềm ẩn rủi ro. 
Lưu ý Đôi khi các mã độc không ẩn mình và tấn công một cách công khai. 
Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn cũng nên cẩn thận 
khi ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang 
web giả mạo không trước khi điền thông tin. Ví dụ bạn phải chắc rằng mình đang ở 
trang web chính thức của ngân hàng bạn mở tài khoản chứ không phải ở một trang có 
giao diện giống nó. 
Một lưu ý khác là khi bạn lướt qua một trang web thực tế bạn đang tải về các file từ 
Server. Hãy chắc rằng trang web đó đáng tin cậy. 
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro 
Cách cơ bản nhất để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính 
của bạn luôn cập nhật. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật - cái mà 
giới truyền thông hay gọi là bản vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa mới xuất 
hiện. Các bản cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: niemtin071@yahoo.com 58 
Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật cả Windows và office bằng cách 
ghé qua trang cập nhật của Microsoft. 
Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải về các bản cập nhật khi 
chúng được phát hành. Một khi đã thiết lập xong, chương trình sẽ luôn được tự động 
cập nhật. 
d. Phần mềm chống Virus 
Cách phòng vệ quan trọng nhất là sử dụng các chương trình chống Virus. Hãy cài đặt 
và cập nhật thường xuyên. 
Nếu máy tính của bạn nằm trong hệ thống mạng có thể người quản trị mạng sẽ thực 
hiện thay bạn điều đó. 
Các phần mềm chống Virus được thiết kế để phát hiện các Virus đã được nhận dạng. 
Vì virus mới không ngừng được phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường 
xuyên. Khi một virus mới xuất hiện trên thế giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus 
thường tung ra bản cập nhật trong vòng vài giờ sau khi nhận diện virus. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: niemtin071@yahoo.com 59 
e. Một số thiết lập an ninh khác 
Có thể tổng kết các ước bạn cần thự hiện để tăng cường an ninh hệ thống như sau: 
Cài chương trình diệt virus và spyware. 
Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt như "&" "%" "$"...). 
Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin 
Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng 
f. An toàn cho email 
Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus nhất là email và các file đính kèm. Đôi khi 
chỉ cần mở một email cũng có thể kích hoạt virus. 
Ngay cả khi đã cài đặt chương trình chống virus, một virus mới có thể xuất và nhà sản 
xuất chưa kịp cập nhật thông tin về nó. Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm 
đặc biệt là khi người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên một người quen như nội 
dung không phù hợp) , hoặc nếu tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: niemtin071@yahoo.com 60 
Lưu ý Outlook 2007 có các tính năng ẩn phòng chống virus trong file đính kèm. Ví dụ 
các loại file thường được dùng để phát tán virus sẽ tự động bị chặn . 
Ngoài ra nếu bạn vẫn lo lắng về là thông tin bạn nhận được có thể chứa virus thì vẫn 
có một số cách hiệu quả ngoài việc dùng phần mềm. Chẳng hạn bạn có thể gọi điện 
cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email 
được gửi từ một kẻ mạo danh nào đó. 
Lưu ý Đừng bao giờ mở các email và file đính kèm đáng nghi trước khi bạn có thể 
xác minh thông tin người gửi.