Bài giảng Quản lí dự án công nghệ thông tin - Bài 3: Tư duy chiến lược về dự án

hông?
• Có lỗ hổng, sự chèn lấp hay dư thừa nào trong các mục đich ở
bất kì mức nào? (Nếu có, hãy sửa đổi lại)
Kiểm thử logic
• Các mục đích này có phải đều cần thiết để đạt tới mục đích 
cao hơn không?
• Cùng nhau, chúng có đủ để đạt tới mục đích cao hơn không?
• Còn cần cái gì khác nữa? (mục đích và/hoặc giả định)
Những câu hỏi lẫy để sinh ra cây
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 15
Với mỗi mức mục đích, thường có sự trộn lẫn các mục 
đích có thể có tại từng mức thấp hơn.
• Hãy hỏi “Tập các X nào sẽ đạt tới Y tốt nhất”?
• Nhận diện và đánh giá kết quả của tập các 
phương án dựa trên:
› Chi phí hiệu quả
› Xác suất đạt tới mục đích cao hơn và dung sai rủi ro
› “Tất cả những cái này có cần thiết không? Cùng nhau, chúng có 
đủ không?”
CÂY MỤC ĐÍCH NHẬN DIỆN CÁC GỘP NHÓM CHO KHUÔN KHỔ 
LOGIC
Cây mục đích: lựa phương án tốt 
nhất
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 16
Mục đích Định lượng Kiểm chứng Giả định
Mục tiêu
Chủ định
Kết quả
Hoạt động Lịch biểu
Cách tiếp cận khuôn khổ logic
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 17
• Dự án là không chắc chắn bởi vì chúng xuất hiện trong 
hệ thống phức tạp với nhiều biến mà chúng ta không 
hoàn toàn hiêu hết và không thể kiểm soát được.
Giả định = các nhân tố cần cho sự thành công nhưng ở
ngoài tầm kiểm soát.
• Việc phát biểu các giả định cần thiết (nội/ngoại) đặt ra 
khung cảnh cho phân tích rủi ro và làm giảm rủi ro.
• Nhận diện và phân tích các giả định trong khi làm kế 
hoạch. Theo dõi dấu vết / ảnh hưởng tới chúng trong 
thực hiện.
Không chắc chắn và giả định
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 18
Mục đích là không đầy đủ nếu thiếu việc định lượng sự 
thành công
Số lượng bao nhiêu?
Chất lượng tốt thế nào? chuẩn hay đặc tả hiệu năng 
nào?
Thời gian trước lúc nào? Trong bao lâu?
Khách hàng ai là khách hàng / người dùng / người được 
lợi / nạn nhân?
Chi phí cần nguồn lực nào?
Các biện pháp hợp lệ, kiểm chứng được nên được xác định 
tại từng mức của mục đích để đạt tới thoả thuận và thiết lập 
các mục tiêu nhắm tới.
Tính định lượng được
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 19
Việc định lượng mô tả thêm các mục đích nghĩa là gì.
• Mục đích chưa bao giờ được hiểu đầy đủ hay rõ ràng 
chừng nào chúng ta còn chưa xác định cách định lượng 
chúng.
• Xác định trước các cách định lượng thành công
• bắt buộc làm sáng tỏ thêm về các mục đích mang nghĩa gì
• tạo ra thoả thuận chung về cách sự thành công được xác 
định
• làm giảm những xung khắc về sau
• cung cấp các mục tiêu nhắm tới
• mài sắc niềm tin vào thiết kế dự án và logic if-then
Định lượng thành công
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 20
• Hợp lệ Định lượng tin cậy thâu tóm 
bản chất của mục đích
• Hướng mục tiêu Định lượng Định tính Thời 
gian Khách hàng Chi phí
• Độc lập Cách định lượng tách bạch 
cần cho từng mức
• Kiểm chứng Dựa trên bằng chứng, không 
khách quan dựa trên ý kiến
Việc định lượng thành công phải là
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 21
NHẬN DIỆN TẬP ĐẦY ĐỦ CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN 
ĐỂ TẠO RA TỪNG KẾT QUẢ. GIỮ CÁC HOẠT 
ĐỘNG Ở CÙNG MỨC CHI TIẾT.
Kết quả
1. Hệ thống được xây dựng
2. Kết quả 2
Hoạt động Trách nhiệmnguồn lực Lịch biểu
1.1 Xác định yêu cầu
1.2 Viết đặc tả
1.3 Thực hiện các nhiệm vụ thiết kế
2.1 …..
