Bài giảng Quản trị học - Chương 3: Chức năng hoạch định - Nguyễn Đại Lương

1 
CH ƯƠ NG 3  CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 
KHÁI NIỆM 
II. QUI TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 
2 
I. KHÁI NIỆM 
I.1 Khái niệm 
Hoạch đ ịnh là một quá trình ấn đ ịnh những mục tiêu và xác đ ịnh giải pháp, hình thành các ch ươ ng trình hành đ ộng (kế họach hành đ ộng) đ ể thực hiện có hiệu quả và hiệu suất những mục tiêu đ ã vạch ra. 
Hoạch đ ịnh vạch rõ con đư ờng đ ể đ i tới mục tiêu. 
Vấn đ ề : hoạch đ ịnh và kế hoạch 
3 
I. KHÁI NIỆM 
I.2 Tác dụng của hoạch đ ịnh 
 T ư duy có hệ thống đ ể hành đ ộng 
 Tập trung vào mục tiêu, tránh lãng phí. 
 Hợp tác và phối hợp hoạt đ ộng. 
 Thích nghi & linh hoạt với thay đ ổi của môi tr ư ờng. 
 Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra phù hợp. 
4 
I. KHÁI NIỆM 
I.3 Các loại hoạch đ ịnh 
Hoạch đ ịnh chiến l ư ợc : Xác đ ịnh mục tiêu phát triển, đư ờng lối và các biện pháp lớn có tính c ơ bản đ ể đ ạt đ ến mục tiêu trên c ơ sở các nguồn lực hiện có cũng nh ư những nguồn lực có khả n ă ng huy đ ộng. 
Hoạch đ ịnh tác nghiệp : là xây dựng các kế họach hành đ ộng nhằm nâng cao hiệu quả ở các bộ phận, đơ n vị cụ thể. 
5 
Họach đ ịnh chiến l ư ợc 
Họach đ ịnh tác nghiệp 
KẾ HOẠCH 
CHIẾN L Ư ỢC 
KẾ HOẠCH 
TÁC NGHIỆP 
KẾ HOẠCH 
Đ Ơ N DỤNG 
KẾ HOẠCH 
ĐA DỤNG 
6 
 Hoạch đ ịnh tác nghiệp 
Các kế hoạch tác nghiệp đư ợc chia thành 2 loại : 
Kế hoạch đơ n dụng : Nhà quản trị làm các kế hoạch đơ n dụng đ ể hoàn thành những mục tiêu cụ thể và chấm dứt khi mục tiêu đ ã hoàn thành (các dự án, chương trình) 
Kế hoạch đ a dụng (th ư ờng trực) : là những cách thức hành đ ôïng đ ã đư ợc tiêu chuẩn hóa đ ể giải quyết những tình huống th ư ờng xảy ra/có tính lặp đi lặp lại ( Các chính sách, thủ tục, quy tắc ) 
7 
II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
III.1 Quá trình hoạch đ ịnh 
B ư ớc 1 : Xác đ ịnh sứ mạng 
B ư ớc 2 : Xác đ ịnh mục tiêu 
Xác định tình thế hiện tại (phân tích môi tr ư ờng) 
Xác đ ịnh các thuận lợi và khó kh ă n (phân tích nội bộ) 
B ư ớc 3 : Xây dựng kế hoạch 
B ư ớc 4 : Thực hiện kế hoạch 
8 
Xác đ ịnh 
Sứ mạng, mục tiêu 
Phân tích 
MTBN 
Phân tích 
MTBT 
Xây dựng 
Kế hoạch 
Triển khai 
Kế hoạch 
II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
9 
9 
II.2. Sứ mạng của tổ chức 
‘S ứ mạng của tổ chức phản ánh những lý do căn bản cho sự tồn tại của tổ chức. ’ 
Cụ thể: sứ mạng chỉ ra những khách hàng, những sản phẩm/dịch vụ, địa điểm, công nghệ, và những vấn đề liên quan/quan tâm đến sự tồn tại, triết lý, khái niệm liên quan/quan tâm đến hình ảnh cộng đồng, liên quan/quan tâm đến nhân viên (David 1989). 
II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
10 
II.3. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 
 Khái niệm 
Mục tiêu là những trạng thái mong đ ợi (hay kết quả kỳ vọng) mà một đ ối t ư ợng cần đ ạt đư ợc trong t ươ ng lai . 
Mục tiêu th ư ờng là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát triển từng b ư ớc h ư ớng đ ến mục đ ích lâu dài của tổ chức. 
