Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

port 
Chọn một query trung gian cần tạo báo cáo ở khung nhỏ Choose the Table or Query where the 
Object’s Data comes from. 
4 . Nhấn OK để hiển thị hộp thoại tiếp theo và nhấn đôi chuột chọn lần lượt các vùng tin cần thể hiện 
trong Report ở khung Available Fields. 
 98 
Hình 4.3 Chọn trường cho Report 
5 . Nhấn Next 2 lần cho đến lúc hiển thị hộp thoại 
6. Bạn có thể chọn một trong ba kiểu hiển thị của Report: Column, Tabular, Justifield ở mục Layout 
rồi nhấn Next 
Hình 4.4 Chọn kiểu hiển thị của Report 
 99 
7 . Bạn chọn một trong các cách trình bày Report trong hộp thoạivừa hiển thị và nhấn Next 
Hình 4.5 Chọn giao diện cho Report 
8 . Ở hộp thoại tiếp theo bạn hãy nhập tiêu đề cho Report ở khung What title do you want for your 
report. 
9. Nhấn Finish để kết thúc 
Hình 4.7 Chọn kiểu hiển thị đầu tiên của Report 
4.2.2 Tạo Report trong màn hình Desing 
 100 
Trong màn hình Desing View, bạn có thể chỉnh sửa những Report đã tạo trong tính năng Report 
Wizard hoặc tạo những Report chuyên biệt. 
1 Mở Database cần tạo Report 
2 Nhấn chọn tab Report ở mục Object rồi nhấn nút OK 
3 Trong cửa sổ New Report chọn mục Desing View ở khung trên và chọn Table/ Query trong khung 
danh sách ở dưới rồi chọn OK 
Hình 4.8 Tạo Report bằng màn hình Design 
4 . Một cửa sổ thiết kế được hiển thị cùng với 1 bảng nhỏ chứa các vùng tin của Table/ Query vừa chọn 
ở bước 3 
5 . Dùng chuột nhấn giữ trên vùng tin cần hiển thị cho Report trong bảng nhỏ và rê ra màn hình thiết 
kế. Thực hiện tương tự cho các vùng tin cần, nhấn nút Close để đóng hộp thoại nhỏ. 
6 . Bạn sắp xếp cách hiển thị các vùng tin trong cửa sổ thiết kế 
7. Nhấn nút View (hình kính lúp) trên cửa sổ để xem kết quả. Nếu chưa phù hợp, bạn có thể chọn View 
để trở về cửa sổ thiết kế cho việc chỉnh sửa lại. 
 101 
4.3 . Tạo các control trong Report 
Để thiết kế các mục trong Report chúng ta sử dụng các công cụ trong ToolBox.(Xem lại cách sử dụng 
ở Form) 
4.4 . Xêp thứ tự và liên kết nhóm và tạo số thứ tự cho báo cáo : 
4.4.1 Xếp thứ tự: 
Xếp thứ tự để trình bày các mẫu tin trong Report theo một thứ tự nào đó. 
Để xếp thứ tự, ta vào View \ Sorting and Grouping 
 Hình 4.9 Nhóm các trường dữ liệu 
Chọn trường dữ liệu cần sắp xếp, sau đó chọn cách sắp xếp 
 Kết lập nhóm: 
Khi trình bày trang in, ngoài việc sắp xếp thứ tự mẫu tin, thường còn phải kết nhóm (xếp các mẫu 
tin theo từng nhóm dữ liệu) 
Access cho phép lập 10 kết nhóm, và sắp xếp nhóm theo thứ tự ngoài vào trong. 
Thêm và loại bỏ nhóm: 
Sắp xếp các thứ tự của Report, có thể tạo nhóm trong Report bằng cách khai báo thêm phần 
Group Header/ Footer trong cửa sổ Design 
Nếu muốn tạo nhóm ở Header hay Footer ta chọn Yes. 
Tao có thể thêm Text box ở Header để hiển thị tên nhóm hay Footer để hiển thị kết quả tổng hợp 
nhóm. 
 102 
4.5. Canh chỉnh các điều khiển 
Để canh chỉnh các điều khiển chúng ta có thể chọn một hoặc nhiều các điều khiển, chọn 
Properties. 
Lúc này các điều khiển được chọn có những dấu chấm đen bao quanh nó, sau đó điều chỉnh 
các thuộc tính cho nó bình thường. 
4.6. Định dạng các điều khiển 
Để định dạng các điều khiển, chúng ta cũng thao tác định dạng tương tự như trên Form. 
