Giáo trình Microsoft Excel - Trường Cambridge VietAnh

ày ROW
Sản phẩm COLUMN
Tiền DATA
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 23 - 
 Sau thao tác trên, hộp thoại có dạng: 
Chọn Next để chuyển sang b−ớc tiếp theo. Xuất hiện hộp thoại 
PivotTable Wizard Step 4 of 4. 
Trong hộp PivotTable Starting Cell ta chỉ ra địa chỉ của ô đầu tiên (góc 
trái trên) của bảng Tổng hợp (ví dụ : nếu ta chọn ô A13, Excel sẽ tự điền vào 
Sheet1!$A$13). Nếu không, bảng Tổng hợp sẽ đ−ợc để ở Sheet mới (tiếp ngay 
sau Sheet hiện tại). 
Trong hộp PivotTable Name ta gõ vào tên của bảng Tổng hợp (tr−ờng hợp cần 
tạo nhiều bảng Tổng hợp cho một CSDL), ví dụ Tổng kết Bán hàng. 
ý nghĩa các lựa chọn khác nh− sau : 
 Grand Total For Columns: Tạo thêm cột tổng cho mỗi số liệu của Column Field. 
 Grand Total For Rows : Tạo thêm hàng tổng cho mỗi số liệu của Row Field. 
 Save Data With Table Layout : Bảng Tổng hợp đ−ợc l−u trữ cùng với Format đ−ợc tạo. 
 AutoFormat Table :Tự động tạo khuôn cho Bảng Tổng hợp 
e Điều chỉnh Bảng Tổng hợp 
Thay đổi vị trí các tr−ờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo và thả tên tr−ờng tại vị trí 
mong muốn. ở ví dụ trên, có thể đổi chỗ cho hai tr−ờng Nhân viên và Ngày bằng cách 
kéo tr−ờng Nhân viên về bên phải tr−ờng Ngày và thả tại đó. 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 24 - 
Bổ sung các tr−ờng : 
- Chọn ô bất kỳ của Bảng Tổng hợp 
- Chọn mục Data, PivotTable 
- Thực hiện lại các b−ớc nh− khi tạo mới bảng Tổng hợp để bổ sung tr−ờng vào 
các vị trí mong muốn. 
Xoá tr−ờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo tên tr−ờng cần xoá ra khỏi bảng. 
Sửa tên tr−ờng : Đ−a con trỏ ô về tr−ờng cần thiết trong Bảng Tổng hợp và tiến 
hành sửa tên nh− sửa dữ liệu của bảng tính 
Xoá tr−ờng : Trong Bảng Tổng hợp kéo tên tr−ờng cần xoá ra khỏi bảng. 
Sửa tên tr−ờng : Đ−a con trỏ ô về tr−ờng cần thiết trong Bảng Tổng hợp và tiến 
hành sửa tên nh− sửa dữ liệu của bảng tính 
- Chọn hàm t−ơng ứng danh sách Summarize by 
- Chọn OK 
e Tự động điều chỉnh Bảng Tổng hợp khi dữ liệu gốc thay đổi 
Sau khi sửa số liệu của CSDL 
- Chọn ô bất kỳ của Bảng Tổng hợp 
- Chọn mục Data, Refresh Data 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 25 - 
Ch−ơng v : đồ thị 
 Đồ thị (graph) là mô hình toán học, đ−ợc sử dụng để diễn tả sự phân bố của các 
đại l−ợng d−ới dạng hình ảnh. 
Trong excel, một công cụ t−ơng đối mạnh dùng để thể hiện mối quan hệ, hay so 
sánh giữa các dữ liệu với nhau đó là đồ thị. 
Đồ thị bao gồm một trục đánh dấu các mốc và các cột biểu diễn giá trị tại các 
mốc của các đại l−ợng. 
I. Các b−ớc vẽ mới một đồ thị 
• Chọn vùng dữ liệu cần vẽ đồ thị. (chọn cả vùng nhãn của dữ liệu) 
• Kích chuột vào menu Insert, chọn Chart. (Hoặc kích vào biểu t−ợng Chart trên 
thanh công cụ) 
Hộp thoại Chart Wizard sẽ xuất hiện. 
* Chart Type (kiểu đồ thị): 
o Column: dạng cột dọc. 
o Bar: dạng thanh ngang. 
o Line: dạng đ−ờng. 
o Pie: bánh tròn. 
o XY: Đ−ờng, trục X là số. 
o Area: dạng vùng. 
o Doughtnut: băng tròn. 
o Radar: Toạ độ cực. 
o Surface: dạng bề mặt. 
o Bubble: dạng bong bóng. 
o Stock: 3 dãy (cao, thấp, khớp). 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 26 - 
Tùy mục đích ta muốn vẽ đồ thị mà chúng ta chọn loại đồ thị cho hợp lý để 
thực hiện. Sau khi chọn kiểu đồ thị kích NEXT để tiếp tục. 