II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
11 
II.3. XÂY DỰNG MỤC TIÊU 
 Xây dựng mục tiêu theo lối truyền thống 
Là xây dựng một mục tiêu chung và chia nhỏ mục tiêu cho các bộ phận cấp d ư ới 
Tạo tính thống nhất 
Dễ triển khai 
Mang tính bắt buộc và khó thích nghi 
II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
12 
II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 
Những nội dung cơ bản ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu: 
Nội dung của mục tiêu 
Cam kết khi thực hiện mục tiêu 
Hành vi trong công việc 
Những thành phần quá trình khác 
Những vấn đề có thể 
13 
13 
Nội dung của mục tiêu 
Nội dung của mục tiêu nên (CMART) 
Có tính thách thức (Challenge) 
Cụ thể/đo lường được (Measure) 
Được chấp nhận (Agree) 
Có thể đạt được/khả thi (Realizable) 
Có thời hạn (Time -limit) 
14 
14 
Cam kết thực hiện mục tiêu 
Bị ảnh hưởng bởi : 
Những người giám sát 
Áp lực nhóm và đồng nghiệp 
Sự biểu lộ/thể hiện trước cộng đồng 
Những mong đợi vào thành công 
Sự khuyến khích và những phần thưởng 
Sự tham dự 
15 
15 
Hành vi làm việcảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu 
Những hành vi làm việc có ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu: 
Định hướng 
Nỗ lực 
Kiên trì 
Lập kế hoạch 
16 
16 
Những vấn đề khác trong quá trình thực hiện công việc ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu 
Những khả năng và kiến thức về công việc 
Múc độ phức tạp của nhiệm vụ 
Những tình huống (mang tính) áp đặt/bắt buộc (ví dụ thiên tai) 
17 
17 
Những vấn đề có thể ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu  
Những vấn đề có thể xảy ra với các mục tiêu: 
Rủi ro quá mức 
Căng thẳng bị gia tăng 
Sự tự tin bị xói mòn 
Những phạm vi không có mục tiêu bị bỏ qua 
Mục tiêu ngắn hạn quá mức 
Những mục tiêu không thích hợp có thể dẫn đến không trung thực & gian lận 
18 
III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 
( M anagement B y O bjectives) 
Đặc tính MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành đ ộng trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch đ ịnh đ ến kiểm tra. 
Linh hoạt và thích nghi 
Khai thác hiệu quả tiềm n ă ng 
Khó kiểm soát & tính thống nhất kém 
19 
19 
Các bước trong quá trình MBO : 
Phát triển các mục tiêu tổ chức 
Thành lập các mục tiêu cụ thể cho các phòng ban 
Xây dựng kế hoạch hành động 
Thực hiện & duy trì 'tự kiểm soát‘ 
Xem xét tiến độ theo định kỳ 
Đánh giá thành tích 
III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 
20 
Bốn yếu tố c ă n bản của MBO 
(1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đ ạo) với hệ thống MBO. 
(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức đ ể xây dựng mục tiêu chung. 
(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ đ ể thi hành kế hoạch chung. 
(4) Tổ chức kiểm soát đ ịnh kỳ việc thực hiện kế hoạch này. 
III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 
21 
21 
Điểm mạnh: 
Giúp liên kết các mục tiêu & kế hoạch 
Làm rõ các ưu tiên, mong đợi 
Giúp tăng cường giao tiếp tổ chức 
Xây dựng động lực cho các thành viên  
Điểm yếu: 
Cần phải có cam kết mạnh mẽ, lâu dài 
Đòi hỏi phái đào tạo các nhà quản lý 
Có thể bị lạm dụng ( ví dụ như việc xử phạt thì sẽ mất đi tác dụng khuyến khích của việc đặt mục tiêu ) 
Nguy cơ về sự thống trị của các mục tiêu định lượng  
III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 
22 
22 
MBO được đánh giá: 
Có thể nâng cao hiệu quả tổ chức 
Có thể làm cho các tổ chức thường t ập trung vào mục tiêu n gắn hạn (ví dụ như ở Hoa Kỳ, Australia ) 
Tỉ lệ thành công 20-25% (vì thiếu sự ủng hộ của nhà quản trị cấp cao, mục tiêu không chuẩn, thiếu kỹ năng truyền đạt giao tiếp) 
III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU 
23 
Chu kỳ sống của SP 
1.Tăng trưởng 
2. Phát triển 
3. Bão hòa 
4. Suy thoái 
(khuôn mẫu của Hãng tư vấn Arthur D.Little)