Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 8: Quản lý rủi ro dự án hệ thống thông tin

ởi sự kiện bên ngoài kiểm soát của họ. * 3. Mười rủi ro dự án CNTT phổ biến Danh sách Sự tham gia của người dùng Hỗ trợ của điều hành Yêu cầu lạm phát (phạm vi leo thang) Lỗi lịch trình Kỳ vọng không thực tế Thu nhập của nhân viên Quản lý dự án Đổ vớ đặc tả Công nghệ và tính không chắc chắn Không biết điều gì đang đe dọa * Rủi ro phổ biến: Tham gia của người dùng Nội dung Được coi là nguyên nhân rủi ro hàng đầu (number one) cho thất bại của dự án Nếu người dùng không liên quan mật thiết khi lập kế hoạch dự án: khi thực hiện dự án họ yêu cầu thêm/thay đổi thông số kỹ thuật làm chậm trễ và tăng chi phí Đề phòng cách nghĩ chủ quan “biết hết điều người dùng muốn” ! Tham gia của người dùng là chìa khóa của thành công, cần giữ liên tục cập nhật và quản lý kỳ vọng của họ. Người dùng thực hiện hoặc phá vỡ dự án Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Người dùng: nhân lực CNTT-TT cao cấp được đào tạo. Rủi ro: chương trình và nội dung đào tạo đảm bảo tính tiên tiến và hiện đại song không phù hợp với trình độ và tâm lý của từng lớp Điều tra yêu cầu người dùng: hình thành chương trình, nội dung đào tạo và nhận được phản ánh đánh giá của sinh viên và học viên Kết quả của người học cần được trân trọng theo hướng chất lượng cao + được ghi nhận để có thể tiếp tục học tập phát triển tiếp * Rủi ro phổ biến: Hỗ trợ điều hành Nội dung Hỗ trợ của cấp quản lý cao nhất là một trong ba thành tố cốt lõi của dự án CNTT-TT, và điều đó có nghĩa đây là một trong các yếu tố tiềm năng nảy sinh rủi ro cao nhất Chắc chắn biết những nhà tài trợ cho dự án Chắc chắn những nhà trợ biết họ cần làm gì trong quá trình tiến độ dự án Cần khẳng định ngay thời điểm bắt đầu dự án Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Sự ủng hộ nhất quán của Giám đốc ĐHQGHN: Dự án có phạm vi toàn ĐHQGHN và còn phát huy danh tiếng của ĐHQGHN trong nước và quốc tế, cần sự ủng hộ cao nhất của Giám đốc ĐHQGHN ĐHQGHN tìm kiếm sự ủng hộ cao nhất của các Bộ - Ban - Ngành, đặc biệt là Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT-TT, Bộ TTTT, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính đối với dự án thông qua nhiều kênh giám sát, Giám đốc ĐHQGHN chỉ đạo kịp thời phát huy kết quả đạt được hoặc tháo gỡ vướng mắc có thể. * Rủi ro phổ biến: Lạm phát yêu cầu Nội dung Lạm phát yêu cầu: yêu cầu không kiểm soát được Thay đổi yêu cầu là cần thiết song cần kiểm soát được Nguyên nhân: (i) Người dùng không mật thiết với thực hiện dự án dẫn đến lạm phát yêu cầu; (ii) “Mạ vàng” (Gold Plating) dự án: đội dự án muốn cung cấp sản phẩm tốt nhất đưa ra tính năng không quen bổ sung vào sản phẩm . Giải pháp “khóa yêu cầu” là không thực tế song phải ghi lại mọi thay đổi yêu cầu và biện minh các thay đổi đó. Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Thổi phổng yêu cầu đào tạo 200 lãnh đạo theo hướng chính quy và đào tạo 100 doanh nghiệp về kinh tế tri thức * Rủi ro phổ biến: Sai sót lập lịch Nội dung Cũng là vấn đề phổ biến trong dự án CNTT Thiếu hiểu biết thấu đáo về sản phẩm dự án và các công việc liên quan; ước tính thập theo công việc và dự toán không thực tế. Nguyên nhân lớn nhất: lên lịch theo con đường lạc quan nhất có thể “không ai bị ốm”, “không gì bên ngoài ảnh hướng tới”… Giải pháp: (i) Cần phân tích rủi ro và lịch trình phù hợp; (ii) Sử dụng kỹ thuật ước tính ba điểm (three-point-estimating) để có ước tính ý nghĩa hơn; (iii) Có vai trò ước tính công việc; (iv) Khai thác ước tính trong dự án quá khứ; (v) Đừng ngại cắt giảm phạm vi nếu này hoàn thành đã cố định Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Tiến độ thực hiện dự án đã cố gắng bố trí phù hợp với việc huy động nhân lực và thời gian. được xem xét cải tiến trong quá trình xây dựng kế hoạch chi tiết. có thể được điều chỉnh tiến độ cho từng bộ phận (tăng tốc hoặc giảm tốc độ) tùy thuộc vào kết quả cụ thể. * Rủi ro phổ biến: Kỳ vọng không thực tế Nội dung Kỳ vọng tự do phát triển nếu không được quản lý “được voi đòi tiên” Nếu khách hàng/người sử dụng không liên quan mật thiết với các vấn đề và quyết nghị tiến độ dự án, họ có thể kỳ vọng vào cái khác hoàn toàn với cái đang phát triển. Quản lý kỳ vọng đảm bảo nếu họ áp đặt rủi ro cho dự án thì cải thiện dự án và sản phẩm trung thành kỳ vọng Giải pháp: Thống nhất và đồng lòng ký kết về yêu cầu, kinh phí, lịch, thiết kế và phương án kiểm thử. Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN kỳ vọng mục tiêu trình độ quốc tế của nhân lực CNTT-TT cao cấp kỳ vọng trong bối cảnh trình độ kinh tế tri thức Việt Nam còn thấp. Cần có lịch trình về nâng cấp dần về mức độ đạt trình độ quốc tế của nhân lực CNTT-TT cao cấp, trong đó, mục tiêu đào tạo nhân lực của dự án đảm bảo tính dẫn dắt quốc gia về trình độ quốc tế. Nhất trí định hướng tăng dần tỷ lệ của bộ phận đẳng cấp quốc tế trong đối tượng mục tiêu đào tạo * Rủi ro phổ biến: Thu nhập của nhân viên Nội dung Hiện nay con người có khuynh hướng thay đổi công việc và công ty, tuy nhiên, thay đổi công ty không gây áp lực cho dự án Chuyển động nội tại tổ chức có thể tàn phá dự án Trong rủi ro 2: ảnh hướng của người điều hành cấp cao Nhân lực dự án là nguồn tài nguyên và thay đổi nhân sự tác động tới ngân sách và tiến độ: chậm chễ và kinh phí gia tăng Thu nhập nhân viên dự án: hiện chính sách với tài nguyên dự án Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Đây là một trong các yếu tố tiềm năng nảy sinh rủi ro cao nhất. Dự án đòi hỏi một lực lượng lớn giảng viên CNTT-TT có trình độ cao và ĐHQGHN có đủ lực lượng giảng viên này. hiện tại có sự chênh lệch quá lớn về thu nhập của nhân lực CNTT-TT cao cấp hoạt động tại ĐHQGHN và các doanh nghiệp CNTT-TT Hiện tượng “chảy máu chất xám” phần nào từ các trường đại học ra doanh nghiệp là một thực tế, chẳng hạn, một cán bộ có trình độ TS nếu tham gia bán thời gian ở công ty * Rủi ro phổ biến: Quản lý dự án Nội dung Bản thân người quản lý dự án là một nguồn rủi ro. Ví dụ, như “quản lý” và “lãnh đạo”, Từ chối liên quan tới người dùng, không muốn làm phiền quản lý điều hành, tự xây dựng tiến độ … là nguy cơ Giải pháp: định kỳ giao tiếp nhà tài trợ vá các bên liên quan, “ngoại giao” song thẳng thắn về rủi ro; trong giao tiếp cần có phương pháp nhắc lặp và khác nhau với đối tác giaio tiếp; Hiểu biết các rủi ro xảy ra để phương án giải quyết; khi không đáp ứng thời gian, không ngần ngại kịp thời thông báo nhà đầu tư Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo ĐHQGHN, thông qua đó là sự liên hệ với các Bộ, Ban, Ngành trung ương Sự phối hợp với các Ban chức năng của ĐHQGHN cũng như sự huy động các trường đại học, các viện nghiên cứu tham gia vào dự án; Tính chuyên nghiệp về mặt quản lý dự án của Ban QL&PTDA ĐHQGHN * Rủi ro phổ biến: Đặc tả đổ vỡ Nội dung Có nhiều lý do: các đặc tả không được phát triển chính xác; nhiều nhát