* Data range : Vùng dữ liệu sử dụng vẽ đồ thị 
- Row : Vẽ theo hàng 
- Colums : Vẽ theo cột 
Chúng ta có thể thay đổi vùng dữ liệu để vẽ đồ thị trong phần này 
* Series: các đại l−ợng 
- add : thêm vào đồ thị đại l−ợng 
- Remove : Bỏ đại l−ợng trong đồ thị 
- Name : Tên nhãn của dữ liệu 
Trong VD trên 
 Name = sheet1!$B$1 chỉ địa chỉ 
Của Series Năng suất 97 
Value : Vùng giá trị dùng để vẽ đồ thị 
Category(X) axis lables: dữ liệu ghi 
ở trục X 
Sau khi hoàn thành sự hiệu chỉnh, kích 
Next để chuyển sang b−ớc tiếp. 
Hộp thoại tiếp theo hiện ra nh− sau: 
- Titles: Tạo tiêu đề 
+ Chart titles: Tiêu đề của biểu đồ 
+ Category(X) axis: Tiêu đề của trục x 
+ Value(Y) axis: tiêu đề của trục y 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 27 - 
Hiển thị ở một sheet 
mới 
Hiển thị ở sheet chứa 
dữ liệu vẽ đồ thị 
- Axes: Thay đổi sự hiển thị giá trị của 
 trục x hoặc y 
+ category(X) axis: Hiển thị dữ liệu trục X 
+ Value(Y) axis : Hiển thị giá trị trục Y 
-Gridlines: L−ới tọa độ 
+ Major : mức chính 
+ Minor : mức phụ 
- Legend : Chú giải 
+ Đánh dấu Show legend là có chú giải 
+ Placement : Vị trí chú giải 
- Data labels: Ghi dữ liệu vào đồ thị 
+ Seriname : hiển thị tên nhãn của vùng vẽ dữ liệu 
 Trong VD trên nếu tích vào Seriname thì ở trên các cột xuất hiện tên là Năng 
suất 97, Năng suất 98, Năng suất 99. 
+ Category name : hiển thị tên của dữ liệu 
 Trong VD, nếu tích vào Category name trên các cột sẽ có tên G1, G2, G3. 
+ Value: Giá trị dữ liệu dùng vẽ đồ thị 
- Data table: hiển thị bảng dữ liệu vẽ đồ thị 
+ nếu tích vào Show data table: hiển thị bảng dữ liệu. 
* Sau khi đã hiệu chỉnh tất cả các đối t−ợng trong đồ thị xong, kích Next để sang b−ớc 
tiếp theo. Hộp thoại xuất hiện nh− bên d−ới. 
* Chọn nơi hiện đồ thị 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 28 - 
Vùng trống 
của đồ thị 
Vùng nền chính đò 
thị 
* Chọn Finsh để kết thúc 
II. Hiệu chỉnh đồ thị 
1. Di chuyển đồ thị đến một vị trí khác trong sheet 
 - Đ−a con chuột đến vùng trống trong đồ thị, giữ chuột trái rồi di đến vị trí ta muốn 
2. Hiệu chỉnh kích cỡ đồ thị 
 - Dùng các nút tại các góc và giữa đ−ờng viền của đồ thị để hiệu chỉnh 
3. Hiệu chỉnh nền, font chữ của đồ thị 
- Kích 2 lần chuột (trái) vào phần trống của đồ thị (hoặc kích chuột phải vào Format 
chart Area) hộp thoại hiện ra nh− sau: 
+ Patterns : màu nền của đồ thị 
 Bạn hiệu chỉnh màu nền bình th−ờng, 
nếu bạn muốn thêm các kiểu nền kích vào 
fil effects 
+ Font : định dạng font chữ, cỡ chữ, màu 
chữ của đồ thị 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 29 - 
Ch−ơng VI: In trong bảng tính excel 
A. Định dạng trang giấy tr−ớc khi in 
 - Vào File Page setup 
Xuất hiện hộp thoại sau 
1. Page : chọn kiểu trang in và giấy in 
Chọn kiểu 
trang in 
Tạo tiêu đề đầu 
trang-chân trang 
Đặt lề trang in 
Định dạng 
bảng tính 
Chọn in 
trang dọc 
Chọn in 
trang ngang 
Chọn loại 
giấy in 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 30 - 
2. Margins : Đặt lề cho trang in 
ắ top : Căn lề phía trên 
ắ Bottom: căn lề d−ới 
ắ Left : căn lề trái 
ắ Right : căn lề phải 
ắ Header : Lề của tiêu đề đầu trang 
ắ Footer : Lề của tiêu đề chân trang 
Kích Ok để thực hiện 
3. Header/Footer : Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 
o Chọn thẻ Header/Footer hộp thoại hiện ra 
 Tạo tiêu đề đầu trang: chọn Customs header 
o Hộp thoại Header xuất hiện: 
