Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 5: In ấn và trộn tài liệu

TIN HỌC VĂN PHÒNG
Bài 5: IN ẤN VÀ TRỘN TÀI LIỆU
1
Nội dung chính
1. In ấn
• Quy trình in ấn
• Tính năng Page Setup
• Tiêu đề đầu/cuối trang
• Xem tài liệu trước khi in
• In tài liệu
2. Trộn tài liệu
• Khái niệm
• Các bước thực hiện
2
1. In ấn
Quy trình in ấn
Định%dạng%trang%in%
Soạn%thảo%tài%liệu%
Thiết%lập%8êu%đề%đầu/cuối%
trang%%
Xem%tài%liệu%trước%khi%in%
In%tài%liệu%
3
Tính năng Page Setup
I Mở hộp thoại : vào ribbon
Page Layout → Page Setup
I Tab Margin : thiết lập trang
in (căn lề, chiều khổ giấy. . .)
I Tab Paper : thiết lập khổ giấy
in
I Tab Layout : thiết lập khung
4
Tiêu đề đầu/cuối trang
I Cách tạo
• vào ribbon Insert → Header
& Footer
• chọn kiểu tiêu đề đầu/cuối
trang và nhập tiêu đề tương
ứng
• kết thúc : chọn Close Header
and Footer trên tab Design,
hoặc ấn Esc
I Chỉnh sửa : nhấn đúp chuột
vào tiêu đề để thay đổi nội
dung
5
Thêm các trường vào tiêu đề
Có thể thêm một vài tham số vào tiêu đề đầu/cuối trang
I Số trang (Page Number)
I Ngày tháng hiện tại (Date & Time)
I Tác giả tài liệu
I Tên tài liệu, tên file
I Tiêu đề theo chương (Quick Parts → Field → StyleRef)
6
Xem tài liệu trước khi in
Vào File → Print hoặc ấn Ctrl+P : cho phép xem nội dung
các trang in trước khi in
7
In tài liệu
Thiết lập in, chọn máy
in, số bản in. . . rồi in
8
2. Trộn tài liệu
Khái niệm
I Tạo hàng loạt các văn bản có cùng khuôn mẫu,
chỉ khác nhau các thông tin ở một số vị trí
I Ví dụ :
• Tạo giấy mời theo danh sách khách mời
• Tạo phong bì thư theo danh sách người nhận và địa chỉ
• Tạo giấy báo lương theo danh sách nhân viên và bảng lương
• . . .
9
Các bước thực hiện
I Chuẩn bị dữ liệu (bảng biểu trong Word hoặc
file Excel)
I Soạn mẫu tài liệu trộn
I Chèn các trường tin lên tài liệu
I Thực hiện trộn tài liệu
10
Chuẩn bị file mẫu tài liệu
I Tạo một file mẫu
I Vào ribbon Mailings → Start Mail Merge để
chọn loại văn bản cần trộn
11
Chọn dữ liệu kết nối
I Vào Mailings → Select
Recipients để chọn/tạo
dữ liệu kết nối
I Chọn Edit Recipients
List để chỉnh sửa dữ
liệu (nếu cần)
12
Chèn các trường tin lên tài liệu
I Tại mỗi vị trí cần chèn, vào Mailings → Insert Merge
Field, chọn trường thông tin thích hợp
I Khi có thêm điều kiện từ dữ liệu : Mailings → Rules
13
Thực hiện trộn tài liệu
I Xem văn bản trước khi hoàn thiện : Mailings → Preview
Results
I Trộn tài liệu : Mailings → Finish & Merge
14