Giáo trình Công tác Kỹ sư (Bản đẹp)

í dụ: các vấn đề gặp phải khi đưa máy X vào hoạt độn: 
- Năng suất cao. 
- Lượng phế phẩm giảm 
- Tiếng ồn lớn và tốn nhiều nhiên liệu . 
VIII- Báo cáo 
 1/ Định nghĩa: 
 Là văn bản có chức năng đề nghị thực hiện một hành động nào đó dựa trên việc nghiên cứu một 
vấn đề hay phân tích một tình huống. Đối với bản tường trình, người soạn thảo ghi nhận những sự việc, 
những vấn đề mà không kèm theo các xác nhận xét của mình, trong khi đó người viết báo cáo phải phân 
tích các sự kiện từ đó đưa ra đề nghị mang tính cá nhân về sự việc. Còn đối với người tiếp nhận báo cáo, 
đây là dạng văn bản giúp cho họ dễ dàng đưa ra một quyết định. 
Ví dụ: Khi nhận được yêu cầu: 
“Có nhiều tai nạn trên dây chuyền sản xuất số 3. Hãy đến đó xem xét và báo cáo cho tôi 
biết” 
Khi đó người viết báo cáo phải phân tích các nguyên nhân gây tai nạn, sắp xếp chúng theo thứ tự, 
rồi đề nghị các giải pháp cụ thể để phòng ngừa và bảo đảm an toàn. Hoặc : 
Page 48 
 “Sản phẩm của chúng ta tiêu thụ kém trong siêu thị Y nhưng lại bán chạy trong các siêu 
thị khác. Hãy điều tra tại chỗ và báo cáo cho tôi biết” 
Người viết báo cáo phải phân tích những nguyên nhân vì sao không bán được sản phẩm trong các 
gian hàng này và đề ra các biện pháp thích hợp (như đợt khuyến mãi trong siêu thị Y, sắp xếp các sản 
phẩm trên các ngăn, kệ, biện pháp về mặt giá cả, tổ chức quản lý ). 
Như vậy trong khi người viết các bản tường trình chỉ dừng lại ở việc ghi nhận các sự kiện thì người 
viết báo cáo phải phân tích sự kiện và đưa ra các đề nghị của riêng họ. 
 2/ Thu thập các thông tin: 
Đây là công việc tập hợp các thông tin liên quan đến tình huống và từ đó đề ra các hành 
động giải quyết. Ta sẽ làm theo 4 bước sau: 
a. Kinh nghiệm và khả năng của người viết báo cáo 
 Người viết báo cáo được chọn trong số các chuyên gia liên quan đến đề tài của báo cáo. Do vậy 
trước tiên trong tay người này đã có “Tài liệu nội bộ”. 
b. Quan sát thực tế 
 Tham quan công trường, thử các thiết bị, quan sát sự hoạt động của phân xưởng, quan sát cách 
cư xử của công nhân hay của người tiêu thụ. 
c. Ghi nhận các thông tin 
 Nhận được từ các cuộc phỏng vấn hay từ bảng câu hỏi thăm dò. 
d. Phân tích các tài liệu. 
 Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang niên giám, phim ảnh. Người làm báo cáo sử 
dụng cùng lúc nhiều nguồn thông tin như đã kể trên. 
 3/ Chọn lọc các yếu tố cần giữ lại 
Báo cáo viên phải sắp xếp các khối thông tin nhận được để chỉ giữ lại những yếu tố có ý 
nghĩa, đầy đủ cho các trường hợp cần xử lý. Mục đích là đưa ra các ý kiến và giải pháp dựa trên 
các sự kiện chứ không phải chọn lựa các sự kiện từ những ý kiến cá nhân đã được nêu ra từ trước. 
Một người viết báo cáo giỏi phải trung lập, phóng khoáng và cơi mở. Đó là một chuyên viên 
chứ không phải kiểu người bè phái. Như vậy họ mới tiếp thụ mọi nguồn thông tin. 
