Giáo trình Microsoft Office Access - Phần 2: Microsoft Access nâng cao

ong khoảng từ 0 đến 1000, thực hiện như sau:
Tại dòng Validation Rules nhập: 0 < SoLuong < 1000
Tại dòng Validation Text nhập: So luong chi nam trong khoảng từ 1 đến 1000!
Đối với trường của khóa chính và khóa ngoại:
Ta có thể dùng hàm Dlookup theo cú pháp sau:
Dlookup(“”, “”, “”)
Hàm này cho phép ta dò tìm trong Table hoặc Query ở đối số thứ 2 có những mẫu tin có những mẫu tin thỏa điều kiện hay không?
Nếu thỏa trả về giá trị ở cột thuộc đối số thứ nhất
Nếu không thỏa trả về giá trị rỗng (Null)
Ví dụ: Tìm MaHD là 0001 trong bảng hóa đơn có thỏa điều kiện hay không, ta lập biểu thức như sau:
Dlookup(“MaHD”, “Hoa Don”, “[MaHD]=“0001”)
Trường hợp kiểm tra khóa chính (Mã không được trùng):
Ta dùng hàm Dlookup theo cú pháp sau:
Đối với kiểu chuỗi (Text):
Dlookup(“”, “”,
“[Trường cần so sánh]=’” & [Tên điều khiển chọn] & “’”) Is Null
Ví dụ: 
Dlookup(“MaHD”, “Hoa Don”, “[MaHD]=
‘” & [CboMaHD] & “’”) Is Null
Đối với kiểu số (Number):
Dlookup(“”, “”,
“[Trường cần so sánh]=” & [Tên điều khiển chọn] & “ ”) Is Null
Ví dụ: 
Dlookup(“MaNV”, “Nhan Vien”, “[MaNV]=
” & [CboMaHD] & “ ”) Is Null
Trường hợp kiểm tra khóa ngoại (Mã phải tồn tại):
Ta dùng hàm Dlookup theo cú pháp sau:
Đối với kiểu chuỗi (Text):
Dlookup(“”, “”,
“[Trường cần so sánh]=’” & [Tên điều khiển chọn] & “’”) Is Not Null
Ví dụ: 
Dlookup(“MaHD”, “Hoa Don”, “[MaHD]=
‘” & [CboMaHD] & “’”) Is Not Null
Đối với kiểu số (Number):
Dlookup(“”, “”,
“[Trường cần so sánh]=” & [Tên điều khiển chọn] & “ ”) Is Not Null
Ví dụ: 
Dlookup(“MaNV”, “Nhan Vien”, “[MaNV]=
” & [CboMaHD] & “ ”) Is Not Null
Form cập nhật vào 2 bảng:
Giới thiệu:
Form dạng này cho phép ta cập nhạ6t dữ liệu vào 2 bảng cùng một lúc, giữa 2 bảng có mối liên hệ với nhau (1 – 1 hoặc 1 – n)
Form cập nhật dạng 1-1:
Dùng Query:
Bước 1: Thiết kế Query
Nguồn dữ liệu chỉ là 2 bảng ta cần cập nhật
Các trường của Query: Lấy tất cả trường ở 2 bảng, riêng trường quan hệ có ở 2 bảng ta chỉ lấy một trường ở bảng chính
Bước 2: Thiết kế Form cập nhật
Nguồn dữ liệu là Query ở Bước 1 dạng cột, ta có thể dùng cách tạo bằng AutoForm hoặc Wizard
Bước 3:
Tạo thêm các nút lệnh theo yêu cầu
Bước 4:
Tạo các Macros để gán cho nút lệnh nếu cần thiết
Bước 5:
Gán Macros vào nút lệnh và ràng buộc dữ liệu
Bước 6:
Xem thử, lưu và thoát
Dùng Main Sub:
Bước 1: Thiết kế Form Main Sub với:
Form Main: Dạng cột, nguồn dữ liệu là bảng chính cần cập nhật
Form Sub: Dạng bảng, nguồn là bảng phụ cần cập nhật
Nếu Form Sub có những cột phụ để làm sáng tỏ ý nghĩa nào đó ta nên tạo Query làm nguồn cho Form Sub
Bước 2:
Tạo các nút lệnh theo yêu cầu
Bước 3: Hiệu chỉnh và định dạng Form
Đối với Form Sub ta cài các thuộc tính
Scroll Bar: Neither
Record Selector: No
Min/Max Button: No
Navigation Button: No
Control Box: No
Deviding Line: No
Đối với vùng nhúng Form con
Border Style: Transparent
