Bài giảng Quản lý dự án - Chương: Giới thiệu về quản lý dự án

n(3/4)(tr.130)4 giai đoạn1.Xác định mục tiêu và Tổ chức2.Lập kế hoạch 3.Thực hiện 4.Kết thúc Chu kỳ dự án(4/4)Xác địnhDEFINEHoạch địnhPLANThực hiệnEXECUTEKết thúcCLOSSE OUTKhởi đầuINITIATION PHASEMÔ HÌNH DỰ ÁN ( vs MÔ HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN)Trien khaiIMPLEMENTATION PHASEKet thucTERMIANATION PHASENỗ lực thực hiện dự án theo thời gianƯớc tính chi phí dự án (ở giai đoạn bắt đầu dự án )Các ước tính chi phí dự án: (tại các thời điểm t0, t1, t2	) t0 	t1 	 t2 	Thời gianChi phí dự ánSự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụChương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án..Dự án (Project) là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.Nhiệm vụ (Task/Activity) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án.Chương trình, dự án và nhiệm vụDự án 1Dự án 2Dự án iDự án n(Project) Nhiệm vụ 1Nhiệm vụ 2Nhiệm vụ iNhiệm vụ n(Task)Hệ thống(System)Chuong trinhDự án và phòng ban chức năngDự ánPhòng ban chức năng1.      Có chu kỳ hoạt động rõ ràngTồn tại lâu dài, từ năm này sang năm khác2.      Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày lịchKhông có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm)3.      Dự án có thể kết thúc đột ngột khi không đạt mục tiêuTồn tại liên tục4.      Do tính độc đáo của dự án, công việc không bị lặp lạiThực hiện các công việc và chức năng đã biết5.      Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng buộc về thời gian và nguồn lựcCông việc tối đa được thực hiện với ngân sách trần hàng năm (ceiling budget)Dự án và phòng ban chức năngDự ánPhòng ban chức năng6.      Việc dự báo thời gian hoàn thành và chi phí gặp khó khănTương đối đơn giản7.      Liên quan đến nhiều kỹ năng và nguyên tắc trong nhiều tổ chức và thay đổi theo giai đoạn dự ánChỉ liên quan đến một vài kỹ năng và nguyên tắc trong một tổ chức8.      Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tụcTương đối ổn định9.      Bản chất năng độngBản chất ổn định Hoạt động thường xuyên(On going operation)  Hoạt động tiếp thịQuản lý sản xuấtPhát triển sản phẩm mới  Quản lý chất lượngQuản lý chất lượng trong dự án Dài hạnNgắn hạnNhân sựTheo chức năngXuyên chức năngHoạt động dự án(Project) Hoạt động thường xuyên(On going operation)Hoạt động dự án(Project) Thẩm quyếnTổ chứcRõ ràngKhông rõ ràngKiểm soátKế toán theo quí/nămKế toán theo các công đoạn dự ánTruyền thôngTheo qui định/thông lệ. Trơn truDễ bị đứt gãy. Tốn thời gian Đặc thù theo ngành công nghiệpĐộc lập đối với ngành công nghiệpHoạt động thường xuyên và Hoạt động dự ánNhận định:Ø      Hoạt động thường xuyên và Dự án có trùng lắp  hoạt động này có thể làm thay đổi hoạt động kia.Ø      Quá trình lập ngân sách, kỹ năng con ngườI có vẽ giống nhau. (kỹ năng viết, báo cáo mỉệng, giải quyết mâu thuẩn, động viên. kế toán, thương thuyêt ..) có thể làm mờ đi sự khác nhau giữa hai lình vực.Hoạt động thường xuyên và Hoạt động dự ánØ      Nhận ra sự khác nhau giữa hai lĩnh vực để hiểu các thách thức đối với nhà Quản lý Dự án.Ø Các vấn đề của Dự án cần các nguyên lý quản lý riêng biệt (cần thảo luận riêng !)Ø   Các loại chu kỳ: Chu kỳ công nghệ. Chu kỳ sản phẩm, chu kỳ dự án.A:Yêu cầuB:Thiết kếC:Xây dựngD:Vận hành12341234Chu Kỳ PT Sản PhẩmChu Kỳ Dự án1.Xác định mục tiêu DA 2.Lập kế hoạch DA 3.Thực hiện DA 4.Kết thúc DADự án ADự án BDự án C1234Các phaĐiểm ra quyết địnhChìa khoá thành công: Hiểu được sự khác nhau giữa  “Quản lý Chu kỳ Phát triển sản phẩm” và “Quản lý dự án”  “Quản lý Chu kỳ Phát triển sản phẩm” và “Quản lý dự án” Chu kỳ (Các giai đoạn)Chu Kỳ Dự án (Project Life Cycle)Chu kỳ phát triển Sản phẩm (Product Development cycle)	(Qui trình phát triển Sản phẩm (Product Development Process) )Chu kỳ Sản phẩm (product life cycle)Chu kỳ Doanh nghiệp/kinh doanh (Business cycle)Chu kỳ công ty (corporation cycle)Project Life CycleFIGURE 1.1Mô hình quản lý hay mô hình dự án?Năm giai đoạn trong một dự ánCHUẨN BỊLẬP KẾ HOẠCHTHỰC THIĐiỀU KHIỂN KiỂM SOÁTKẾT THÚCQuản lý dự án được tiến hành trong các giai đoạn của suốt vòng đời dự ánQuản lý dự án (Project Management) : 4 chức năngQuản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra /điều khiển (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian).3 chức năng QLDA (Eric Verzuh)Các loại dự ánDự án hợp đồng (Contractual project): khách hàng cụ thể hay chính phủ, lĩnh vực sản xuất sản phẩm và dịch vụ.Dự án nghiên cứu và phát triển (R & D Project): để phát triển một sản phẩm mới, sửa đổi lớn của sản phẩm hiện có Dự án xây dựng (Contruction Project): cơ sở hạ tầngDự án hệ thống thông tin (Information System Project): sử dụng hoặc đưa ra những ràng buộc về hệ thống thông tin chung hoặc những thiết bị xử lý thông tin, nhân sự và những tài nguyên khác.Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project): giảm chi phí chính, tái cấu trúc tổ chức, hợp nhất, thu nhận hoặc loại bỏ việc mở rộng thị trường chính; dự án đào tạo.Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project): dự án tưới tiêuProject Categories and CriteriaDerivative projects: Dự án phái sinhPlatform projects: Dự án nền tảngBreakthrough projects: Dự án đột pháR&D projects-Dự án R&D Matrix of aggregate project plan, based on product changes or process changes/innovation.(Wheelwright and Clark-1992)Copyright © 2006 The McGraw-Hill Companies. All rights reserved. McGraw-Hill/Irwin 2–32Portfolio of Projects by TypeFIGURE 2.2Internal projectsExternal projectsR&D projectsNghiên cứu-Ứng dụng-Triễn khaiKhoa hoc(Science)Cong nghe (Technology)Nghien cuu(Research)Ung dung (ApplicationSan xuatPhan phoiNghien cuuCo ban Nghien cuuUng dungNghien cuuTrien khai Nghien cuu (R)Trien khai(D)Các mục tiêu chính của dự án Chi phíThời gianThành quả/ công năngNgân sách cho phépThời hạnquy địnhYêu cầu về thành quả/ Công năngMục tiêu Định nghĩa thành công của dự ánOn timeOn budgetHigh qualityFunctionality :what the product is supposed to do? Performance: How well the Functionality works?	(Philip Crosby: “quality” is “conformance to requirements”)Dự án thành công Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time)Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)Đạt được thành quả mong muốn (Desired Performance) Sử dụng nguồn lực được giao một cách : + Hiệu quả (Effectiveness) + Hữu hiệu (Efficiency) /(hiệu năng)Những trở lực trong quản lý dự án Độ phức tạp của dự án Yêu cầu đặc biệt của khách hàng Cấu trúc lại tổ chứcRủi ro trong dự ánThay đổi công nghệKế hoạch và giá cả cố địnhCác chức năng quản lý dự án(1/2)Chức năng hoạch định- Xác định mục tiêu- Định phương hướng chiến lược- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động.Chức năng tổ chức- Làm việc gì ? 	- Ai làm ?- Phối hợp công việc ra sao ?- Ai báo cáo cho ai ? - Chỗ nào cần ra quyết định ? 	 (Cụ thể hóa ra sơ đồ tổ chức)Các chức năng quản lý dự án(2/2)Chức năng lãnh đạo- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên. - Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả.- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức.Chức năng kiểm soát Kiểm soát/Điều khển = Giám sát + So sánh + Sửa sai NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM)Vị trí của nhà quản lý dự ánNHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER – PM) việc quản lý dự án phải là một sự kết hợp của nghệ thuật, khoa học và tư duy logic dự án đều liên quan đến các khía cạnh kết hợp về tài chính, marketing, tổ chức  Bề rộng kiến thức .Quen thuộc với một số lượng các lĩnh vực và kỹ thuật. Những đóng góp của các đối tượng liên quan 1/2)Nhà quản lý dự án Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án:Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DAPhải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý dự án và Kỹ thuật của dự ánĐương đầu với rủi ro trong quá trình QLDAĐảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án Tổ dự án Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụNhững đóng góp của các đối tượng liên quan (2/2)Nhà bảo trợ/người đở đầu (sponsor)Quyền lực (thẩm quyền), hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự ánKhách hàng (Client):yêu cầu sản phẩmNhà Quản lý chức năng: Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án, cụ thể:Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where)Mối liên hệ giữa 3 yếu tố: Chi phí, Thời gian và Chất lượngBalancedCostQualityTimeMối liên hệ giữa 4 yếu tố:Phạm vi dự ánThời gianChất lượnggNguồn Lực (nhân lực + kinh phí)Mối liên hệ giữa 4 yếu tố: Chi phí, Thời gian, Chất lượng & Phạm viChi phí (Cost)Thời gian (Time)Chất lương/Công năng /Kết quả (Performance)Phạm vi (Scope)C=f(T,S,P)Cấp trên chọn 3 yếu tố Nhà QLDA sẽ phải nhân yếu tố còn lại!Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự ánKỹ năng truyền đạtKỹ năng kỹ thuậtKỹ năng lãnh đạoKỹ năng quan hệ con ngườiKỹ năng thương lượngKỹ năng tiếp thị và ký hợp đồng với khách hàngKỹ năng lập ngân sáchKỹ năng quản lý thời gian & lập tiến độHARD SKILLSSOFT SKILLSPhẩm chất của nhà QLDAThật thà và chính trực (Honesty & Integrity) Khả năng ra quyết định (Decision Marking Ability)Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem)Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)Chọn lựa PM Làm thế nào để lựa chọn một nhà quản lý dự án?Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầuCó sự cam kết với mục tiêu của dự ánSẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhauChọn lựa nhà quản lý dự án theo quy môAi là người thích hợp với quản lý dự án ?Quy mô dự ánYêu cầuKỹ năng chuyên mônKỹ năng quan hệ con ngườiChọn lựa nhà quản lý dự án QL KinhDoanhQL DuANKyThuatThiet Ke He Thong Thong tin kết hợp viễn thông (60 ngừơi)Thiet Ke Canh MayBay (8 người)