 Các ý kiến của anh ta có được đi từ sự phân tích các sự kiện theo sơ đồ 
Sự kiện
Bằng chứng 
Ý kiến 
Page 49 
Không nên theo sơ đồ 
4/ Soạn thảo một báo cáo: 
a. Nhập đề: 
Bao gồm: Ngày báo cáo 
 Tên báo cáo viên 
- Tiêu đề Nơi hoặc tên người nhận 
 Chủ đề của báo cáo 
- Sơ lược bản báo cáo 
- Dẫn nhập: nhắc lại bối cảnh đưa đến việc soạn thảo văn bản. 
Trong số các chức năng truyền đạt, báo cáo viên phải thực hiện chức năng tham khảo. Đó 
chẳng qua là phần thống kê và mô tả công việc. 
 b. Nhận xét, tranh luận và trình bày một nhận định: 
 Người viết báo cáo vừa mô tả sự việc vừa trình bày sự phân tích chủ quan nhằm đưa ra ý kiến và bảo 
vệ nó bằng các lập luận đi từ những thông tin đã thu thập được. Sau khi đã đọc xong phần này, người đọc 
phải nhận ra được lý do về tình huống được phân tích. 
c. Trình bày các ràng buộc của vấn đề: 
 Trước khi đưa ra các giải pháp đề nghị cần cân nhắc lại một số ràng buộc. Đây chính là các mặt hạn 
chế của giải pháp vì nó sẽ làm cho một số đề nghị trở thành vô ích hoặc không khả thi. Có thể trình bày 
các hạn chế theo thứ tự sau: kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tâm lý, cấu trúc, đạo đức  
d. Từ những giải pháp có thể được đưa đến đề nghị hành động: 
 Hiếm khi một vấn đề chỉ có một giải pháp duy nhất nhưng bao giờ cũng chỉ có một giải pháp tốt 
nhất phù hợp với mục tiêu và những khó khăn phải đương đầu. Do vậy người viết báo cáo cần kiến nghị 
một số giải pháp dự kiến dựa trên các phân tích và sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá như giá cả, công 
nghệ, thời gian thực hiện, con người, tổ chức  
 Chính từ những tiêu chuẩn này, người viết báo cáo sẽ trình bày những thuận lợi, khó khăn của mỗi 
giải pháp. Phần soạn thảo này đòi hỏi mức độ lập luận cao. Người viết báo báo phải đầu tư suy nghĩ và đề 
nghị trực tiếp với người nhận báo cáo. Do vậy người viết báo cáo cần sử dụng chức năng diễn đạt và liên 
hệ. 
 Sau khi đưa ra các phân tích, người viết báo cáo trình bày kết luận dưới dạng các giải pháp đề nghị 
mang tính khả thi. Và để lập luận có độ tin cậy cao, báo cáo phải được kèm theo kế hoạch thực hiện gồm 
các hình thức thực hiện và kế hoạch thực hiện theo thời gian. Mọi chi tiết này đều là cơ sở để sau này bàn 
bạc với người tiếp nhận báo cáo. 
e. Sử dụng các tài liệu phụ lục 
 Sử dụng phụ lục là nhằm củng cố lập luận của báo cáo và minh chứng cho những phân tích của 
người báo cáo , nếu được đưa trực tiếp vào báo cáo sẽ làm bản báo cáo trở nên dài dòng. Do vậy những lập 
luận, thông tin này sẽ được đưa vào phần phụ lục dưới dạng hình ảnh, bản vẽ, sơ đồ  Vì nó là các thực 
nghiệm, bằng chứng, cung cấp các ý kiến, lập luận về tính kinh tế, thương mại  
Các phụ lục này cần được giới thiệu trong phần mục lục và kèm theo sau báo cáo. 
