Giáo trình Hệ thống thông tin địa lý (GIS) - Chương 4: Hệ quản trị dữ liệu Microsoft Access

giá trị trung 
bình, sau đó nhóm các 
kết quả bằng 2 dạng 
thông tin một đ−ợc liệt 
kê từ trên xuống, cái kia 
Thực hiện các tính toán 
trên các nhóm bản ghi 
lấy dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau và sắp 
xếp lại theo một trật tự theo yêu cầu 
Hình 4.9: Tạo các Queries 
Loại thông dụng nhất của Query là select query. Một select query chắt lọc dữ liệu 
từ một hay nhiều tables dùng tiêu thức do ta chỉ định, sau đó thể hiện nó theo trật 
tự ta mông muốn (hình 4.10). 
...sau đó thể hiện 
dữ liệu đã đ−ợc 
kết hợp theo trật 
tự nh− ta mong 
muốn 
Khi ta thực hiện query, Access chắt lọc 
các bản ghi theo cách ta chỉ định ... 
Hình 4.10: Tạo Select Querie 
 90
Ta tạo ra một query bằng cách dùng các h−ớng dẫn (wizard) có sẵn hoặc lấy dữ 
liệu hỗn hợp trong các biểu khung màn hình Design View. 
Trong khung màn hình Design View này, ta chọn lấy dữ liệu mà ta muốn xử lý, 
bằng cách thêm vào các tables hay những queries có chứa dữ liệu, và sau đó bằng 
cách điền chúng vào khung design (hình 4.11). 
Thêm các 
tr−ờng vào 
khung 
déign bằng 
cách kéo 
thả chúng từ 
danh sách 
các tr−ờng 
vào 
Các tr−ờng, thứ tự và 
tiêu thức ta thêm vào 
khung design quyết định 
ta sẽ nhìn thấy những gì 
trong kết quả query 
Đ−ờng nối báo cho Access các dữ liệu 
trong table hay query quan hệ với dữ liệu 
trong table và query khác 
Danh sach các tr−ờng cho thấy 
những tr−ờng trong các tables hay 
queries ta thêm trong query mới 
Hình 4.11: Tạo Select Querie trong Design View 
Điểm mạnh của query là chúng có khả năng kết hợp các dữ liệu từ nhiều bảng 
biểu hoặc các queries khác lại với nhau. Chẳng hạn chúng ta muốn xem thông tin 
của khách hàng đồng thời với những đơn đặt hàng của những khách hàng này. Để 
có thể xem các thông tin này, ta cần những dữ liệu từ hai tables Customers và 
Orders 
Khi ta thêm nhiều bảng biểu vào một query, ta phải đảm bảo là các danh sách của 
các tr−ờng đã đ−ợc kết hợp với nhau bằng một đ−ờng liên kết (join line), để 
Access biết cách liên kết những thông tin này. Đ−ờng liên kết giữa các tables hay 
queries báo cho Access dữ liệu quan hệ với nhau nh− thế nào. 
Kiểu của liên kết chỉ ra những bản ghi nào query sẽ lựa chọn hay thực hiện các 
thao tác. 
4.1.5. Báo cáo (Report). 
Báo cáo là cách có hiệu quả để trình bày dữ liệu theo dạng in ấn. Bởi vì có thể 
điều chỉnh kích cỡ và trình bày bản báo cáo, ta có thể cho thông tin hiện ra theo ý 
muốn (xem hình 4.2). 
 91
Đa số các thông tin trong report có đ−ợc từ table nằm d−ới, query, hay những câu 
lệnh SQL, đó là nguồn dữ liệu của báo cáo. Những thông tin khác đều đ−ợc chứa 
trong design của báo cáo. 
Giá trị tổng 
lấy từ các 
biểu thức có 
trong design 
của báo cáo 
Dữ liệu lấy từ 
các tr−ờng 
của table, 
query, hay 
câu lệnh SQL 
Ngày tháng lấy từ các biểu 
thức chứa trong design 
Tiêu đề và 
tên cột chứa 
trong design 
của báo cáo 
 Hình 4.12: Thông tin có đ−ợc trong một bản báo cáo 
Ta tạo ra các liên kết giữa một báo cáo và nguồn bản ghi của chính nó bằng cách 
dùng các đối t−ợng đồ hoạ đ−ợc gọi là các điều khiển. Các điều khiển có thể là 
text boxes nó biểu thị các tên, các con số, nhãn biểu thị tiêu đề, và các đ−ờng 
trang trí kết hợp với dữ liệu làm cho báo cáo lôi cuốn hơn. 
