Bài giảng Quản trị đại cương - Bài 5: Công tác tổ chức

 và công việc cần hoàn thành giữa các
bộ phận
+ Tầm quản lý và tuyến thông tin
+ Sử dụng tham mưu và thống nhất trong quyền
hạn chức năng
- Linh hoạt: nhằm đáp ứng kịp thời sự thay đổi của
môi trường
7
Các nguyên tắc trong công tác tổ chức (tt)
- Phạm vi kiểm soát hợp lý
- Phân công lao động theo:
+ chức năng/loại công việc => chuyên môn hóa
+ sản phẩm hoàn chỉnh/bộ phận
8
MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG 
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
1. Tầm hạn quản trị
Là số lượng nhân viên dưới quyền mà một nhà
quản lý có thể điều khiển một cách tốt nhất
Tầm hạn quản trị liên quan đến số cấp trung gian
trong công ty
VD: Với 4000 công nhân và tầm hạn quản lý n = 4 và
n = 8 => cần bao nhiêu nhà quản lý, bao nhiêu cấp
bậc quản lý?
39
Tầm kiểm sốt = 4 Tầm kiểm sốt = 8
1
4
16
64
256
1024
4096
4096
512
64
8
11
2
3
4
5
6
7
Số nhà quản trị (1 – 6)
1.365
Số nhà quản trị (1 – 4)
585
Tầm kiểm soát / tầm quản trị
10
MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG 
TÁC TỔ CHỨC (tt)
Quyền hành trong quản trị
Là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người
khác hành động theo chỉ đạo của mình
Lý thuyết về nguồn gốc của quyền hành:
Theo Max Weber:
- Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ
- Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng
- Nhà quản trị có đủ khả năng và đức tính cần thiết => 
cấp dưới tự nguyện chấp hành
11
MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG 
CÔNG TÁC TỔ CHỨC (tt)
Quyền hạn trong tổ chức: là quyền được ra một số
quyết định và mệnh lệnh nhất định; bao gồm:
- Trực tuyến
- Tham mưu
- Chức năng
12
Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức
Mục tiêu
DN
Mục
tiêu
KH hỗ
trợ
Xác
định,
phân
loại
các
hoạt
động
cần
thiết
Nhóm
các
hoạt
động
theo
nguồn
lực và
hoàn
cảnh
Giao
quyền
hạn
cho
người
lãnh
đạo
nhóm
Đặt
các
mối
quan
hệ về
quyền
hạn
và
thông
tin
Nhân
sự
Kiểm
tra
413
Các dạng cấu trúc tổ chức
1. Các tiêu chuẩn để hình thành các bộ phận trong
tổ chức
- Số lượng nhân viên làm những công việc như nhau
- Thời gian làm việc
- Chức năng/nhiệm vụ chủ yếu
- Lãnh thổ/khu vực địa lý
- Sản phẩm
- Khách hàng
- Quy trình hay thiết bị
14
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
2. Cơ cấu tổ chức phân theo CHỨC NĂNG
Giám đốc
Phĩ Giám đốc
Kinh doanh
Phĩ Giám đốc
Sản xuất
Trưởng phịng
Marketing
Trưởng phịng
Kinh doanh
Trưởng phịng
Hỗ trợ khách
hàng
Trưởng phịng
Phân tích thiết kế
Trưởng phịng
lập trình
Trưởng phịng
Kiểm tra chất
lượng
Trưởng phịng
R&D
15
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
Ưu điểm:
- Phản ánh logic các chức
năng
- Tuân theo nguyên tắc
chuyên môn hóa ngành
nghề
- Giữ được sức mạnh và uy
tín của các chức năng chủ
yếu
- Đơn giản hóa việc đào tạo
- Tạo ra các biện pháp kiểm
tra chặt chẽ của cấp cao
nhất
Nhược điểm:
- Chỉ có cấp cao nhất có trách
nhiệm về lợi nhuận
- Quá chuyên môn hóa và tạo
ra cách nhìn quá hẹp đối với
nhân viên chủ chốt
- Hạn chế sự phát triển của
những người quản lý chung
- Giảm sự phối hợp chức năng
- Làm cho sự phát triển của
DN trở nên khó khăn
16
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
