Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 5: Nhóm quy trình quản lý phạm vi dự án hệ thống thông tin

guyên liên quan * Xác định phạm vi dự án: ĐV (3) * ĐV1. Tài liệu yêu cầu (*) Là kết quả của quy trình thu thập yêu cầu ĐV2. Tuyên bố dự án (*) Cung cấp mô tả DA và đặc trưng sản phẩm ở mức cao Nếu chưa có tuyên bố DA thì cần thông tin so sánh cần yêu cầu và phát triển để phát biểu phạm vi dự án chi tiết ĐV3. Tài nguyên quy trình tổ chức (*) Các chính sách, thủ tục và mẫu được dùng để phát biểu phạm vi Hồ sơ dự án của các dự án trước đây Bài học kinh nghiệm từ các pha trước hoặc dự án trước Xác định phạm vi DA: Kỹ thuật và công cụ (4) Giám định “chuyên gia” “Chuyên gia”: nhóm/cá nhân: các đơn vị khác thuộc tổ chức, các nhà tư vấn, nhà đầu tư (kế cả khách hàng và tài trợ), hội nghề nghiệp và kỹ thuật, nhóm công nghiệp, chuyên gia miền Phân tích các thông tin cần cho phát biểu phạm vi dự án Giám định áp dụng tới mọi chi tiết kỹ thuật Phân tích sản phẩm Công cụ hiệu quả, đặc biệt cho sản phẩm khác dịch vụ/kết quả Chuyển dịch: “mô tả sản phẩm cao cấp”  “sản phẩm” hữu hình, đo được (tài liệu, báo cáo, kế hoạch, hệ thống máy tính, một tòa nhà v.v.) Bao gồm các kỹ thuật: phân rã sản phẩm, phân tích hệ thống, phân tích yêu cầu, kỹ nghệ hệ thống, kỹ nghệ giá trị, và phân tích giá trị. Định danh lực chọn thay thế Sinh ra các tiếp cận khác nhau thực hiện và hoàn thành các công việc thuộc dự án Vận dụng trí tuệ tập thể (brainstorming), tư duy gián tiếp (lateral thinking), so sánh cặp đôi (pairwise comparisons) Hội thảo nhỏ Đã giới thiệu * Xác định phạm vi dự án: Đầu ra (2) Tuyên bố phạm vi dự án Mô tả các “sản phẩm” và các công việc cần hoàn thành để có được các sản phẩm đó Công bố hiểu biết nhất trí về phạm vi dự án của các bên liên quan; có thể nói rõ các loại trừ không thuộc phạm vi dự án (dễ dàng quản lý kỳ vọng các phía) Giúp nhóm dự án lập kế hoạch chi tiết, để hướng dẫn thực hiện công việc, cung cấp đường nền để đánh giá yêu cầu thay đổi hoặc công việc bổ sung trong/ngoài giới hạn của dự án Nội dung tuyên bố phạm vị dự án trực tiếp hoặc gián tiếp bao gồm: Mô tả phạm vi sản phẩm: Làm rõ thêm đặc trưng của sản phẩm.dịch vụ, kết quả đã được mô tả trong tuyên bộ dự án và tài liệu yêu cầu dự án Tiêu chí chấp nhận dự án: Xác định quá trình và chiến lược tiếp nhận sản phẩm/dịch vụ/kết quả hoàn thành “Sản phẩm” dự án: hai đầu ra dự án bao gồm sản phẩm/dịch vụ và các kết quả phụ trợ báo cáo và tài liệu quản lý dự án. Được mô tả chi tiết/tóm lược “Loại trừ” dự án: xác định những gì được loại trừ từ dự án Ràng buộc dự án: Liêt kê và mô tả các ràng buộc dự án đặc biệt phù hợp với phạm vị dự án hạn chế việc lựa chọn của đội phát triển: ngân sách định trước, điểm mốc lịch trình … Liệt kê và mô tả các giả định dự án đặc biệt phù hợp với phạm vị dự án và tác động bản chất của các giả định này nếu chúng được chứng minh sai. Nhóm dự án phải định danh, làm tài liệu và đánh giá các giả định .. * Xác định phạm vi dự án: Đầu ra Tuyên bố phạm vi dự án (tiếp) Phát triển kế hoạch quản lý dự án Xây dựng dãy hành động Ước tính các thời đoạn cho các hành động Phát triển thời gian biểu Hình thành nội dung kế hoạch quản lý rủi ro Thi hành phân tích rủi ro định lượng Cập nhật tài liệu dự án Danh sách các bên liên quan Tài liệu yêu cầu Ma trận vết yêu cầu Các tài liệu khác * 4. Khởi tạo cấu trúc phân rã công việc WBS Là quá trình chia nhỏ các sản phẩm