Text Box dùng để biểu 
thị kết quả tính toán giá 
trị tổng 
Đ−ờng trang trí 
Nhãn tiêu đề
 Hình 4.13: Báo cáo và các điều khiển 
 92
4.1.6. Hàm lệnh (Macros) 
• Marcro là gì? 
Macro là một tập hợp của một hay nhiều hành động, mỗi hành động thực hiện 
một tác vụ riêng, nh− mở một form hay in một report. Macros giúp ta thực hiện tự 
động hoá những tác vụ thông dụng. Ví dụ, ta có thể điều hoạt một macro để in 
một báo cáo khi ta click và nút lệnh. 
Khi ta tạo một macro, ta nhập những công việc 
cần làm vào vị trí này 
Ta có thể gán các đối số cho các công việc vào 
vị trí này. Những đối số cung cập những thông 
tin về cách thực hiện công việc nh− là đối t−ợng 
hay dữ liệu nào đ−ợc dùng tới 
Hình 4.14: Macro in hoá đơn 
Một macro có thể là một lệnh tổng hợp những hành động nối tiếp nhau, hoặc nó 
có thể là một nhóm macro. Ta có thể dùng biểu thức điều kiện để xác định 
tr−ờng hợp liệu có hay không một hành động sẽ thực hiện khi macro chạy. 
Chuỗi hành động theo trình tự. 
Macro sau đây đ−ợc kết hợp một loạt 
các hành động. Access thực hiện những 
hành động này mỗi lần macro chạy. Để 
chạy macro này, ta phải gọi tên hàm 
Review Products. Hình 4.15: Macro Review Product
• Nhóm hàm lệnh - macro group. 
Nếu ta có nhiều macros, kết nhóm các hàm lệnh có liên quan với nhau thành 
nhóm hàm lệnh sẽ giúp ta quản lý cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng hơn. để hiện 
tên các macros trong cùng nhóm, click Macro Names trên View menu trong cửa 
sổ Macro. 
Ví dụ, macro group sau đây, mang tên 
Buttons, đ−ợc tạo bởi 3 macros có liên 
quan tới nhau: Employees, Products, 
và Reps. Mỗi macro tải một chức năng 
OpenForm, và Products macro còn tải 
cả chức năng MoveSize. Hình 4.16: Macro Buttons 
 93
Tên ở cột Macro Name column nhận dạng mỗi macro. Khi ta điều hoạt một 
macro trong macro group, Access sẽ tải chức năng đó trong cột action và các 
chức năng khác bất kỳ theo sau mà tên của nó nằm trong cột Macro Name bỏ 
trống. 
Để điều hoạt một macro trrong macro group, tr−ớc hết ta đánh tên của macro 
group theo sau là dấu chấm rồi đến tên macro. Trong ví dụ trên, để điều hoạt, 
hàm lệnh Employees trong nhóm lệnh Buttons, ta phải gõ Buttons.Employees. 
• Những hành động có điều kiện - Conditional actions. 
Để hiện cột Condition column, ta click Conditions trên View menu trong cửa sổ 
Macro. 
Macro sau đây điều hoạt MsgBox và 
StopMacro chỉ khi biểu thức trong cột 
Condition mang giá trị TRUE (khi biểu thức 
trong tr−ờng SupplierID mang giá trị là 
NULL). 
Hình 4.17: Macro có điều kiện 
 4.1.7. Khối (Module). 
• Module là gì? 
Một module là tập hợp các khai báo (declarations) và thủ tục (procedures) của 
Visual Basic for Applications đ−ợc chứa chung với nhau nh− là một đơn vị. 
Nút lệnh Full Module ViewNút lệnh Procedure View
Các thủ tục - Procedures 
Các khai báo - Declarations 
Khung ProcedureKhung Object
Hình 4.18: Module Utility Function 
 94
Có 2 kiểu modules cơ bản, đó là mdule cấp (class modules) và module chuẩn 
(standard modules). Mỗi thủ tục trong module có thể là thủ tục hàm (Function 
procedure) hay thủ tụcthứ cấp (Sub procedure). 
• Class modules. 