cắt ngắn được sử dụng; nhóm phát triển không hiểu đúng đặc tả; người dùng không biết cách đưa yêu cầu vào đặc tả… Là nguy cơ phổ biến Nếu đặc tả đổ vỡ nhiều nguy cơ xảy ra ở giữa dự án Giải pháp: đào tạo các nhà phân tích kinh doanh và đội phát triển dự án Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Dự án đào tạo nhân lực CNTT-TT cao cấp có phạm vi tác động rộng không chỉ trong toàn ĐHQGHN mà còn tới một lực lượng đông đảo các nhân lực CNTT-TT cao cấp trong toàn quốc nội dung và mục tiêu của dự án, các nhiệm vụ cụ thể được gán tưng ứng tới các đơn vị thực hiện trực tiếp * Rủi ro phổ biến: Công nghệ và tính không chắc chắn Nội dung Công nghệ là yếu tố tự nhiên của dự án CNTT Công nghệ cũng mang tính không chắc chắn Quản lý và nhà tài trợ cần đặt ra một số câu hỏi liên quan đến rủi ro công nghệ và tính không chắc chắn: (i) đã làm điều nay trước đây ? (ii) Làm thê nào quen thuộc với nền tảng/môi trường ? kinh nghiệm với phần mềm, mạng, giao diện tới khách hàng ? Cố gắng có được công nghệ thi hành là hợp lý ? Không phải “chọn công nghệ mới nhất” mà “công nghệ hiệu quả nhất” Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN Khuyến cáo dự án liên quan về nền tảng phát triển nên dựa trên các công nghệ chủ động nhất thay vì hướng đến các công nghệ tiên tiến nhất mà chưa thật sự chủ động. * Rủi ro phổ biến: Không biết điều gì đe dọa Nội dung Không biết điều gì đe dọa nếu dự án thất bại Đặt câu hỏi: Tổn thất ra sao khi dự án thất bại? Giải pháp: Ý kiến phản biện và “sức mạnh của các ý kiến trái chiều” Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN cần đưa ra một số khung nhìn đối với dự án ở từng mức chi tiết trong quá trình triển khai dự án Với một số khung nhìn như vậy có thể phát hiện thêm các yếu tố có thể đe dọa dự án. Có biện pháp huy động phản hồi về dự án, quá trình thực hiện dự án. Định kỳ tổ chức các hội nghị rộng rãi đánh giá thực hiện dự án Thi hành các hình thức phong phú thu nhận ý kiến phản hồi từ mọi phía tác nhân của dự án; các ý kiến phản biện “trái chiều” cần được xem xét kỹ vì các ý kiến đó có thể cung cấp về những yếu tố đe dọa dự án mà đã không được dự tính trước. * 4. Nhóm quy trình quản lý rủi ro * Quản lý rủi ro dự án gồm các quá trình lập kế hoạch quản lý, xác định, phân tích, lập kế hoạch ứng phó, giám sát và kiểm soát rủi ro trên một dự án. Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án là tăng cường khả năng và tác động của sự kiện tích cực, và làm giảm khả năng và tác động của các sự kiện tiêu cực trong dự án. Nhóm quy trình – hướng mục tiêu * Ba mục tiêu chính: Lập kế hoạch quản lý rủi ro Ghi nhận rủi ro Đạt được mục tiêu dự án Nhóm 6 quy trình Lập kế hoạch quản lý rủi ro xác định cách thức tiến hành các hoạt động quản lý rủi ro cho một dự án. Xác định rủi ro xác định những rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án và tài liệu đặc điểm của chúng. Thực hiện phân tích định tính rủi ro Sắp xếp theo độ ưu tiên các rủi ro để phân tích và hành động đánh giá và kết hợp xác suất xuất hiện chúng và ánh hưởng Thực hiện phân tích định lượng rủi ro Phân tích theo số lượng và xác định ảnh hưởng của rủi ro đối với các mục tiêu của dự án Lập kế hoạch ứng phó rủi ro Lựa chọn rủi ro và hành động để tăng cơ hội giảm nguy cơ Giám sát và kiểm soát rủi ro Thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro, theo dõi rủi ro được xác định, giám sát rủi ro còn lại, xác định rủi ro mới; đánh giá rủi ro *