Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Khái niệm chung về quản trị và quản trị hành chính văn phòng

 vệ quyền lợi của quốc gia, dân tộc. 
+ Đảng và Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối, 
chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh 
thổ, lãnh hải của đất nước; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc của 
các thế lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và để củng cố 
tình đoàn kết hữu nghị giữa nước ta với các nước trên thế giới. 
+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng 
yêu nước, những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử. 
- Ý nghĩa về kinh tế: 
+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để 
xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế. 
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các công trình 
xây dựng cơ bản như: nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi, đồng thời để quản lý và sửa 
chữa các công trình đó. 
- Ý nghĩa về khoa học: 
+Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và 
phát triển của tự nhiên và xã hội. 
+ Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học. 
 67 
+ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. 
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường 
vòng hay nghiên cứu lại. 
- Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc: 
+ Di sản văn hoá của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, dân tộc bao gồm các loại 
như: di chỉ khảo cổ, hiện vật bảo tàng, công trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lưu trữ 
+ Tài liệu lưu trữ còn là di sản văn hoá đặc biệt vì tài liệu lưu trữ phản ánh một cách 
đầy đủ, khách quan mọi mặt đời sống của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc 
qua từng thời kỳ lịch sử. 
+Tài liệu lưu trữ là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi quốc gia (sự xuất 
hiện của chữ viết). 
+Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta kế thừa và tiếp thu những truyền thống quý báu 
của dân tộc để tuyên truyền, giáo dục bản sắc văn hóa dân tộc cho thế hệ trẻ chống lại các 
yếu tố văn hóa ngoại lai không phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam. 
- Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. 
d. Các loại tài liệu lưu trữ. 
- Nhóm tài liệu về quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm các loại văn bản có 
nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, kinh 
tế, văn hoá, quân sự, Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào mỗi giai đoạn lịch sử và mỗi 
quốc gia nhất định.VD: + Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ...; Hiện nay: Hiến pháp, 
Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định và các loại văn bản khác. 
- Nhóm tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): là nhóm tài liệu có nội 
dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây 
dựng các công trình cơ bản, thiết kế xây dựng các sản phẩm công nghiệp; tài liệu về điều 
tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, bản đồBao gồm 
có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ 
- Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép và phản ánh lại 
các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong tự nhiên và xã hội bằng hình ảnh và âm thanh hoặc kết 
hợp hình ảnh và âm thanh như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ..Bao gồm âm 
bản, dương bản của các cuộn phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, 
- Nhóm tài liệu về văn học nghệ thuật: Phản ánh các hoạt động sáng tác văn học 
nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩBao gồm các loại bản thảo, bản gốc các tác 
phẩm văn học nghệ thuật 
- Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng. 
II. CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ: 
1. Phân loại tài liệu lưu trữ: 
Là sự phân chia tài liệu thành các khối, nhóm, đơn vị bảo quản. 
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia: do cq TW thực hiện , phân chia tài liệu 
lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho (viện) hoặc trung tâm lưu trữ dựa vào các đặc 
trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật chế tác.... 
+ Xây dựng kho lưu trữ của ngành Công an, quân đội, kho lưu trữ tài chính, Ngân 
hàng, Bưu điện 
+ XD kho tài liệu lưu trữ trước CMT8, sau CMT8 
+ XD kho lưu trữ tỉnh, huyện,,, 
+ xây dựng kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu quản lý hành chính.. 
 68 
- Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ: Tài liệu trong kho lưu trữ được phân 
chia theo phông lưu trữ . Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt 
động của cơ quan nhà nước , tổ chức chính trị XH, doanh nghiệp....có nghĩa chính trị, kinh 
tế, khoa học... được đưa vào bảo quản trong 1 kho lưu trữ nhất định . 
Trong kho lưu trữ tỉnh, huyện được phân chia thành các phông lưu trữ sau: 
+ HĐND tỉnh, TP 
+ UBND 
+ Phông lưu trữ của các sở, ban, ngành. 