hữu hình của dự án (deliverable) và công việc dự án thành các phẩn nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS là tiếp cận cấu trúc định hướng sản phẩm nhằm phân rã công việc sẽ được đội dự án thực hiện theo mục tiêu Có nhiều mức độ Có 3 đầu vào, 1 kỹ thuật, và 4 đầu ra * Mối quan hệ giữa quy trình tạo WBS 3 đầu vào, 4 đầu ra Hai quy trình Thu thập yêu cầu và Xác định phạm vi dự án * Tạo WBS: dòng chảy và tương tác Tạo WBS: Input (3) và Kỹ thuật (1) Input (3) Tuyên bố phạm vi dự án và Tài liệu yêu cầu dự án: đã giới thiệu Tài nguyên quá trình tổ chức: Chính sách, thủ tục, mẫu cho WBS Hồ sơ dự án từ các dự án trước Bài học kinh nghiệm từ các dự án trước Kỹ thuật phân rã Chia sản phẩm dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn cho đến khi công việc và các “sản phẩm” được xác định như “gói công việc”. “Gói công việc” là đơn vị việc làm hoặc công việc: (i) phân biệt rõ ràng với các gói công việc khác, (ii) có ngày bắt đầu, ngày hoàn thành được lập lịch với các mốc tạm thời, (iii) khoảng thời gian tương đối ngắn được chia nhỏ để tạo để tạo điều kiện thuận lợi đo lường hiệu năng công việc, (iv) có một ngân sách được gán (và được lập lịch với các gói công việc liên quan) Phân rã có các hành động liên quan: (i) Định danh và phân tích “sản phẩm” và công việc liên quan; (ii) Dựng cấu trúc và làm tổ chức WBS, (iii) Phân rã mức WBS cao hơn thành các thành phần chi tiết mức thấp hơn (iv) Phát triển và gán mã định danh tới các thành phần WBS, (v) Thẩm tra độ phân rã là điều kiện cần và đủ. Nhóm tiểu luận số 5. * Tạo WBS: Một mẫu WBS * Tạo WBS: Đầu ra (4) WBS Phân rã công việc theo cấu trúc định hướng “sản phẩm” cho đội phát triển thực hiện nhằm đạt mục tiêu và “sản phẩm” cần thiết Độ giảm dần ngày càng chi tiết tới gói công việc Mỗi gói công việc có mã duy nhất Xem nhóm thứ 5 Từ điển WBS Tài liệu được sinh ra để hỗ trợ WBS Mô tả chi tiết hơn về các thành phần WBS gồm các gói công việc và tài khoản điều khiển. Thông tin bao gồm: (i) Mã bộ định danh tài khoản; (ii) Mô tả công việc, (iii) tổ chức chịu trách nhiệm, (iv) Hành đông được lập lịch liên quan, (v) Tài nguyên đòi hỏi; (vi) Dự toán chi phí, (vi) Yêu cầu chất lượng, (vii) Chiến lược tiếp nhận, (viii) Tham chiếu kỹ thuật, (ix) Thông tin hợp đồng Đường nền phạm vi Là thành phần của lập kế hoạch quản lý dự án Bao gồm: (i) Tuyên bố phạm vị dự án, (ii) WBS, (iii) Từ điển WBS Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu yêu cầu Các tài liệu khác * 5. Quy trình xác minh phạm vi Quy trình có 4 đầu vào, 1 kỹ thuật và 3 đầu ra Đầu vào (1): (i) Kế hoạch quản lý dự án (nhóm quy trình quản lý tích hợp dự án); (ii) Tài liệu mô tả yêu cầu, (iii) Tài nguyên quá trình tổ chức, (iv) Các thành phẩm đã được đánh giá Kỹ thuật (1): Thẩm định kỹ Đầu ra (3): (i) Thành phẩm được tiếp nhận, (ii) Thay đổi yêu cầu, (ii) Tài liệu dự án được cập nhật * Đầu vào QT XM PV: Kế hoạch QLDA Hoạt động Tích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch phụ và các đường cơ sở từ các quá trình lập kế hoạch Có thể tóm tắt hoặc chi tiết; được chi tiết hóa theo tiến độ Bao gồm một / nhiều kế hoạch phụ Mỗi khi được sánh đường cơ sở: KHQLDA chỉ được thay đổi khi mà một yêu cầu thay đổi được phát sinh và được chấp nhận nhờ quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng Kế hoạch phụ Kế hoạch quản lý phạm vi Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý thời gian