Đối với các cột phụ: Các thuộc tính không đưa con trỏ vào hoặc hiệu chỉnh ta dùng:
Enabled: No
Locked: Yes
Bước 4:
Tạo các Macro gán vào nút lệnh nếu có yêu cầu
Bước 5:
Xem thử, lưu và thoát
Form cập nhật dạng 1-n:
Đặc điểm:
Cập nhật vào 2 bảng có mối quan hệ 1 – n được thiết kế ở dạng Main – Sub
Form Main: Nguồn dữ liệu bên 1 dạng cột
Form Sub: Nguồn dữ liệu bên nhiều dạng Datasheet hoặc Tabular
Thao tác:
Bước 1: Thiết kế Query
Nguồn dữ liệu là 2 bảng cần cập nhật
Trường quan hệ chỉ lấy 1 trường ở quan hệ bên 1
Bước 2: Thiết kế Form Main – Sub
Form Main: Dạng cột, bảng bên 1
Form Sub: Dạng Datasheet hoặc Tabular, nguồn bảng bên nhiều
Bước 3:
Hiệu chỉnh, định dạng, thêm nút lệnh
Bước 4: 
Tạo các Macros nếu cần thiết
Bước 5:
Gán Macro vào các nút lệnh, ràng buộc dữ liệu và cài thuộc tính nếu có
Bước 6: Xem thử, lưu và thoát
Các hàm cơ sở dữ liệu:
Hàm DlookUp:
Công dụng:
Tìm một giá trị tại một cột trong một Table/Query thoả điều kiện dò tìm
Cú pháp:
DlookUp(“[Tên cột cần tìm giá trị]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”)
Hàm Dsum:
Công dụng:
Tính tổng giá trị tại một cột trong một Table/Query thỏa điều kiện
Cú pháp:
Dsum(“[Tên cột tính tổng]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”)
Hàm Dcount:
Công dụng:
Đếm tổng các mẫu tin tại một cột trong một Table/Query thỏa điều kiện
Cú pháp:
Dcount(“[Tên cột tính tổng]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”)
Hàm Dmax:
Công dụng:
Tìm giá trị lớn nhất tại một cột trong một Table/Query thỏa điều kiện
Cú pháp:
DMax(“[Tên cột tìm GTLN]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”)
Hàm Dmin:
Công dụng:
Tìm giá trị nhỏ nhất tại một cột trong một Table/Query thỏa điều kiện
Cú pháp:
DMin(“[Tên cột tìm GTNN]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”)
Hàm Davg:
Công dụng:
Tính trung bình các gía trị tại một cột trong một Table/Query thỏa điều kiện
Cú pháp:
DAvg(“[Tên cột tính trung bình]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”)
CHƯƠNG VI
TU CHỈNH – NÊM PHONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Sửa và nén cơ sở dữ liệu (CSDL):
1. Giới thiệu:
Nén (Compact):
Hình 134
Dùng để tinh giảm CSDL, xóa bỏ các biến tạm trung gian trong quá trình thiết kế. Thông thường sau khi thực hiện nén dung lượng của CSDL có thể giảm xuống còn 1/3 so với dung lượng ban đầu.
Sửa (Repair):
Nhằm loại trừ tất cả các hỏng hóc nếu có trong quá trình thiết kế như bị treo máy hoặc mất điện đột ngột.
2. Thao tác:
Mở CSDL cần nén và sửa
Vào Tools à Database Utilities à Compact and Repair Database
Tạo tập tin MDE:
Giới thiệu:
Trong một tập tin MDE của CSDL, tất cả đối tượng chứa lệnh Visual Basic đều được biên dịch thành mã máy, CSDL vẫn thực hiện bình thường nhưng không thể xem phần thiết kế hay chỉnh sửa chương trình, kích thước của CSDL cũng được giảm thiểu và bộ nhớ được phân bố tốt hơn giúp cải thiện tốc độ xử lý.