IX- Bảng câu hỏi thăm dò: 
Ý kiến 
có trước 
Nghiên cứu và lựa chọn
Sự kiện 
 Bằng chứng 
(Cung cấp thông tin ) 
Page 50 
Được phân phát cho các thành viên của một tổ chức. Nhằm thu thập các thông tin về: 
- Một tình huống khách quan của họ. 
- Quan điểm của họ đối với một tình huống hay một vấn đề. 
- Sở thích của họ. 
- Sự lựa chọn của họ. 
- Các mong đợi của họ. 
 1/ Xác định thông tin cần tìm hiểu: 
a. Chọn đề tài cho bảng thăm dò 
b. Lập nhóm trên bảng thăm dò: các vấn đề mang tính sáng tạo đã được đề nghị trong các buổi 
làm việc sẽ được thu thập để trở thành câu hỏi. Những vấn đề này sẽ được tập hợp lại thành 
từng nhóm trên bảng thăm dò. 
c. Phân tích lựa chọn: các đề nghị được tập hợp lại thành nhóm theo những tiêu chuẩn ưu tiên trong 
việc đáp ứng các mục tiêu mà cuộc thăm dò đề ra. Sau đó phân tích và lựa chọn. 
d. Xác định các mục có trong bảng câu hỏi. 
2/ Soạn thảo bảng câu hỏi: 
a. Dạng câu hỏi chính: 
- Câu hỏi đóng: 
 Người trả lời chọn một trong ba kiểu trả lời: 
 Có  
 Không  
 Không ý kiến  
 Và đánh dấu 3 vào ô tương ứng 
- Dạng câu hỏi trắc ngjhiệm 
 Người được hỏi sẽ chọn một trong các câu trả lời đã được đề nghị trước cho từng câu hỏi. 
Ví dụ: Mức độ phát triển công nghiệp ngày nay đã góp phần đưa đất nước ta vào hàng ngũ các cường 
quốc trên thế giới? 
Người được thăm dò ý kiến phải chọn một trong các lựa chọn sau: 
 Nhiều 
 Khá 
 Ít 
 Không 
 Không ý kiến. 
- Dạng câu hỏi mở 
Là loại câu hỏi tôn trọng tối đa quyền tự do của người được hỏi. Những câu hỏi dạng này 
tưởng dễ mà hoá ra lại khó trả lời, đặc biệt là trong trường hợp khai thác thông tin.Gần như đa số 
các bảng câu hỏi thăm dò đều dựa trên dạng câu hỏi đóng và dạng câu hỏi trắc nghiệm. 
b. Thành lập các câu hỏi 
Đây là một vấn đề khó vì từ “những điều gì ta muốn nói” ta phải biết cách “trình bày những 
điều đó như thế nào” và “nó sẽ bao gồm những gì”. Do vậy trong quá trình soạn thảo phải tuân thủ 
4 quy tắc lớn như sau: 
• Diễn đạt một cách rõ ràng (tránh gây hiểu lầm). 
• Không gợi ý câu trả lời và tránh đưa những câu hỏi mơ hồ. 
• Không làm tổn thương người được hỏi. 
• Hình dung trước câu trả lời (đối với dạng câu hỏi trắc nghiệm). 
KẾT LUẬN 
Những loại văn bản khác nhau mà chúng ta vừa nghiên cứu trên đây nhằm mục đích chuyển tải hay 
thu thập các thông tin. Đây là các dạng văn bản mang tính thực tế. 
Page 51 
Chính cách hành văn chuyên nghiệp đã tạo nên các đặc trưng riêng của chúng.Ngoài tính văn 
chương hay hoa mỹ trong cách hành văn, tác giả cần coi trọng sự chính xác và trong sáng của văn bản. 
Đôi khi để đạt đươc tính hiệu quả của văn bản, chúng ta phải chấp nhận cách hành văn đơn giản, 
bình thường. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cấm người soạn thảo viết theo lối hành văn riêng của 
mình trong khuôn khổ các qui dịnh về thể loại hành văn, về ngôn ngữ chung với ngôn ngữ của người viết và 
đọc giả.