Bài giảng Tổ chức dự án - Phần 3: Nhóm dự án

TỔ CHỨC DỰ ÁNCẤU TRÚC TỔ CHỨCNHÓM DỰ ÁNLÃNH ĐẠONHÓM DỰ ÁNNhóm dự án (Team)Là những người cùng làm việc để đạt mục tiêu chungĐặc điểm:Mỗi thành viên có vai trò cụ thểPhối hợp làm việc có hệ thống và năng suất  Đạt hiệu quả tổng hợp (Synergy)CẤU TRÚC NHÓM (Đội) DỰ ÁNNhà Lập K HoạchNhà QLDAKế toánKỹ sưThư kýNgười mua sắmNgườithực hiệnNgười phác họaNgườiThiết kếNHÓM DỰ ÁNNhóm thông tin (information team)(nghiên cứu, chất lượng, tư vấn)Nhóm sản xuất (production team)(chế tạo, công tác xã hội,,)Nhóm quản lý (management team)(ban điều hành, ban giám sát..)Sơ đồ nhóm dự ánThành viên 1Thành viên 2Thành viên 3Thành viên 4Thành viên 5Thành viên 6Thành viên 7Thành viên 8Nhóm 1Nhóm 2Ban QLDANgười QLDANhóm hỗTrợTypical Engineeering ProjectProject ManagerProject EngineerManufacturingEngineerFieldManagerProject ControllerContractAdministratorSupport servicemanagerDesign,..Manufacturing.Install, test..Daily budget, cost, labor equipment statusOfficial paperwork, billing, legal,..Product support, general support, subcontractors..NHÓM VÀ TẬP THỂTập thể (Group)Mục tiêu chungHành động cá nhânThành quả cá nhânSử dụng ảnh hưởngNhóm (Team)Chia sẻ mục tiêuHành động hợp tácThành quả tập thểSản phẩm nhóm có thể xác định và đo đượcNHÓM DỰ ÁNMục đích của nhóm dự ánNhững mục đích của từng thành viên trong nhómNhững lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhómCác yếu tố xây dựng nhóm hiệu quảCác thất bại của làm việc theo nhómMục đích của nhóm dự ánChia công việc để đạt tiến độPhối hợp nhiều kỹ năngSáng tạo bằng PP động não Ra quyết định tập thể (táo bạo hơn!)Tạo động lực thúc đẩyHỗ trợ lẫn nhauNhững mục đích của từng thành viên trong nhómThỏa mãn nhu cầu xã hộiChia xẻ rủi roCủng cố lòng tự trọngTìm sự ủng hộNgôi nhà tâm lýNhững lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhómLợi íchNâng cao thành quả, hiệu quả tông hợpNâng cao khả năng sáng tạoNâng cao tinh thần,tin tưởng lẫn nhauKhó khănTốn thời gianRa quyết định chậmHình thành bè phái, tách rời tổ chức mẹCác yếu tố xây dựng nhóm hiệu quảKỹ́ năng từng thành viên Phối hợp mọi ngườiCấu trúc tổ chức Hoàn thành nhiệm vụKiểu quản lýKiểu lãnh đạoGiải quyết mâu thuẩnNguồn gốc mâu thuẩn (1/2)Các loại ưu tiên: Cần bản kế hoạch rõ ràng; cùng tham gia ra quyết định/ dùng tư vấn, nhấn mạnh mục tiêu quan trọngQui trình hành chính: cần thảo bản qui trình chi tiết, bản điều lệ dự án, luôn theo dõi tiến độ̣ công việc trong mọi phase của dự án; Về tiến độ: cần cam kết trước về tiến độ; dự báo vấn đề và phương án giải quyết;Làm việc với bộ phận chức năng về cấu trúc phân việc; tái phân bổ nhân sự vào công tác găng trước khi trễ hạn..Nguồn gốc mâu thuẩn (2/2)Kỹ thuật(Đánh đổi): cần có trước ph.án xử lý; trao đổi với nhóm kỹ thuật về tiến độ và ngân sách hạn chế, thử nghiệm (testing) sớm về kỹ thuật; thỏa thuận sớm về thiết kế cuối cùng..Về nhân sự: Dự báo/thỏa thuận sớm về nhu cầu nhân viên; thảo luận với bộ phận chức năng; có kế hoạch tái phân bổ nhân sự cho đén khi hoàn thành dự án..Giải quyết mâu thuẩnQuan điểm cũQuan điểm mớiCần tránh mâu thuẩnMT do sai lầm của Quản lýMT là dấu hiệu xấuMT cần phải loại bỏKhông thể tránh MT; phải đương đầuMT do nhiều nguyên nhân khác nhauMT là có thể xấu/tốtMT cần được quản lý và kiểm soát