2.2 …..
Tạo danh sách hành động: Hoạt 
động chủ chốt là gì?
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 22
Giao phó vai trò cho các thành viên khác 
nhau trong từng hoạt động
AI tất cả mọi người tham 
dự chủ chốt vào dự án
CÁI GÌ
tất cả các 
hoạt động chủ chốt
Công cụ đơn giản để
• làm giảm lẫn lộn
• xây dựng công việc tổ
• cải tiến sự điều phối
• làm sâu sắc các bước 
hoạt động
• nhận diện sự mất 
cân bằng tải việc
Lập sơ đồ trách nhiệm
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 23
1. Nếu có thể, đưa những người tham dự lại với nhau
2. Vẽ ra ma trận lớn trên bảng đen hay trắng
3. Làm rõ ràng kết quả của nhiệm vụ
4. Liệt kê tất cả các hoạt động theo chiều đứng, liệt kê 
những người tham dự chủ chốt theo chiều ngang
5. Thảo luận từng hoạt động và xác định vai trò theo 
cách mã kí tự sau:
R: Trách nhiệm thực hiện I: Phải được thông báo
P: Tham dự vào thực hiện A: Phải chấp thuận
C: Có thể được tư vấn
Cách chuẩn bị sơ đồ trách nhiệm
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 24
Đọc theo chiều ngang: Chỉ ra bản chất đầy đủ của tất cả 
những người tham dự chủ chốt 
vào hoạt động này
Đọc theo chiều đứng: Chỉ ra những trách nhiệm đặc 
biệt của từng người tham dự 
vào dự án (mô tả công việc)
Dùng sơ đồ này để
• Dịch chuyển, làm cân bằng, điều chỉnh tải công việc
• Nhận diện những khả năng uỷ quyền
• Nhận diện các tổ con theo hoạt động
Đọc sơ đồ trách nhiệm
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 25
Thiết kế chung:
1. Động não tập thể để tạo ra danh sách các mục đích dự án.
2. Kiểm điểm các mục đích bằng việc dùng logic if-then và 
lựa ra mục đích và kết quả của dự án.
3. Phát triển các cách định lượng thành công theo mức chủ 
 định, cũng còn được gọi là Kết thúc của trạng thái dự án.
4. Nhận diện mục tiêu và một số cách định lượng thành công 
theo mục tiêu.
5. Kiểm điểm kết quả, thấy ra những kết quả khác nào nên 
 được bổ sung thêm để làm đầy đủ móc nối “nếu kết quả,
thì chủ định”.
Các bước chủ chốt trong việc tạo ra 
Khuôn khổ logic (1)
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 26
Thiết kế chung:
6. Lựa cách định lượng cho từng kết quả bao gồm cả 
chất lượng, số lượng, thời gian.
7. Liệt kê vài hoạt động cho từng kết quả.
8. Nhận diện các giả định quan trọng tại từng mức.
9. Lựa phương tiện kiểm chứng tại tất cả các mức. 
Thay đổi các cách định lượng không kiểm chứng 
được.
10. Kiểm thử và kiểm chứng dùng logic điều kiện nếu-
thì.
Các bước chủ chốt trong việc tạo ra 
Khuôn khổ logic (2)
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 27
Kế hoạch hành động chi tiết:
11. Làm đầy đủ danh sách các hoạt động,
tại mức chi tiết thích hợp.
12. Nhận diện các nguồn lực cần tới.
13. Chuẩn bị lịch dự án.
14. Làm rõ ràng các vai trò và trách nhiệm.
Các bước chủ chốt trong việc tạo ra 
Khuôn khổ logic (3)
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 28
Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch ý đồ của bạn
Bước 2: Xây dựng cách tiếp cận chiến lược
Bước 3: Chuẩn bị kế hoạch hành động dự án
Bước 4: Tổ chức tổ hành động dự án
Bước 5: Thực hiện, điều phối và kiểm soát
Bước 6: Đánh giá, học hỏi và làm kế hoạch lại
Sáu bước tới kết quả thành công
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 29
Bắt đầu Vấn đề và mục đích cần đạt tới là gì?
Nhận diện người Ai ảnh hưởng tới, tham gia hay có
tham gia chủ chốt quan tâm tới dự án?
Xây dựng tổ lõi Ai là người chủ chốt cần để bắt đầu?
