Bài giảng Tin quản lý 2 - Bắt đầu với Microsoft Access

BẮT ĐẦU VỚI 
Microsoft ACCESS
Cài đặt cơ sở dữ liệu (DATABASE)
Bảng (TABLE)
Mối quan hệ (RELATIONSHIP)
Tin quản lý 2 - Table 2
Làm việc với Access
¡ Khởi động Access
l Start - Programs/ MS Access
¡ Tại 1 thời điểm chỉ làm việc trên 1 cơ sở
dữ liệu (file .mdb)
l Tạo mới 1 CSDL: File/New
l Mở 1 CSDL tồn tại: File/ Open
¡ Trong môi trường làm việc với 1 CSDL có
thể thao tác trên từng đối tượng của
CSDL đó
Tin quản lý 2 - Table 3
Các thành phần trong CSDL
¡ Table: bảng lưu trữ dữ liệu gốc (Các dữ
liệu đầu vào của hệ thống)
¡ Query: bảng tạm dùng để lưu trữ dữ liệu
đã được trích xuất, tổng hợp theo 1 yêu
cầu của người sử dụng
¡ Report: thể hiện dữ liệu đã tổng hợp
dưới dạng văn bản có thể in được
¡ Form: Biểu mẫu (cửa sổ) giao tiếp giữa
người dùng với các thành phần của CSDL
¡ Marco, Module, …
Tin quản lý 2 - Table 4
BẢNG (TABLE)
¡ Thành phần quan trọng nhất trong cơ sở
dữ liệu
¡ Bảng là một tập dữ liệu bao gồm các
thông tin về 1 nhóm đối tượng, 1 vấn đề
cần quản lý
¡ Mỗi bảng có một tên gọi riêng
¡ Bảng được tổ chức dưới dạng
l Cột (Trường – Field): lưu các giá trị của
1 tính chất, thuộc tính nào đó.
l Hàng (Bản ghi – Record): tập các giá trị
mô tả 1 đối tượng cụ thể được lưu trữ.
Tin quản lý 2 - Table 5
Trường dữ liệu (Fields)
Bản ghi
(Records)
Tin quản lý 2 - Table 6
TRƯỜNG DỮ LIỆU (Fields)
¡ Trường dữ liệu có tên gọi và tập hợp các
thuộc tính miêu tả trường
l Kiểu dữ liệu (Data type)
l Kích cỡ (Size)
l Định dạng (Format)
l ……
Tin quản lý 2 - Table 7
QUY TRÌNH CÀI ĐẶT CƠ SỞ DỮ LIỆU
¡ Xây dựng cấu trúc của các bảng trong CSDL
¡ Thiết lập thuộc tính LOOK UP cho các trường
khóa ngoại (trường liên kết)
¡ Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ
liệu (xây dựng Relationship)
¡ Nhập dữ liệu
Tin quản lý 2 - Table 8
Xây dựng bảng dữ liệu
¡ Bảng có thể được tạo bằng nhiều cách
khác nhau
l Import: Nhập từ các nguồn dữ liệu ngoài
như bảng Excel, hoặc từ 1 CSDL khác
l Entering data: Nhập dữ liệu trực tiếp và
Access tự động xác định trường, kiểu DL 
của các trường đó
l Design view: Thiết kế cấu trúc bảng
l Wizard: Xây dựng bảng từ cấu trúc bảng
sẵn có
Tin quản lý 2 - Table 9
Tạo bảng dữ liệu bằng DESIGN VIEW
¡ TABLES – New – Design view
Tin quản lý 2 - Table 10
Tạo bảng dữ liệu bằng DESIGN VIEW
¡ TABLES – Create table in Design view
Tin quản lý 2 - Table 11
Thiết kế bảng (Design view) - 1
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Mô tả/ ghi chú
Đặc tính của trường
Field size
Format
Default value
Validation rule
Validation text
Required
Allow Zero length
Indexed
Tin quản lý 2 - Table 12
Một số lưu ý khi thiết kế bảng
¡ Tên trường (Field Name)
l Không có dấu cách (space)
l Không dùng tiếng Việt có dấu
l Không chứa các ký tự đặc biệt (!@#$%^&*)
l Không trùng nhau trong cùng một bảng
¡ Kiểu dữ liệu (Data Type)
Tin quản lý 2 - Table 13
KIỂU DỮ LIỆU (DATA TYPE)
Tham chiếuLookup wizard10LogicYes/No5
Đối tượng nhúng (âm
thanh, ảnh, đồ họa)OLE Object9
Số tự động
tăngAutonumber4
Siêu liên kếtHyperlink8Thời gian(Ngày/giờ)Date/Time3
Ghi nhớMemo7SốNumber2
Tiền tệ (Kèm theo ký
hiệu loại tiền tệ)Currency6Xâu ký tựText1
Tin quản lý 2 - Table 14
Một số đặc tính của trường dữ liệu
Có hay không cho phép để trống dữ liệu (Yes/No)Allow zero length
Có hay không cần thiết nhập dữ liệu cho trường (Yes/No)Required