Các khối Form và report modules là các class modules nó đã đ−ợc liên kết với các 
form và report đặc biệt. Các khôi Form và report th−ờng chứa đựng những thủ tục 
sự kiện (event procedures) để đáp lại sự kiện trong form hay report đó. ta có thể 
sử dụng event procedures để kiểm soát cách hoạt động của forms và reports, và 
đáp ứng những hoạt động sau khi ng−ời sử dụng click chuột trên nút lệnh. 
Khi ta tạo ra event procedure thứ nhất cho form hay report, Access automatically 
tự động tạo ra một form hay report kết hợp. Để quan sát module cho một form 
hay report, click Code trên toolbar ở Design view. 
Để quan sát hay thêm một thủ tục 
form chọn một trong những đối 
t−ợng của form trong khung object 
sau đó chọn sự kiên trong khung 
procedure. các tên của những sự 
kiện đ−ợc in đâm. 
 Hình 4.19: Khối cấp 
Để quan sát hay thêm một thủ tục form chọn một trong những đối t−ợng của 
form trong khung object, sau đó chọn sự kiên trong khung procedure. các tên của 
những sự kiện đ−ợc in đậm. 
Những thủ tục trong các khối form và report có thể gọi các thủ tục mà ta đã thêm 
vào trong khối chuẩn. 
Trong Access 95, class modules chỉ tồn tại khi đ−ợc kết hợp với form hay report. 
Trong Access 97, class modules có thể tồn tại độc lập đối với form hay report, và 
kiểu class module đ−ợc liệt kê trên bảng Modules trên cửa sổ Database. Ta có thể 
dụng class module trên Modules tab để nhận dạng đối t−ợng tuỳ chỉnh (custom 
object). 
• Khối chuẩn ( Standard modules). 
Standard modules chứa những thủ tục chung, nó không đ−ợc liên kết với bất kỳ 
đối t−ợng nào khác và th−ờng dùng những thủ tục để có thể đ−ợc điều hoạt ở bất 
kỳ đâu trong cơ sở dữ liệu. 
 95
Sau đó gõ mã lệnh cho các thủ tục. 
Hàm Isloaded này có thể gọi từ thủ 
tục khác bất kỳ 
Để thêm thủ tục tuỳ chỉnh vào khối 
chuẩn, d−ới phần khai báo gõ Sub 
hoặc Function, theo sau là tên của 
thủ tục cùng các đối số rồi nhấn 
Hình 4.20: Khối chuẩn 
Ta có thể xem danh sách của các standard modules trong database bằng cách 
click vào Modules tab trong cửa sổ Database. Form, report, và standard modules 
đ−ợc thống kê trên Object Browser. 
4.1.8. Sự kiện (Events): Làm cho các đối t−ợng của cơ sở dữ liệu làm việc 
cùng nhau. 
• Events là gì? 
Sự kiện (Events) là một hành động xảy ra trên hoặc cùng với một đối t−ợng nào 
đó. Access có thể đáp ứng những sự kiện khác nhau: click chuột, Thay đổi dữ 
liệu, mở hoặc đóng forms, và rất nhiều điều khác nữa. Sự kiện thông th−ờng là kết 
quả của hành động của ng−ời sử dụng. Sử dụng thủ tục sự kiện hay macro, ta có 
thể thêm những đáp ứng vào sự kiện nó xảy ra ở form, report, hay control. 
Giả thử ta muốn mở form Product Details form, lúc đó ta click lên nút lệnh 
Product Details trên Orders form. Ví dụ sau đây cho ta thấy làm thế nào với thủ 
tục sự kiện hay với macro. 
• Đáp ứng sự kiện Click bằng cách dùng thủ tục sự kiện by using. 
Khi ta tạ ra một thủ tục sự kiện cho một đối t−ợng, Access thêm vào khối form 
hay report một khuôn mẫu thủ tục sự kiện đ−ợc với tên cho sự kiện và đối t−ợng. 
Còn lại cần làm là thêm mã cho form hay report theo cách mà ta muốn khi sự 
kiện xảy ra. 
... click nút Build, sau đó click 
Code Builder để thêm mã lệnh 
Víual Basic cho thủ tục sự kiện 
Để tạo cho thủ tục sự kiện khởi 
chạy khi ng−ời dùng click chuột 
vào nút lệnh, click vào thuộc tính 
OnClick của nút lệnh ... 
Hình 4.21. Tạo cho thủ tục khởi chạy 
 96
Macro OpenProductDetails dùng 
hành động OpenForm để mở form 
ProductDetails 
Hình 4.22. Tạo cho thủ tục khởi chạy (tiếp theo) 
 97