3. Cấu trúc tổ chức phân ngành
Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm năm 2001 – Viacom
517
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
3. Cấu trúc tổ chức phân ngành (tt)
Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
18
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
Ưu điểm:
- Hướng sự chú ý và nỗ lực
vào tuyến s/phẩm
- Đặt tr/nhiệm về lợi nhuận
cho cả cấp kh.vực
- Cải thiện việc phối hợp hoạt
động chức năng
- Tạo ra những cơ sở đào tạo
có ý nghĩa đối với các nhà
tổng quản trị
- Cho phép đa dạng hóa sản
phẩm và dịch vụ
Nhược điểm:
- Cần có nhiều người có
năng lực q/lý chung
- Có xu thế làm cho việc
duy trì các dịch vụ kinh
tế tập trung trở nên khó
khăn
- Làm nảy sinh khó khăn
trong quá trình kiểm soát
của cấp quản lý cao nhất
19
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
4. Tổ chức theo MA TRẬN
20
CHỦ TỊCH 
P. chủ tịch 
Marketing 
 Quản trị 
 dự án A 
P. chủ tịch 
 Sản xuất 
P. chủ tịch 
 Kỹ thuật 
P. chủ tịch 
 Cung ứng 
P. chủ tịch 
 Nhân sự 
 Quản trị 
 dự án B 
 Quản trị 
 dự án C 
Nhược điểm
 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa 
người lãnh đạo và các bộ phận
 Cơ cấu này địi hỏi nhà quản trị phải cĩ
ảnh hưởng lớn
 Phạm vi sử dụng cịn hạn chế vì một trình 
độ nhất định
Ưu điểm
☺ Tổ chức linh động
☺ Ít tốn kém, sử dụng nhân lực cĩ hiệu quả
☺ ðáp ứng được tình hình sản xuất kinh
doanh nhiều biến động
☺ Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh
chĩng
Các dạng cấu trúc tổ chức (tt)
621
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức
CÁC LOẠI QUYỀN HẠN (trực tuyến, trực tuyến -
tham mưu, trực tuyến – chức năng)
Trực tuyến: 
- Quyền giao công việc và kiểm tra thực hiện (làm gì? Khi
nào phải bắt đầu? Khi nào phải hoàn thành?)
- Quyền chỉ định người/bộ phận thực hiện nhiệm vụ (ai
làm?)
Trực tuyến – tham mưu: Quyền đưa ra các ý kiến, đề
xuất các phương án giải quyết cho người quản lý trực
tuyến
Trực tuyến – chức năng: đưa ra những hướng dẫn làm
như thế nào và kiểm tra quá trình thực hiện 22
Ưu điểm
☺ ðảm bảo chế độ một thủ trưởng
☺ Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp
☺ Chế độ trách nhiệm rõ ràng
Nhược điểm
 Người lãnh đạo phải cĩ kiến thức tồn diện
 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia cĩ
trình độ
 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng
Quản đốc 
Phân xưởng 2 
Quản đốc 
Phân xưởng 3 
Quản đốc 
Phân xưởng 1 
Giám ðốc 
Tổ 
trưởng 
Tổ 
trưởng 
Tổ 
trưởng 
Tổ 
trưởng 
Tổ 
trưởng 
Tổ 
trưởng 
Cơ cấu quản trị trực tuyến
23
Quản trị 
Chức năng B 
Quản trị 
Chức năng C 
Quản trị 
Chức năng A 
GIÁM ðỐC 
Quản đốc 
Phân xưởng 1 
Quản đốc 
Phân xưởng 2 
Quản đốc 
Phân xưởng 3 
Ưu điểm
☺ Sử dụng được các chuyên gia giỏi
trong việc ra các quyết định quản trị
☺ Khơng địi hỏi nhà quản trị phải cĩ
kiến thức tồn diện
☺ Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị
Nhược điểm
 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy
 Chế độ trách nhiệm khơng rõ ràng
 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận
chức năng khĩ khăn
Cơ cấu quản trị chức năng
24
Quản đốc 
Phân xưởng 1 
Quản trị 
Chức năng B 
Quản trị 
Chức năng C 