Nội dung của thông báo khi vi phạm quy tắc nhập liệuValidation Text
Quy tắc nhập liệuValidation Rule
Giá trị mặc địnhDefault Value
Tiêu đề hiển thị của trườngCaption
Định dạng hiển thị dữ liệuFormat
Kích thước (độ rộng) của trườngField size
Mô tảTên đặc tính
Tin quản lý 2 - Table 15
Thiết kế bảng (2)
¡ Chọn khóa chính
l Chọn trường cần làm thành khóa
l Edit - Primary key
l Hoặc chọn biểu tượng Chìa khóa trên
Toolbar
Tin quản lý 2 - Table 16
Thiết kế trường liên kết
¡ Tạo Lookup cho trường khóa ngoại
¡Dùng để tham chiếu giá trị khóa từ bảng đầu 1
¡Chỉ tạo cho trường kiểu Text/Auto Number
l Chọn combo trên Data Type/ Lookup Wizard
Tin quản lý 2 - Table 17
Thiết lập quan hệ (Relationship)
¡ Thể hiện mối quan hệ dữ liệu giữa các
bảng dữ liệu
¡ Thường là quan hệ 1 – n
¡ Chọn Tools - Relationships hoặc chọn biểu
tượng quan hệ trên Toolbar
¡ Cách làm
l Kéo từ trường khóa chính bên bảng 1 và
thả sang trường khóa ngoại tương ứng bên
bảng n
l Có thể kéo thả ngược lại
Tin quản lý 2 - Table 18
Tính toàn vẹn dữ liệu (1)
¡ Đảm bảo dữ liệu nhập vào các trường
khóa ngoại là đúng đắn.
¡ Tính toàn vẹn thể hiện
l Chỉ nhập 1 giá trị vào trường khóa ngoại
khi và chỉ khi giá trị đó có tồn tại trong
trường khóa chính tương ứng.
l Nếu giá trị nhập vào trường khóa ngoại
chưa tồn tại, điều gì xảy ra???
Tin quản lý 2 - Table 19
Tính toàn vẹn dữ liệu (2)
¡ Tính toàn vẹn dữ liệu được thiết lập khi
đặt mối quan hệ giữa các bảng.
¡ Cách làm
l Chọn Enforce Referential Integrity
l Nếu muốn sự thay đổi trên trường khóa
chính tự động cập nhập sang trường khóa
ngoại chọn Cascade update relate fields
l Nếu muốn khi xóa các bản ghi trong bảng
1 thì tự động xóa các bản ghi có liên quan
trong bảng n chọn Cascade delete relate 
record
Tin quản lý 2 - Table 20
Relationships
Tin quản lý 2 - Table 21
Nhập dữ liệu
¡ Nên nhập dữ liệu sau khi đã hoàn thành
viêc tạo các bảng và thiết lập mối quan hệ
giữa chúng
¡ Quy tắc nhập
l Nhập giá trị vào bảng bên 1 trước, bảng
bên n sau
l Giá trị nhập vào trường khóa ngoại nếu giá
trị đó đã được nhập vào trường khóa chính
tương ứng.
l Ví dụ: Nhập Thông tin Sinh viên, Môn học; 
sau đó nhập thông tin Kết quả học tập
Tin quản lý 2 - Table 22
Một số thao tác khác khi làm việc với
bảng dữ liệu
¡ Thay đổi cấu trúc của bảng
¡ Thay đổi giao diện của bảng
¡ Thêm/bớt bản ghi dữ liệu
¡ Sắp xếp
¡ Đặt lọc dữ liệu
Tin quản lý 2 - Table 23
THAY ĐỔI CẤU TRÚC CỦA BẢNG
1
2
Tin quản lý 2 - Table 24
THAY ĐỔI CẤU TRÚC CỦA BẢNG
Tin quản lý 2 - Table 25
THAY ĐỔI GIAO DIỆN CỦA BẢNG
¡ Thay đổi độ rộng của các cột
l Chọn cột cần thay đổi độ rộng
l FORMAT – Column width
¡ Thay đổi chiều cao của các hàng
l Chọn hàng cần thay đổi chiều cao
l FORMAT – Row height
Tin quản lý 2 - Table 26
THÊM/BỚT BẢN GHI DỮ LIỆU
¡ Thêm bản ghi dữ liệu
l INSERT – New Record hoặc
Tin quản lý 2 - Table 27
THÊM/BỚT BẢN GHI DỮ LIỆU
¡ Hủy bỏ bản ghi dữ liệu
l Chọn bản ghi cần hủy bỏ
l Chọn nút Delete Record trên thanh công cụ
Hoặc bấm phải chuột trên
bản ghi cần hủy bỏ, chọn
Delete Record
Tin quản lý 2 - Table 28
SẮP XẾP DỮ LIỆU TRONG BẢNG
¡ Chọn trường tiêu chí sắp xếp
¡ RECORDS – Sort
¡Sort Ascending
¡Sort Descending
Tin quản lý 2 - Table 29
LỌC DỮ LIỆU
¡ RECORDS – Filter
¡Filter by Form
¡Filter by Selection
¡Filter Excluding Selection
¡Advance Filter/Sort