Sử dụng tập tin MDE sẽ tránh không cho thực hiện các thao tác:
Xem sửa phần thiết của các Forms, Reports hoặc Modules trong chế độ thiết kế (Design)
Không cho thêm, sửa hoặc xóa các tham chiếu của CSDL đã biên dịch
Không cho thay đổi các thuộc tính hay phương thức của Access
Không trao đổi các Forms, Reports hay Modules dưới hình thức nhập khẩu (Import) hoặc xuất chuyển (Export)
F Lưu ý: 
Trước khi chuyển CSDL sang dạng MDE ta nên lưu trữ và bảo quản an toàn tập tin CSDL gốc MDB phòng khi cần hiệu chỉnh hoặc bổ sung sau này
Hình 135
Trường hợp tập tin MDB có cài mật khẩu thì mật khẩu đó cũng được áp dụng trên tập tin MDE
Thao tác:
Đóng CSDL nếu đang mở
Vào Tools à Database Utilities à Make MDE Files (Hình 135) hiện hộp thoại thứ nhất
Chỉ đường dẫn và chọn tập tin CSDL cần biên dịch và nhấp chọn nút Make MDE Files hiện hộp thoái thứ hai
Chỉ định thư mục cần lưu và nhập tên tập tin MDE cần tạo (Ta có thể đặt trùng tên tập tin MDB) sau đó chọn nút Save (Hình 136)
Nhập tên tập tin MDE
Chỉ đường dẫn lưu
 Hình 136
Mở tập tin MDE:
Thao tác tương tự như mở tập tin MDB nhưng khi xuất hiện hộp thoại Open ta chọn tập tin có phần kiểu là MDE
Một số Macro đặc dụng – Cài đặt mật khẩu:
Macro đặc dụng:
Macro Autoexec:
Giới thiệu:
Macro Autoexec sẽ tự động thực thi khi vừa mở CSDL. Thường ta dùng Macro này để mở mẫu biểu dùng làm giao diện chương trình
Thao tác:
Trong cửa sổ CSDL nhấp chọn mục Macro vào chọn New hiện cửa số thiết kế Macro, ta nhập vào các thông số sau:
Action
Action Argument
RunCommand
WindowHide: Aån cửa sổ CSDL
OpenForm
Tên mẫu biểu làm dùng giao diện chương trình
Lưu lại Macro này với tên là Autoexec
Macro Autokeys:
Giới thiệu:
Dùng để gán một tổ hợp phím cho một đối tượng nào đó, khi nhấn tổ hợp phím này chương trình sẽ xử lý theo yêu cầu
Thao tác:
Thực hiện tương tự như tạo Macro Autoexec, ta nhập các thông số sau:
Macro Name
Action
Action Argument
^G
OpenForm
Tên đối tượng cần mở khi nhấn tổ hợp phím Ctrl+G
…
…
…
Cài đặt mật khẩu cho CSDL:
Cài đặt mật khẩu:
Đóng CSDL cần cài đặt mật khẩu nếu đang mở
Vào File à Open Datebase hoặc tổ hợp phím Ctrl + O hiện hộp thoại
Chọn tập tin CSDL cần mở
Ngay nút Open nhấp chọn vào mũi tên bên phải chọn chức năng Open Exclusive (Hình 137) khi đó CSDL được mở trên màn hình
Hình 138
	Hình 137
Vào Tools à Security à Set Database Password (Hình 138) hiện hộp thoại
Hình 139
 Khung Password nhập vào mật khẩu cần cài đặt. Mật khẩu sử dụng sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thướng do đó ta phải lưu ý đến dèn Caps Lock khi nhập mật khẩu
Khung Verify nhập lại mật khẩu lần thứ hai (phải đúng với mật khẩu đã nhập lần thứ nhất) sau đó chọn OK (Hình 139)
Loại bỏ mật khẩu:
Hình 140
Giới thiệu:
Trường hợp muốn loại bỏ mật khẩu đã cài hoặc thay thế bằng mật khẩu khác ta phải biết mật khẩu hiện tại đang dùng
Thao tác:
Mở CSDL theo cách như khi cài đặt mật khẩu
Vào Tools à Security à UnSet Database Password hiện hộp thoại
Khung Password nhập vào mật khẩu đã cài đặt trước đó cần xóa và chọn OK (Hình 140)
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Microsoft Office 2003 – Trường Đại Học Mở TP. Hồ Chí Minh
Tin Học Quản Lý Access – Nguyễn Mậu Hân – Nhà Xuất Bản Thống Kê
Tin học cho mọi người Microsoft Access – Ông Văn Thông – CEB