Học công cụ lập kế Công cụ lập kế hoạch, khái niệm và 
hoạch thông thường tiến trình nào sẽ giúp cho tổ có hiệu quả?
Làm kế hoạch cho Kế hoạch để tạo ra kế hoạch và đưa 
kế hoạch dự án vào hoạt động là gì?
Thu lấy nguồn lực Tổ cần nguồn lực và sự hỗ trợ nào để 
tạm thời tiến hành dự án?
Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch ý đồ
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 30
Phân tích vấn đề cốt lõi Cái gì là cơ chế điều khiển và nhân tố
 động đằng sau vấn đề?
Làm sáng tỏ các mục đích Tầm nhìn, mục tiêu và các mục đích
theo bức tranh lớn khác?
Nhận diện rủi ro Các rủi ro và điều không biết chính
và không chắc chắn là gì?
Gộp nhóm vào Chúng ta nên tổ chức điều này thành các
các phần tử logic nhóm, câu, nhiệm vụ, dự án như thế nào?
Xem xét cách tiếp cận khácCách tiếp cận giải pháp khác là gì?
Lựa lấy cách tiếp cận Phương án tốt nhất trong các phương án
tốt nhất là gì?
Bước 2: Xây dựng cách tiếp cận 
chiến lược
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 31
Làm sắc nét mục đích dự án Mục đích, chủ định và kết quả 
của dự án là gì?
Lựa cách định lượng thành công Làm sao biết khi nào đạt tới 
mục đích của dự án?
Phân tích các giả định chính Làm sao có thể giảm rủi ro bằng 
việc phát biểu, đánh giá và 
điều phối các giả định cần thiết?
Nhận diện các bước hành động Các hoạt động chủ chốt là gì?
Xác định nhu cầu nguồn lực Cần những nguồn nguồn lực tài
chính, con người và vật lí nào?
Chuẩn bị lịch biểu Thời gian cho các hoạt động 
và biến cố chủ chốt là gì và công 
cụ lập lịch nào là hữu dụng nhất?
Bước 3: Chuẩn bị kế hoạch dự án
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 32
Làm sáng tỏ cấu trúc dự án Dự án được đặt vào tổ chức cấp 
trên ở đâu và bằng cách nào?
Xây dựng tổ con Tổ con nào là cần có và làm sao
có thể làm chúng có sinh lực?
Lấy cam kết về nguồn lực Chúng ta có những cam kết về 
nguồn lực mình cần không?
Xây dựng các kế hoạch móc nối Làm sao có thể nối và phối hợp 
kế hoạch của các tổ khác nhau?
Làm rõ vai trò và trách nhiệm Vai trò của các tác nhân khác 
nhau trong từng hoạt động là gì?
Làm tài liệu dự án Cần công việc giấy tờ hỗ trợ nào?
Bước 4: Tổ chức tổ dự án
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 33
Lựa thông tin để điều phối Các cột mốc, các cuộc họp kiểm điểm,
các điểm quyết định chính là gì?
Nhận diện các điểm Thông tin nào cần theo dõi
quyết định và kiểm điểm làm sao có nó?
Phân tích tiến độ Trạng thái của các hoạt động, kết quả,
và hiệu năng giả định là gì?
Tổ chức họp kiểm điểm Sẽ gặp ai, khi nào, để kiểm điểm
thường kì tiến độ?
Liệu trước và Những tinh chỉnh và điều chỉnh nào
giải quyết vấn đề là thích hợp?
Thông tin cho những Thông tin nào được cần cho ai, bao lâu,
người bảo trợ chủ chốt và theo định dạng nào?
Bước 5: Thực hiện, điều phối và 
kiểm soát
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án 34
Nhận diện các mục đích Những câu hỏi và vấn đề đáng quan
đánh giá tâm là gì?
Xây dựng kế hoạch Làm sao thu thập dữ liệu; phân tích, tổ
đánh giá chức và trình bày các phát hiện?
Tổ chức họp học hỏi Làm sao đều kì xét lại các kế hoạch
và lập kế hoạch lại để phản ánh tiến độ và vấn đề?
Kết thúc dự án Cái gì đã xong và cái gì sẽ xảy ra nữa?
Liên hoan thành công Làm sao có thể thừa nhận và thưởng 
và học hỏi những người tham gia?
Bài học rút ra Làm sao tổ và tổ chức có thể áp dụng
và chia sẻ những điều học được?
Bước 6: Đánh giá, học hỏi và lập 
kế hoạch lại