Bài giảng Quản trị mạng Windows Server 2003 - Chương 6: Quản lý in ấn

CHƯƠNG 6 : QUẢN LÝ IN ẤN TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮCKHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN I.CÀI ĐẶT MÁY IN Trước khi bạn có thể truy xuất vào thiết bị máy in vật lý thông qua hệ điều hành Windows Server 2003 thì bạn phải tạo ra một máy in logic. Nếu máy in của bạn có tính năng Plug and Play thì máy in đó sẽ được nhận diện ra ngay khi nó được gắn vào máy tính dùng hệ điều hành Windows Server 2003. Tiện ích Found New Hardware Wizard sẽ tự động bật lên. Tiện ích này sẽ hướng dẫn cho bạn từng bước để cài đặt máy in. Nếu hệ điều hành nhận diện không chính xác thì bạn dùng đĩa CD được hãng sản xuất cung cấp kèm theo máy để cài đặt. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự mình thực hiện tạo ra một máy in logic bằng cách sử dụng tiện ích Add Printer Wizard. Để có thể tạo ra một máy in logic trong Windows Server 2003 thì trước hết bạn phải đăng nhập vào hệ thống với vai trò là một thành viên của nhóm Administrators hay nhóm Power Users (trong trường hợp đây là một Server thành viên) hay nhóm Server Operators (trong trường hợp đây là một domain controller). I.CÀI ĐẶT MÁY IN Bạn có thể tạo ra một máy in logic cục bộ tương ứng với một máy in vật lý được gắn trực tiếp vào máy tính cục bộ của mình hoặc tương ứng với một máy in mạng (máy in mạng được gắn vào một máy tính khác trong mạng hay một thiết bị Print Server). Muốn thao tác bằng tay để tạo ra một máy in cục bộ hay một máy in mạng, chúng ta lần lượt thực hiện các thao tác sau đây: Nhấp chuột chọn Start, rồi chọn Printers And Faxes. I.CÀI ĐẶT MÁY IN Nhấp chuột vào biểu tượng Add Printer, tiện ích Add Printer Wizard sẽ được khởi động. Nhấp chuột vào nút Next để tiếp tục. Hộp thoại Local Or Network Printer xuất hiện. Bạn nhấp vào tùy chọn Local Printer Attached To This Computer trong trường hợp bạn có một máy in vật lý gắn trực tiếp vào máy tính của mình. Nếu trường hợp ta đang tạo ra một máy in logic ứng với một máy in mạng thì ta nhấp vào tùy chọn A Printer Attached To Another Computer. Nếu máy in được gắn trực tiếp vào máy tính, bạn có thể chọn thêm tính năng I.CÀI ĐẶT MÁY IN Automatically Detect And Install My Plug And Play Printer. Tùy chọn này cho phép hệ thống tự động quét máy tính của bạn để phát hiện ra các máy in Plug and Play, và tự động cài đặt các máy in đó cho bạn. Khi đã hoàn tất việc chọn lựa, nhấp chuột vào nút Next để sang bước kế tiếp. Nếu máy in vật lý đã được tự động nhận diện bằng tiện ích Found New Hardware Wizard. Tiện ích này sẽ hướng dẫn bạn tiếp tục cài đặt driver máy in qua từng bước. Hộp thoại Print Test Page xuất hiện. Nếu thiết bị máy in được gắn trực tiếp vào máy tính của bạn, bạn nên in thử một trang kiểm tra để xác nhận rằng mọi thứ đều được cấu hình chính xác. I.CÀI ĐẶT MÁY IN Ngược lại, nếu máy in là máy in mạng thì bạn nên bỏ qua bước này. Nhấp chuột vào nút Next để sang bước kế tiếp. Hộp thoại Completing The Add Printer Wizard hiện ra. Hộp thoại này đem đến cho chúng ta một cơ hội để xác nhận rằng tất cả các thuộc tính máy in đã được xác lập chính xác. Nếu bạn phát hiện có thông tin nào không chính xác, hãy nhấp chuột vào nút Back để quay lại sửa chữa thông tin cho đúng. Còn nếu nhận thấy mọi thứ đều ổn cả thì bạn nhấp chuột vào nút Finish. Một biểu tượng máy in mới sẽ hiện ra trong cửa sổ Printer And Faxes. Theo mặc định, máy in sẽ được chia sẻ. I.CÀI ĐẶT MÁY IN II. QUẢN LÝ THUỘC TÍNH MÁY IN 1. Cấu hình Layout Trong hộp thoại Printing Preferences, chọn Tab Layout. Trong mục Orientation, chọn cách thức in trang theo chiều ngang hay chiều dọc. Trong mục Page Order, chọn in từ trang đầu đến trang cuối của tài liệu, ngược lại. Trong mục Pages Per Sheet, bạn chọn số trang tài liệu sẽ được in trên một trang. 