biểu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch cải tiến quy trình Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm * Đầu vào QT XM PV: Kế hoạch QLDA Các thành phần Vòng đời được chọn cho dự án và các quy trình sẽ được áp dụng cho từng pha Kết quả điều chỉnh của đội phát triển sự án: Các quy trình QLDA được đội PTDA chọn Mức độ thực hiện mỗi quy trình được chọn Mô tả các công cụ và kỹ thuật được chọn để hoàn thành các quy trình nói trên Cách các quy trình được chọn sẽ được sử dụng để quản lý các DA cụ thể, bao gồm các phụ thuộc và tương tác thuộc các quy trình này cũng như input và output cốt lõi Các công việc được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu DA Một kế hoạch quản lý thay đổi văn bản hóa cách các thay đổi được giám sát và điều khiển Một kế hoạch quản lý cấu hình văn bản hóa cách quản lý cấu hình được thực hiện * Đầu vào QT XM PV: Kế hoạch QLDA Các thành phần (tiếp) Sự toàn vẹn ra sao đường cơ sở đo lường hiệu năng sẽ được duy trì Nhu cầu và Kỹ thuật giao tiếp của các bên liên quan Các đánh giá quản lý cốt lõi đối với nội dung, phạm vi và thời gian để tạo điều kiện giải quyết các vấn đề mở và cấp phát quyết định … Đường cơ sở Đường cơ sở thời gian biểu Đường cơ sở thực thi chi phí giá thành Đường cơ sở phạm vi (Ba đường cơ sở trên kết hợp thành đường cơ sở đo hiệu năng) Đường cơ sở phạm vi Phát biểu phạm vi dự án Cấu trúc phân rã công việc Từ điển cấu trúc phân rã công việc * QT XM PV: Đầu vào, kỹ thuật và đầu ra Các đầu vào khác Tài liệu yêu cầu dự án Ma trận vết yêu cầu Thành phẩm được chấp nhận Kỹ thuật Kiểm tra. Có một số tên gọi khác Đo lường, thẩm tra, thẩm định xác định công việc và thành phẩm đáp ứng yêu cầu và tiêu chí chấp nhận thành phẩm Đầu ra: Thành phẩm được chấp nhận: theo đúng tiêu chí chấp nhận được nhà tài trợ/khách hàng chính thức ký kết và phê duyệt; Việc chấp nhận cũng cần được phê duyệt Yêu cầu thay đổi: Những thành phẩm chưa được chấp nhận và lý do dẫn tới yêu cầu thay đổi Cập nhận tài liệu dự án: * 6. Quy trình điều khiển phạm vi Đầu vào (5), Công cụ và kỹ thuật (1) và Đầu ra (5) (i) Theo dõi tình trạng của dự án và phạm vi sản phẩm và (ii) quản lý các thay đổi đối với các phạm vi đường cơ sở Đảm bảo mọi yêu cầu thay đổi và đề nghị hành động khắc phục hoặc phòng ngừa Thay đổi là không thể tránh khỏi. Thay đổi không được kiểm soát thường được gọi là leo phạm vi dự án. Quy trình này còn được dùng để quản lý các thay đổi thực tế khi chúng xảy ra. Được xử lý thông qua tích hợp với các quy trình kiểm soát khác * ĐV ĐKPV: Kế hoạch quản lý dự án Được đề cập như mục trước Phạm vi ban đầu Đường cơ sở phạm vi được so sánh với kết quả thực tế để xác định xem một sự thay đổi, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa là cần thiết Các kế hoạch thành phần Kế hoạch quản lý phạm vi: mô tả phạm vi dự án sẽ được quản lý và kiểm soát. Kế hoạch quản lý thay đổi: xác định quá trình quản lý thay đổi về dự án. Kế hoạch quản lý cấu hình xác định những mục có thể được cấu hình, những mục yêu cầu điều khiển thay đổi chính thức, và quá trình kiểm soát các thay đổi đối với các hạng mục. Kế hoạch quản lý yêu cầu bao gồm các yêu cầu hoạt động được lên kế hoạch như thế nào, theo dõi, báo cáo và thay đổi các sản phẩm, dịch vụ, hoặc các yêu cầu kết quả được bắt đầu như thế nào. KHQLYC cũng mô tả tác động này sẽ được phân tích như thế nào và mức độ ủy quyền cần thiết để phê duyệt những thay đổi đó. *