Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 8: Thao tác trên bảng tính với Excel

TIN HỌC VĂN PHÒNG
Bài 8: THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH VỚI EXCEL
1
Nội dung chính
1. Giới thiệu Microsoft Excel
2. Các thao tác với tệp tin và bảng tính
3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính
2
1. Giới thiệu Microsoft Excel
I Phần mềm xử lý bảng tính, nằm trong bộ MS Office
I Các tính năng chính :
• tính toán, phân tích dữ liệu
• lập bảng biểu báo cáo, quản lý danh sách
• vẽ đồ thị và các sơ đồ
• tự động hoá công việc bằng các macro
I Khởi động Excel :
• kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn
hình hay thanh tác vụ
• kích chọn Start → All Program → Microsoft Office →
Microsoft Excel 2010
• mở một tệp Excel đã soạn thảo
3
Màn hình làm việc của Excel
4
Cấu trúc của bảng tính
I Workbook : là một tập tin chứa tất cả các dữ liệu mà
người dùng excel làm việc, gồm tập hợp các bảng tính
(sheet), đồ thị, macro. . . có liên hệ với nhau
I Sheet : một lưới các ô (cell), dùng để nhập dữ liệu, tính
toán, tạo biểu mẫu. . ., gồm tối đa 16.384 cột và
1.048.576 dòng với Excel 2010
I Các cột được đánh thứ tự theo chữ (A, B,. . ., Z, AA,
AB,. . .), các dòng được đánh số từ 1
I Cell : một ô để điền dữ liệu, được xác định bằng cột và
dòng chứa ô đó
5
Cấu trúc của bảng tính
I Vùng : tập hợp các ô kề nhau, được xác định bởi toạ độ ô
đầu (thường ở góc trên bên trái) và toạ độ ô cuối (thường
ở góc dưới bên phải), ví dụ A2 : B5
I Chọn vùng :
• giữ chuột từ ô đầu tiên, kéo đến ô cuối cùng rồi thả chuột
• dùng phím shift kết hợp với các mũi tên di chuyển
6
2. Các thao tác với tệp tin và bảng tính
Các thao tác với tệp tin tương tự như trong Word
I Lưu tệp : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ;
hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ nhanh
I Lưu tệp với tên khác : File → Save as
I Tạo tệp mới : File → New ; Ctrl+N
I Mở một tệp đã có : File → Open ; Ctrl+O
I Đóng tệp đang mở : File → Close ; nút Close ;
File → Exit hoặc Alt+F4
7
Các thao tác với bảng tính
I Kích chuột phải vào tên của sheet, chọn
mục tương ứng để chèn sheet, xoá, đổi
tên, di chuyển/sao chép, đặt chế độ bảo
vệ, tô màu tên, ẩn/hiện, chọn tất cả
I Tách bảng tính
• giúp ta đồng thời thấy những phần khác
nhau của bảng tính
• vào View → Window, chọn Freeze Panes
8
Di chuyển trong bảng tính
I các phím mũi tên di chuyển giữa các ô
I Tab/Shift+Tab : sang ô bên phải/trái
I Home : đưa con trỏ về đầu dòng (cột A)
I Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu sheet (ô
A1)/cuối sheet (ô có chứa dữ liệu sau cùng)
I PageUp/PageDown : đến màn hình phía trước/sau
I Alt+PgUp/Alt+PgDn : sang trái/phải một màn hình
I Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến sheet phía trước/sau
I F5 : mở hộp thoại Go to (di chuyển nhanh đến ô/vùng)
9
3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Các kiểu dữ liệu
I Dạng văn bản (Text)
I Dạng số (Number) : số nguyên, số thực, số âm,
số dương, số phần trăm (Percentage)
I Dạng ngày (Date), giờ (Time)
I Dạng tiền tệ (Currency)
I Dạng logic : True hoặc False
10
Nhập, sửa, xoá dữ liệu
I Nhập liệu : đưa con trỏ đến ô cần nhập để gõ dữ liệu, kết
thúc việc nhập bằng Enter hoặc Tab
I Sửa dữ liệu đã có : nhấn đúp chuột vào ô hoặc ấn F2, nên
sửa trong thanh công thức rồi ấn Enter để sửa hoặc Esc
để huỷ các sửa đổi
I Xoá dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần xoá, chọn
Clear Contents
I Cắt, dán dữ liệu
11
Sao chép dữ liệu
I Nhấp chuột phải vào ô/vùng cần copy, chọn Copy
I Nhấp chuột phải vào ô/đầu vùng cần sao chép ra, chọn
trong Paste Options hoặc Paste Special
I Dán đặc biệt : cho phép chỉ dán công thức hay giá trị,
định dạng, chú thích, độ rộng cột. . .
12
Định dạng dữ liệu
I Có thể để Excel tự động định dạng hoặc ta chỉ ra kiểu dữ
liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần định dạng, chọn
Format Cells
I Căn lề, sửa font, tô màu, kẻ khung. . .
13
Thao tác trên dòng, cột
Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon
I Chèn, xoá dòng/cột
I Thay đổi kích thước : chọn dòng/cột cần làm, vào Home
→ Cells → Format, chọn Row Height hoặc Column Width
I Ẩn dòng/cột : vào Home → Cells → Format, chọn Hide
& Unhide
I Nhóm các dòng/cột : chọn các dòng/cột cần làm, vào
Data → Outline, chọn Group
14
Thao tác trên ô
Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon
I Chèn, xoá ô
I Đặt tên cho ô/vùng : gõ tên vào mục Tên, hoặc vào
Formulas → Defined Names, chọn Define Name
I Merge : vào Home → Alignment, chọn Merge & Center
I Ghi chú cho ô : vào Review → Comments, chọn
New Comment
I Bảo vệ ô : vào Home → Cells → Format, chọn Lock Cell
15
Tính năng Auto Fill
I Dùng để điền cả loạt dữ liệu giống nhau hoặc dữ liệu thay
đổi theo quy luật
I Cách 1 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, cho con trỏ lại gần
góc dưới phải của ô để hiện ra dấu +, kéo chuột đến vị trí
mong muốn. Thay đổi kiểu fill : ấn nút Auto Fill Options.
I Cách 2 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, vào Home →
Editing, chọn Fill
16
Công thức toán học cơ bản
17