2. Giấy và chất lượng in Cũng trong hộp thoại Printing Preferences, để qui định giấy và chất lượng in, chúng ta chọn Tab Paper/Quality. Các tùy chọn trong Tab Paper/Quality phụ thuộc vào đặc tính của máy in. II. QUẢN LÝ THUỘC TÍNH MÁY IN 3. Các thông số mở rộng Nhấp chuột vào nút Advanced của hộp thoại Printing Preferences. Hộp thoại Advanced Options xuất hiện cho phép bạn điều chỉnh các thông số mở rộng. Chúng ta có thể có các tùy chọn của máy in như: Paper/Output, Graphic, Document Options, và Printer Features. Các thông số mở rộng có trong hộp thoại Advanced Options phụ thuộc vào driver máy in của bạn. II. QUẢN LÝ THUỘC TÍNH MÁY IN III. CẤU HÌNH CHIA SẺ MÁY IN Nhấp phải chuột lên máy in, chọn Properties. Hộp thoại Properties xuất hiện, bạn chọn Tab Sharing. Để chia sẻ máy in này cho nhiều người dùng, bạn nhấp chuột chọn Share this printer. Trong mục Share name, bạn nhập vào tên chia sẻ của máy in, tên này sẽ được nhìn thấy trên mạng. Bạn cũng có thể nhấp chọn mục List In The Directory để cho phép người dùng có thể tìm kiếm máy in thông qua Active Directory theo một vài thuộc tính đặc trưng nào đó. IV. CẤU HÌNH THÔNG SỐ PORT Trong hộp thoại Properties, bạn chọn Tab Port để cấu hình tất cả các port đã được định nghĩa cho máy in sử dụng. Một port được định nghĩa như một interface sẽ cho phép máy tính giao tiếp với thiết bị máy in. Windows Server 2003 hỗ trợ các port vật lý (local port) và các port TCP/IP chuẩn (port logic). Port vật lý chỉ được sử dụng khi ta gắn trực tiếp máy in vào máy tính. Trong trường hợp Windows Server 2003 đang được triển khai trong một nhóm làm việc nhỏ, hầu như bạn phải gắn máy in vào port LPT1. Port TCP/IP chuẩn được sử dụng khi máy in có thể kết nối trực tiếp vào mạng (trên máy in có hỗ trợ port RJ45) và máy in này có một địa chỉ IP để nhận dạng. Ưu điểm của máy in mạng là tốc độ in nhanh hơn máy in cục bộ và máy in có thể đặt bất kì nơi nào trong hệ thống mạng. Khi đó bạn cần chỉ định một port TCP/IP và khai báo địa chỉ IP của máy in mạng. Cùng với việc xoá và cấu hình lại một port đã tồn tại, bạn cũng có thể thiết lập printer pooling và điều hướng các công việc in ấn đến một máy in khác. IV. CẤU HÌNH THÔNG SỐ PORT V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED 1.Các thông số của Tab Advanced Trong hộp thoại Properties, bạn nhấp chuột vào Tab Advanced để điều khiển các đặc tính của máy in. Bạn có thể cấu hình các thuộc tính sau: - Khả năng của máy in - Độ ưu tiên của máy in - Driver mà máy in sẽ sử dụng - Các thuộc tính đồng tác (spooling) của máy in - Cách thức in tài liệu theo biểu mẫu - Chế độ in mặc định - Sử dụng bộ xử lý in ấn nào - Các trang độc lập V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED 2. Khả năng sẵn sàng phục vụ của máy in Thông thường, chúng ta cần kiểm tra khả năng sẵn sàng phục vụ của máy in trong trường hợp chúng ta có nhiều máy in cùng sử dụng một thiết bị in. Mặc định thì tùy chọn Always Available luôn được bật lên. Do đó, người dùng có thể sử dụng máy in 24 tiếng một ngày. Chú ý: Để giới hạn khả năng phục vụ của máy in, bạn chọn Available From và chỉ định khoảng thời gian mà máy in sẽ phục vụ. Ngoài khoảng thời gian này, máy in sẽ không phục vụ cho bất kì người dùng nào V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED 3. Độ ưu tiên (Printer Priority) Khi bạn đặt độ ưu tiên(Priority), bạn sẽ định ra bao nhiêu công việc sẽ được gửi trực tiếp vào thiết bị in. Ví dụ: Bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi 2 nhóm người dùng cùng chia sẻ một máy in và bạn cần điều khiển độ ưu tiên đối với các thao tác in ấn trên thiết bị in Trong Tab Advanced của hộp thoại Properties, bạn sẽ đặt độ ưu tiên bằng các giá trị từ 1 đến 99, với 1 là có độ ưu tiên thấp nhất và 99 là có độ ưu tiên cao nhất. V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED Ví dụ: Giả sử có một máy in được phòng kế toán sử dụng. Những người quản lý trong phòng kế toán luôn luôn muốn tài liệu của họ sẽ được ưu tiên in ra trước các nhân viên khác. Để cấu hình cho việc sắp xếp thứ tự này, ta tạo ra một máy in tên là MANAGERS gắn vào port LPT1 với độ ưu tiên là 99. Sau đó, cũng trên port LPT1, ta tạo thêm một máy in nữa tên là WORKERS với độ ưu tiên là 1. Sau đó, ta sẽ sử dụng Tab Security trong hộp thoại Properties để giới hạn quyền sử dụng máy in MANAGERS cho những người quản lý. V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED Đối với các nhân viên còn lại trong phòng kế toán, ta cho phép họ sử dụng máy in WORKERS (chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về Security trong phần sau). Khi các tác vụ in xuất phát từ máy in MANAGERS, nó sẽ đi vào hàng đợi của của máy in vật lý với độ ưu tiên cao hơn là các tác vụ xuất phát từ máy in WORKERS. Do đó, tài liệu của những người quản lý sẽ được ưu tiên in trước. V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED Bảng phân quyền in ấn cho người dùng: V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED V. CẤU HÌNH TAB ADVANCED Hết chương 6