 Định dạng Font chữ 
 Đánh số trang 
 Điền tổng số trang của file 
 Chèn ngày & giờ 
 Chèn th− mục chứa file 
 Chèn tên file 
 Chèn hình ảnh header 
Sau khi soạn thảo xong nội dung kích OK thực hiện. Để kiểm tran kết quả 
vào file\print preview 
 Tạo Footer : t−ơng tự nh− tạo Header 
b. In file 
- Vào File\chọn Print… (Ctrl + P) 
 Hộp thoại xuất hiện 
Phần để soạn thảo nội 
dung của Header 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 31 - 
- Sau khi đã thực hiện đầy đủ các b−ớc kích ok thực hiện in 
Chọn máy 
in In tất cả 
các trang 
Chọn 
trang in 
Chọn số 
bản in 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 32 - 
Ch−ơng VII: trao đổi thông tin giữa excel vμ word 
1. Chuyển các kết quả của Excel cho Word 
Theo các b−ớc sau : 
- Chọn miền dữ liệu của bảng tính cần chuyển cho Word (xem cách đánh dấu 
khối ở trang 13). Nếu là đồ thị chỉ cần trỏ chuột vào trong lòng nó, ấn nút trái, xuất 
hiện chấm vuông tại các cạnh và góc của khung. 
- Chọn biểu t−ợng Copy trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Copy. Nếu 
không cần làm việc với Excel nữa, thoát khỏi ch−ơng trình này (xem trang 
4). Nếu ta đ−a vào bộ nhớ một khối lớn, hãy trả lời Yes cho câu hỏi Save Large 
Clipboard From ... ? 
- Khởi động Word (nếu cần), trong Word ta mở tài liệu và đ−a con trỏ về vị trí 
cần thiết, sau đó làm theo một trong hai cách sau : 
Cách 1 : Chọn biểu t−ợng Paste trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Paste. 
Cách 2 : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link. 
 Sự khác nhau giữa 2 cách dán : 
Bằng cách 2, mọi thay đổi của đối t−ợng trong Excel sẽ đ−ợc phản ảnh trong 
Word. Trong khi đó ở cách 1 sự sửa đổi không đ−ợc phản ảnh. 
Chú ý : Không thể đ−a đồng thời một lúc bảng tính và đồ thị sang cho Word 
đ−ợc. Ta phải thực hiện các thao tác trên lần l−ợt cho từng loại một. 
2. Chuyển bảng đã gõ bằng Word cho Excel 
Khả năng tính toán trong bảng của Word rất yếu. Nêú cần tính toán trong các 
bảng đã đ−ợc gõ bằng Word, nên chuyển chúng cho Excel theo các b−ớc sau: 
- Trong Word, chọn các ô hay toàn bộ bảng đã gõ. 
- Chọn biểu t−ợng Copy trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Copy. Nếu 
không cần làm việc với Word nữa, ta ra khỏi ch−ơng trình này. Nếu ta 
đ−a vào bộ nhớ một khối lớn, hãy trả lời Yes cho câu hỏi Save 
Large 
Clipboard From ... ? 
- Khởi động Excel (nếu cần), trong Excel mở bảng tính và đ−a con trỏ về vị 
trí cần thiết, , sau đó làm theo một trong hai cách sau : 
Cách 1 : Chọn biểu t−ợng Paste trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Paste. 
Cách 2 : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link. 
Bằng cách 2, mọi thay đổi của đối t−ợng trong Word sẽ đ−ợc phản ảnh trong 
Excel. Trong khi đó ở cách 1 sự sửa đổi không đ−ợc phản ảnh. 
Tr−ờng quốc tế cambridgevietanh 
ĐT: 04.22.630.666 
 - 33 - 
Một số phím tắt trong excel 
F2 Sửa nội dung thụng tin trong ụ 
Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ụ ( Format | Cell ) 
Ctrl-Page Up Tiến lờn 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) 
Ctrl-Page Down Lựi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) 
Ctrl-Shift-" Sao chộp dữ liệu từ ụ ngay phớa trờn ụ hiện thời 
Ctrl-' Sao chộp cụng thức từ ụ ngay phớa trờn ụ hiện thời 
Ctrl-$ Chuyển định dạng ụ hiện thời sang định dạng tiền 
tệ với 2 con số sau dấu phẩy 
Alt-Enter Xuống dũng trong một ụ