Tạo số thứ tự: 
Để tạo số thứ tự ta phải sử dụng Text Box định vị trên Detail của Report 
Nhấn F4\ Data\ Running Sum: 
Over Group: theo nhóm 
Over All: Cả Report 
=1 
 103 
Bài tập về nhà 
Mở tập tin banhang.mdb 
a. Sử dụng table HOADON và SANPHAM để tạo Report THEO DOI NHAP VAT TU có dạng sau: 
Chú ý: 
Tạo một query trung gian và một biến [ Nhập vào tháng muốn in:] để lọc dữ liệu theo tháng có giá trị 
nhập từ bàn phím. Sau đó sử dụng Query này để tạo report. 
Cuối Report có tính tổng giá trị nhập. 
Cuối mỗi trang có đánh số trang tự động 
b. Hãy sử dụng table HOSONV và CHAMCONG06 để tạo report bảng lương có dạng sau: 
Kết nhóm theo từng phòng, cuối mỗi phòng có tính tổng số tiền thực lĩnh 
Cuối Report có tính tổng thực lĩnh toàn công ty 
 104 
Ngày in bảng lương là ngày hiện hành 
Cuối mỗi trang có đánh số trang tự động 
Phòng sẽ được căn cứ vào 2 ký tự đầu của mã nhân viên để tính 
Thực lãnh: (LCB * ngaycong * heso) + (ngayphep * LCB) + (ngoaigio * 2 * heso * LCB) 
Trong đó, Heso của phòng tin học là 2.45, phòng kỹ thuật là 2.6, Phòng hành chính là 1.2 
*** Gợi ý: Tạo một query trung gian có chứa tất cả các trường trong Report. Sau đó sử dụng query này để 
tạo bangluong 
 105 
Bài 5 
T ÊN BÀI: CÁC LỆNH MACRO VÀ LẬP TRÌNH SQL 
MÃ BÀI: ITPRG 14.5 
Giới thiệu 
Macro là một lệnh hay một nhóm lệnh quy định sẵn trong Access để mỗi khi được gọi các lệnh đó sẽ tự 
động thực hiện 
Bất cứ tác vụ nào phải thực hiện thường xuyên thì nên tạo macro để nâng cấp tính hiệu quả và Macro 
luôn thực hiện theo cáchđã chỉ định không bao giờ sai lệch. Dùng Macro có thể: 
 Điều khiển Form và Report hoạt động đồng thời 
 Xác định giá trị của ô điều khiển trong Form 
 Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu 
Mục tiêu thực hiện: 
- Thực hiện các lệnh macro trong môi trường ACCESS 
- Sử dụng các các câu lệnh SQL 
- Sử dụng kỹ thuật lập trình có cấu trúc và điều khiển với cơ sở dữ liệu 
Nội dung: 
5.1 Sử dụng các macro 
5.2 Thi hành các Macro 
5.3 Tạo nhóm macro 
5.4 Sử dụng Macro trong Form 
 106 
5.1 Sử dụng các macro 
Muốn tạo Macro, CSDL phải được mở 
Chọn mục Macro trong cửa sổ Database 
Chọn New để hiển thị cửa sổ Macro 
5.1.1 Cửa sổ Macro: 
Cửa sổ Macro dùng để định nghĩa một Macro mới. 
 Hình 5.1 Cửa sổ của Macro 
Action: Dùng để quy định một hành động của Macro 
Comment: ghi các chú thích cho hành động đó 
5.1.2 Quy định một hành động Macro: 
a) Định nghĩa một hành động của Macro tại cột Action: 
 Chọn ô trống đầu tiên 
 Click mở danh sách các hành động để chọn lựa hành động thích hợp. 