Ngoài phông lưu trữ cơ quan, còn có phông lưu trữ các nhân, gia đình, dòng họvà 
các sưu tập lưu trữ. 
 2. Đánh giá tài liệu lưu trữ: 
a.Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo 
quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và 
lựa chọn để bảo quản trong các phòng và kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về chính trị, 
kinh tế, văn hoá, khoa học 
b. Mục đích, ý nghĩa: 
- Quy định thời hạn cần thiết cho các loại tài liệu 
- Xác định đúng giá trị tài liệu, bảo quản những tài liệu quý, đồng thời huỷ bỏ tài 
liệu hết giá trị để giảm bớt những chi phí không cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu đó 
3. Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ: 
a.Khái niệm: Là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh 
thêm tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan , các kho lưu trữ nhà nước, TW, địa phương theo 
nguyên tắc và phương pháp thống nhất. 
b. Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: 
Phông lưu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan nhà nước; 
của cq thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập hết; những tài liệu đang bảo quản tại thư 
viện, bảo tàng.. 
 Phông lưu trữ cơ quan 
Kho lưu trữ tỉnh thành và cấp quận, huyện 
4.Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ 
a. Khái niệm thống kê trong lưu trữ : Là áp dụng các phương pháp và các công cụ 
chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, 
tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ. 
* Nội dung thống kê trong lưu trữ: 
- Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ 
hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu văn học nghệ thuật) 
- Thống kê hệ thống các công cụ tra cứu khoa học trong các cơ quan trực tiếp quản 
lý tài liệu lưu trữ và cơ quan quản lý lưu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: 
các bộ thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, các công cụ tra cứu trên máy vi 
tính như băng, đĩa từ. 
 - Thống kê các phương tiện bảo quản. 
- Thống kê cán bộ lưu trữ trong các cơ quan quản lý của ngành lưu trữ. 
- Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê là lượt người. 
b. Kiểm tra tài liệu lưu trữ: 
Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích: 
 69 
- Nắm bắt thực tế tài liệu của từng phông lưu trữ, đối chiếu với các số liệu ghi trên 
sổ sách thống kê; phát hiện những tài liệu bị hư hỏng về mặt vật lý: bị mờ không đọc được, 
bị ẩm mốc 
- Phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, đánh giá, thống kêđể có biện 
pháp khắc phục kịp thời. 
* Chế độ kiểm tra: 
- Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ một như 3năm hay 5 năm tiến hành một lần. 
- Kiểm tra đột xuất trong các trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình 
nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa; Phát hiện tài liệu bị hư 
hỏng do điều kiện bảo quản không tốt; Sau mỗi lần di chuyển tài liệu và khi người phụ 
trách tài liệu thay đổi. Hoặc vì1 nguyên nhân nào đó mà tài liệu bị mất mát, xáo trộn nhiều. 
5. Chỉnh lí tài liệu lưu trữ: 
a. Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lí các khâu 
nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ ...để 
tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và hiệu 
quả nhất. 
b. Nội dung của công tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: 
Kiểm tra hồ sơ đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ 
Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, 
phương pháp phân loại đó.. Đồng thời dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện. 
6. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 
a. Khái niệm:Là toàn bộ những công việc thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên 
vẹn, lâu bền và an toàn phòng lưu trữ . 
b. Nội dung công tác bảo quản tài liệu : 
- Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi tho 
- Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lý hoá của tài liệu 
- Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học , thực hiện nghiêm túc quy chế xuất 
nhập tài liệu 
- Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hiện hư hỏng 
c. Yêu cầu CSVC phục vụ công tác lưu trữ: 
- địa điểm,thiết kế, kiến trúc của nhà kho thông thoáng 
- Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu và các dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, 
côn trùng, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ . 
7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 
a. Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ là toàn 
bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin 
cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn 
hóa, quân sự, ngoại giao và các quyền lợi khác chính đáng của công dân. 
b. Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 
- Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 
- Triển lãm tài liệu lưu trữ 
- Cấp phát các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ 
- Viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình 
- Công bố tài liệu lưu trữ 
 70 
 71