Bài giảng Tin văn phòng 2 - Chương 2: Các dịch vụ ứng dụng văn phòng trực tuyến

BÀI GIẢNG 
MÔN: TIN VĂN PHÒNG-2
14/7/2018
Chương 2. các dịch vụ ứng dụng 
văn phòng trực tuyến
2.1. Giới thiệu các dịch vụ văn phòng
2.2. sử dụng E-mail
2.3. duyệt mail bằng Microsoft Outlook
2.4. một số dịch vụ mail đặc biệt
2.5. dịch vụ RSS
4/7/2018 2
Giới thiệu về dịch vụ văn phòng 
trực tuyến
 Khái niệm:
Là các ứng dụng văn phòng được cung 
cấp cho người sử dụng thông qua các 
Website cung cấp dịch vụ mà không cần 
cài đặt phần mềm trên máy tính cá nhân.
4/7/2018 3
Giới thiệu về dịch vụ văn phòng 
trực tuyến
 Ứng dụng:
- Lữu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu.
- Soạn thảo văn bản.
- Bảng tính cơ sở dữ liệu.
- Trình chiếu
- Dự án, kế hoạch.
- Quản lý hồ sơ.
- Gửi, nhận mail.
- Làm việc theo nhóm.
4/7/2018 4
Giới thiệu về dịch vụ văn phòng 
trực tuyến
 Một số dịch vụ trực tuyến:
- Google Driver.
- Office on Sky Driver.
- Zoho.
- Microsoft Office 365 Education.
4/7/2018 5
Sử dụng E-mail
 Mục tiêu:
- Sử dụng cơ bản Email (Gmail)
- Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc
- Ích lợi tầm quan trọng của Subject
- Sắp xếp thư theo từng Label (Folder)
- Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý 
các loại thư một cách tự động
- Tùy chọn trong Setting và khám phá 
mới trong Labs
- Sử dụng tốt Outlook Epress
4/7/2018 6
Gmail
 Gmail : web mail miễn phí
 An toàn : cao, tin cậy
 Tốc độ : nhanh, ổn định
 Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền 
Gmail, có thể đăng ký nhiều dịch vụ 
khác như:
- Google docs
- Picasa, Videos
- Google site
4/7/2018 7
Cách vào Gmail
 Khởi động trình duyệt
 Truy cập google, chọn Gmail
4/7/2018 8
Nhập Account
4/7/2018 9
Tạo Account mới
4/7/2018 10
Giao diện Gmail
4/7/2018 11
Cài đặt Gmail
4/7/2018 12
Cài đặt chủ đề
4/7/2018 13
Cài đặt Gmail
4/7/2018 14
Cài đặt Gmail
4/7/2018 15
Soạn thư
4/7/2018 16
Màn hình soạn thảo
4/7/2018 17
File đính kèm
4/7/2018 18
Nhãn (label) và chuyển thư vào nhãn
4/7/2018 19
 Nhãn : là Folder trong hộp thư, dùng để 
chứa các thư đã chọn lọc
 Nguyên tắc sử dụng:
- Tạo Label
- Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư
- Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di 
chuyển
- Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự 
vào nhãn
Tạo nhãn mới
4/7/2018 20
Tạo nhãn mới
4/7/2018 21
 Nhập thông tin: Tên nhãn
Di chuyển thư tới nhãn
4/7/2018 22
Nhãn Bộ môn KHCB
4/7/2018 23
Thủ thuật Search mail
4/7/2018 24
 Tìm mail theo tên nhãn:
- label:unread
- label:inbox
- label:send
 Tìm thư có file đính kèm:
- has:attachment
 Tìm thư theo tiêu đề:
- subject:facebook
Thủ thuật Search mail
4/7/2018 25
 Tìm mail theo kích cỡ:
- size:5M
- larger:5M
- smaller:5M
 Tìm thư theo thời gian:
- after:2014/01/01
- before:2014/01/01
- Older-than:2y
Thủ thuật Search mail
4/7/2018 26
 Tìm mail theo các thông số cơ bản:
- to:Hoa Truong
- from:Hoa Truong
- from:Hoa Truong cc:Hang Tran
 Tìm tập tin theo tên và định dạng:
- filename:.mp3
- filename:baigiang.docx
Lọc thư (Filter)
4/7/2018 27
 Ý nghĩa:
- Nhận dạng thư, xử lý thư
 Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố:
- From
- To
- Subject
- Nội dung
 Xử lý thư:
- Move to Label (*)
- Delete
- Forwarding
Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty, 
các forum, ngân hàng
Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng 
cáo, quấy rối
To:
Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như:
Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán
Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng
Có subject đặc trưng dể nhận dạng như Hi!, 
KT12A, Tram!!, OkiYes, RocknRoll
Có chứa một từ/cụm từ đặc biệt như: “sale 
off”, “giảm giá”, “bỏ qua rất uổng”.
Bộ lọc (tt)
4/7/2018 28
Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1 
trong 4 yếu tố đã nêu : From, To, Subject, 
Body text, nhận dạng xong, xử lý thư đã 
nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, 
thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp 
thư
Bộ lọc (tt)
4/7/2018 29
Thư gởi tới từ các 
email này sẽ
Bộ lọc (tt)
4/7/2018 30
Kết thúc
Di chuyển thư vào 
label Bộ môn KHCB
Hủy gửi tin
4/7/2018 31
 Thư gửi rồi, hối hận còn kịp không?
Thư sẽ được thu hồi, yên tâm nhé, 
lần sao đừng bộp chộp nữa!