Quản trị 
Chức năng D 
Quản trị 
Chức năng A 
GIÁM ðỐC 
Quản đốc 
Phân xưởng 2 
Quản đốc 
Phân xưởng 3 
 Nhược điểm
Nhiều tranh luận vẫn xảy ra
Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên mơn
Vẫn cĩ xu hướng can thiệp của các đơn vị
chức năng
☺ Ưu điểm
Cĩ được ưu điểm của cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng
Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
Cơ cấu quản trị trực tuyến chức năng
725
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức (tt)
XU HƯỚNG THỰC HIỆN QUYỀN LỰC:
- Tập quyền (centralization)
- Phân quyền (decentralization): phân tán các quyền
ra quyết định (thể hiện mức độ ủy quyền)
26
27
Ưu điểm của phân quyền:
- Các nhà quản lý cấp thấp sâu sát với thực tế hơn
=> đưa ra quyết định phù hợp hơn; quyết định
được thực hiện kịp thời hơn
- Là nhân tố động viên cấp dưới
- Giúp đào tạo, phát triển cấp dưới
- Giảm bớt khối lượng công việc của nhà quản lý
cấp cao => có thời gian để đầu tư vào các kế
hoạch và chiến lược chung của tổ chức
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức (tt)
28
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức (tt)
NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TẬP 
QUYỀN HAY PHÂN QUYỀN:
1. Chi phí của các quyết định
2. Sự thống nhất về chính sách
3. Nền văn hóa của công ty
4. Sự sẵn sàng của các nhà quản trị
5. Cơ chế kiểm soát
6. Ảnh hưởng của môi trường
=> Mức độ PHÂN QUYỀN càng lớn khi nào?
8Mơi trường phức tạp và biến động
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn cĩ
khả năng và kinh nghiệm ra quyết 
định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn 
muốn tham gia làm quyết định
 Quyết định kém quan trọng
 Cơng ty phân tán rộng theo lãnh thổ
Mơi trường ổn định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn thiếu
khả năng và kinh nghiệm ra quyết định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn khơng
sẳn lịng tham gia làm quyết định
 Quyết định rất quan trọng
 Tổ chức đang đối mặt với nguy cơ
khủng hoảng/phá sản
Phân QuyềnTập quyền
Các yếu tố ảnh hưởng đến phân quyền & tập quyền
30
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức (tt)
ỦY QUYỀN:
Là việc trao quyền hoạt động và ra quyết định
trong những phạm vi nào đó cho cấp dưới
NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN
 Sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác
 Sẵn sàng chia sẻ
 Chấp nhận thất bại của người khác
 Tin cậy cấp dưới
 Sẵn sàng lập ra và kiểm tra rộng rãi
31

 Chuẩn Bị Ủy Thác 
Quyết ðịnh Cơng Việc Ủy Thác 
Lựa Chọn Người ðể Ủy Thác 
 Thực Hiện Ủy Thác 
Tiến trình uỷ thác công việc hiệu quả
32
Mối quan hệ quyền hạn trong cơ cấu tổ chức (tt)
CÁC NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN:
1. Theo kết quả mong muốn
2. Theo chức năng
3. Nguyên tắc bậc thang
4. Quyền hạn theo cấp bậc
5. Tính tuyệt đối về trách nhiệm
6. Thống nhất trong mệnh lệnh
7. Sự tương xứng giữa trách nhiệm và quyền hạn
⇒ Quyền hạn > trách nhiệm???
⇒ Quyền hạn < trách nhiệm???
933
Cấp bậc quản trị và công tác tổ chức
???Kế hoạch tác nghiệpCấp thấp
???Kế hoạch chiến thuậtCấp trung
???Kế hoạch chiến lượcCấp cao
Công tác tổ chứcKế hoạch mục tiêuCấp quản trị