 Ghi chú hành động vừa chọn (nếu cần) 
 Chỉ định đối tượng hành động và các mục liên quan ở Action Argument 
 107 
b) Định nghĩa hành động từ cửa sổ Data Base: 
Sắp xếp các cửa sổ macro và Database sao cho cùng nhìn thấy trên màn hình 
Trong cửa sổ Database, chọn đối tượng muốn đưa vào Macro (Table, Form, Report, 
Macro…) 
Nhấn chuột kéo vào Macro, sau đó bổ sung các mục cần liên quan trong phần Arguments 
5.2 Thi hành các Macro 
5.2.1 Gọi thi hành một Macro từ cửa sổ Database 
Chọn tên macro muốn gọi thi hành 
Click mục Run trên cửa sổ 
5.2.2 Gọi thi hành Macro từ cửa sổ Macro: 
Khi đang định nghĩa Macro hay hiệu chỉnh Macro (trong chế độ thiết kế) 
Chọn lệnh run trên Menubar hay Click vào biểu tượng Run trên Toolbar 
 Chọn Menu Tools \Macro\ Run Macro 
 Nhập tên Macro muốn thi hành trong khung Macro Name của hộp thoại Run Macro. Sau 
đó chọn OK 
5.3 Tạo nhóm macro 
Trong một ứng dụng có thể có nhu cầu tập hợp các Macro liên quan với nhau vào một cửa sổ 
Macro -> tạo nhóm Macro. Nhóm Macro là tập hợp các Macro được thiết kế để có thể gọi 
chúng từ một cửa sổ 
Mỗi macro trong nhóm được gọi thi hành một cách độc lập. Mỗi macro trong nhóm có tên riêng 
nhưng không hiển thị trong cửa sổ DataBase 
5.3.1 Tạo nhóm Macro: 
Trong cửa sổ database, mở cửa sổ macro như các bước nêu trên 
Chọn Manu View \ Macro Names 
 108 
Nhập tên 
Hình 5.2 Tạo nhóm cho Macro 
Cửa sổ Macro sẽ bổ sung thêm cột Macro Name phía bên trái cột Action 
 Hình 5.3 Đặt tên cho Macro 
 Nhập tên Macro vào cột Macro Name. Quy định hành động đầu tiên của macroở dòng đầu 
tương ứng với cột Action bên phải, các dòng còn lại kế tiếp trên các dòng tiếp theo. Mỗi 
hành động quy định thuộc tính như khi tạo một macro 
 109 
5.3.2 Thi hành một nhóm Macro: 
Khi gọi trực tiếp thi hành một nhóm Macro bằng lệnh Run (Hay Double Click trên nhóm) thì 
Access chỉ thi hành Macro Name đầu tiên 
Muốn gọi trực tiếp thi hành các Macro khác trong nhóm thì: menu Tools\Macro\Run Macro\ 
Chọn menu liên quan trong hộp thoại Run Macro. Tên macro trong nhóm được ghi theo cú pháp sau 
5.4 Sử dụng Macro trong Form 
Khi sử dụng Form, Access có thể nhận biết một số sự việc xảy ra với biểu mẫu. Mỗi sự kiện xảy 
ra với biểu mẫu hay ô điều khiển trên mẫu gọi là Event và có thuộc tính tương ứng trên thẻ Event trên 
cửa sổ Properties. 
Quy định Macro cho thuộc tính Event 
Muốn quy định cách xử lý chúng ta phải nhận diện loại Event rồi quy định Macro cần thực hiện 
cho thuộc tính tương ứng 
Hình 5.4 Đặt sự kiện cho Macro 
Mở Form liên quan trong chế độ Design View 
Trường hợp chưa có macro được thiết lập: trên dòng thuộc tính. Click chọn Build Event để xuất 
hiện hộp thoại Choose Builder 
Tên nhóm Macro.tên Macro (phân cách nhau bởi dấu chấm) 
 110 
Hình 5.5 Hộp thoại Choose Builder 
 Sau đó, tiến hành tạo Macro 
Trường hợp đã có macro được thiết lập. Click chọn trong danh sách Macro 
Trong Form, thông thường các Control tương ứng được kiến tạo để quy định thực hiện một hay 
một chuỗi các tác vụ thông qua sử dụng macro. 
 111 
CÁC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN 
Database : Cơ sở dữ liệu 
Field Name: Trường dữ liệu 
Properties: Thuộc tính 
Record: Bản ghi 
Control: Các điều khiển 
Query trung gian: là query dùng để thiết kế report, đảm bảo các yêu cầu của mà report đặt ra.
 112 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
Giáo trình Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu - trường Kỹ thuật Đà Lạt 
Giáo trình Access – trung tâm Folit - Đại học Yesin – Đà Lạt 
Giáo trình nhập môn access – trung tâm dạy nghề Q9 – Thành phố Hồ Chí Minh 
Giáo trình điện tử Access 2000 - www.quantrimang.com 
Môi 
trường 
PT Phần 
mềm 
Hệ cơ sở 
dữ liệu
Thi 
tốt 
nghiệp 
Quản lý dự 
án phần 
mềm 
Lập trình 
Visual 
Basic 
Công 
nghệ Đa 
phương 
tiện 
ướ g dẫn
đồ án tốt 
nghiệp 
ngh 
p ầ
Ứng dụng 
CNTT trong 
doanh nghiệp 
Thiết kế 
hướng đối
tượng 
Phân tích 
thiết kế hệ 
thống 
Web 
An toàn 
lao động 
T iết kếCơ sở ữ
li u 
Cấu rúc 
dữ liệu và 
thuật giải 
Lập trì
h ớng đối
ượ
âng cao 
Phần
cứng
máy tính 
Kỹ ă g
Inter et & 
WWW 
Giao iếp
Mạ 
că bản 
 Lập
trì h
căn bả
Giao diệ 
gười
máy 
 vă 
ch
học 
t ố g
máy í h
 ơ sở 
to n ọci ọc
văn
phò g