Bạn có khoảng 10s kể từ khi bấm nút GỬI
Tạo danh bạ và DS nhóm
4/7/2018 32
 Ý nghĩa:
- Thường xuyên trao đổi với nhóm người 
này ( 200 khách hàng, 50 nhân viên, 
100 SV)
- Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục 
To: chỉ duy nhất một tên nhóm K.HANG
- Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư
- Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó 
mới lập danh sách nhóm nhỏ
Khởi tạo danh sách liên hệ
4/7/2018 33
Khởi tạo danh sách liên hệ
4/7/2018 34
Tạo địa chỉ 
liên hệ mới
Thêm vào 
nhóm mới
Đưa thành viên vào nhóm
4/7/2018 35
1. Đánh dấu 
chọn số liên lạc
2. Chọn nhóm
Tạo thành viên trong nhóm
4/7/2018 36
1. Truy cập vào 
nhóm
2. tạo thành 
viên mới
Gửi mail cho nhóm
 Vào mục Soạn thư
 Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm
 Chọn nhóm
Gửi mail cho nhóm
Khai báo nhận mail từ Account 
khác từ Gmail 
 Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email 
khác (không phải Gmail, chẳng hạn 
Yahoo, Hotmail, miển là có hổ trợ POP3
 Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể nhận 
thư từ Yahoo, mà không cần chuyển qua 
Yahoo Mail
 Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải 
hổ trợ POP3 (yahoo.com chưa hổ trợ 
POP3)
Khai báo Account khác
1. Chọn cài đặt
2. Chọn: tài 
khoản và nhập
3. Chọn: Thêm tài 
khoản thư POP3
Khai báo Account khác
1. Nhập email
1. Nhập username 
và pass
Khai báo Account khác
Gửi Mail từ Gmail bằng tài khoản 
khác
 Ý nghĩa: Khai báo một tài khoản Email 
khác (không phải Gmail, chẳng hạn 
Yahoo, Hotmail, miển là có hổ trợ POP3)
 Ích lợi: ngay trong Gmail, ta có thể gởi 
thư từ Yahoo mà không cần chuyển qua 
Yahoo Mail
 Điều kiện tiên quyết: Account Mail phải 
hổ trợ POP3 (yahoo.com chưa hổ trợ 
POP3)
Khai báo Account
1. Chọn thêm 
địa chỉ email
2. Đánh địa chỉ 
Email khác
Xác nhận chủ quyền email
Qua Yahoo để lấy mã
Google xác nhận
Khi gửi thư
Kết thúc an toàn
 Phải đăng xuất/sign out
 Kiểm tra có ai dùng mail của mình không
 Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi
 Di chuyển xuống cuối đáy màn hình
Kiểm tra thoát ở tất cả các 
thiết bị 
Bài 2: Google Group
 Groups: nhóm các thành viên cùng mục đích 
sinh hoạt, trao đổi thông tin, thảo luận.
 Thông tin trao đổi quả hình thức:
- Thảo luận (discussions)
- Tập tin (Files)
- Trang Web (Pages)
 Thành viên khi gởi bài, mọi thành viên sẽ 
nhận biết hoạt động nầy qua Email
 Điều kiện : 
- Gia nhập thành viên: có 1 email bất kỳ
- Chủ nhóm: có Account của Gmail
Truy nhập vào nhóm
Đăng nhập hoặc tạo nhóm
Nếu đã sở hữu Group, 
hoặc là thành viên, bấm 
vào Đăng nhập, trả lời 
Email và password
Nếu muốn sở hữu Group 
mới, bấm vào Tạo nhóm, 
trả lời yêu cầu: nhập Email 
và password
Sign in/Sign up
Nhập Email
Nhập Password
Nếu dùng chung máy tính, 
đừng chọn chức năng nầy
Khai báo nhóm
Nhập mã kiểm tra
Một số tùy chỉnh khi tạo group
Group
Thêm thành viên vào Group
Thêm thành viên vào Group
Chọn Group cần 
thêm thành viên
Thêm thành viên vào Group
Thêm thành viên vào Group
Gán quyền để nhận email từ 
ngoài
Gán quyền để nhận email từ 
ngoài
Các bước vào Group
 Vào Google.com.vn
 Chọn Gmail
 Sau khi nhập Mail và password
 Tiếp tục chọn Group
 Tất cả Group mà mình tham gia đều 
hiện ra
Post bài
Post bài
Ghi chủ đề bài 
đăngChọn chủ đề bài 
đăng
Nội dung chính
Upload File
Upload File
Bài 2: Sử dụng MS Outlook
• Là trình duyệt mail đi kèm với hệ điều 
hành Microsoft Office.
• Cho phép chek mail ở trạng thái offline, 
tích hợp nhiều tính năng hữu ích.
• Cho phép chek cùng lúc nhiều loại email 
khác nhau.
Cài đặt nhận Gmail trong 
Outlook
Cài đặt nhận Gmail trong 
Outlook
Cài đặt Outlook
Cài đặt Outlook
Cài đặt Outlook
Cài đặt Outlook
Cài đặt Outlook
Điền tên 
người dùng
Tài khoản 
Email
Chọn giao 
thức POP3Pop.gmail.com
smtp.gmail.com
Tên email
Mật khẩu
Cài đặt Outlook
Cài đặt Outlook
SMTP là 587
Chọn cổng 
Chọn TLS
Cài đặt Outlook
Giao diện Outlook
Thêm tài khoản email
Thông số với Yahoo mail
 Máy chủ thư đến (POP3) : 
pop.mail.yahoo.com
 Cổng thư đến (với SSL): 995
 Máy chủ thư đi (SMTP): 
smtp.mail.yahoo.com
 Cổng thư đi (với TLS): 25
 Bật TLS cho máy chủ SMTP gửi đi.
 Địa chỉ email: (user@domain.com)
 Mật khẩu: Mật khẩu Yahoo Mail